小企業(yè)存貨采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制探析

1、ModemAccounting內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理丁秀平(安徽中煙工業(yè)有限責(zé)任公司蕪湖卷煙廠241002)【摘要】小企業(yè)存貨采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度建設(shè)不同于大型企業(yè)。本文結(jié)合《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》，介紹了小企業(yè)存貨業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的重要性，并對(duì)小企業(yè)存貨業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度可以采用的方式進(jìn)行了分析。【關(guān)鍵詞J、企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度一、小企業(yè)建立存貨采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的意義同大型企業(yè)相比，小企業(yè)所處的市場(chǎng)地位更為惡劣，一般很難通過(guò)規(guī)?；?jīng)營(yíng)降

2、低生產(chǎn)成本，也很難通過(guò)加大存貨的購(gòu)人數(shù)量降低其采購(gòu)成本。因此，加強(qiáng)存貨采購(gòu)的內(nèi)部控制制度，減少存貨采購(gòu)過(guò)程中的不必要損耗，是小企業(yè)提高自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要途徑之一。完善存貨采購(gòu)的內(nèi)部控制，一方面可以保證小企業(yè)購(gòu)入符合生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量要求的產(chǎn)品；另一方面，小企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所一般比較狹小，有些特小型企業(yè)甚至沒有專門的存儲(chǔ)場(chǎng)所，而建立健全存貨采購(gòu)內(nèi)部控制可以最大限度地減低企業(yè)的庫(kù)存存貨，從而減少存貨的存儲(chǔ)費(fèi)用，也可以防止由于存貨過(guò)時(shí)、變質(zhì)

3、而給企業(yè)帶來(lái)的損失。小企業(yè)由于單次購(gòu)入存貨的數(shù)量比較少，供應(yīng)商一般不會(huì)直接給予較大的商品折扣，通過(guò)存貨采購(gòu)內(nèi)部控制，小企業(yè)可以制定長(zhǎng)期的采購(gòu)規(guī)劃，從而獲取最大可能的價(jià)格優(yōu)惠。二、小企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)分析我國(guó)財(cái)政部等五部委制定并頒布了《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》用來(lái)指導(dǎo)并規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部控制制度建設(shè)。但小型企業(yè)同大中型企業(yè)相比在管理水平、人員配備、業(yè)務(wù)復(fù)雜程度等方面都存在不小的差距，如果完全套用《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》

4、的相關(guān)規(guī)定建立小型企業(yè)存貨采購(gòu)內(nèi)部控制，會(huì)大大加大小企業(yè)內(nèi)部控制成本，不符合成本效益原則，也會(huì)使小企業(yè)喪失原有的經(jīng)營(yíng)靈活性優(yōu)點(diǎn)。借鑒《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，本文認(rèn)為小企業(yè)存貨采購(gòu)內(nèi)部控制制度可以從以下幾個(gè)方面設(shè)計(jì)。1請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)。小企業(yè)一般不會(huì)設(shè)置獨(dú)立的預(yù)算部門，小企業(yè)存貨的請(qǐng)購(gòu)應(yīng)當(dāng)由存貨的使用部門或存貨管理部門提出，并按照一般要求填寫采購(gòu)需求。為防止企業(yè)過(guò)量購(gòu)人或購(gòu)入不需用的存貨，存貨的使用部門(如產(chǎn)品生產(chǎn)部門)應(yīng)當(dāng)根據(jù)銷售部門提

5、供的下一期問(wèn)銷售計(jì)劃，制定各類原材料的采購(gòu)種類和采購(gòu)數(shù)量。存貨的管理部門(如存貨的倉(cāng)儲(chǔ)部門)應(yīng)隨時(shí)統(tǒng)計(jì)各類存貨的結(jié)余數(shù)量，在綜合采購(gòu)存貨的采購(gòu)成本、運(yùn)輸成本、存儲(chǔ)成本的基礎(chǔ)上，計(jì)算出存貨最佳采購(gòu)數(shù)量。存貨使用部門和管理部門會(huì)商后提出的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)當(dāng)征求財(cái)務(wù)人員的意見，并由財(cái)務(wù)人員簽字確認(rèn)后上報(bào)審批，以防止企業(yè)購(gòu)入存貨數(shù)量較大，而超出企業(yè)的付款能力。小企業(yè)可以根據(jù)自身的企業(yè)規(guī)模確定審批權(quán)限，對(duì)于管理相對(duì)精簡(jiǎn)的小型企業(yè)也可以直接規(guī)定所有存貨

6、的請(qǐng)購(gòu)必須全部由企業(yè)負(fù)責(zé)人直接批準(zhǔn)。為加強(qiáng)各部門之間的相互牽制和監(jiān)督，小企業(yè)的存貨請(qǐng)購(gòu)單可以設(shè)置為五聯(lián)，由存貨的請(qǐng)購(gòu)部門、采購(gòu)部門、驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門和審批人各存有一聯(lián)。2確定存貨供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格。只有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單才能交由采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)，這可以保證小企業(yè)存貨采購(gòu)的合法性。由于受到成本限制，小企業(yè)一般不會(huì)建立公開招標(biāo)采購(gòu)機(jī)制，但可以采用供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。在采購(gòu)一項(xiàng)新存貨之前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織專業(yè)技術(shù)人員對(duì)存貨的供應(yīng)市場(chǎng)進(jìn)行考察，確定能夠提

7、供合格產(chǎn)品的供應(yīng)商，在此基礎(chǔ)上由專門人員進(jìn)行價(jià)格談判，選擇最低的購(gòu)貨成本。并且每次購(gòu)貨后，小企業(yè)都應(yīng)當(dāng)對(duì)選擇的供應(yīng)商、采購(gòu)數(shù)量、供應(yīng)商提供的價(jià)格優(yōu)惠、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)商服務(wù)水平、供應(yīng)商的不誠(chéng)信記錄等相關(guān)信息做好記錄，通過(guò)累積的比較選擇出最佳供貨單位。為獲取穩(wěn)定、低廉的供貨來(lái)源，小企業(yè)應(yīng)當(dāng)盡量與供貨單位建立長(zhǎng)期20121新會(huì)計(jì)■內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理ModemAccounting合作關(guān)系，可以對(duì)每一類別的存貨指定一到兩家供應(yīng)商作為長(zhǎng)期合作伙伴，

8、建立和更換長(zhǎng)期合作伙伴，應(yīng)當(dāng)報(bào)由企業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。為節(jié)約成本，如果是向長(zhǎng)期合作伙伴購(gòu)入存貨，小企業(yè)可以與對(duì)方協(xié)商制定格式化采購(gòu)合同，而無(wú)需每一筆交易都重新談判。如果未與對(duì)方簽訂規(guī)范的購(gòu)貨合同，小企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)雙方交易過(guò)程中的電話、信件、傳真或電子郵件等往來(lái)形式記載的信息進(jìn)行備份、保存，以便適時(shí)維護(hù)自身的合法權(quán)益。采購(gòu)交易達(dá)成后，采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)以訂貨單等書面形式通知企業(yè)的財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)、驗(yàn)收部門，以方便各部門的準(zhǔn)備和后續(xù)工作。3驗(yàn)收環(huán)節(jié)。小企業(yè)應(yīng)

9、當(dāng)組織存貨的使用部門和技術(shù)人員對(duì)采購(gòu)的存貨進(jìn)行驗(yàn)收，要確保只有驗(yàn)收合格的存貨才能入庫(kù)或交由生產(chǎn)部門進(jìn)行生產(chǎn)。驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單和訂購(gòu)單記載的內(nèi)容對(duì)實(shí)際購(gòu)人存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)相符的應(yīng)當(dāng)填制一式多聯(lián)驗(yàn)收單，并由驗(yàn)收人員簽字認(rèn)可。對(duì)驗(yàn)收合格的存貨應(yīng)當(dāng)填制入庫(kù)單，由倉(cāng)儲(chǔ)人員核對(duì)后簽字確認(rèn)，倉(cāng)儲(chǔ)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)入庫(kù)存貨設(shè)置臺(tái)賬。存貨的驗(yàn)收單、入庫(kù)單應(yīng)當(dāng)由企業(yè)的財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門各自留存，以相互核對(duì)。對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的

10、問(wèn)題，驗(yàn)收部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通，并向企業(yè)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，以及時(shí)向供應(yīng)商退貨或索賠。財(cái)務(wù)部門在付款前應(yīng)當(dāng)將請(qǐng)購(gòu)單、訂貨單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單的相關(guān)信息進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)不符的應(yīng)當(dāng)停止付款程序，并向企業(yè)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。核對(duì)相符的，財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)編制付款憑證，將相關(guān)文書或記錄作原始憑證附件。財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)購(gòu)貨合同或者雙方交易慣例所規(guī)定的信用期，確定每筆采購(gòu)業(yè)務(wù)的具體付款時(shí)間。對(duì)于應(yīng)當(dāng)付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)有企業(yè)負(fù)責(zé)人在付款憑證上簽字，財(cái)務(wù)部門以此來(lái)安排實(shí)

11、際的付款工作。付款后，財(cái)務(wù)部門還應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ剿魅∠嚓P(guān)發(fā)票和收款證明，以防止因未及時(shí)進(jìn)行增值稅申報(bào)而使企業(yè)蒙受損失。4對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督和評(píng)價(jià)。由于人員編制的限制，小企業(yè)在存貨采購(gòu)確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格環(huán)節(jié)，可能很難建立完善的崗位分工制度，而是將全部工作交由少數(shù)幾人完成。為防止采購(gòu)人員在其中徇私舞弊，小企業(yè)物質(zhì)管理部門或財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在每筆采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后對(duì)采購(gòu)過(guò)程中相關(guān)人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)。在保證存貨質(zhì)量的前提下，為控制采購(gòu)成本，小企業(yè)也可

12、以事先制定年度、季度或月度采購(gòu)總成本和單位成本計(jì)劃，采購(gòu)成本的控制，可以在上期存貨的實(shí)際采購(gòu)成本的基礎(chǔ)上按照物價(jià)變動(dòng)水平進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于采購(gòu)人員采購(gòu)業(yè)績(jī)完成較好的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；有問(wèn)題的，則應(yīng)給予責(zé)任追究。存貨的使用部門在領(lǐng)用存貨后，應(yīng)當(dāng)填寫書面的存貨使用情況說(shuō)明，說(shuō)明存貨的使用質(zhì)量以及其他在使用中暴露出來(lái)的問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期將存貨使用情況說(shuō)明與存貨的驗(yàn)收單進(jìn)行核對(duì)，以查明驗(yàn)收過(guò)程中可能出現(xiàn)的舞弊問(wèn)題。三、小企業(yè)完善存貨內(nèi)部控制

13、制度的建議內(nèi)部控制制度是企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人往往事必躬親，對(duì)建立內(nèi)部控制制度不夠重視。而事實(shí)上，相對(duì)完善的內(nèi)部控制制度可以優(yōu)化企業(yè)人、財(cái)、物的配置，減少企業(yè)內(nèi)耗，使企業(yè)資源發(fā)揮出最大的效率。為了小型企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人必須重視企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善。企業(yè)負(fù)責(zé)人可以定期組織企業(yè)管理人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，借鑒同行業(yè)其他企業(yè)的優(yōu)良管理經(jīng)驗(yàn)，定人定崗，明確崗位目標(biāo)，完善企業(yè)崗位牽制制度。參考文獻(xiàn)【1]朱榮恩審計(jì)學(xué)[

14、M】北京：高等教育出版社，2000[2】財(cái)政部會(huì)計(jì)司企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范講解【M]北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2010(上接第44頁(yè))又充分反映了母公司的實(shí)際分配能力，并兼顧各方的利益要求。所以在集團(tuán)企業(yè)母公司分派現(xiàn)金股利時(shí)，應(yīng)充分考慮合并財(cái)務(wù)報(bào)表的經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)意義，以使于母公司財(cái)務(wù)報(bào)表的分紅模式能夠兼顧更多因素?？傊?，現(xiàn)實(shí)中由于執(zhí)行的會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)不一致等多種情況的存在，使企業(yè)集團(tuán)的母公司在分派現(xiàn)金紅利時(shí)變得復(fù)雜，而基于母公司財(cái)務(wù)報(bào)表的分紅模式較基于合并

15、財(cái)務(wù)報(bào)表的分紅模式更具有法律基礎(chǔ)，企業(yè)集團(tuán)母公司在制定分紅政策時(shí)，應(yīng)充分考慮各種因素。同時(shí)政策制定者應(yīng)細(xì)化更有利于規(guī)范公司分紅行為的政策，以使公司■新會(huì)計(jì)20121分紅行為得以規(guī)范。(作者為資產(chǎn)財(cái)務(wù)部副總經(jīng)理，會(huì)計(jì)師)參考文獻(xiàn)[1】章鐵生合并財(cái)務(wù)報(bào)表制度安排與母公司利潤(rùn)分配研究南京：現(xiàn)代管理科學(xué)，2007(11)：55—56【2】劉婧嫻上海新梅業(yè)績(jī)暴增15倍也當(dāng)鐵公雞：被指將貨幣資產(chǎn)放在子公司以逃避分紅【北京：證券13報(bào)，2009—03