信息技術(shù)下的采購訂單協(xié)同管理

1、信息技術(shù)下的采購訂單協(xié)同管理張小朋一!信息技術(shù)催生新的采購管理模式隨著計算機!網(wǎng)絡!通信技術(shù)的快速發(fā)展和Intemet的普及應用企業(yè)在基于nIetmet環(huán)境下的采購是通過電子商務利用互聯(lián)網(wǎng)來實施即電子采購“它旨在利用互聯(lián)網(wǎng)尋找!管理合格的供貨商和物品隨時了解市場行情和庫存情況編制采購計劃在線采購所需的物品并對采購訂單和采購的物品進行在途管理!臺賬管理和庫存管理實現(xiàn)采購的自動統(tǒng)計分析“采購管理中一個重要的工作就是將采購需求轉(zhuǎn)換成采購訂單而

2、如何使采購訂單數(shù)據(jù)及時!準確!有效的創(chuàng)建!傳遞和跟蹤是保證供應工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)“采購訂單也稱為采購合同是企業(yè)與供應商之間簽訂的一種購銷協(xié)議主要包括采購貨物名稱!采購數(shù)量!供貨單位!到貨時間!到貨地點!運輸方式!價格和運費等“在采購業(yè)務中采購訂單是最重要的單據(jù)之一它直接關(guān)系到企業(yè)資金的安全和企業(yè)是否能夠按時生產(chǎn)!按時交貨等重要業(yè)務流程“采購訂單的重要作用決定了訂單管理在采購管理中的重要性“采購訂單管理主要記錄!跟蹤和控制訂單執(zhí)行的情況“

3、包括采購訂單的執(zhí)行!控制購貨價格!折扣及數(shù)量隨時跟蹤訂單執(zhí)行情況并根據(jù)實際情況對訂單進行及時控制達到提高采購效率!降低供應風險的目的“所以如何提高采購訂單的效率降低供應風險一直是采購負責人努力的目標“nIetmet出現(xiàn)以前人們也認識到協(xié)同合作的重要性但是沒有有效的工具幫助企業(yè)適時進行信息共享和協(xié)同企業(yè)與供應商溝通的手段和工具還相對落后大部分仍采用電話!傳位負責人或財務負責人批準的月度資金支付計劃進行撥付經(jīng)批準的月度支出計劃在正常情況下應

4、不折不扣地執(zhí)行不得出現(xiàn)多付和少付的情況遇有特殊情況時應按例外原則處理對機關(guān)本身發(fā)生的費用應以單位負責人批準的憑據(jù)進行支付“3.業(yè)務處理程序和標準“對資金收支業(yè)務來說通常有計劃!審批!收支!稽核等程序?qū)嫼怂銟I(yè)務來說通常有審核原始憑證!設置賬戶!填制記賬憑證!登記會計賬簿!財產(chǎn)清查!編制會計報告等程序“交通管理單位資金收支業(yè)務主要有交通規(guī)費資金收解業(yè)務!交通基礎(chǔ)設施維護資金撥付及報批業(yè)務!交通基礎(chǔ)設施建設資金籌措和撥付報批業(yè)務!交通行政

5、事業(yè)經(jīng)費領(lǐng)撥!支出和報批業(yè)務!預算外資金收支業(yè)務!國有資產(chǎn)管理業(yè)務等“交通管理單位的財務會計部門應當根據(jù)5會計法6和財務制度的規(guī)定及內(nèi)部管理制度的要求對每一類會計業(yè)務規(guī)定明確具體的業(yè)務處理程序“交通管理單位的財務會計部門應當根據(jù)國家統(tǒng)一會計制度和財務制度及內(nèi)部管理要求制訂業(yè)務處理標準或規(guī)范“會計業(yè)務處理標準主要包括:應執(zhí)行的會計制度!應執(zhí)行的財務管理規(guī)則!業(yè)務處理程序!會計核算基礎(chǔ)工作等“交通管理單位的會計核算業(yè)務多資金種類多管理要求嚴

6、政策性強“每一類會計業(yè)務國家都規(guī)定了相應的會計核算辦法每一種資金國家都有相應的財務管理規(guī)定“財務會計人員應按規(guī)定進行核算和管理“如果交通系統(tǒng)有一些特殊業(yè)務國家尚未規(guī)定其具體管理規(guī)定交通主管部門應與財政部門協(xié)商并征得其同意制訂一些具體的核算辦法和管理辦法使所有會計業(yè)務的核算和資金管理都有相應的規(guī)范“交通管理單位的會計核算必須符合5會計基礎(chǔ)工作規(guī)范6的要求“不論是自制原始憑證的設計與傳遞!會計賬務處理!財產(chǎn)清查和會計報告編制還是會計核算資料

7、和會計檔案管理等都應當盡力作到規(guī)范“財務會計機構(gòu)在對外編報會計報告的同時應當設置和定期編報本部門的財務會計報告以供單位領(lǐng)導和財務負責人了解和掌握本部門各項資金的收付和結(jié)存情況!有關(guān)計劃的執(zhí)行情況“4.稽核與監(jiān)督“稽核應以財經(jīng)紀律!內(nèi)部控制制度!經(jīng)批準的資金收支計劃等為依據(jù)對財務收支和會計資料進行審查和核對“日常業(yè)務審查的重點應是會計憑證和會計賬簿“在會計憑證審查中要特別注重原始憑證的審查在會計賬簿審查中要特別注重銀行存款收支及結(jié)余的審查

8、“在日常審查的基礎(chǔ)上定期審查會計報告審查時既要審查每一筆資金收支業(yè)務的真實性!手續(xù)憑證的完備性!業(yè)務處理的合規(guī)性!賬簿和報表數(shù)據(jù)的正確性也要審查單位總體的財務狀況注意檢查資金的流量和流向評價單位的資產(chǎn)負債情況預算或計劃的執(zhí)行情況各項借款合同的履行情況等“在核對賬目方面在賬實核對!賬賬核對!賬證核對!賬表核對中特別要注重銀行存款賬目和銀行對賬單的核對有價證券賬目和有價證券實有數(shù)的核對借款合同與借人款項的核對資金撥付數(shù)與資金支出計劃的核對往

9、來款項與債權(quán)!債務方定期核對等“在財務部門內(nèi)部稽核的基礎(chǔ)上交通管理單位應定期接受內(nèi)部審計部門和國家機關(guān)等監(jiān)督部門的審計和監(jiān)督對發(fā)現(xiàn)的問題進行認真糾正保證財務管理和會計核算真實!合法“(作者單位:京秦高速公路管理處)喊趾如真等傳統(tǒng)方式進行信息交流“由于信息不能及時傳達導致企業(yè)的采購效率低下對質(zhì)量和交貨期進行事后把關(guān)采購方很難參與供應商的生產(chǎn)過程和有關(guān)質(zhì)量控制活動同時供應商因為信息獲取不及時反饋速度很慢進一步影響了企業(yè)自身對生產(chǎn)和市場的反應

10、速度增加了企業(yè)風險“面對這種情況信息技術(shù)的發(fā)展迅速催生了新的采購訂單管理模式)采購訂單協(xié)同管理“二!采購訂單管理新模式的建立傳統(tǒng)的采購把重點放在如何和供應商進行商業(yè)交易的活動上比較重視交易過程中的供應商的價格比較通過供應商的多頭競爭選擇價格最低者作為合作對象“這種采購模式容易造成供求信息無法共享!響應遲鈍和事后把關(guān)造成管理失控等弊端“與傳統(tǒng)的采購相比基于供應鏈環(huán)境下的采購管理模式特別強調(diào)采購的協(xié)同性通過建立基于Iniemet的信息系統(tǒng)平

11、臺協(xié)同辦公使企業(yè)對采購訂單進行細致!高效的管理成為可能從而通過訂單協(xié)同消除企業(yè)和供應商之間的障礙“通過建立訂單協(xié)同平臺企業(yè)把標準的采購訂單信息傳送給他們的供應商供應商再根據(jù)這些信息進行計劃和生產(chǎn)供應商給采購方發(fā)出備貨!發(fā)貨通知單通知采購方什么產(chǎn)品生產(chǎn)到什么程度將于什么時候出運采購方利用這條信息對采購訂單進行跟蹤“當供應鏈中節(jié)點企業(yè)能很好地通過信息系統(tǒng)平臺達到信息共享后企業(yè)就可以提高生產(chǎn)力提高質(zhì)量為產(chǎn)品提供更大的附加值“新的訂單協(xié)同管理模

12、式不再是只考慮企業(yè)內(nèi)部協(xié)同而是把供應鏈中的各企業(yè)有機的聯(lián)系在一起使企業(yè)和供應商在共享供需信息基礎(chǔ)上根據(jù)訂單協(xié)同流程上的實際供需情況適時有效地調(diào)整供需計劃和執(zhí)行交付的過程“關(guān)注的重點更側(cè)重于企業(yè)外部協(xié)同通過基于Iniemet的管理信息平臺進行采購訂單的協(xié)同工作主要可以通過建立以下機制來完成具體如下:1.建立采購訂單協(xié)同工作機制“采購方在信息平臺上給供應商下達采購訂單同時給物流運輸公司發(fā)出運輸通知供應商在信息平臺上對采購訂單進行確認反饋物流

13、公司針對運輸通知及時和供應商進行聯(lián)系并做好運輸?shù)臏蕚洹?.建立采購仃單執(zhí)行跟蹤和預警機制“隨時了解和跟蹤供應商的生產(chǎn)進度!發(fā)貨情況以及物流運輸公司的貨物運輸情況對預測存在風險的采購訂單進行提示使采購人員及時應對處理降低供應風險“采購訂單執(zhí)行跟蹤和預警機制具體可用以下方法來實現(xiàn):1.采購訂單里程碑的設五“采購訂單里程碑是對采購訂單執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的業(yè)務描述“采購方在創(chuàng)建訂單時對訂單執(zhí)行過程中的關(guān)鍵點進行設置“通過設置訂單里程碑可以要求供應商

14、按照里程碑的信息要求及時反饋采購方訂單的執(zhí)行情況“同時系統(tǒng)可以根據(jù)里程碑的設置對項目進展拖期或供應商未反饋業(yè)務信息的訂單進行自動預警提醒提示采購方進行重點監(jiān)控并及時催辦處理“2.訂單進度跟蹤規(guī)則設呈“采購方在創(chuàng)建訂單時對訂單執(zhí)行中的進度要求進行設置供應商需按照進度要求進行備貨!送貨“其規(guī)則類型包括:如果按時間周期可以設置相應的匯報周期需要按時間周期定期進行進度匯報按備貨數(shù)量進行進度匯報系統(tǒng)自動預警提醒提示采購人員進行重點監(jiān)控及時處理“預

15、誓提醒主要針對超出時間未對采購訂單里程碑進行確認完成的!未按要求進行備貨跟蹤反饋的!備貨數(shù)量可能會出現(xiàn)風險的以及訂單執(zhí)行時間和訂單周期等事項3.訂單備貨跟蹤和催辦“供應商需要按照采購方的要求按時錄人備貨情況以便采購方隨時查詢對于未按照訂單要求備貨的訂單系統(tǒng)會自動預警提示采購方及時和供應商進行聯(lián)系督促供應商按時保質(zhì)地供貨降低供應風險“4.仃單送貨跟蹤和催辦“供應商需要按照采購方的要求按時錄人送貨情況以便采購方及時安排驗收人庫采購方可隨時查

16、詢供應商的送貨情況對于未按照訂單要求及時送貨的訂單系統(tǒng)會自動預警提示采購方及時和供應商進行聯(lián)系督促其按時保質(zhì)地送貨降低供應風險“5.第三方物流公司物流信息處理“物流公司根據(jù)送貨通知及時和供應商進行聯(lián)系索要相關(guān)證明文件并編制運輸計劃文件及時發(fā)給采購方物流公司根據(jù)實際情況及時更新貨物運輸情況采購方可及時查詢貨物運輸情況對于未按照計劃送貨的貨物系統(tǒng)會自動預警提示采購方及時和物流運輸公司進行聯(lián)系督促其按時地送貨降低供應風險“采購訂單協(xié)同管理通過

17、建立采購訂單協(xié)同工作機制和采購訂單執(zhí)行跟蹤及預警機制能夠有效地使企業(yè)參與到企業(yè)的外部管理當中來“這種基于Intemet信息技術(shù)的采購管理模式充分發(fā)揮了信息時代信息共享!傳遞快捷等特點促進企業(yè)完成從傳統(tǒng)的庫存采購0到適時生產(chǎn)(Jr)訂單采購0轉(zhuǎn)化的進程從而為企業(yè)節(jié)省庫存開支節(jié)約成本增強產(chǎn)品競爭力“三!應用采購訂單管理新模式的效果基于nIetmet信息技術(shù)企業(yè)可以充分利用網(wǎng)絡的力量整合業(yè)務并達成信息共享使企業(yè)獲得更大的利潤“同時這種基于協(xié)同

18、的采購思想將企業(yè)的內(nèi)外資源整合在一個統(tǒng)一的信息平臺上進行管理使企業(yè)變成一個電子化的內(nèi)外部協(xié)同工作的組織即:以企業(yè)本身為核心與供應商!物流企業(yè)建立nIetmet信息平臺來達到同步作業(yè)!資源共享的目的“針對采購訂單管理來講通過應用新的管理模式可以使采購方事先參與到供應商的生產(chǎn)過程中去達到更加有效地控制質(zhì)量和交貨期同時可以隨時通過訂單進行跟蹤隨時了解備貨!送貨和運輸情況最大限度地降低供應風險降低庫存!加快資金流轉(zhuǎn)!保障生產(chǎn)的順利進行還可以通過

19、信息平臺進行及時的交流縮短采購周期節(jié)約采購成本“隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展企業(yè)管理的日漸革新在市場競爭日益激烈的同時同一供應鏈關(guān)系之下的企業(yè)之間的合作更加密切各企業(yè)之間的協(xié)同管理顯得尤為重要“采購訂單的協(xié)同管理便是采購管理中最為重要的管理模式之一它基于供應鏈管理以Intemet信息技術(shù)為載體充分發(fā)揮了信息技術(shù)便捷!高效等特征和供應鏈管理的高度協(xié)同性不僅為企業(yè)有效地降低了采購成本也為采購管理向更加細致的層面發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)“(作者單位:中