公司培訓20120328

1、,辦公自動化培訓,北京五洲通留學咨詢服務有限公司,2012年3月28日,內容,一、認識 Outlook2007二、Outlook2007能做些什么三、如何使用Outlook2007四、公司CRM系統(tǒng)的使用 click,注意,一、網(wǎng)絡使用要求二、 MSN和企業(yè)郵箱一致,,認識 Outlook2007,微軟公司出品的Office系列產(chǎn)品Outlook 2007 是一款優(yōu)秀的電子郵件客戶端。它又不僅僅只是簡單的Email客戶端，它還可

2、以幫助我們更好地管理時間和信息，跨越各種界限實現(xiàn)聯(lián)系并且有助于保持安全和控制，其簡單易用的特性與功能，包括行事歷，計劃調度，安全性的設置等都能夠很大程度上提高我們的工作效率。,Outlook能做些什么,1、核心功能-收發(fā)電子郵件通過鏈接到公司的郵件服務器，我們可以輕松地使用Outlook2007來收發(fā)OA郵件。如果鏈接到其他郵箱的郵件服務器，我們同樣可以在終端上使用Outlook2007來收發(fā)其他郵箱或是其他互聯(lián)網(wǎng)電子郵件運營商的郵

3、件。,Outlook能做些什么,2、數(shù)據(jù)備份-備份電子郵件、聯(lián)系人等信息使用Outlook2007我們可以把公司郵箱收件箱中的郵件備份出來，保存到電腦硬盤中。使用Outlook2007保存的郵件無需考慮容量限制的問題，只要硬盤剩余空間足夠。,Outlook能做些什么,3、日程管理-高效管理你的時間日程管理是Microsoft Outlook 2007中的另一個重要的功能。我們可以使用日程管理來幫助提醒待辦的各種會議、約會等工作事項

4、，利用“日歷”功能合理高效的管理我們的時間，甚至可以通過Email發(fā)送的方式與別人共享自己的日歷。,如何使用Outlook2007,一、新建郵件賬戶二、通訊錄管理三、管理郵件四、日程、日歷五、數(shù)據(jù)安全,,如何使用Outlook2007,,一、新建郵件賬戶,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,1、啟動Outlook2007安裝Outlook2007后，我們可以在“開始”-“所有程序”-“Microsoft Office

5、”中點擊“Microsoft Office Outlook 2007”圖標來啟動Outlook。 我們還可以在圖標上單擊鼠標右鍵點擊“發(fā)送到”-“桌面快捷方式”來創(chuàng)建桌面快捷方式。,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,2、創(chuàng)建郵件賬戶第一次運行Outlook2007，軟件將會彈出啟動向導配置界面。點擊“下一步”,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,進入“賬戶配置”界面，點擊“下一步”。,如何使用Ou

6、tlook2007-新建郵件賬戶,進入“添加新電子郵件賬戶”界面，點擊“下一步”。,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,進入“自動賬戶設置”界面，勾選“手動配置服務器設置或其他服務器類型”，點擊“下一步”。,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,進入“選擇電子郵件服務”界面，點擊“下一步”。,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,進入“Internet電子郵件設置”界面后在“您的姓名”處填入自己的姓名，如“北

7、京五洲通出國”或“info”；在“電子郵件地址”處填入自己的郵箱地址，如“info@uptong.com”；在“接收郵件服務器”、“發(fā)送郵件服務器”兩欄中輸入郵件服務器地址，如“mail.uptong.com”；然后在“登錄信息”處輸入自己的郵箱用戶名及密碼。該設置界面詳見下圖：,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,在填寫完“用戶信息”、“服務器信息”及“登錄信息”后，點擊“其他設置”。,如何使用Outlook200

8、7-新建郵件賬戶,在 “其他設置”頁面中，單擊“發(fā)送服務器”選項卡，勾選“我的發(fā)送服務器（SMTP）要求驗證”。,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,然后單擊“高級”選項卡，勾選“在服務器上保留郵件的副本”點擊確定。注意：勾選此欄則Outlook導出郵件時不破壞OA郵箱中的郵件。如果不勾選此欄則Outlook會把OA郵箱中的郵件“剪切”出來！,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,完成“其他設置”后，將回到前一

9、頁面，然后點擊“下一步”。,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,點擊“完成”，則成功新建了郵件賬戶。,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,配置完郵件賬戶，進入Outlook2007的程序主界面。點擊工具欄中“發(fā)送/接收”的下拉按鈕，依次點擊“發(fā)送/接收設置”,“定義發(fā)送/接收組”，進入發(fā)送/接收組設置界面。,如何使用Outlook2007-新建郵件賬戶,在發(fā)送/接收組設置界面。將圖示的“組“所有賬戶”的設置”中“安排

10、自動發(fā)送/接收的時間間隔”從默認的“30分鐘”改為“1分鐘”（建議）。然后點擊“關閉”即可。,如何使用Outlook2007,,二、通訊錄管理,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,,1、導入聯(lián)系人信息Outlook2007可以方便的新建聯(lián)系人、創(chuàng)建通訊組列表。還可以導入、導出聯(lián)系人信息，功能完善。為了方便大家的使用，我做了公司擁有OA賬戶的員工聯(lián)系人數(shù)據(jù)文件。我們點擊菜單欄“文件”-“導入和導出”如圖所示。,如何

11、使用Outlook2007-通訊錄管理,,選擇“從另一程序或文件導入”，點擊“下一步”。,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,,選擇“Microsoft Excel 97-2003”，點擊“下一步”。,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,,點擊“瀏覽”，選擇想要導入的文件，點擊“下一步”。注：圖中“選項”處可使用默認設置，也可以根據(jù)個人需要更改。,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,,點擊“下一步”。,如何使用

12、Outlook2007-通訊錄管理,,點擊“完成”。,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,,2、新建聯(lián)系人列表導入聯(lián)系人后，進入“聯(lián)系人”界面，在頁面左側“我的聯(lián)系人”窗口中，右鍵“聯(lián)系人”欄，在彈出的菜單中選擇“新建文件夾”。,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,,在“名稱”處輸入想要建立的聯(lián)系人列表名稱，如“綜合部”，點擊“確定”。,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,,這樣就建立了一個新的聯(lián)系人列表，如圖

13、所示。然后我們可以將“聯(lián)系人”中的相關聯(lián)系人名片拖到新建的聯(lián)系人列表中。,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,,3、新建通訊組列表新建通訊組列表可用來群發(fā)郵件。點擊“新建”下拉菜單中的“通訊組列表”，如圖。,如何使用Outlook2007-通訊錄管理,,輸入通訊組列表名稱，點擊“選擇成員”，確定成員后點擊“確定”，單擊“保存并關閉”，通訊組列表新建完成。,如何使用Outlook2007,,三、管理郵件,如何使用Outlook2

14、007-管理郵件,,1、導入已有郵件Outlook2007支持向下兼容。我們可以將Outlook2003或Outlook Express中的郵件導入到Outlook2007中。點擊菜單欄“文件”-“導入和導出”，選擇“Outlook Express 4.x……”或“個人文件夾文件(.pst)”導入。,如何使用Outlook2007-管理郵件,,2、接收郵件Outlook2007啟動后將會自動到服務器下載收件箱的郵件，而且每隔一分鐘

15、就會檢查是否有新郵件。（注：這個時間是我們設定的，可以改）。Outlook2007軟件界面友好，它與我們OA郵箱界面、格局基本相同。,如何使用Outlook2007-管理郵件,,3、發(fā)送郵件與OA郵件使用基本相同，在“郵件”界面中，點擊“新建”，就會出現(xiàn)發(fā)送郵件界面。,如何使用Outlook2007-管理郵件,,點擊“收件人”，進入“選擇收件人”界面。首先在“通訊簿”下拉菜單中選擇收件人所在的聯(lián)系人列表，如“綜合部”，選擇收件人，也

16、可以選擇通訊組列表群發(fā)郵件，如我們建立的“綜合部群發(fā)”。,如何使用Outlook2007,,四、日程、日歷,如何使用Outlook2007-日程、日歷,,Outlook2007的一個很實用的功能就是日程、日歷的管理。我們可以用Outlook2007的日程管理功能記錄下我們待辦的工作、會議及約會等。Outlook2007將會在我們設定的時間彈出提醒。這個貼心的功能可以方便我們更合理的管理時間，避免遺忘重要的工作內容。Outlook200

17、7的日程提醒界面位于主窗口的右側。名為“待辦事項欄”。下圖中箭頭所指窗口即為提醒列表。,如何使用Outlook2007-日程、日歷,,如何使用Outlook2007-日程、日歷,,我們可以在提醒列表窗口中空白處右鍵，點擊“新建任務”。,如何使用Outlook2007-日程、日歷,,在“新建任務”頁面中，填入“主題”，設置開始及截止日期，勾選“提醒”以設置提醒時間。最后點擊“保存并關閉”。,如何使用Outlook2007-日程、日歷,,建

18、立提醒任務后，在提醒列表中就會出現(xiàn)我們設定的提醒內容。在運行Outlook2007的前提下，軟件將會在設定時間彈出提示框。,如何使用Outlook2007-日程、日歷,,我們也可以在“日歷”界面中選擇相應的時間段新建提醒。,如何使用Outlook2007-日程、日歷,,我們還可以在“日歷”界面中選擇某天的日歷或是日程提醒任務作為郵件發(fā)送給其他人。,如何使用Outlook2007,,五、數(shù)據(jù)安全,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,

19、,1、為Outlook2007加密為防止他人未經(jīng)同意瀏覽我們的郵件，保證我們的郵件及聯(lián)系人等信息的安全，Outlook2007可以對我們的個人數(shù)據(jù)加密。點擊菜單欄“工具”-“賬戶設置”。,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,,在“賬戶設置”界面，點擊“數(shù)據(jù)文件”選項卡，點擊“設置”。,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,,在“個人文件夾”界面，點擊“更改密碼” 。,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,,在“更改密碼”

20、界面，輸入新密碼，點擊“確定”。注：舊密碼默認為空。,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,,設置密碼后，以后啟動Outlook2007時，會提示輸入密碼。如下圖示：,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,,2、更改數(shù)據(jù)文件路徑在“工具”-“賬戶設置”界面，點擊“數(shù)據(jù)文件”選項卡，點擊“添加”。在彈出的“新建Outlook數(shù)據(jù)文件”界面中，點擊“確定”。,如何使用Outlook2007-數(shù)據(jù)安全,,在出現(xiàn)的“創(chuàng)建或打開Ou