復旦大學 李若山內部控制三銷售與收款控制

1、內部控制系列講座之三銷售與收款控制,目錄,銷售與收款循環(huán)業(yè)務主要流程銷售與收款循環(huán)常見問題銷售與收款循環(huán)關鍵控制點職務分離和授權定價管理貨運管理信用管理發(fā)票管理退貨理賠管理,（一）銷售與收款業(yè)務流程,某企業(yè)銷售案例,浙江誠意塑膠有限公司是一家民營企業(yè)，在競爭激烈的市場中占有一席之地。一天，接到一家名為深圳東駿匯泰公司的電話，稱從網(wǎng)上得到該公司產品符合國外銷售商要求，國外銷售商委托他們代為采購，并提出每年采購量不低于6

2、00萬，但要求該公司按照歐洲要求改造設備。對于這樣的銷售商，你們將會如何處理？,企業(yè)業(yè)務流程,企 業(yè),供應商,客 戶,,,,,采購,,,付款,收款,銷售,銷售與收款控制,,銷售部門,,會計部門,倉儲部門,接受顧客定單,,,,開出銷售單,開出銷售發(fā)票，通知倉儲部門發(fā)貨,信用審核,登記銷售日記賬和應收賬款，并追討賬款,顧客,接受通知向顧客發(fā)貨,,,,銷售和收款循環(huán)常見問題,銷售和收款循環(huán)常見的問題——授權,貨物可能發(fā)送給未經(jīng)信用部門批準賒

3、銷的顧客接受的訂貨可能是以未批準的單價或對企業(yè)不利的銷售條件出售可能未經(jīng)批準而發(fā)生不符合條件的退貨和折讓，造成銷售收入的減少壞賬沖銷授權控制不嚴，使本來可收回的應收賬款被作為壞賬注銷,壞賬損失收入的減少或不充足的現(xiàn)金流,,,,銷售和收款循環(huán)常見的問題——存在性,入賬所依據(jù)的憑證不完整以發(fā)票存根為唯一的銷售記錄依據(jù)，而未與發(fā)貨憑證進行核對部分銷售業(yè)務的紀錄沒有合法的依據(jù)和憑證對退貨、折讓和壞賬沖銷沒有必要的文件支持

4、憑證未連續(xù)編號,沒有真實發(fā)生的銷售業(yè)務被記錄入賬銷售記錄中記錄的銷售數(shù)額與實際發(fā)出的數(shù)額不一致虛構客戶或客戶應收賬款余額不足銷售退回、折讓或壞賬沖銷不真實重復記錄銷售業(yè)務,,,,銷售和收款循環(huán)常見的問題——完整性,發(fā)出貨物沒有開具銷售發(fā)票發(fā)出貨物、已開具發(fā)票，但是沒有進行帳務處理收到貨款，沒有進行帳務處理,銷售收入虛減總賬余額不正確銷售收入和應收賬款計價錯誤還可能發(fā)生現(xiàn)金挪用、截留等行為,,,,銷售和

5、收款循環(huán)常見的問題——計價,銷售發(fā)票中發(fā)出商品的單價沒有與批準的價目表核對部分銷售發(fā)票中金額計算不正確收取的貨款在銀行存款日記賬、應收賬款明細帳及總賬中計價不正確,銀行存款日記賬錯誤銷售收入、應收賬款明細賬和總賬計價錯誤還可能發(fā)生高價賣出低價入賬等舞弊行為,,,,銷售和收款循環(huán)常見的問題——截止日,已發(fā)出貨物的銷售業(yè)務不及時開具發(fā)票對已開具銷售發(fā)票的業(yè)務記賬不及時已收到支票的收款業(yè)務沒有及時記帳,耽擱貨款收回和記

6、錄銷售業(yè)務的時間銷售收入和應收賬款余額的不真實，銷售收入虛減總賬余額、銀行存款日記賬、應收賬款明細帳和總賬余額不正確還可能發(fā)生現(xiàn)金截流,,,,銷售和收款循環(huán)常見的問題——分類、過賬和匯總,企業(yè)缺乏嚴格的賬戶分類制度，部分賬戶的核算內容不明確記賬缺少復核程序，銷售和收款業(yè)務相關明細賬可能加總錯誤或被過入錯誤的總賬,主營業(yè)務和其他業(yè)務等分類不明帳務處理的錯誤,,,,銷售和收款循環(huán)常見的問題——實物控制,未根據(jù)已經(jīng)過批準的

7、銷貨通知單發(fā)送貨物發(fā)貨與開票、記賬等其他職責不獨立發(fā)貨后未及時、正確的記賬缺乏對發(fā)貨和記錄的監(jiān)督,商品被盜竊發(fā)貨給虛假客戶重復發(fā)貨未按時發(fā)貨帳實不符,,,,（二）內部控制關鍵點,職務分離,銷售預算和價格管理,實物控制,信用管理,發(fā)票管理,退貨理賠管理,內部控制關鍵點,帳務管理,職務分離和授權,內部控制關鍵點之一,,職務分離和授權,銷售、賒銷、發(fā)貨、記錄等環(huán)節(jié)都必須有授權；接受客戶定單的人不能同時是負責最后

8、核準付款條件的人；發(fā)貨通知的編制人不能同時執(zhí)行存貨的提??；填制發(fā)票的人不能同時擔任發(fā)票的復核工作；辦理退貨實物驗收工作的職務必須同退貨賬務記錄職務分離；應收賬款的記賬員不能同時成為應收賬款的核實者。,價格管理和銷售預算,內部控制關鍵點之二,銷售的預算控制,,,銷售預算一般由銷售部門編制，銷售預算中的各項數(shù)據(jù)應有詳細理由說明，并接受企業(yè)主管的嚴格分析論證，以便成為日后控制銷售業(yè)務真正有用的工具。銷售部門經(jīng)理應定期將實際

9、的銷售收入（包括金額和數(shù)量）同預算進行比較。財務部門經(jīng)理應定期將實際毛利同預算進行比較，將實際發(fā)生的沖銷項目、紅字發(fā)票等同歷史資料比較，詳細分析后上報企業(yè)主管。公司應定期召開由多部門經(jīng)理參加的會議，討論銷售趨勢，以便及時修正銷售預算。,通過預算與實際銷售的比較，可以全面控制營業(yè)收入環(huán)節(jié)的各種業(yè)務。,內部控制關鍵點之二,價格管理,,,銷售預算一旦確定，企業(yè)就需要有統(tǒng)一的市場定價政策，這既是維護企業(yè)形象和市場秩序的要求，也是保護企業(yè)

10、資產安全完整的要求。企業(yè)應當制定出較為詳細的折扣政策。對多數(shù)企業(yè)來講，給予客戶一定的折扣是相當普遍的的行為。任何折扣政策必需得到最高管理當局的認可。一項給予客戶的折扣應經(jīng)過銷售部門經(jīng)理的簽字認可。折讓行為偶爾發(fā)生，缺乏共同特征，要有更多的授權控制。,實物控制,內部控制關鍵點之三,實物控制,,,倉儲部門只有取得銷售部門編制和簽字認可的發(fā)貨通知單才能發(fā)貨，避免重復發(fā)貨。數(shù)量重大的發(fā)貨，需要與銷售部門核對后再發(fā)貨。實際發(fā)貨

11、的品種、數(shù)量和時間應記錄在有關賬冊和發(fā)貨通知單備付聯(lián)上，并將其中一聯(lián)交會計部門登賬，避免延遲入賬。,,,信用管理,內部控制關鍵點之四,信用管理,,中國企業(yè)信用管理環(huán)境中國企業(yè)信用管理環(huán)境診斷信用管理模式的基本框架企業(yè)應收帳款的監(jiān)控與有效回收客戶資信管理企業(yè)全程信用管理體系信用銷售管理的基本流程與方法,中國企業(yè)信用管理環(huán)境,目前企業(yè)信用管理狀況,信用擁有企業(yè)與信用接受企業(yè)對信用的認識均有待提高企業(yè)外部信用制約機制

12、有待完善企業(yè)缺乏內部信用管理體系企業(yè)缺乏基于提高市場競爭力的信用銷售策略,我國企業(yè)被大量拖欠的原因,政策性拖欠：由于傳統(tǒng)管理體制造成的國有企業(yè) 間拖欠?？陀^性拖欠：由于不可抗拒的因素造成客戶拖欠。管理性拖欠：由于缺乏有效管理造成的拖欠。 管理性原因占主導地位，而且有逐年上升的趨勢。,結論：建立風險管理制度是企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要組成部分,客戶信息管理問題，檔案不完整；財務部門與銷售部門缺少有效的溝通；企業(yè)內部業(yè)務人

13、員與客戶勾結；企業(yè)內部資金和項目審批不科學，領導主觀盲目決策；,產生拖欠的內部管理原因,缺少準確判斷客戶的信用狀況的方法；沒有正確地選擇結算方式和結算條件；對應收帳款監(jiān)控不嚴；對拖欠帳款缺少有效的追討手段；,對內缺少科學的信用管理制度和組織體系,對客戶缺少科學的信用政策和規(guī)范的業(yè)務管理流程,,,信用風險的來源,信 用 風 險,貿易糾紛償債能力不足信譽欠佳欺詐延期支付呆帳、壞帳銷售戰(zhàn)略決策失誤資金不足人員

14、管理失控監(jiān)控力度不夠,客戶資信狀況,逾期應收帳款,內部管理問題,,,,,,,中國企業(yè)信用管理環(huán)境診斷,銷售與回款兩難問題的癥結 企業(yè)在應收賬款管理上的誤區(qū),銷售與回款兩難問題的癥結,在買方市場條件下，企業(yè)一方面通過信用交易（賒銷）以爭取客戶擴大銷售，另一方面巨大的信用風險使企業(yè)陷入貨款被拖欠、經(jīng)營虧損的困境中。,原因：單純追求沒有現(xiàn)金流保證的銷售收入缺乏對市場信用風險的有效控制缺少對客戶資源（信息）的集中統(tǒng)一管理，對銷售人員

15、失控對應收帳款缺少系統(tǒng)化、科學化的管理體系,管理誤區(qū)之一,銷售部門,財務部門,訂單、發(fā)貨,記帳、結算,流動資金緊張,弊端：出現(xiàn)管理真空，帳款拖欠嚴重。 三角債,,,,,,,,產生大量逾期應收帳款,管理誤區(qū)之二,銷售部門,財務部門,訂單、發(fā)貨,考慮客戶風險,記帳、結算,弊端：1、業(yè)務人員無力控制客戶風險，仍會發(fā)生大量拖欠。 2、業(yè)務人員擔心客戶風險，過份謹慎，銷售額下降。 3、業(yè)務人員與客

16、戶勾結，給公司造成損失。,,,,,,銷售額下降,流動資金緊張,,拖欠仍會 大量發(fā)生,,,管理誤區(qū)之三,銷售部門,財務部門,,風險問題,要求大量信用銷售,財務部限制,以資金管理為主，要求現(xiàn)款,弊端：1、財務部門與業(yè)務部門造成沖突； 2、財務部門不了解客戶，無力控制風險； 3、由于財務部門的過份限制，導致銷售額下降。,,,,,,銷售額下降,流動資金不足,,拖欠仍會 大量發(fā)生,,,信用管理模式的基本

17、框架,關鍵業(yè)務環(huán)節(jié)控制 信用管理的技術體系,關鍵業(yè)務環(huán)節(jié)控制,信用管理的技術體系,,統(tǒng)計分析結論,實施事前控制實施事中控制實施事后控制實施全面控制,可以防止70%的拖欠風險可以避免35%的拖欠可以挽回41%的拖欠損失可以減少80%的呆帳、壞帳損失,經(jīng) 驗,四、企業(yè)應收帳款的監(jiān)控與有效回收,重要商訓：企業(yè)逾期應收帳款的利息損失是壞帳損失的十倍,應收帳款監(jiān)控與管理要點,企業(yè)應收帳款管理現(xiàn)狀分析企業(yè)應收帳款合理持有規(guī)模應收

18、帳款帳齡管理法客戶申請延期付款決策樹法應收帳款管理信息系統(tǒng),企業(yè)持有應收帳款的利弊,利,弊,增強市場競爭力擴大銷售額降低庫存及費用,現(xiàn)金短缺負債增加利潤降低壞帳率提高,應收帳款,應收帳款的價值將隨著帳齡的延長 而迅速減少,影響應收帳款水平的因素,信用銷售決策信用期限信用額度風險控制現(xiàn)金折扣收帳代理,非信用銷售決策價格、質量促銷、廣告存貨水平,外部環(huán)境市場條件經(jīng)濟環(huán)境,平均收帳期,銷售量,應收

19、帳款水平,利潤,,,,,,,,應收帳款的合理持有規(guī)模,,,,,,,,,總成本,機會成本,管理成本,壞帳損失,短缺成本,應收帳款規(guī)模,成本,持有應收帳款的成本,持有成本的構成：短缺成本、管理成本、機會成本、 收帳成本、壞帳損失。短缺成本 — 沒有贏得最大銷售而產生的損失。與其他四項 成反比關系。管理

20、成本 — 從應收帳款發(fā)生到收回期間所有的與應收帳款 管理系統(tǒng)運行有關的費用。它具有相對固定性 和階躍性的特點。機會成本 — 持有應收帳款而喪失的將這筆資金投資于其他 賺取收益的項目的機會。是隱含的成本。收帳成本 — 應收帳款的正常收帳費用和對逾期應收帳款的

21、 催收費用。壞帳損失 — 它有可能成為最大的持有成本。企業(yè)必須盡最 大努力防范其發(fā)生。,帳齡記錄表,15天,-56,215,√,√,√,√,A企業(yè)雖然付清了貨款，但是存在逾期付款的現(xiàn)象。B企業(yè)的四筆合同，前三次付款情況，第一、二次按時支付，第三次已延期15天，第四筆應收款還有15天的期限。但授信額已超支，應追究銷售部門責任。,帳齡分析表（客戶）,

22、平均賬齡：各賬齡以金額為權重、加權平均,客戶付款的四種類型,應該付款時就付款被提醒時才付款被威逼時才付款在付款前宣布破產,方法：作帳齡分析時，將不同客戶放到四種類型中，一般總是第二類最多。絕大多數(shù)客戶是被提醒后才付款。如果沒有被提醒，則一般在方便的時候付款。處理：采用RPM技術合理而有效地安排時間來提醒。提醒的越及時、提醒的方式越高明，越能及早得到付款。,如何對待客戶的延期付款請求——客戶申請延期付款決策樹

23、法,延期付款申請,送入追帳程序,不同意延長,即期資信調查結果不好,即期資信調查結果好,同意延長,不還款,部分還款,還款 <50%：違約金和余額利息,還款>50% ：余額利息,全額違約金和利息,,,,,,,,,,,應收帳款監(jiān)控指標體系,應收帳款總規(guī)模帳齡分析百分比結構逾期應收帳款占總應收帳款比率所有拖欠帳款的帳齡分析已收回現(xiàn)金占應收現(xiàn)金總額比率壞帳和壞帳準備占信用銷售總額的比率所有上述項目按客戶類別分類計算,

24、應收帳款管理系統(tǒng),客戶信息,應收帳款分類帳,客戶協(xié)調,應收帳款監(jiān)控,訂單處理系統(tǒng),輔助收帳,指標控制,,,,,,,實時,集成,銷售分類帳管理示意圖,客戶資信管理,客戶信息分類體系,從信用風險控制的角度對客戶信息進行科學分類，一方面借鑒國外企業(yè)和信用評估機構成熟的信息管理經(jīng)驗，另一方面結合中國企業(yè)的實際情況總結出了這套分類體系。該體系包括如下方面：,客戶概況歷史背景組織管理,經(jīng)營狀況財務狀況信用記錄,內部評價實地考察行業(yè)分析

25、,通過設計各種表格完成各種信息歸集,組織管理狀況調查表經(jīng)營狀況調查表財務報表信用記錄調查表內部評價表實地考察調查表行業(yè)分析報告,信用分析模型的選擇,考慮的因素,信息不全某些信息失真財務數(shù)據(jù)虛假易理解性易應用性準確性,管理模型,,特征分析模型,營運資產分析模型,客戶信用分析系統(tǒng)示意圖,,1. 特征分析模型----客戶的三組特征,客戶自身特征,客戶優(yōu)先性特征,信用及財務特征,表面現(xiàn)象歷史背景組織管理經(jīng)

26、營狀況產品與市場發(fā)展前景,交易利潤率對產品的要求對市場吸引力影響對市場競爭力影響擔保條件可替代性,付款記錄銀行信用獲利能力營運能力償債能力資本總額,客戶資信等級,營運資產計算資產負債表比率計算評估值與經(jīng)驗性統(tǒng)計比率信用限額的計算及修正營運資產分析—— 決策線圖信用期限的確定授信制度與程序,2. 營運資產分析模型----計算信用限額,內容要點,審批程序,業(yè)務員審核,客戶申請,業(yè)務員申請,信用分析員審核

27、,信用經(jīng)理批準,主管副總批準,,,,,,,,,,,,否,否,業(yè)務人員在審核客戶的信用狀況時，要全面收集客戶信息。業(yè)務人員有權根據(jù)客戶過去的表現(xiàn)拒絕客戶的申請。,核準的信用額度須經(jīng)信用經(jīng)理或總裁批準，信用分析人員有權拒絕申請，當業(yè)務人員有異議時，可要求信用經(jīng)理或總裁進行復議。,,,賬款回收的基本方法,客戶拖欠的理由和信號舉例,周轉困難我們的客戶沒有付款總經(jīng)理出差了還沒有收到發(fā)票明天一定讓財務去辦貨物質量有問題,

28、交易額突然增大付款方式變更客戶排位下降推翻已有的付款承諾提出破產申請經(jīng)營者變更,債務分析技術,債權特征,債權文件債務確認債務關聯(lián)債務認同,拖欠特征,債務人特征,催討特征,拖欠時間拖欠地點交易內容拖欠性質,債務人背景信用狀況償債能力償還意愿,自行追討司法追討代理追討協(xié)商狀況,影響債務追回可能性的因素,債務分析技術,,加權,評分,債務追回的可能性,企業(yè)自行追帳方法,不良小企業(yè),鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè),國有企業(yè),尋找

29、資產,破壞信用,律師協(xié)助,人情回扣,信函,電話,造訪,EMAIL,威懾,上級施壓,通過調查尋找出對方弱點,曝光,傳真,,,,,,,,,,,,企業(yè)自行追帳的輔助方法,給予現(xiàn)金折扣,收取懲罰性利息,停止繼續(xù)供貨,取消信用額度,處理空頭支票,企業(yè)自行追帳的一般程序,1、到期未付，追帳人員應通過電話提醒客戶付款，并詢問是否收到到期付款通知單；2、過期15天未付款，發(fā)出第一封催討函，并打電話給對方負責人詢問情況，了解其態(tài)度；3、過期30天未付

30、款，發(fā)出第二封催討函，再次與對方通電話，停止供貨，取消信用額度；4、過期60天未付款，發(fā)出第三封催討函，可能的話對客戶進行巡訪；5、過期90天未付款，發(fā)出第四封催討函，并采取下列行動： 與專業(yè)追帳機構接觸，咨詢相關事宜； 對債務人進行資產調查； 作債務分析； 訴前準備。6、超過三個月，作專案處理委托專業(yè)追帳機構追討；7、超過半年，考慮法律訴訟；8、判決執(zhí)行或破產清理。,六、企業(yè)全程信用管理體系,

31、信用政策的確立 信用管理組織結構的建立 信用管理操作流程的規(guī)范 客戶信用等級和信用額度的確定,全程信用管理措施輪盤,信用管理部門的四個基本功能,協(xié)助制定和執(zhí)行公司信用政策,,科學評估客戶審核信用限額,監(jiān)控應收賬款執(zhí)行收賬政策,建立客戶檔案管理數(shù)據(jù)庫,,,,職能制約法：信用管理部門的職能,發(fā)票管理,,內部控制關鍵點之五,銷貨發(fā)票控制制度,,核對開票依據(jù)（如發(fā)貨通知單）上的連續(xù)編號，以保證所有發(fā)出貨物均要開單；

32、發(fā)票人客戶的名稱應同主要客戶一覽表或客戶購貨訂單相對照；發(fā)票上的數(shù)量必須以發(fā)貨通知單上載明的實際發(fā)運的貨物數(shù)量記錄或完成的勞務數(shù)量記錄為依據(jù)，并應受到非記錄發(fā)運數(shù)量人的檢查；開票人算出金額和填寫其他內容，應受到其他獨立于發(fā)票編制人的復核。所有發(fā)票應定期加出合計金額，以便同應收賬款或銷貨合計數(shù)相核對。,退貨理賠審核機制,內部控制關鍵點之六,退貨理賠審核控制,,驗收客戶退回的貨物，為日后確定給予客戶退貨金額和確定退回貨物是否需要

33、修理或再存放，提供依據(jù)；填制退貨接收報告，是對退回貨物進行文件記錄和進行控制的重要方法；調查退貨索賠，這一程序將確定對退回貨物要求索賠的有效性；核準退貨；填制和交付紅字發(fā)票，紅字發(fā)票和其他相應的資料應附在有關分錄憑證上，作為過入應收賬款明細分類賬的依據(jù)。,帳務管理,內部控制關鍵點之七,帳務管理,,,記錄必須有依據(jù)記錄必須及時總賬和明細賬由不同人員進行登記定期核對帳目，發(fā)函給客戶核對，且必須由非應收帳款的管理人