試論商務(wù)秘書的績效標準

1、2009年6月(總第102期)大眾商務(wù)PopularBusiness試論商務(wù)秘書的績效標準孟琳琳(西南財經(jīng)大學(xué)公共管理學(xué)院，四川成都611130)No6，2009(Cumulatively，NO102)【摘要】隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展。企業(yè)對商務(wù)秘書的職業(yè)要求逐漸發(fā)生變化。如何對商務(wù)秘書進行績效考核，如何使商務(wù)秘書的績效標準趨于科學(xué)合理完善，對于企業(yè)本身以及秘書學(xué)科發(fā)展有著理論和現(xiàn)實意義。本文探討了商務(wù)秘書績效標準的涵義和意義，并提出制定商務(wù)

2、秘書績效標準過程中應(yīng)注意的問題?！娟P(guān)鍵詞】商務(wù)秘書；績效標準；考核標準中圖分類號：F820文獻標識碼：A文章編號：1009—8283(200906017501中國加入WTO后，全球經(jīng)濟一體化要求企業(yè)秘書能夠有效地將專業(yè)知識、工作經(jīng)驗以及綜合能力整合運用子商業(yè)運作中。商務(wù)秘書的工作主要是從事商業(yè)性事務(wù)，承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任，受經(jīng)濟利益制約，要對企業(yè)負責(zé)。因此，商務(wù)秘書在企業(yè)中發(fā)揮越來越大的作用。然而，在重政輕商的歷史影響和“官本位”的錯誤思想熏陶

3、下，我國的秘書理論研究主流是機關(guān)秘書?，F(xiàn)代商務(wù)秘書所欠缺的便是一套職業(yè)標準和工作規(guī)范。1商務(wù)秘書的涵義。秘書”一詞在中國由來已久。據(jù)史料記載，。秘書”最早出現(xiàn)于漢朝，在‘漢書敘傳)中指深藏于朝廷內(nèi)的各類書籍，即國家的圖書。東漢時，朝廷設(shè)立“秘書監(jiān)”負責(zé)掌管圖書典籍。魏晉南北朝先后設(shè)“秘書監(jiān)”、“秘書丞”、“秘書郎”等，將其作為一種文官的職稱，并開始掌管機要之事。我國現(xiàn)代意義上的秘書始于南京臨時政府時期，總統(tǒng)府下設(shè)置秘書廳、配備秘書長等職

4、位。我國勞動和社會保障部2006年修訂的‘秘書國家職業(yè)標準中，對。秘書”的定義是：“從事辦公程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實施提供服務(wù)的人員”。與黨政秘書、企業(yè)秘書相比，商務(wù)秘書的工作性質(zhì)獨特。商務(wù)秘書是在公司企業(yè)的經(jīng)營活動中，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)處理各類商業(yè)性事務(wù)的秘書人員。其主要工作就是協(xié)助上司處理各類商業(yè)性事務(wù)，并負責(zé)起草合同聯(lián)絡(luò)客戶收發(fā)函電，參與商務(wù)考察、商務(wù)洽談、商業(yè)談判、商業(yè)決策，以自己的專業(yè)知識和實際經(jīng)驗為上司理

5、清頭緒、分析利弊、提供意見、落實計劃、辦理具體業(yè)務(wù)。等等。2商務(wù)秘書的績效標準。i1)績效標準。。指采用工作分析的各種工具與方法明確工作的具體要求，提煉出員工工作達到優(yōu)秀的標準。顧名思義，商務(wù)秘書的績效標準是指采用工作分析的工具與方法，明確商務(wù)秘書日常各項工作的具體要求，制定出優(yōu)秀商務(wù)秘書應(yīng)達到的工作標準。(2)制定商務(wù)秘書績效標準的目的。第一，引導(dǎo)商務(wù)秘書的行為達到既定的工作標準。第二，奠定公司考核商務(wù)秘書績效的基準?，F(xiàn)代企業(yè)的績效考

6、評常因感覺與主觀的看法而流于偏頗。尤其是秘書這種綜合性職位，不易量化考評指標，不管績效考評所用的方式與表格設(shè)計有多好，很難合理有效。而績效標準的確定就是達到明確公司對商務(wù)秘書工作要求這一目的的最佳途徑。(3)確定商務(wù)秘書績效標準的主要方法。績效標準一般采用工作分析法和專家小組討論的辦法來確定。專家小組討論是由優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者、人力資源管理層和研究人員組成的專家小組，就各崗位的任務(wù)、責(zé)任以及期望優(yōu)秀表現(xiàn)的勝任特征行為和特點進行討論。得出最終結(jié)

7、論。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的規(guī)模、目標、資源等條件選擇合適的績效標準制定方法。有效的績效標準是源于具體工作的，因此崗位說明書的內(nèi)容就是績效考評的耍項，而考評的標準應(yīng)是可以達到的、易于理解的、明確且能量化的。此外，商務(wù)秘書自身也可參與績效標準的制定過程，從而有利于使標準更加客觀恰當(dāng)。3我國制定商務(wù)秘書績效標準的現(xiàn)狀。在我國的公司企業(yè)中，商務(wù)秘S往往由其他秘書兼任，淡化了商務(wù)秘書的價值，以致我國在商務(wù)秘書的績效標準制定上至今仍是一片空白?？冃藴实?/p>

8、確定?？梢詾槊貢己颂峁┮罁?jù)。無論是行政機關(guān)的秘書，還是企事業(yè)單位的秘書，考核的內(nèi)容大致包括德、能、勤、績四個方面，政府秘書則與其他公務(wù)員相同，在以上四個方面的基礎(chǔ)上，還要求考核廉。這就存在著以下三個問題：第一，考核標準單一。僅簡單的分為德、能、勤、績四方面的內(nèi)容，具體標準存在缺失現(xiàn)象。第二?？己藰藴孰y以統(tǒng)一。各單位根據(jù)自身情況自行制訂秘書的考核標準，可能造成主觀臆斷的偏差。第三，考核標準難以量化。秘書的工作屬于綜合類工作，即工作內(nèi)容本

9、身就難以量化，考核缺乏客觀性。因此，重視商務(wù)秘書的價值，制定商務(wù)秘書的績效標準，規(guī)范商務(wù)秘書的績效考核。對企業(yè)人力作者簡介：孟琳琳，四川南財經(jīng)濟大學(xué)公共管理學(xué)院學(xué)生資源管理具有重要的理論和現(xiàn)實意義。4毫秀嬲髓藉磐鹱熊盔鎏熬鎏黥秘書的工作通常難以量化。對于這種工作的考核應(yīng)重視工作質(zhì)盈，而非追求數(shù)量。例如一個商務(wù)秘書要負責(zé)起草合同，其工作標準是錯字等需要主管對草稿修改的部分少而小。而規(guī)定“某年某月某日”前完成，并要求達到某一規(guī)定字數(shù)，這就陷

10、入了標準確定的誤區(qū)，即重視量化而非工作質(zhì)量。建議使用比率化法，即按一定階段實施工作過程或達到工作效果計算其完成目標的比率。如起草文件的完成率。商務(wù)談判的成功率等等o(2)績效標準應(yīng)為可控的。商務(wù)秘書的工作中包括商務(wù)洽談、商業(yè)談判、商業(yè)決策等，這些工作并不是靠商務(wù)秘書一人獨立完成的，因此，對此種工作規(guī)定的績效標準不宜過難完成，應(yīng)當(dāng)是秘書人員本身可以達到并可以決定控制的。例如。將績效標準確立為保證成功洽談多少筆業(yè)務(wù)，就是不科學(xué)的，因為商務(wù)洽

11、談成功與否并不一定是商務(wù)穆書個人所能控制的。(3)績效標準應(yīng)注意詢刪向的比較。橫向比較是指與其他公司相同職位的比較；縱向比寢則要與E級期望和歷史數(shù)據(jù)相比較，即以往公司相關(guān)職位確定的標往盤Ⅱ何，實施情況、考核情況如何。這樣才能確保商務(wù)秘書績效標準的客觀畦和準確往。(4)難以量化的形容詞不宜作為績效標準。在員工填寫績效考核表中，常會出現(xiàn)這樣的字樣“完善制度”、“及時傳達”。帶有這些字眼的績效標準都是很難量化的。什么程度下才算是完善什么情況下

12、算是及時作為—個商務(wù)秘書，考核應(yīng)該是這樣，搜集的商業(yè)信息利用率達到的百分比，這樣量化了后才能很好地評判商務(wù)秘書工作到底是不是有效。(5)考瓣要應(yīng)用逆推法。任何考核標準的制定都可以根據(jù)數(shù)量、質(zhì)量、成本問司期5艮、客戶(上級)的評價五個部分組成。例如要制定—份商務(wù)秘書的績效考核實自電方案。從數(shù)量匕嘿說，可以是—份，也可以規(guī)定多少字，也可I夏規(guī)定有多少分冊等；從質(zhì)量匕來說?？梢允?，某某商務(wù)合同草番每通過，或是上級簽字?；蚴轻奔靶薷膸状?；從成本

13、匕來說，可以說某商務(wù)策劃實施控制在多少錢以內(nèi)；從時間上來說，可以說是在年前，月底前完成某項任務(wù)；從客戶(上級)的燃說。可以是員工對方案的認同率達到多高，上級或客戶對方案的滿截到Z怎么樣等。然后最后從中挑選—些重要的考核指標，向時間和成本橛于來說較輕的指標就可以沒必要寫上去。(6)每項標準都要保證上級與秘書意見一致。對商務(wù)秘書的每項工作目標進行討論并達成一致。上級要鼓勵秘書或其他員工參與，以爭取他的承諾，并對每一項目標設(shè)定績效考核的標準和

14、期限，就行動計劃和所需的支持和資源達成共識。上級要幫助商務(wù)秘書克服主觀上的障礙、討論完成任務(wù)的計劃、提供必要的支持和資源，并總結(jié)此次討論的結(jié)果和跟進日期。上級要確保商務(wù)秘書充分理解要完成的任務(wù)、在完成任務(wù)中不斷跟進和檢查進度。毫無疑問，商業(yè)社會的發(fā)展和市場經(jīng)濟的繁榮，使社會分工越來越細，商務(wù)秘書工作的專業(yè)性要求決定了這種明確的職業(yè)分工的重要性。盡快確定商務(wù)秘書的績效標準對促進企業(yè)秘書工作效率和質(zhì)量的提升起著重要的作用。制定并完善商務(wù)秘書

15、的績效標準。是完善秘書學(xué)理論研究，實現(xiàn)秘書理論與人力資源管理理論結(jié)合的必由之路，也是當(dāng)代社會經(jīng)濟繁榮的必然要求。參聾齊藿鎏澤商務(wù)秘書手冊深圳：深圳海天出版社，2003[2]方習(xí)文秘書原理與實務(wù)——秘書原理安徽：合肥工業(yè)大學(xué)出版社，2005【3]王玉霞秘書職業(yè)標準與秘書專業(yè)教育秘書雜志，2008(2)[4]中華人民共和國勞動和社會保障部《秘書國家職業(yè)標準(2006年版)，中國勞動社會保障出版社2006年版175萬方數(shù)據(jù)2009年6月(總第

16、102期)大眾商務(wù)PopularBusiness試論商務(wù)秘書的績效標準孟琳琳(西南財經(jīng)大學(xué)公共管理學(xué)院，四川成都611130)No6，2009(Cumulatively，NO102)【摘要】隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展。企業(yè)對商務(wù)秘書的職業(yè)要求逐漸發(fā)生變化。如何對商務(wù)秘書進行績效考核，如何使商務(wù)秘書的績效標準趨于科學(xué)合理完善，對于企業(yè)本身以及秘書學(xué)科發(fā)展有著理論和現(xiàn)實意義。本文探討了商務(wù)秘書績效標準的涵義和意義，并提出制定商務(wù)秘書績效標準過程中應(yīng)

17、注意的問題?！娟P(guān)鍵詞】商務(wù)秘書；績效標準；考核標準中圖分類號：F820文獻標識碼：A文章編號：1009—8283(200906017501中國加入WTO后，全球經(jīng)濟一體化要求企業(yè)秘書能夠有效地將專業(yè)知識、工作經(jīng)驗以及綜合能力整合運用子商業(yè)運作中。商務(wù)秘書的工作主要是從事商業(yè)性事務(wù)，承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任，受經(jīng)濟利益制約，要對企業(yè)負責(zé)。因此，商務(wù)秘書在企業(yè)中發(fā)揮越來越大的作用。然而，在重政輕商的歷史影響和“官本位”的錯誤思想熏陶下，我國的秘書理論研

18、究主流是機關(guān)秘書?，F(xiàn)代商務(wù)秘書所欠缺的便是一套職業(yè)標準和工作規(guī)范。1商務(wù)秘書的涵義。秘書”一詞在中國由來已久。據(jù)史料記載，。秘書”最早出現(xiàn)于漢朝，在‘漢書敘傳)中指深藏于朝廷內(nèi)的各類書籍，即國家的圖書。東漢時，朝廷設(shè)立“秘書監(jiān)”負責(zé)掌管圖書典籍。魏晉南北朝先后設(shè)“秘書監(jiān)”、“秘書丞”、“秘書郎”等，將其作為一種文官的職稱，并開始掌管機要之事。我國現(xiàn)代意義上的秘書始于南京臨時政府時期，總統(tǒng)府下設(shè)置秘書廳、配備秘書長等職位。我國勞動和社會保

19、障部2006年修訂的‘秘書國家職業(yè)標準中，對。秘書”的定義是：“從事辦公程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實施提供服務(wù)的人員”。與黨政秘書、企業(yè)秘書相比，商務(wù)秘書的工作性質(zhì)獨特。商務(wù)秘書是在公司企業(yè)的經(jīng)營活動中，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)處理各類商業(yè)性事務(wù)的秘書人員。其主要工作就是協(xié)助上司處理各類商業(yè)性事務(wù)，并負責(zé)起草合同聯(lián)絡(luò)客戶收發(fā)函電，參與商務(wù)考察、商務(wù)洽談、商業(yè)談判、商業(yè)決策，以自己的專業(yè)知識和實際經(jīng)驗為上司理清頭緒、分析利弊、提

20、供意見、落實計劃、辦理具體業(yè)務(wù)。等等。2商務(wù)秘書的績效標準。i1)績效標準。。指采用工作分析的各種工具與方法明確工作的具體要求，提煉出員工工作達到優(yōu)秀的標準。顧名思義，商務(wù)秘書的績效標準是指采用工作分析的工具與方法，明確商務(wù)秘書日常各項工作的具體要求，制定出優(yōu)秀商務(wù)秘書應(yīng)達到的工作標準。(2)制定商務(wù)秘書績效標準的目的。第一，引導(dǎo)商務(wù)秘書的行為達到既定的工作標準。第二，奠定公司考核商務(wù)秘書績效的基準?，F(xiàn)代企業(yè)的績效考評常因感覺與主觀的看

21、法而流于偏頗。尤其是秘書這種綜合性職位，不易量化考評指標，不管績效考評所用的方式與表格設(shè)計有多好，很難合理有效。而績效標準的確定就是達到明確公司對商務(wù)秘書工作要求這一目的的最佳途徑。(3)確定商務(wù)秘書績效標準的主要方法?？冃藴室话悴捎霉ぷ鞣治龇ê蛯＜倚〗M討論的辦法來確定。專家小組討論是由優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者、人力資源管理層和研究人員組成的專家小組，就各崗位的任務(wù)、責(zé)任以及期望優(yōu)秀表現(xiàn)的勝任特征行為和特點進行討論。得出最終結(jié)論。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的

22、規(guī)模、目標、資源等條件選擇合適的績效標準制定方法。有效的績效標準是源于具體工作的，因此崗位說明書的內(nèi)容就是績效考評的耍項，而考評的標準應(yīng)是可以達到的、易于理解的、明確且能量化的。此外，商務(wù)秘書自身也可參與績效標準的制定過程，從而有利于使標準更加客觀恰當(dāng)。3我國制定商務(wù)秘書績效標準的現(xiàn)狀。在我國的公司企業(yè)中，商務(wù)秘S往往由其他秘書兼任，淡化了商務(wù)秘書的價值，以致我國在商務(wù)秘書的績效標準制定上至今仍是一片空白?？冃藴实拇_定?？梢詾槊貢己?/p>

23、提供依據(jù)。無論是行政機關(guān)的秘書，還是企事業(yè)單位的秘書，考核的內(nèi)容大致包括德、能、勤、績四個方面，政府秘書則與其他公務(wù)員相同，在以上四個方面的基礎(chǔ)上，還要求考核廉。這就存在著以下三個問題：第一，考核標準單一。僅簡單的分為德、能、勤、績四方面的內(nèi)容，具體標準存在缺失現(xiàn)象。第二。考核標準難以統(tǒng)一。各單位根據(jù)自身情況自行制訂秘書的考核標準，可能造成主觀臆斷的偏差。第三，考核標準難以量化。秘書的工作屬于綜合類工作，即工作內(nèi)容本身就難以量化，考核缺

24、乏客觀性。因此，重視商務(wù)秘書的價值，制定商務(wù)秘書的績效標準，規(guī)范商務(wù)秘書的績效考核。對企業(yè)人力作者簡介：孟琳琳，四川南財經(jīng)濟大學(xué)公共管理學(xué)院學(xué)生資源管理具有重要的理論和現(xiàn)實意義。4毫秀嬲髓藉磐鹱熊盔鎏熬鎏黥秘書的工作通常難以量化。對于這種工作的考核應(yīng)重視工作質(zhì)盈，而非追求數(shù)量。例如一個商務(wù)秘書要負責(zé)起草合同，其工作標準是錯字等需要主管對草稿修改的部分少而小。而規(guī)定“某年某月某日”前完成，并要求達到某一規(guī)定字數(shù)，這就陷入了標準確定的誤區(qū)，

25、即重視量化而非工作質(zhì)量。建議使用比率化法，即按一定階段實施工作過程或達到工作效果計算其完成目標的比率。如起草文件的完成率。商務(wù)談判的成功率等等o(2)績效標準應(yīng)為可控的。商務(wù)秘書的工作中包括商務(wù)洽談、商業(yè)談判、商業(yè)決策等，這些工作并不是靠商務(wù)秘書一人獨立完成的，因此，對此種工作規(guī)定的績效標準不宜過難完成，應(yīng)當(dāng)是秘書人員本身可以達到并可以決定控制的。例如。將績效標準確立為保證成功洽談多少筆業(yè)務(wù)，就是不科學(xué)的，因為商務(wù)洽談成功與否并不一定是

26、商務(wù)穆書個人所能控制的。(3)績效標準應(yīng)注意詢刪向的比較。橫向比較是指與其他公司相同職位的比較；縱向比寢則要與E級期望和歷史數(shù)據(jù)相比較，即以往公司相關(guān)職位確定的標往盤Ⅱ何，實施情況、考核情況如何。這樣才能確保商務(wù)秘書績效標準的客觀畦和準確往。(4)難以量化的形容詞不宜作為績效標準。在員工填寫績效考核表中，常會出現(xiàn)這樣的字樣“完善制度”、“及時傳達”。帶有這些字眼的績效標準都是很難量化的。什么程度下才算是完善什么情況下算是及時作為—個商務(wù)

27、秘書，考核應(yīng)該是這樣，搜集的商業(yè)信息利用率達到的百分比，這樣量化了后才能很好地評判商務(wù)秘書工作到底是不是有效。(5)考瓣要應(yīng)用逆推法。任何考核標準的制定都可以根據(jù)數(shù)量、質(zhì)量、成本問司期5艮、客戶(上級)的評價五個部分組成。例如要制定—份商務(wù)秘書的績效考核實自電方案。從數(shù)量匕嘿說，可以是—份，也可以規(guī)定多少字，也可I夏規(guī)定有多少分冊等；從質(zhì)量匕來說?？梢允?，某某商務(wù)合同草番每通過，或是上級簽字?；蚴轻奔靶薷膸状危粡某杀矩皝碚f，可以說某商務(wù)

28、策劃實施控制在多少錢以內(nèi)；從時間上來說，可以說是在年前，月底前完成某項任務(wù)；從客戶(上級)的燃說?？梢允菃T工對方案的認同率達到多高，上級或客戶對方案的滿截到Z怎么樣等。然后最后從中挑選—些重要的考核指標，向時間和成本橛于來說較輕的指標就可以沒必要寫上去。(6)每項標準都要保證上級與秘書意見一致。對商務(wù)秘書的每項工作目標進行討論并達成一致。上級要鼓勵秘書或其他員工參與，以爭取他的承諾，并對每一項目標設(shè)定績效考核的標準和期限，就行動計劃和所

29、需的支持和資源達成共識。上級要幫助商務(wù)秘書克服主觀上的障礙、討論完成任務(wù)的計劃、提供必要的支持和資源，并總結(jié)此次討論的結(jié)果和跟進日期。上級要確保商務(wù)秘書充分理解要完成的任務(wù)、在完成任務(wù)中不斷跟進和檢查進度。毫無疑問，商業(yè)社會的發(fā)展和市場經(jīng)濟的繁榮，使社會分工越來越細，商務(wù)秘書工作的專業(yè)性要求決定了這種明確的職業(yè)分工的重要性。盡快確定商務(wù)秘書的績效標準對促進企業(yè)秘書工作效率和質(zhì)量的提升起著重要的作用。制定并完善商務(wù)秘書的績效標準。是完善秘