淺談采購業(yè)務內(nèi)部控制制度設計_第1頁
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1、●市場營銷《經(jīng)濟師i))2009年第1期淺談采購業(yè)務內(nèi)’部控韋lJ制度設計摘要:文章分析采購業(yè)務的內(nèi)容、特點,論述編制存貨采購業(yè)務內(nèi)部控制制度的原則,從職務分離制度、存貨采購的請購單控制制度、存貨采購審批控制制度、訂貨控制制度、貨物驗收控制制度、貨款支付控制制度、會計稽核與對賬制度闡述了采購業(yè)務內(nèi)部控制制度的設計,對相應的采購業(yè)務憑證和憑證流轉程序提出了自己的觀點。關鍵詞:采購業(yè)務內(nèi)控制度設計中圖分類號:F270文獻標識碼:A文章編號:

2、1004—4914(2009)01—236—02采購與付款業(yè)務是企業(yè)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié),它與生產(chǎn)、銷售計劃密切聯(lián)系,業(yè)務發(fā)生頻繁,工作量大,運行環(huán)節(jié)多,直接導致貨幣資金的支出或對外負債的增加,容易產(chǎn)生管理漏洞。建立完善的采購業(yè)務內(nèi)部控制制度,可以保證采購付款業(yè)務循環(huán)有效運行,確保采購事項的真實性、合理性、合法性,發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤,防止欺詐和舞弊行為,及時準確提供采購業(yè)務的會計信息,使企業(yè)在采購、付款環(huán)節(jié)獲得最大經(jīng)濟效益。設計采購業(yè)務的內(nèi)部

3、控制制度,就是依據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營特點,針對采購業(yè)務的工作特性,設計出規(guī)范鎂個業(yè)務流程和每個關鍵控制點的規(guī)定、方法、措施等,并規(guī)范執(zhí)行,嚴格監(jiān)督。一、采購業(yè)務內(nèi)部控制制度的設計原則設計采購業(yè)務內(nèi)部控制制度最基本的原則是實事求足,“因企制宜”,靈活兼顧。1相互牽制原則。一項完整的采購業(yè)務,如果足經(jīng)過兩個以上的有相互制約環(huán)節(jié)對其進行監(jiān)督和核查,其發(fā)生錯弊現(xiàn)象的可能件就很小。就具體內(nèi)控措施來說,相互牽制必須考慮橫向控制和縱向控制兩個方面的制約關

4、系。從橫向關系來講,完成某個環(huán)節(jié)的工作需有來自彼此獨立的兩個部門或人員協(xié)調(diào)運作、相互監(jiān)督、相互制約、相互征明;從縱向關系來講,完成某個工作需經(jīng)過互不隸屬的兩個或兩個以j二的崗位和環(huán)節(jié)。以使下級受上級監(jiān)督,上級受下級牽制。例如,在材料采購控制系統(tǒng)中,采購部門只有憑領導審批后的采購單或合同(縱向牽制)進行采購,而采購的材料必需經(jīng)過驗收(橫陽牽制)后,才能辦理有關手續(xù)。因而只有經(jīng)過橫向關系和縱向關系的核奄和制約,才使發(fā)生的錯弊減少到最低程度,

5、或者即使發(fā)生問題,也易盡早發(fā)現(xiàn),及時糾正。2成本效益原則。企業(yè)最關心的是經(jīng)濟效益,如果單純從控制的角度束考慮,參與控制的人員和環(huán)節(jié)越多,控制措施越嚴密,控制的效果就越好,其發(fā)生的錯弊現(xiàn)象就越少,但因控制活動造成的控制成本就越高。因此,在設計采購業(yè)務內(nèi)部控制時,一定要考慮控制投入成本和控制產(chǎn)出效益之比,要根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營的實際情況,權衡實施成本與預期效益科學設立,力爭以最小的控制成本取得最大的控制效果。3崗位責任原則。采購業(yè)務內(nèi)部控制的設

6、立是與企業(yè)的管理模式緊密聯(lián)系的,企業(yè)按照其推行的管理模式?jīng)]立工作崗位,并賦予其責、權、利,規(guī)定相應的操作規(guī)程和處理程序。在設置崗位時必須考慮到授權崗位和執(zhí)行崗位的分離、執(zhí)行崗位和審核崗位的分離、保管崗位和記賬崗位的分離等,通過不相容職責的劃分,各部門和人員之I口J相互審查、核對和制衡,避免~個人控制一項交易的各個環(huán)節(jié),以防止員丁的舞弊行為。4協(xié)調(diào)配合原則。設計采購業(yè)務內(nèi)部控制制度要有利于各部門之間、人員之間相互配合、協(xié)凋嘲步、緊密銜接,

7、避免只管相互牽制而不顧一236一●蔣素英辦事效宰的做法,導致不必要的扯皮和脫節(jié)現(xiàn)象。為此,必須做到既相互牽制,又相瓦協(xié)調(diào),保證經(jīng)營管理活動連續(xù)、有效地進行。二、采購業(yè)務內(nèi)部控制制度的設計’設計采購業(yè)務內(nèi)部控制制度首先應了解采購業(yè)務不相容崗位。確保設計的內(nèi)控制度得到有效運行。采購業(yè)務不相容崗位至少包括:請購與審批;詢價與確定供應商;采購合同的訂立與審計;采購與驗收;采購、驗收與相關會計記錄;付款審批與付款款執(zhí)行??紤]這磐不相容崗位,采購業(yè)

8、務的內(nèi)部控制制度應包括以下幾個方而:1職務分離制度。采購環(huán)節(jié)中的主要業(yè)務有提交請購單、編制計劃、審批計劃、市場凋研、招標投標、簽汀采購合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業(yè)務中需要進行職務分離的主要有:(1)生產(chǎn)或銷售部門根據(jù)生產(chǎn)使用量或銷售需璺量提出需要采購的物資品種和數(shù)量,倉儲部門依據(jù)提供的需采購物資品種、數(shù)量及現(xiàn)存庫存量,制定采購計劃,報預算管理部門審批,然后由采購部門依據(jù)經(jīng)管部門提供的市場調(diào)研報告進行公開詢價。(2)由生產(chǎn)或銷售部門

9、、采購部門、財務部門和法律部門、經(jīng)營管理部門共同組織招標投標來選擇供應商,并會同供貨單位簽訂采購合同。(3)物資的采購人員不能同時負責所購物資的質檢、驗收、保管。(4)物資的采購人員、保管人員、使用人員不能同時負責會計記錄。(5)采購人員應與負責付款審批的人員相分離。(6)審核付款人員應與付款人員相分離。(7)記錄應付賬款的人員應與m納人員相分離。2請購單控制制度。在確定物資采購時,必須由物資的使用部門根據(jù)未來一定期間的需要量,以填制“

10、物資需求單”的方式提前通知物資保管部門。“物資需求單”有使J辟j部門的制單、審核、批準人員簽字。保管部門根據(jù)使用部門提供的需要餐,再根據(jù)現(xiàn)有物資的庫存量計算m請購量,正式提交“物資濤購單”。經(jīng)過物資保管部門主管簽字的請購爭報預算管理部門審批并會同采購部門、財務郎門、確認制定采購計劃。財務部門根據(jù)資金使用情況簽署執(zhí)行意見,采購部門將采購計劃報主管領導批準、存檔備案并辦理招標訂貨續(xù)。3審批控制制度。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、使用情況的實際需求,兼顧所需

11、物資的特性,結合現(xiàn)有庫存情況,制定出品種、數(shù)鞋、交貨期較高準確性的采購計劃,上報經(jīng)營管理部門審批,金額較大的一類物資采購m經(jīng)理辦公會審批。對于計劃內(nèi)的采購項目,具有清購權的部門位嚴格按照計劃執(zhí)行進度辦理請購手續(xù);對于超汁劃和計劃外代購項目,具有請購權的部f】應對需求部f】提出的申清進行審核后再辦理清購手續(xù),并撤審批人審批,審批人根據(jù)其職責、權限以及實際儒要進行審批。4訂貨控制制度。經(jīng)管部f1提供附有供應商的價格表、質肇等級、供應量、電話

12、、地址的市場調(diào)研報告,并定期對供應商的信譽、價格、質量進行評估,建立包括價格、質量標準、折扣、付款條件、供應商信譽、電話、地址等供應商檔案從中篩選質量好、價格低,信譽好的供應商,由生產(chǎn)或銷售部門、采購部門、財務部門、法律部門共同進行招標投標,最終確定供應商。采購部門具體辦理訂貨手續(xù)簽訂訂貨合同及訂貨單,并將訂貨單及時傳送給生產(chǎn)、銷售、保管和會計等有關部門,以備合理安排生產(chǎn)、銷售、收貨和付款。企業(yè)對物資采購每年進行一次招投標,以增加現(xiàn)有供

13、應商的競爭意識。5貨物驗收控制制度。企業(yè)所訂購的貨物運到后先人驗收庫由業(yè)務部門開具入庫通知單、驗收單。質檢部門按照國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)萬方數(shù)據(jù)《經(jīng)濟師))2009年第1期●市場營銷標準進行質量檢驗,各類物資必須具備各種規(guī)定資證。驗收合格后出具“質量榆驗合格單”或在驗收單上加蓋“質檢合格”章。如不合格查明原因。并向主管書面報告及時向供應商提出異議。驗收人員根據(jù)入庫通知單、驗收單及所附有關質量汪明書、合格證、技術圖紙、裝箱單、過磅單、發(fā)

14、貨明細對貨物進行數(shù)量、質鞋驗收。驗收無誤在驗收單加蓋“驗訖”章。驗收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質量不符或數(shù)量短缺、損壞、無質量證明和技術資料等無法驗收時,及時向供應主管書面報告。采購人員把蓋章齊全的入庫單、驗收單、采購合同以及發(fā)票送到財務部門進行報賬物資會計要對所送來的單據(jù)核對、整理,無誤后編制掛賬通知單。?!?貨款支付控制制度。由采購請購單、訂貨單和驗收單共同構成的收貨業(yè)務完成后,會計部門就取得了供貨方的發(fā)票、驗收單和采購合同等表示貨物已經(jīng)驗收入庫

15、并應支付貨款或應付賬款已經(jīng)發(fā)生的原始憑證。這蝗原始憑i正經(jīng)過審核無誤后,會計部門應該連續(xù)編號、及時、準確記錄物資的增加和銀行存款、預付賬款的減少或應付賬款的增加。如有部分退貨,需從原發(fā)票中扣除后再辦理結算。對物資的核算,必須根據(jù)企業(yè)的梭體管理要求設置一級賬戶和明細賬戶并正確地進行記錄。會計正確地進行計量并記入適當?shù)馁~戶和適當?shù)钠陂g,由專人按照約定的付款日期、折扣條件管理應付賬款,已到期的應付賬款須經(jīng)有關授權人審批后方町辦理貨款結算與支付

16、。7會計稽核與對賬制度。它一方面要求,無論足貨款的支付,還足應付賬款發(fā)生的記錄,對進貨業(yè)務涉及的所有原始憑證、記賬憑證,都必須經(jīng)過稽核人員或會計主管審核后方能記賬;另一方而要求,對進貨業(yè)務發(fā)生的應付賬款必須及時、定期地與客戶對賬,防止債務虛列及由此造成的業(yè)務人員舞弊行為。。,三、采購業(yè)務憑證流轉程序的設計由于企業(yè)采購業(yè)務的貨物交接方式與貨款結算方式不同,加之企業(yè)的經(jīng)營性質、規(guī)模大小和機構設置的差異每個企業(yè)的采購憑證及其流轉程序設計都不可

17、能完全相同。但有一點是不容置疑的,這就是:采購業(yè)務必須有嚴密的手續(xù)制度、規(guī)范的采購憑證及合理的憑證流轉程序。使采購業(yè)務在業(yè)務、物價、儲運、倉庫和財會等部門既相互配合,又相互制約,才能收到好的效果。因此,為保證企業(yè)內(nèi)部控制制度的貫徹落實和會計核算的真實、準確,必須設計相應的采購業(yè)務憑證和憑證流轉程序。1采購憑汪的設計。采購憑證是企業(yè)內(nèi)部控制制度設計的一個重要組成部分。采購業(yè)務內(nèi)部控制制度最終要落實在采購環(huán)節(jié)的業(yè)務憑證上,就需要進行配套設計

18、的采購憑證,在采購環(huán)節(jié)上主要有物資需求單、請購單、詢、報價單、訂貨單;在驗收入庫環(huán)市上主要有入庫通知單、驗收單、缺貨通知單和退貨通知單;在拌賬付款環(huán)宵主要有掛賬通知單、付款憑單。設計這些采購憑證要根據(jù)企業(yè)自身實際情況。盡可能體會其科學性與重要性。2憑證流轉程序的設計。采購業(yè)務的憑證流轉程序設計主要指驗收單的傳遞程序。不I司的企業(yè)有不同的流轉程序。一般情況下,有送貨制下的憑證流轉程序提貨制下的憑證流轉程序,發(fā)貨制下的憑證流轉程序。(1)送

19、貨制下的憑證流轉程序。供應商將物資送到指定倉庫交貨,將送貨通知、發(fā)票送到業(yè)務部門,業(yè)務部門與合同、計劃核對無誤后,填制驗收單,并留存第一聯(lián),將發(fā)票、驗收單第二、三、四聯(lián)返回供應商。供應商將這些驗收單送到倉庫,倉庫按驗收單驗收物資,在驗收單第三、四聯(lián)蓋章,留存第二聯(lián)巹記保管賬,將驗收單第三、四聯(lián)返還供應商。供應商持發(fā)票、驗收單到財務部門,財務部門審核發(fā)票、驗收單無誤后辦理貨款結算手續(xù),留存發(fā)票驗收單掛賬付款,憑驗收單第i聯(lián)記商品賬,給供應

20、商支付貨款,將驗收單第四聯(lián)送到業(yè)務部門,業(yè)務部門憑驗收單第四聯(lián)登記備用蕾。(2)提貨制下的憑證流轉程序。供應商遞交發(fā)票、提貨單給業(yè)務部門,業(yè)務部門與合同核對無誤后,填制驗收單,留存第一聯(lián),將合同、發(fā)票、提貨單、驗收單第二、i、四聯(lián)送交財會部門。財會部門審核發(fā)票、提貨單、驗收單和合同無誤后,辦理貨款結算手續(xù),留存發(fā)票記付款賬,將提貨單、驗收單第二、三、四聯(lián)傳遞給儲運部門。儲運部門到供貨單位憑提貨單提取貨物,將貨物連同驗收單送到倉庫。倉庫按

21、驗收單驗收物資,在驗收單第三、叫聯(lián)蓋章,留存第二聯(lián)登i保管賬,將驗收單第三聯(lián)轉到財會部門,財會部門憑其記商品賬,將驗收單第【!Ij聯(lián)轉到業(yè)務部門,業(yè)務部門憑其登記備調(diào)昔。(3)發(fā)貨制下的憑證流轉程序。供貨食業(yè)開戶銀行接受供貨單位委托,辦_珥!托收貨款通知,購貨單位開戶銀行將托收貨款通知送刮財務部門,財務部『】將發(fā)票、發(fā)貨明細、托運單等收款通知審核后轉業(yè)務部門,業(yè)務部門核對合同無誤后將收款通知返還財務部門,填制驗收單,留存第一聯(lián),將驗收單

22、第二、三、四聯(lián)轉到儲運部門。儲運部門接到車站或碼頭提貨通知提取貨物。將提取的貨物及驗收單第二、三、四聯(lián)送到倉庫驗收。倉庫驗收貨物無誤后,在驗收單第i、四聯(lián)加蓋“驗訖”章,留存第二聯(lián)登記保管賬,將驗收單第三聯(lián)送到財務部門,財務部門憑發(fā)票等收款通知支付賬款并登記商品賬,將驗收爭第四聯(lián)送到業(yè)務部門,業(yè)務部門登記商品備凋卡。參考文獻:1財政部會計司企業(yè)會計準則講解2006。2中注協(xié)2007年度注冊會計師全國統(tǒng)一考試輔導教材會計3沖注協(xié)2006年

23、度注冊會計師全國統(tǒng)一考試輔導教材審計4辛茂荀內(nèi)部會計控制實務【M】北京:民主與建設出版社,2004(作者單位:大同煤業(yè)股份有限公司財務部山西大同0370)3)(責編:賈偉)(上接第228頁)狀。為了降低投資風險,保證年金基金的安全、流動和收益,可以選擇以下投資方式,構建年全基金的投資組合。1投資銀行活期存款、中央銀行票據(jù)、短期債券回購等流動性產(chǎn)品及貨幣市場基金,其比例不低于基金凈資產(chǎn)的20%。這也是社保基金的主要投資工具其收益率底,風險

24、也低。2投資銀行定期存款、協(xié)議存款、國債、金融債、企業(yè)債等固定收益類產(chǎn)品及可轉換債券,其比例不高于基金凈資產(chǎn)的50%。其中,投資國債的比例不低于基金凈資產(chǎn)的20%。購買企業(yè)債券可以選擇電力、交通、通訊等行業(yè),信用度高,收益穩(wěn)定,風險較小。3投資股票等權益類產(chǎn)品及投資性保險產(chǎn)品、股票基金的比例。不高于基金凈資產(chǎn)的30%。其中,投資股票的比例不高于基金凈資產(chǎn)的20%。從發(fā)達國家經(jīng)驗看。盡管投資于股市風險高,但其投資收益也很高。它的風險除來自

25、股票市場本身(正常情況下來自股市的風險由整個經(jīng)濟形勢決定),更主要來自股票發(fā)行單位。而來自股票發(fā)行單位的風險通過對發(fā)行單位的研究、分析和選擇以及巧妙的投資策略,在一定程度上可以降低、甚至避免。因此,在控制投資股票比例的前提下,將股票作為長期的投資工具,購買一些經(jīng)營效益好、資產(chǎn)質量優(yōu)良的大公司股票長期持有,不僅不會對年金基金產(chǎn)生風險,還可以提高年金基金的流動性。提高收益水平。既可以組織一批有相關專業(yè)知識、有投資經(jīng)驗的管理人才進行管理,有限

26、度地直接進入證券市場;也可以委托專業(yè)投資機構間接投資股市,通過購買封閉式基金或開放式基金由專家進行投資運作,從而取得較好收益??傊?,企業(yè)年金基金應在充分分散風險的基礎上提高收益,保證即期發(fā)放的保險全能夠及時抽出,實行相時于其他投資基金更加嚴格的管制。對投資范圍和投資比例進行嚴格限制。隨著資本市場發(fā)展對投資比例進行相應調(diào)整規(guī)定較高固定收益類投資的比例,限制高風險投資比例,并逐步擴大投資范圍和高風險投資比例。企業(yè)建立年金制度,是逐步完善社會

27、保障體系的客觀要求。是加快企業(yè)養(yǎng)老保險制度建設的現(xiàn)實需要。有利于完善企業(yè)薪酬福利結構。建立福利計劃,提高企業(yè)職工退休后的生活水平,增強企業(yè)經(jīng)營能力。隨著國際經(jīng)濟形勢的發(fā)展,外資企業(yè)的大量進入,企業(yè)對高素質、高技術人才的競爭更加激烈。因此,盡快建立企業(yè)年金制度較好地把員工個h年l益和對企業(yè)的貢獻及經(jīng)濟效益密切聯(lián)系起來。吸引和穩(wěn)定骨干人才,增強企業(yè)凝聚力和競爭力就顯得非常迫切和重要。參考文獻:1孫飛中國企業(yè)年金運營模式的優(yōu)化選擇廣東金融學院

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