4、時間管理(余世維)

1、時間管理Time Management,2016年3月25日,兩個人到非洲的一個原始森林里面去考察，突然間他們迷了路，正當(dāng)他們不知道該怎么辦的時候，一頭兇惡的獅子向他們走過來，其中一個趕緊從旅行袋里面掏出運動鞋穿上，另一個人說：“沒用的，我們怎么能比獅子跑得快呢”。那個穿運動鞋的人說：“嗨！在這個緊要關(guān)頭，我只要跑得比你快就夠了”。,時間管理明確時間管理的五個步驟了解時間管理中，“價值”和“目標(biāo)”的含義確認和區(qū)分不同類型的任

2、務(wù)制訂有效的日程表,任何有效的時間管理系統(tǒng)都包含以下五個步驟： 1 明確你的價值觀2 確定你的目標(biāo)3 對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序4 明確你的任務(wù)5 對任務(wù)按優(yōu)先級排序,價值觀是我們想和做的基本原則，不同人的價值標(biāo)準(zhǔn)不同，形成不同的個人特性，是我們進行時間管理的基礎(chǔ)。你首先要明確自己需要的是什么，然后才能朝那個方向走。 健康——看牙醫(yī)，洗澡，等等 家庭——給家里打電話，等等 友誼——買禮物，回信，參加聚餐，拜

3、訪朋 友，等等 愛情——準(zhǔn)備燭光晚餐，等等 工作——簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等 金錢——夜間兼職的面試，等等 興趣——看演唱會，等等,1. 我覺得我可以工作得更努力？我總是覺得我可以做得更好一些2.我可以告訴你上個星期工作了多少個小時？3.我常常把事情留到最后一分鐘才做4.對我來說，開始一項工作很難哪怕訂好了計劃 5.我對下一步要做什么不很確定 6.我要開始做某件事之前，要拖延

4、很長時間 7.我不知道我做的是否足夠多,8.我在不同的任務(wù)之間頻繁地換來換去 9.我在某些地方的工作效率比在其他地方的高我在某些時間的工作效率比在其他時間的高10.我工作起來沒有規(guī)律，往往在某件事上花費很多時間后又置之不理 11.我不可能完成我想做的所有事情 12.我不肯定自己是否在優(yōu)先處理最重要的事情 13、我工作時沒有任何計劃,請在腦海中想象一棵大樹，樹根是你的價值觀，樹干是你的目標(biāo)，樹的主枝是你的主要任務(wù)，樹的細枝和葉

5、子是你的次要任務(wù)。你所做的一切應(yīng)源于你的價值觀，它是樹根。你的目標(biāo)支撐著各種各樣的任務(wù)，它們都是為實現(xiàn)你的目標(biāo)服務(wù)的。樹的姿態(tài)和生長方向由它的主枝表現(xiàn)出來，同樣，你通過主要任務(wù)來實現(xiàn)你的目標(biāo)。樹葉為樹的生長提供養(yǎng)份，你通過完成各種次要任務(wù)，保持你現(xiàn)有的生活。拿出一張白紙，畫出一棵樹，如下：在樹根處寫上你認為最重要的價值，在樹干處寫上你的目標(biāo)，在幾個主枝中寫上你的主要任務(wù)，在葉子和細枝旁寫上各種次要任務(wù)，完成這幅圖。,重要,緊急,優(yōu)先矩陣

6、,,,,,Do it later,,Do it now,重要,緊急,M1,M2,M3,M4,Delete,Delegate,,優(yōu)先矩陣,發(fā)展任務(wù)和維持任務(wù)與緊急任務(wù)和重要任務(wù)是兩種不同的分類。 發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項任務(wù)，你現(xiàn)在的情況會得到改善。 維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可維持你現(xiàn)在的情況。,Work smarter, Not harder.,,在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因

7、此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。,帕雷托原則（Pareto Principle）,關(guān)鍵點,20,80,問題,被閱讀,使用率,銷售額,原因,書架的書籍,指令,顧客,Pareto 原則應(yīng)用,集中精力在能獲得最大回報的事情上，而不要在瑣事上花過多的時間。,高效管理時間的方法 1．積極 2．通盤考慮 3．按順序做事 4．提前準(zhǔn)備,,,,,重要，非緊急,,重要，緊急,重要,緊急,M1,M3,M4,非重要，非緊急,非重要，緊

8、急,,?準(zhǔn)備 ?預(yù)防 ?理清價值觀 ?計劃 ?建立人際關(guān)系 ?能力充實 ?……,投資你的第二象限,No wind favors him who has no destined port.風(fēng)不會偏愛沒有目的港的人,你的角色應(yīng)是平衡的,個人丈夫/父親新產(chǎn)品經(jīng)理人事經(jīng)理行政經(jīng)理,有任何角色是自己覺得花時間太多或太少的？有任何角色是自己感到不舒服的？有哪些未來的角色是我現(xiàn)

9、在可以開始努力的？,,一周行事歷,周計劃表,確定角色,設(shè)定目標(biāo),,制定計劃,,逐日調(diào)整,,評估總結(jié),,時間沒有具體確定的待處理事項時間已具體確定的事件電話、記錄等信息,每日計劃表,?,客戶訪談,整理資料 2,設(shè)計調(diào)查表格 1,部門例會,整理資料,客戶訪談,部門例會,設(shè)計調(diào)查表格,?,?,?,?,確定事件,突發(fā)事件,瑣碎事件,浪費,時間管理Time Management,突發(fā)情況處理,客戶投訴,審核報銷

10、單,突發(fā)情況發(fā)生怎么辦？,經(jīng)理小王,一位善聊客戶的電話,內(nèi)部人員的咨詢電話,打印機壞了,突發(fā)情況有哪些？,職責(zé)內(nèi),緊急程度、重要程度,職責(zé)外,馬上處理,暫緩處理,,,,,,,突發(fā)事件,計劃事件,,減少突發(fā)情況發(fā)生,努力使工作系統(tǒng)從一開始就正確無誤對被打擾情況進行分析（Who\When\Why），建立一種工作模式,減少計劃外事件數(shù)量累計計劃外事件，創(chuàng)建自由時間塊縮短每個計劃外事件 的時間長度,縮短計劃外時間,時間管理Time

11、 Management,根除拖延,你屬于哪種行為模式？,獅子型,考拉型,緊迫感喜競爭走路、動作較快進餐迅速討厭耽擱不耐心,放松作決定需要一定時間走路、動作較緩若有所思樂于傾聽耐心,拖延者的借口,強調(diào)時機不對逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承擔(dān)責(zé)任不適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)為了輕松混日子,拖延的代價,浪費了今天?一時工作拖延，三倍時間償還?逃避積極的人生?健康不良?待處理問題的不斷增多?長期在壓力下工作的憂慮?,動

12、手去做你能做或夢想要做的事，勇氣包含了天分、能力與奇跡，只有動手，心靈才會啟動；開始做，工作才會完成。,解決拖延的秘訣,---唯一的辦法就是去做它,與拖延決戰(zhàn),承認：拖延是一種無益的生活方式把大工作分解當(dāng)機立斷，直接面對不愉快的工作平衡表法給自己設(shè)定最后時限獎勵自己,時間管理Time Management,桌面整潔,管理好書桌才能管理好時間,請說出它們的用途,打孔文件夾強力文件夾雙頁文件夾插袋文件夾插邊文件夾

13、公文袋文件架文件筐,筆盒筆筒便簽紙告示貼空名片盒,廢紙簍,計算機,日歷,文件架,電話,文具盒,便簽紙,文件筐,,,,,,計算機,文具盒,電話,文件架,文件筐,便簽紙,日歷,常用電話,周計劃,,周計劃,常用電話,剪刀、尺子,計算器,曲別針等,名片夾,工作臺,儲藏地,想一想：你每年、每周、每日都要用什么東西？容易取得去除造成分心的因素,建立有效的辦公環(huán)境,盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情工作中經(jīng)常要用到的用品應(yīng)容易取得

14、每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅決扔掉,活動,文件的處理,信息,資料存檔,待送出文件,待辦文件,備忘檔案夾,分級處理,ABC,,,文件處理原則,每次只處理一份文件，一份文件只處理一次每天排出固定的時間批量、集中處理郵件、電話、信件 一項工作完成后文件就應(yīng)馬上離開桌面，歸入適當(dāng)?shù)臋n案堅決扔掉不必要的文件,確定事件,突發(fā)事件,瑣碎事件,浪費,時間管理Time Management

15、,錦囊妙計,充分利用記事本,待辦瑣事 物品清單,讓腦子空下來，裝更有創(chuàng)造性的事情,善用零星時間,通勤時間 旅途時間 等候時間,不要隨便打發(fā)你的零星時間,背包原則,將同類的事情盡可能成批量處理,瑣事也有瑣事的處理方式,逆勢操作,當(dāng)別人不去做的時候我就去做,? 每天讀一點沒有人讀的東西? 每天想一些沒有人想的事情,給您的建議,休息——高效率的原動力,種下思想， 收獲行動種下行動， 收獲習(xí)慣種下習(xí)慣， 收獲品格

16、種下品格， 收獲命運,我們先養(yǎng)成習(xí)慣，然后習(xí)慣造就我們,昨天是一張作廢的支票，明天是一張未兌現(xiàn)的期票，而今天是你唯一擁有的現(xiàn)金——所以應(yīng)當(dāng)聰明把握。,有個老木匠準(zhǔn)備退休，他告訴老板，老板舍不得他走，問他能否幫忙再建一座房子，老木匠說可以。但是大家后來都看的出來，他的心已不在工作上，他用的是軟料，出的是粗活。房子建好的時候，老板把鑰匙遞給他：“這是你的房子，我送給你的禮物”老木匠震驚得目瞪口呆，羞愧得無地自容。如果他早知道是在給自己

17、建房子，他怎么會這樣呢？現(xiàn)在他得住在一所粗制濫造的房子里！ 我們又何嘗不是這樣呢！我們漫不經(jīng)心地“建造”自己的生活，不是積極行動，而是消極應(yīng)付，凡事不肯精益求精，在關(guān)鍵時刻不能盡最大努力。等我們驚覺自己的處境，早已深困在自己建造的“房子”里了。 把你自己當(dāng)成那個木匠吧，想想你的房子，每天你敲進去一顆釘，加上去一塊板，或者豎起一面墻，用你的智慧好好建造吧！你的生活是你一生唯一的創(chuàng)造，不能抹平重建，即使只有一天可活，那一天也