論秘書人員的修養(yǎng)與文檔管理（畢業(yè)論文）

1、<p><b>　　論秘書人員的修養(yǎng)</b></p><p><b>　　和文檔管理</b></p><p>　　學(xué)生姓名： </p><p>　　指導(dǎo)教師： </p><p><b>　　目

2、錄</b></p><p><b>　　摘 要1</b></p><p><b>　　關(guān)鍵詞1</b></p><p><b>　　前言2</b></p><p>　　1. 秘書人員的修養(yǎng)2</p><p>　　1.1 秘書修養(yǎng)在秘書

3、日常工作中的作用2</p><p>　　1.2 秘書養(yǎng)成良好修養(yǎng)的途徑3</p><p>　　1.2.1 氣質(zhì)修養(yǎng)3</p><p>　　1.2.2 心理修養(yǎng)3</p><p>　　1.2.3 品德修養(yǎng)4</p><p>　　1.2.4才學(xué)修養(yǎng)5</p><p>　　1.3 秘書養(yǎng)成

4、良好修養(yǎng)的方法6</p><p>　　2. 秘書的文檔管理7</p><p>　　2.1 以“件”取代“卷”的優(yōu)點(diǎn)7</p><p>　　2.1.1 文書整理分類標(biāo)準(zhǔn)更客觀7</p><p>　　2.1.2文書整理工作更符合規(guī)律8</p><p>　　2.1.3 文書整理工作更簡(jiǎn)易確定8</p>

5、<p>　　2.1.4 文書整理手段更加現(xiàn)代化8</p><p>　　2.2 以“案盒”取代“案卷”的優(yōu)點(diǎn)8</p><p>　　2.2.1簡(jiǎn)省了裝訂手續(xù)8</p><p>　　2.2.2 統(tǒng)一了文檔工作8</p><p>　　2.2.3 方便了查找借閱9</p><p><b>　　

6、3. 結(jié)論9</b></p><p><b>　　參考文獻(xiàn)10</b></p><p><b>　　致謝11</b></p><p><b>　　摘 要：</b></p><p>　　信息時(shí)代對(duì)秘書的素質(zhì)有較高的要求，良好的修養(yǎng)在很大程度上決定秘書的成功與否。

7、結(jié)合秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)，對(duì)秘書的行為進(jìn)行觀察與研究，分析秘書作為輔助角色不可或缺的修養(yǎng)成分。同時(shí)，指明秘書培養(yǎng)良好修養(yǎng)的目標(biāo)與方向，探尋提高秘書修養(yǎng)的方法與途徑，肯定秘書修養(yǎng)在秘書工作中的重要作用。</p><p>　　改革開放以來，特別是加入世貿(mào)組織以后，我國(guó)的秘書文檔工作逐漸與國(guó)際接軌。在科技技術(shù)日新月異的今天，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段進(jìn)行文檔管理對(duì)秘書人員來說具有重大的意義。</p><p&

8、gt;　　關(guān)鍵詞：秘書，氣質(zhì)，修養(yǎng)，文檔管理</p><p><b>　　前言</b></p><p>　　職業(yè)修養(yǎng)同人們的職業(yè)密切相關(guān),是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中需要遵守的行為規(guī)范,個(gè)體行為的總和構(gòu)成了自身的職業(yè)修養(yǎng)。因此,職業(yè)修養(yǎng)具有自身的職業(yè)特征。秘書是負(fù)責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。秘書工作非常繁瑣,秘書人員是秘書工作的主體,能否做好秘

9、書工作,在很大程度上取決于秘書人員所具備的職業(yè)修養(yǎng)。秘書人員要培養(yǎng)和提高自身的職業(yè)修養(yǎng),提高自身綜合素質(zhì),這樣才有助于提高機(jī)關(guān)或部門的工作質(zhì)量和工作效率,樹立機(jī)關(guān)或部門的良好形象,密切黨同人民群眾的聯(lián)系。</p><p>　　1. 秘書人員的修養(yǎng)</p><p>　　“修養(yǎng)”一詞原意包括修身養(yǎng)性、反省自新、陶冶品行和涵養(yǎng)道德。馬克思主義賦予“修養(yǎng)”新的含義，就是要進(jìn)行自我教育、自我改造。這

10、種教育和改造離不開群眾的社會(huì)實(shí)踐，離不開在實(shí)踐中個(gè)人的主觀努力。“修養(yǎng)”這個(gè)詞，從廣義看是指人們政治、道德、學(xué)術(shù)以至技藝等方面進(jìn)行的勤奮學(xué)習(xí)和涵養(yǎng)鍛煉的功夫，以及經(jīng)過長(zhǎng)期努力達(dá)到的一種能力或思想品質(zhì)；從狹義看，“修養(yǎng)”通常是指思想品德修養(yǎng)。思想品德修養(yǎng)是以人的政治態(tài)度、思想意識(shí)和道德品質(zhì)為基本內(nèi)容的。 修養(yǎng)的本質(zhì)如同人的性格，最終還是歸結(jié)到道德情操這個(gè)問題上。</p><p>　　1.1 秘書修養(yǎng)在秘書日常工作中

11、的作用</p><p>　　(1)良好的修養(yǎng)使秘書在處理人際關(guān)系中如魚得水人際交往是秘書工作的一個(gè)重要內(nèi)容，有修養(yǎng)的秘書善于與人打交道，懂得人情世故，尊重他人，彬彬有禮，得到對(duì)方的認(rèn)可與好感，得到對(duì)方的配合，有利于交際事宜的順利完成。</p><p>　　(2)良好的修養(yǎng)能有效地提高工作效率。有良好修養(yǎng)的秘書，對(duì)待工作的態(tài)度就總是認(rèn)真的、謹(jǐn)慎的，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)

12、，適當(dāng)場(chǎng)合為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，有效地保證工作質(zhì)量，提高工作效率。</p><p>　　(3)良好的修養(yǎng)使秘書有助于進(jìn)行準(zhǔn)確的角色定位秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，有修養(yǎng)的秘書就能恰如其分地把握好自己的角色。秘書無決策權(quán)，無權(quán)威性，更不可擅自主張，不可過分表現(xiàn)，偏離處于從屬性角色的位置，給工作帶來不良影響。</p><p>　　1.2 秘書養(yǎng)成良好修養(yǎng)的途徑</p><p>　　1.

13、2.1 氣質(zhì)修養(yǎng)</p><p>　　現(xiàn)代心理學(xué)一般認(rèn)為，氣質(zhì)是不依活動(dòng)目的和內(nèi)容為轉(zhuǎn)移的典型的、穩(wěn)定的心理活動(dòng)的動(dòng)力特征。譬如，情緒的強(qiáng)弱，意志力的大小，注意轉(zhuǎn)移的難易，心理活動(dòng)的傾向等表現(xiàn)。根據(jù)心理學(xué)理論。</p><p>　　氣質(zhì)一旦形成就呈穩(wěn)定的狀態(tài)，表現(xiàn)為如何與他人交往，如何流露喜悅與悲傷，如何學(xué)習(xí)與工作，甚至是如何休息，如何走路，都涂上了個(gè)人獨(dú)特的氣質(zhì)色彩。俗話說“江山易改，本

14、性難移”，指的就是人的氣質(zhì)具有穩(wěn)定不易改變的特點(diǎn)。但是，氣質(zhì)也有可塑性，并非一成不變，在后天的生活環(huán)境的潛移默化下，仍然會(huì)有某種程度的緩慢變化。每種氣質(zhì)，各有所長(zhǎng)，也各有所短，因此秘書應(yīng)善于掌握自己的氣質(zhì)特點(diǎn)，逐步適應(yīng)辦公室工作的要求，以利于秘書工作的開展。</p><p>　　1.2.2 心理修養(yǎng)</p><p>　　要做好秘書工作，秘書人員的心理素質(zhì)至關(guān)重要。首先，要注重性格的修養(yǎng)。秘

15、書在注重氣質(zhì)修養(yǎng)的同時(shí)，也要不忘自身各方面性格的鑄造。注重以下幾方面的性格對(duì)于秘書氣質(zhì)修養(yǎng)。</p><p>　　(1)堅(jiān)韌的意志?，F(xiàn)代秘書處于辦公室的復(fù)雜環(huán)境，困難多，誘惑也多，因此必須具有堅(jiān)強(qiáng)的意志力，才能勝任秘書崗位。再者，鑒于秘書可以參加各種會(huì)議，起草或保管各種機(jī)密文件，又身處領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策、領(lǐng)導(dǎo)行蹤最熟悉，有些人必然會(huì)從秘書嘴里“探勢(shì)頭”、“撈八卦”，因此，秘書必須以堅(jiān)強(qiáng)的意志力抵抗各種誘惑，

16、不能講的，絕對(duì)不透露一絲一毫。另外，秘書的工作中應(yīng)始終貫穿著堅(jiān)韌的意志，才不至于做事虎頭蛇尾，中途放棄，令人難以滿意。</p><p>　　(2)穩(wěn)定的情緒。秘書整天為領(lǐng)導(dǎo)，為單位處理繁瑣的事務(wù)，工作永無止境，疲憊不堪尚且欲罷不能。而且，秘書在滿足上級(jí)要求的同時(shí)，還得顧及與同事的相處以及群眾的上訪，往往不能兼顧，兩頭為難。凡此種種，容易引起秘書情緒上的起伏。秘書不能“鬧情緒”。</p><p&

17、gt;　　(3)寬容的胸懷。秘書是領(lǐng)導(dǎo)形象的補(bǔ)充，甚至可以說是領(lǐng)導(dǎo)的分身，因此有責(zé)任以寬容的胸懷為領(lǐng)導(dǎo)分憂排難。比如，工作中受了客戶的氣，不可當(dāng)場(chǎng)大發(fā)脾氣，讓領(lǐng)導(dǎo)下不了臺(tái)。又如，與同事之間要競(jìng)而不妒，不應(yīng)處處“監(jiān)督”以抓其痛腳。為了協(xié)調(diào)工作的需要，秘書對(duì)下要容，對(duì)上要忍；容則能合眾，忍則能抗壓。</p><p>　　其次，要克服秘書的心理障礙。良好的心理素質(zhì)是秘書人員所具備的基本生存條件。</p>

18、<p>　　(1)秘書的自卑心理。自卑是秘書人員常見的心理障礙。由于秘書處于從屬地位，受上級(jí)的支配，與領(lǐng)導(dǎo)的一言九鼎形成鮮明對(duì)比；再加上秘書工作辛苦，繁，雜，細(xì)，卻仍常受到批評(píng)責(zé)怪；秘書還常因工資有限而囊中羞澀，這一切，便容易使一些秘書滋生自卑的心理，工作上壓抑，缺乏熱情。為此，秘書應(yīng)確實(shí)認(rèn)識(shí)秘書的職業(yè)特點(diǎn)，并非地位卑微，擔(dān)當(dāng)被支配的角色，只是社會(huì)勞動(dòng)分工的不同，地位上實(shí)質(zhì)是人人平等的。有了這種認(rèn)知，秘書才能從根本上鏟除低人一

19、等的心理，為氣質(zhì)修養(yǎng)的提高打好心理基礎(chǔ)。</p><p>　　(2)秘書的高傲心理。這是相對(duì)于自卑心理的秘書而言的。一些秘書恃“權(quán)”而傲，認(rèn)為自己是領(lǐng)導(dǎo)的化身，于是以官自居，工作越位，擅自做主，甚至以權(quán)謀私，居高臨下，欺壓群眾。然而，這種心理是在領(lǐng)導(dǎo)的背后秘密地進(jìn)行的，一旦被揭發(fā)，前功盡棄。因此，秘書要時(shí)刻自我警惕，阻止這種心理的滋生、蔓延，徹底揚(yáng)棄這種不正的職業(yè)心理。</p><p>　

20、　(3)秘書的盲從心理。秘書受領(lǐng)導(dǎo)支配，工作上處于被動(dòng)狀態(tài)，于是，久而久之，養(yǎng)成了隨風(fēng)就俗的習(xí)慣，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)一味的贊同、遵從，使自己的意向朝著對(duì)方的意向靠攏，毫無主見。這種秘書需要明白，秘書還是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，必要時(shí)輔助決策，過于呆板的秘書是沒有建設(shè)性意見的，要擯棄這種盲從心理，勇于大膽建議，創(chuàng)造性地工作。</p><p>　　1.2.3 品德修養(yǎng)</p><p>　　除了具備良好的心理基礎(chǔ)，秘書

21、還必須注重良好的品德修養(yǎng)。</p><p>　　一是正氣。保持正氣，就是善與惡、正與邪、美與丑等對(duì)立的道德觀念之間的尖銳斗爭(zhēng)。秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，要尊重領(lǐng)導(dǎo)，只可以向領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)策，不要妄想改變領(lǐng)導(dǎo)意圖。但是，服從不等于盲從，要有原則地協(xié)助、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)錯(cuò)誤，在適當(dāng)場(chǎng)合時(shí)，要直言敢諫，闡明自己的觀點(diǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)拾遺補(bǔ)漏。諸如現(xiàn)代很多領(lǐng)導(dǎo)階層的腐敗現(xiàn)象都禍起蕭墻于秘書，領(lǐng)導(dǎo)以權(quán)謀私，秘書卻包庇，甚至狼狽為奸；群眾要走后門

22、，也會(huì)瞄準(zhǔn)秘書這一關(guān)卡。這時(shí)，秘書必須以凜然的正氣抵抗住一切不正之風(fēng)，在秘書這個(gè)崗位上把好關(guān)。另外，秘書總是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作，在領(lǐng)導(dǎo)面前，對(duì)一個(gè)人的評(píng)價(jià)，一言一行都會(huì)影響其地位的升降，甚至前途命運(yùn)，因此，秘書的嘴巴必須謹(jǐn)慎，不能因?yàn)閷?duì)某人偏見而“公報(bào)私仇”。那么，如何修養(yǎng)正氣？秘書必須涂漆防腐，時(shí)刻提高警惕，不貪不謀，慎獨(dú)隱微。</p><p>　　二是樸實(shí)。秘書工作的性質(zhì)需要秘書必備的一種修養(yǎng)。實(shí)踐表明，交際輕浮

23、，夸夸其談，是秘書修養(yǎng)的大忌。秘書工作繁瑣，需要秘書沉著穩(wěn)重、踏踏實(shí)實(shí)、認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能出色地完成任務(wù)。另外，秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也是為人民服務(wù)的公仆，因此，秘書的工作對(duì)象一方面是領(lǐng)導(dǎo)，另一方面是群眾，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，還必須尊重群眾。不可以身居“要職”而借上級(jí)的權(quán)威驕橫跋扈，欺壓群眾，要與群眾建立友善的關(guān)系，這樣對(duì)秘書工作的開展才會(huì)大有裨益。秘書要秉著樸實(shí)的品德修養(yǎng)，對(duì)上對(duì)下，與人為善，建立良好的人際關(guān)系。</p><p

24、>　　三是甘當(dāng)無名英雄。秘書工作的性質(zhì)同時(shí)也決定了秘書默默無聞的地位，永遠(yuǎn)只能充當(dāng)“幕后角色”，絕少拋頭露面，更不可能到前臺(tái)唱主角。秘書撰寫各種文件，可是簽名落款的是領(lǐng)導(dǎo)；苦思冥想出生動(dòng)的演講稿，可是上臺(tái)的是領(lǐng)導(dǎo)；精心策劃出精彩的晚會(huì)，可是表彰的紅冊(cè)上永遠(yuǎn)沒有秘書的名字。就是說，秘書的成果往往是以領(lǐng)導(dǎo)或集體的面目出現(xiàn)，自己只能默默奉獻(xiàn)。這就要秘書要有甘當(dāng)無名英雄的精神，同時(shí)，要從容地從事秘書工作，就要控制自己的表現(xiàn)欲，削弱權(quán)利欲，

25、不與領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)風(fēng)頭，越位工作，弄虛作假。</p><p><b>　　1.2.4才學(xué)修養(yǎng)</b></p><p>　　學(xué)問可以改變修養(yǎng)。良好修養(yǎng)的秘書，不僅要具備以上的氣質(zhì)、心理、品德、等修養(yǎng)，還要有真才實(shí)學(xué)—良好的文化底蘊(yùn)及扎實(shí)的能力，才足以使秘書的參謀角色名副其實(shí)，與秘書的形象相得益彰，趨于完善。</p><p>　　文化底蘊(yùn)，是一個(gè)人深層次的

26、文化修養(yǎng)，學(xué)識(shí)的總和，文化營(yíng)養(yǎng)的貯藏量。它深藏于每一個(gè)人的內(nèi)心世界，雖不會(huì)一下子外露給別人，而別人卻能在你的行為中感受到它。它多少?zèng)Q定著一個(gè)人的胸懷、視野、氣度和智慧，決定著他的思維方式和行為方式。秘書代表組織的形象，其行為對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)組織造成不可低估的影響。秘書的工作涉及面廣，哪個(gè)行業(yè)的知識(shí)都要懂一些，平日里廣泛涉獵，博聞強(qiáng)記，在熟悉專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還需掌握例如科學(xué)、地理、文學(xué)、數(shù)理、法律、財(cái)政等方面的常識(shí)。一個(gè)秘書，要是領(lǐng)導(dǎo)吩咐撰寫一

27、份報(bào)告，可是想半天仍然毫無頭緒，嚴(yán)重影響領(lǐng)導(dǎo)工作的效率；與外賓應(yīng)酬，卻時(shí)常思維閉塞，欲言無語。凡此種種，無不是秘書的能力體現(xiàn)，需要秘書有深厚的文化底蘊(yùn)!</p><p>　　同時(shí)，秘書的觀察力、思維力、想象力、審美力、組織協(xié)調(diào)能力等也很重要。秘書才有可能跟著領(lǐng)導(dǎo)的思路轉(zhuǎn)，洞察領(lǐng)導(dǎo)的意圖，綜合分析歸納各種材料，將零散的、未成型的意</p><p>　　圖清晰化，充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)；才有

28、可能準(zhǔn)確地判斷是非，防止誤入歧途；才有可能發(fā)揮統(tǒng)帥的作用，搞好對(duì)內(nèi)對(duì)外的大小活動(dòng)。</p><p>　　1.3 秘書養(yǎng)成良好修養(yǎng)的方法</p><p>　　秘書如何加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，才能淋漓盡致地發(fā)揮秘書的職能作用呢？</p><p>　　首先，秘書要善于自我剖析，勇于正視性格缺陷，將自身性格導(dǎo)向完美。鑒于秘書工作的從屬性和服務(wù)性的特點(diǎn)，秘書性格必須收斂，掌握火候。秘

29、書要剖析自己性格中的缺陷，及時(shí)改正或克服，而不能聽之任之。</p><p>　　其次，秘書要為自己尋找一個(gè)典范，自覺地加以模仿。秘書日常生活中應(yīng)留心觀察具有良好修養(yǎng)的人，去其糟粕，取其精華。學(xué)習(xí)他們待人接物的方法，人際交往的技巧，輔助參謀的尺度等等。久而久之，秘書便會(huì)在潛移默化中加強(qiáng)自身的修養(yǎng)。</p><p>　　最后，秘書要廣泛閱讀。讀書可以使自己眼界開闊，心胸開闊，內(nèi)涵豐富。古代文人

30、士大夫們?cè)谑送静蝗缫猓榫w低沉?xí)r，往往喜讀莊子的《逍遙游》和屈原的《離騷》，以消解不良情緒，調(diào)節(jié)心理平衡，秘書應(yīng)該從中得到一些有益的啟示，通過廣泛的閱讀來形成一種文化背景，消解工作中遇到的各類難題。另外，閱讀可豐富秘書的知識(shí)面，在參謀角色上如魚得水、得心應(yīng)手。</p><p>　　2. 秘書的文檔管理</p><p>　　改革開放以來，特別是加入世貿(mào)組織以后，我國(guó)的秘書文檔工作逐漸與國(guó)際接

31、軌。2002年12月6日，國(guó)家檔案局發(fā)布《檔案文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》），拉開了我國(guó)文書整理歸檔工作改革與創(chuàng)新的序幕，加快了秘書工作中“文檔一體化”的進(jìn)程。</p><p>　　文書整理歸檔，是秘書文書處理工作中的重要環(huán)節(jié)，長(zhǎng)期以來主要是紙質(zhì)文書的立卷工作。過去采用按“六個(gè)特征”分類的方式，即按作者特征、問題特征、文種特征、時(shí)間特征、地區(qū)特征、通訊者特征分類。這種分類方式有一定的科學(xué)性，對(duì)檔案利用也起到過

32、很大的作用。但是，它在具體運(yùn)用中仍有不盡如人意之處，主要是這種分類方式比較復(fù)雜，難以把握，具體操作時(shí)可能因?yàn)椴煌说闹饔^因素而有不同的判斷，并且對(duì)檔案的借閱、查找、復(fù)制、保密等都帶來諸多不便，特別是在信息化的今天，更不利于文書的數(shù)字化管理。鑒于此，國(guó)家檔案局及時(shí)發(fā)布《規(guī)則》，正式提出：</p><p>　　第一，文書整理工作以“件”取代以往的“卷”，即對(duì)文書實(shí)行文件級(jí)管理；文檔工作改革的內(nèi)容與意義；</p&

33、gt;<p>　　第二，以“案盒”取代以往的“案卷”，明確以“案盒”作為保管單位；</p><p>　　第三，以“年度”、“機(jī)構(gòu)（問題）”、“保管期限”的文書整理分類方式取代過去“六個(gè)特征”的分類方式，取消硬卷皮和軟卷皮；</p><p>　　第四，用“歸檔文件目錄”代替“卷內(nèi)文件目錄”，取消“目錄號(hào)”，增設(shè)“保管期限”；第五，取消案卷目錄，增設(shè)歸檔文件目錄作為移交清冊(cè)。這些

34、新規(guī)定成為我國(guó)文書整理工作改革創(chuàng)新的重大舉措，也為“文檔一體化”的實(shí)現(xiàn)開辟了道路。</p><p>　　2.1 以“件”取代“卷”的優(yōu)點(diǎn)</p><p>　　2.1.1 文書整理分類標(biāo)準(zhǔn)更客觀</p><p>　　以“件”為單位進(jìn)行整理，本質(zhì)上是以文件本身所固有的客觀特征為整理標(biāo)準(zhǔn)；而過去以“卷”為單位進(jìn)行整理，本質(zhì)上是以秘書人員的主觀判斷為整理標(biāo)準(zhǔn)。以“件”取代“

35、卷”，可使文書整理分類的標(biāo)準(zhǔn)更加客觀。</p><p>　　2.1.2文書整理工作更符合規(guī)律</p><p>　　依據(jù)文書的自然形成規(guī)律整理文件，盡量保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，這是文書檔案整理</p><p>　　的基本原則?，F(xiàn)在以“件”的客觀標(biāo)準(zhǔn)來整理文書，就是遵循文書形成的自然規(guī)律，減少了主觀隨意性。</p><p>　　2.1.3 文書整

36、理工作更簡(jiǎn)易確定</p><p>　　以“件”為單位，按“年度”、“機(jī)構(gòu)（問題）”、“保管期限”的客觀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，降低了操作難度，簡(jiǎn)化了操作程序，使文書整理工作更簡(jiǎn)便易行。而且，由于不需歸納案卷標(biāo)題，避免了主觀因素的干擾，使文書整理的結(jié)果更客觀，更具確定性。</p><p>　　2.1.4 文書整理手段更加現(xiàn)代化</p><p>　　以“件”、“年度”、“機(jī)構(gòu)（問

37、題）”、“保管期限”等客觀標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于利用計(jì)算機(jī)輸入、輸出、識(shí)別和加工整理，為數(shù)字化文書整理創(chuàng)造了前提條件，更為日后的文件查閱和利用提供了方便。</p><p>　　2.2 以“案盒”取代“案卷”的優(yōu)點(diǎn)</p><p>　　2.2.1簡(jiǎn)省了裝訂手續(xù)</p><p>　　以“件”取代“卷”，將文件裝盒，以“案盒”取代“案卷”，不需要裝訂，節(jié)省了大量的時(shí)間，減輕了

38、秘書人員的工作負(fù)擔(dān)。</p><p>　　2.2.2 統(tǒng)一了文檔工作</p><p>　　過去，由于主觀判斷的因素較多，秘書部門立的卷往往不符合檔案部門的要求，案卷移交后，檔案部門常常要拆開重新整理，重新裝訂?，F(xiàn)在以“件”取代“卷”，將文件裝盒，以“案盒”取代“案卷”，使得秘書部門和檔案部門的整理標(biāo)準(zhǔn)趨于一致，有利于文檔工作的一體化。</p><p>　　2.2.3

39、 方便了查找借閱</p><p>　　過去，單份文件被限定在已裝訂的，以“卷”為單位的某個(gè)案卷里，查找時(shí)必須先提取案卷目錄，再查找卷內(nèi)目錄，而且不能確定要找的文件是否就在某個(gè)案卷內(nèi)，可能要翻檢許多案卷后才能找到所需文件，整個(gè)過程費(fèi)時(shí)而且麻煩。查到后如要借閱，又不得不將整個(gè)案卷借走，可能影響別人的查找和借閱，甚至可能影響到某些保密文件的安全。如果要復(fù)制某份文件，就更不方便，有可能損壞文件和案卷?，F(xiàn)在將文書以“件”整

40、理裝盒，可直接通過集中的“案盒”目錄找到要查閱的文件，特別是使用計(jì)算機(jī)查閱，則更加方便準(zhǔn)確。由于“案盒”內(nèi)的文件并不裝訂，也更方便了借閱和復(fù)制。</p><p><b>　　3. 結(jié)論</b></p><p>　　綜上所述，良好的秘書修養(yǎng)并非一蹴而就，需要秘書在日常生活與工作中不斷地學(xué)習(xí)、積累，才能達(dá)到成功的彼岸。然而，在浩瀚的知識(shí)海洋中，人總是難以窮盡一切。總的來說

41、，秘書應(yīng)有的放矢，盡量朝著自尊自強(qiáng)、沉著穩(wěn)重、踏實(shí)苦干、默默奉獻(xiàn)、談吐優(yōu)雅、風(fēng)度翩翩、儀態(tài)萬方、廣聞博學(xué)的目標(biāo)加強(qiáng)自身修養(yǎng)，成為集魅力型與實(shí)干型為一體的現(xiàn)代化秘書。</p><p>　　而信息化高度發(fā)展的今天，我們秘書人員也必須運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行管理文檔，與時(shí)俱進(jìn)，這個(gè)才能充分發(fā)揮我們這個(gè)職業(yè)的功能，把我們的事業(yè)不斷推向前進(jìn)。</p><p><b>　　參考文獻(xiàn)</b&g

42、t;</p><p>　　[1]鄒厚榮.論秘書素質(zhì)與修養(yǎng)[J].秘書之友，1992，(Z1)：18-20.</p><p>　　[2]高玉祥.個(gè)性心理學(xué)[M].北京：北京師范大學(xué)出版社，2002.185.</p><p>　　[3]范安平，彭春妹.教育應(yīng)用心理學(xué)[M ].武漢：武漢大學(xué)出版社，2003.254.</p><p>　　[4]麻美

43、英.現(xiàn)代實(shí)用禮儀[M].浙江：浙江大學(xué)出版社，2002.5.</p><p>　　[5]周鸝.秘書禮儀[M].合肥：合肥工業(yè)大學(xué)出版社，2005.2.</p><p>　　[6]郎一輪.秘書要有良好的文化底蘊(yùn)[J].秘書，2004，(1)：14-16.</p><p>　　[7]《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)DA／T22—2000）.</p>

44、<p>　　[8]《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)GB/T 18894—2002）.</p><p>　　[9]趙映誠(chéng)主編《文書工作與檔案管理》，高等教育出版社2003年版.</p><p><b>　　致謝</b></p><p>　　在我大學(xué)的四年里，特別是在撰寫論文的過程中，我得到了----老師的悉心指導(dǎo)。他花費(fèi)

45、了大量的時(shí)間，傾注了許多心血。----教授淵博的學(xué)識(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)態(tài)度讓我受益匪淺。在寫作過程中，無論從題目的確定，資料的收集，還是論文的結(jié)構(gòu)及關(guān)鍵問題的理解都得到----十分具體的指導(dǎo)，在此我謹(jǐn)向----教授表示衷心的感謝。此外，我還要感謝我的----的熱心指導(dǎo)。</p><p>　　我還應(yīng)感謝----老師，他們?cè)谖业膶W(xué)習(xí)和論文撰寫過程中給與了我很大幫助</p><p>　　對(duì)此我表示深深