采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的探索與實(shí)踐

1、理事精選采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的探索與實(shí)踐劉振海(山東萊蕪鋼鐵集團(tuán)有限公司271104)摘要:企業(yè)通過(guò)對(duì)采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組、優(yōu)化、集成，再造新的管理程序，變傳統(tǒng)，材料采購(gòu)供應(yīng)模式為現(xiàn)代化材料供應(yīng)鏈管理體制，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈各壞節(jié)的最大化增值。關(guān)鍵詞:業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再過(guò)實(shí)踐1、采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的背景隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化和電子商務(wù)在世界范圍內(nèi)的普遍展開(kāi)，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。為了在競(jìng)爭(zhēng)中保持優(yōu)勢(shì)，企業(yè)必須提高自身的運(yùn)營(yíng)效率，其中材料供應(yīng)

2、鏈管理效率對(duì)于企業(yè)整體效率的提高具有舉足輕重的現(xiàn)實(shí)意義。因此，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，把先進(jìn)的管理思想和方法引入材料采購(gòu)供應(yīng)管理流程，并對(duì)其進(jìn)行全方位、多角度的優(yōu)化改造，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使之保持行業(yè)領(lǐng)先地位，就顯得尤為迫切和必要。近年來(lái)，隨著萊鋼產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整步伐的加快，現(xiàn)有材料采購(gòu)供應(yīng)管理機(jī)制與之不相適應(yīng):一是組織機(jī)構(gòu)按條塊設(shè)置，業(yè)務(wù)科室功能重復(fù)，供應(yīng)站點(diǎn)分散，材料重復(fù)儲(chǔ)備二是招標(biāo)、采購(gòu)、供應(yīng)管理水平亟待提高。材料收發(fā)采用傳統(tǒng)的計(jì)劃提報(bào)

3、與領(lǐng)料制，周期長(zhǎng)，效率低，材料即時(shí)需求配送能力較弱二是信息處理手段落后，依靠手工作業(yè)，單據(jù)傳遞環(huán)節(jié)多，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析滯后，不利于材料消耗控制四是物流、資金流、工作流、信息流不對(duì)稱(chēng)、不同步。面對(duì)這種激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)和公司快速發(fā)展的要求，必須對(duì)原有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面優(yōu)化再造。2、采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的基本內(nèi)涵用現(xiàn)代供應(yīng)鏈管理思想，改造材料采購(gòu)供應(yīng)管理模式、采購(gòu)方式、采購(gòu)方法，對(duì)整個(gè)供應(yīng)物流體系進(jìn)行整體規(guī)劃和資源優(yōu)化，打破傳統(tǒng)材料供應(yīng)管理?xiàng)l塊分

4、割的運(yùn)作方式，體現(xiàn)材料供應(yīng)分段管理、崗位分設(shè)的專(zhuān)業(yè)化管理思想，防止暗箱操作打破舊有管理規(guī)范，重整和再造材料供應(yīng)流程，從傳統(tǒng)的職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒坦芾?，變“?fù)雜“流程為“簡(jiǎn)單“流程變“灰色“流程為“規(guī)范“流程，變“模糊“流程為“明確“流程，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的最大化增值。3、采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的主要做法自2006年以來(lái)，萊蕪鋼鐵集團(tuán)有限公司對(duì)材料采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造和優(yōu)化并不斷完善提升，不僅適應(yīng)了企業(yè)快速發(fā)展的需求，而且極大地提高了組e

5、s協(xié)c響i愴eno叫l(wèi)dM陽(yáng)a卸an陽(yáng)1舊啕叩a噸9織運(yùn)行效率。3.1調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，管理向扁平化轉(zhuǎn)變。按照決策科學(xué)、權(quán)力分隔的原則，把決策、管理與執(zhí)行層嚴(yán)格分開(kāi)，劃分為三個(gè)管理層次，業(yè)務(wù)流程和管理要求發(fā)生了較大變革，原有的金字塔型結(jié)構(gòu)被精簡(jiǎn)、高效的扁平化結(jié)構(gòu)所取代。決策層主要負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、方針、戰(zhàn)略和總體規(guī)劃決策，以及重大事項(xiàng)決策批準(zhǔn)規(guī)章制度的制定、修訂和廢止指揮和協(xié)調(diào)各部門(mén)的關(guān)系，確定各部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限。管理層主要負(fù)責(zé)行政事務(wù)管理、綜

6、合業(yè)務(wù)管理、信息收集與市場(chǎng)調(diào)研、采購(gòu)策略選擇、供應(yīng)商管理、采購(gòu)模式和采購(gòu)目標(biāo)確定、質(zhì)量管理與核算管理等。執(zhí)行層主要負(fù)責(zé)合同簽訂、材料催交、質(zhì)量驗(yàn)收、倉(cāng)儲(chǔ)保管和材料配送等純執(zhí)行功能O3.2創(chuàng)新管理模式，再造業(yè)務(wù)流程。優(yōu)化采購(gòu)供應(yīng)環(huán)節(jié)，變?nèi)齻€(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)科為采購(gòu)策劃中心和采購(gòu)執(zhí)行中心，把分散在各科、庫(kù)站的計(jì)劃、平衡、協(xié)調(diào)、核算、統(tǒng)計(jì)等職能集中管理，成立以計(jì)劃、合同、核算為主的管理機(jī)構(gòu)。同時(shí)，為了加強(qiáng)質(zhì)量管理和客戶資源管理，從信息價(jià)審科獨(dú)立出質(zhì)量

7、管理科根據(jù)生產(chǎn)區(qū)域布置，按照便利性、節(jié)約性和可行性原則，改變現(xiàn)有倉(cāng)儲(chǔ)供應(yīng)站點(diǎn)分散的布局，變革現(xiàn)有倉(cāng)儲(chǔ)供應(yīng)模式，變8個(gè)供應(yīng)站為4個(gè)區(qū)域?qū)I(yè)庫(kù)和1個(gè)配送中心，全面推行材料即時(shí)配送制，實(shí)現(xiàn)以材料直撥直送與即時(shí)配送相結(jié)合的材料供應(yīng)模式，建立起庫(kù)站現(xiàn)場(chǎng)供應(yīng)與業(yè)務(wù)科室協(xié)同聯(lián)動(dòng)的材料保障體系。3.3打破專(zhuān)業(yè)壁壘，業(yè)務(wù)管理流程化。流程再造后，變76個(gè)業(yè)務(wù)流程為32個(gè)，計(jì)劃、招標(biāo)、采購(gòu)、合同、人出庫(kù)、庫(kù)存控制及配送等作業(yè)流程之間的壁壘完全消除，實(shí)現(xiàn)了一級(jí)

8、核算管理。主要流程如下:睜睜圈圈電器制露露圈叫醒蘸52011年第1期業(yè)務(wù)管理流程化，從根本上打破了多層管理、塊塊分割、信息不暢的格局，實(shí)現(xiàn)了材料采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)的高效順暢。如計(jì)劃到采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化前需要以下環(huán)節(jié):材料需求車(chē)間(提報(bào)計(jì)劃)→本單位主管部門(mén)(審核)→供應(yīng)站計(jì)劃員→計(jì)劃合同科計(jì)劃員→業(yè)務(wù)科計(jì)劃員→業(yè)務(wù)科科長(zhǎng)→采購(gòu)員。流程優(yōu)化后變?yōu)?材料需求單位(提報(bào)計(jì)劃)→采購(gòu)策劃中心專(zhuān)業(yè)計(jì)劃員→采購(gòu)員，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)由7個(gè)減少為3個(gè)。3.4完善客戶

9、管理機(jī)制，強(qiáng)化內(nèi)外部資源的協(xié)調(diào)統(tǒng)一?？蛻糍Y源是供應(yīng)鏈管理中重要的一環(huán)，建立完善的供應(yīng)商開(kāi)發(fā)和管理體系極為重要。一是加強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)分析，按照功能、質(zhì)量、安全、價(jià)格、服務(wù)并重的原則挖掘合格供應(yīng)商、評(píng)價(jià)潛在供應(yīng)商。進(jìn)一步完善供應(yīng)商評(píng)價(jià)系統(tǒng)，建立起一整套量化指標(biāo)體系，實(shí)施動(dòng)態(tài)績(jī)效管理，年度新增和淘汰率保持在10%二是以?xún)?yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)為核心，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理和庫(kù)存管理的根本性突破。對(duì)供應(yīng)商實(shí)行分級(jí)分層管理，滿足材料供應(yīng)質(zhì)量檔次、服務(wù)檔次的需求和材料類(lèi)

10、別結(jié)構(gòu)的變化。建立完善的“零庫(kù)存“和供應(yīng)商庫(kù)存管理體系，與供應(yīng)商形成戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系三是以供應(yīng)鏈管理為核心，建立與供應(yīng)商連接的電子平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上采購(gòu)和供應(yīng)商庫(kù)存即時(shí)配送。通過(guò)電子商務(wù)的開(kāi)展，完善采購(gòu)程序，規(guī)范采購(gòu)行為，實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)c3.5利用信息化手段，建設(shè)現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。為適應(yīng)流程優(yōu)化的要求，實(shí)現(xiàn)材料供應(yīng)的信息化管理，開(kāi)發(fā)并建設(shè)“材料采購(gòu)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)該系統(tǒng)按照“ERP“系統(tǒng)的管理模式開(kāi)發(fā)，在業(yè)務(wù)流程再造(BPR)的基礎(chǔ)上，基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)內(nèi)

11、外資源的有效利用與管理。該系統(tǒng)具有以下功能:一是強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能。包括從用戶用料申請(qǐng)、計(jì)劃匯總平衡、市場(chǎng)信息收集、采購(gòu)方式選擇、供應(yīng)商管理、招標(biāo)采購(gòu)、合同管理、質(zhì)量驗(yàn)收到物流配送，以及審批等全過(guò)程的數(shù)據(jù)流程二是即時(shí)的信息管理功能。開(kāi)放的電子商務(wù)信息系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)能給供應(yīng)商和用戶提供及時(shí)、有效的采購(gòu)需求信息和庫(kù)存情況，用信息代替庫(kù)存，對(duì)供應(yīng)商實(shí)施會(huì)員管理，從小區(qū)域市場(chǎng)到大區(qū)域乃至全球范圍，從國(guó)內(nèi)走向國(guó)際三是高效的分析決策系統(tǒng)。對(duì)采購(gòu)決策

12、提供指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存結(jié)構(gòu)和品種規(guī)格的優(yōu)化可以建立市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)，提供實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確地分析信息給領(lǐng)導(dǎo)決策，提升管理質(zhì)量和效率因是安全的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境?？蛻舳瞬恍枰惭b程序，通過(guò)Weh訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)，可實(shí)現(xiàn)全球化辦公。截止2010年12月累計(jì)處理需求計(jì)劃61758份，編制詢(xún)價(jià)方案1169份，簽定合同12000份，辦理出入庫(kù)單58150份，出庫(kù)采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的探索與實(shí)踐總金額50億元，全部業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了元紙化辦公。附圖材料采購(gòu)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)總體框架圖3.

13、6按流程配置崗位，人力資源得以?xún)?yōu)化。堅(jiān)持人力資源優(yōu)化整合與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的原則，按流程設(shè)置崗位，按崗位配置人員O一是對(duì)全體干部員工進(jìn)行了崗位適應(yīng)性培訓(xùn)。根據(jù)各崗位需求，分層次、按專(zhuān)業(yè)、分階段開(kāi)展學(xué)習(xí)教育，通過(guò)培訓(xùn)，使全體員工熟悉和掌握本崗位的業(yè)務(wù)知識(shí)，增強(qiáng)了適應(yīng)崗位需求的能力二是實(shí)行科級(jí)干部和關(guān)鍵人員崗位交流，強(qiáng)化崗位責(zé)任，完善用人機(jī)制，規(guī)范操作辦法，提高內(nèi)控管理水平和系統(tǒng)運(yùn)行效率三是按照業(yè)務(wù)流程再造的崗位需求，因事?lián)袢?，全面?shí)行競(jìng)爭(zhēng)上

14、崗O對(duì)于重點(diǎn)關(guān)鍵崗位，多層面、多渠道選拔，如核算人員、質(zhì)量管理員、供應(yīng)商管理人員等，嚴(yán)格雙考篩選，公開(kāi)招聘，競(jìng)爭(zhēng)上崗。通過(guò)一系列的優(yōu)化配置，讓員工的創(chuàng)業(yè)激情和工作活力競(jìng)相迸發(fā)，促進(jìn)員工在改革中發(fā)展、在競(jìng)爭(zhēng)中提高、在實(shí)踐中充實(shí)，達(dá)到人盡其才、才盡其用的目的。4、實(shí)施效果強(qiáng)大的信息資源，有助于管理者決策規(guī)范的操作程序，降低了違規(guī)違紀(jì)風(fēng)險(xiǎn)標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程，加快了采購(gòu)供應(yīng)速度，合同交貨期由原來(lái)的32天縮短到現(xiàn)在的8天庫(kù)房面積由24115m2降至i