公文格式詳解

1、眉首部分：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人 主體部分：公文標(biāo)題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時間、公文生效標(biāo)識、附注 版記部分：主題詞、抄送、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間,一、公文的格式,,,00001,,,天開〔2005〕3號,關(guān)于加強文書檔案工作的通知,各分公司，各處、室： 為貫徹甌江市人民政府《關(guān)于進(jìn)一步加強企業(yè)檔案工作若干意見》（甌府[2005]2號）的精神，加強本公司及下

2、屬單位文書檔案工作，·········。,附件：1、甌江市人民政府··········意見 2、甌江市檔案館········的通知,二○○五年一月二日,,主題

3、詞：文書 檔案 通知,□抄送：市檔案局，市經(jīng)貿(mào)委。,□天開電化有限公司辦公室,2005年1月印發(fā)□,,眉首,主體,版記,,,機 密★一年,特 急,1、傳達(dá)行文意圖；2、表明文書的生效時間和法律憑據(jù)；3、表明行文關(guān)系和主送范圍。,1、提供主題檢索標(biāo)識；2、確定復(fù)本送達(dá)范圍；3、提供公文印制責(zé)任者、時間等。,天開電化有限公司文件,1、表明文書的法定權(quán)威和信息源；2、確定文書的處理緩急和安全要求；3、為文書的

4、科學(xué)管理提供分類標(biāo)識和檢索途徑。,（一）用紙：國際標(biāo)準(zhǔn)A4，幅面尺寸210mm×297mm（二）公文頁邊與版心公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±lmm公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼),排印格式,,排印格式,（三）公文中的顏色：一般情況下，除了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。（四）排版規(guī)格 正

5、文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字。,,,,,,,下行、平行公文首頁格式,平行文、下行文，至版心上邊緣25mm,,,上報公文首頁版式,,上行文至版心上邊緣為80mm,眉首部分,份號、保密等級和期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)示、發(fā)文字號、簽發(fā)人，位于公文首頁間隔線上方 （一）份號：將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第l行。（二）秘密等級和保密期限秘密等級分為“絕密”、“機密

6、”、“秘密”三級 。3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，在秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。,,另：企業(yè)商業(yè)秘密：,企業(yè)商業(yè)秘密分“商密AAA”、“商密AA”和“商密A”三種；保密期限比照國家秘密期限。例：商密A 1年。,眉首部分,,份號,秘密等級和保密期限3號黑體字,空一字,“★”,眉首部分,（三）緊急程度緊急程度是指送達(dá)和辦理公文的時限要求，分“特急”、“急件”。

7、如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。,,,眉首部分,（四）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”兩字組成。如“××省人民政府文件”、“ ××公司文件”。發(fā)文機關(guān)用來制發(fā)正式文件時使用的具有固定版式的標(biāo)識。發(fā)文機關(guān)常用紅色字體印刷，俗稱“紅

8、頭”，字體為小標(biāo)宋體。,字體為小標(biāo)宋體。大小：22mm×55mm約為初號字,上下居中,公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關(guān)過多只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機關(guān)字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止,居中,機關(guān)代字,年份,序號,〔 〕六角括號,（五）發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號三部分組成。常見問題：冀教〔 84 〕第161號教高（2003）05號中辦發(fā)〔2004〕字37號

9、×教（84）字第161號,,眉首部分,發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，不加“第”字。,眉首部分,（六）簽發(fā)人：代表發(fā)文機關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)公文文稿的領(lǐng)導(dǎo)人姓名，簽發(fā)人和會簽人（聯(lián)合行文）的姓名，是公文生效并對其內(nèi)容負(fù)責(zé)的標(biāo)志。一般公文不必有簽發(fā)人，上行文中要標(biāo)明，請示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。,,平行排列于發(fā)文字號右側(cè) 簽發(fā)人

10、用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。,居左空1字,居右空1字,主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。,信函式文頭,文件字號加于此處,距上頁邊30mm,,紅色，長均為170mm,,距下頁邊20mm,特急,命令（令）格式,會議紀(jì)要格式：會議紀(jì)要標(biāo)識由“

11、15;×會議紀(jì)要”組成。用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。會議紀(jì)要不加蓋印章。,黨的機關(guān)公文版頭,中共××委員會（通知）,主體部分,（一）標(biāo)題：完整的公文標(biāo)題：發(fā)文機關(guān)+主題+文種 如《中共中央關(guān)于面向21世紀(jì)加強和改進(jìn)黨校工作的決定》主題+文種：《關(guān)于認(rèn)真貫徹執(zhí)行中央和地方稅務(wù)機構(gòu)征收征管分工有關(guān)規(guī)定的請示》　。　發(fā)文機關(guān)+文種：《中華人民共和國公報》《新大地公司通知》文種：《通知

12、》,,,a.標(biāo)題無文種 將一般公文誤作為法定公文，致使標(biāo)題無文種。如 《……關(guān)于……的規(guī)劃》、 《……關(guān)于……的總結(jié)》。 轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被放棄，致使標(biāo)題無文種。如《……關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)……的方案》。 b.不倫不類的標(biāo)題 兩個文種并用 如請示報告、任免決定的通知等。 混用文種 將“請示”錯用成“申請”。,公文標(biāo)題病誤,,,c.標(biāo)題中亂用標(biāo)點符號 公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般

13、不用標(biāo)點符號。 公文中亂用標(biāo)點符號主要表現(xiàn)在： 1).轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī)、規(guī)章，不用書名號而用引號。 2).不必用其他標(biāo)點符號而隨意使用。 如《關(guān)于對1999年“全民文明禮貌月活動”安排的通知》。,公文標(biāo)題病誤,,主體部分,,1、全國人民代表大會常務(wù)委員會教師節(jié)的決定 少關(guān)聯(lián)詞“關(guān)于”,主題表達(dá)不全　2、關(guān)于對張××進(jìn)行欺騙偽造病假條錯誤的通報 內(nèi)容重復(fù)啰嗦：關(guān)于張×&

14、#215;偽造病假條錯誤的通報　3、××市公安局關(guān)于表揚×××的通知 文種使用錯誤，應(yīng)用《關(guān)于表彰……的通報》 4、××縣政府辦公室關(guān)于批轉(zhuǎn)××市長在××會議上講話的通知 不可用批轉(zhuǎn)，只能用印發(fā)（上級才可用批轉(zhuǎn)）,格式：公文標(biāo)題在紅線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意

15、完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。 制作標(biāo)題時注意三點： 一是不要文字太多，標(biāo)題太長。如：《**大學(xué)關(guān)于認(rèn)真貫徹中央紀(jì)律檢查委員會關(guān)于不準(zhǔn)干擾大學(xué)畢業(yè)生分配工作的通報精神，做好我校應(yīng)屆畢業(yè)生分配工作的幾點意見》這個標(biāo)題57個字。還有一些轉(zhuǎn)發(fā)性文件，多層轉(zhuǎn)發(fā)處理不當(dāng)，造成了標(biāo)題太長。二是不要隨意省略標(biāo)題要素，只寫文種。如有的公文只寫《通知》兩個字，讀者通過標(biāo)題，得不到任何信息，更無法了解公文的主旨，是不符合要求的標(biāo)題。三是標(biāo)題中除法規(guī)、

16、規(guī)章名稱使用書名號外，一般不使用標(biāo)點符號。,主體部分,,主體部分,（二）題注：對文件標(biāo)題的注釋說明，用以說明法規(guī)性文件或經(jīng)會議討論通過的文件的產(chǎn)生的法定程序和時間，使用（）標(biāo)注，不用其他符號如句號等。位于標(biāo)題正下方，一行或多行。如《中共中央關(guān)于進(jìn)一步加強農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的決定》題注為“（中國共產(chǎn)黨第十三屆中央委員會第八次全體會議1991年11月29日通過）”,,主體部分,（三）主送機關(guān)：負(fù)責(zé)處理公文的主要受理機關(guān)。面向全社會或普發(fā)性公文以

17、及規(guī)章條例外，一般應(yīng)注明主送機關(guān)。上行文、平行文一般只有一個主送機關(guān)，下行文可有多個主送機關(guān)。上行文的主送機關(guān)應(yīng)是直接上級機關(guān)，一般不得越級行文，不得將領(lǐng)導(dǎo)人作為主送機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)為全稱或規(guī)范簡稱、統(tǒng)稱。,,標(biāo)題,主送機關(guān),標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用3號仿宋體，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。,不同類且非并列關(guān)系的機關(guān)中間用逗號隔開，同類中間用頓號隔開，末尾加冒號，如“各省、自治區(qū)直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直

18、屬機構(gòu)：”,主體部分,（四）正文：公文的核心和主體部分，表述文件的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖。一般而言，主送機關(guān)之下、落款之上都是正文，一般包括開頭（緣由）、事項、結(jié)尾三部分。不同文種寫法不同。,,1）開頭特點：開頭要開門見山，起句立意，簡潔精煉，富于概括力，能夠引領(lǐng)下文。 方式： *一是根據(jù)式 “根據(jù)”、“遵照”、“按照”等作為標(biāo)志 *二是目的式 “為了”、“為”等作為標(biāo)志 *三是起因式 “鑒于”

19、、“由于”、“隨著”等作為標(biāo)志 *四是時間式 “最近”、“近年來”等作為標(biāo)志,主體部分·正文,,2）事項特點：主題單一、內(nèi)容準(zhǔn)確、語言簡潔樸實、論證符合邏輯方式：　　*按事物發(fā)展的時間順序排列－會議紀(jì)要、通報、大事記　　*按事件構(gòu)成要素的邏輯次序排列（時間、地點、任務(wù)、過程、原因、結(jié)果）－通報、報告、通知　　*按提出問題－分析問題－解決問題的事理層次為序排列,主體部分·正文,,3）結(jié)尾特點：簡練

20、、直接要求　　 *對主題再作簡要概括或強調(diào) *強調(diào)行文目的或陳訴行文要求,主體部分·正文,,主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。3號或4號仿宋體印刷。,,2號小標(biāo)宋體,主體部分,（五）附件：附在正文之后的一些補充材料，有的公文沒有附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字，文件印章等生效標(biāo)志之上。,,正文下空一行左空2字，文件印章等生效標(biāo)志之上用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和

21、名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點符號。,主體部分,（六）發(fā)文機關(guān)：發(fā)文機關(guān)，是公文的作者或發(fā)出單位。發(fā)文機關(guān)要寫全稱或規(guī)范化簡稱。 若是聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。使用全稱或規(guī)范簡稱，不可濫用簡稱。位置在正文或附件標(biāo)注的右下方，另起一行書寫，和上面的內(nèi)容空出一定距離，以便加蓋印章。（七）印章：是發(fā)文機關(guān)對文件生效負(fù)責(zé)的憑證，除會議紀(jì)要和電報形式發(fā)出的公文外，正式行文都應(yīng)加蓋印章。也可簽署。,,上不壓正文、下不離日

22、期、騎年蓋月，下弧無文字時下套下弧有文字時中套,不得標(biāo)識此頁無正文,當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整字距、行距的措施，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決,中套方式,下套方式,當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空七個字，主辦機關(guān)印章在左側(cè)，兩印章不得相交或相切，兩個印章平行排列，上距正文一行之內(nèi)，采用同種加蓋印章方式(或下套方式，或中套方式)當(dāng)聯(lián)合

23、行文需蓋三個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)落款發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱），主辦機關(guān)名稱排列在前，印章對應(yīng)蓋在機關(guān)名稱之上，每排最多排三個印章。最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，成文日期標(biāo)示在最后一排印章之下空一行位置，右空兩個字。,主體部分,,兩個機關(guān)聯(lián)合行文加蓋印章規(guī)范,三個以上機關(guān)聯(lián)合行文加蓋印章規(guī)范,主體部分,（八）發(fā)文時間：或成文時間。是公文制成時間或生效的法定時間。年月日齊全，不可省略。用漢字書寫，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢

24、字混用，“零”寫為“Ο” 。一般文件，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)； 聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)； 會議通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)； 法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準(zhǔn)。,,（九）附注：是對公文使用時需要注意的其他事項的說明。如術(shù)語的解釋、文件的傳閱范圍、使用方法等。位于成文日期的下一行，居左空兩個字，用圓括號括入。如：（此件發(fā)至縣、團級，傳達(dá)到全體黨員）?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)

25、系人的姓名和電話。,,主體部分,,2號小標(biāo)宋體,,版記部分,（一）主題詞：反映公文內(nèi)容的規(guī)范化詞語，名詞或名詞性詞組。各單位和系統(tǒng)的主題詞表一經(jīng)確認(rèn)不得隨意修改。 標(biāo)引主題詞必須使用有關(guān)主題詞表（如《國務(wù)院主題詞表》《教育類公文主題詞表》等）。一份文件選用2至3個主題詞，最多不超過5個， 詞與詞之間，不寫標(biāo)點，空1個字的間距。 主題詞用3號黑體字居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。,,用3號黑體字，居左

26、頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字，詞語中間不用頓號而是空格，數(shù)量為3－5個,版記部分,（二）抄送機關(guān)：需要了解公文內(nèi)容，但不負(fù)責(zé)處理和執(zhí)行的機關(guān)?？梢允巧霞墶⑾录壔虿幌嚯`屬的機關(guān)。對上級機關(guān)用“抄報”，對同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)用“抄送”，對下級機關(guān)用“抄發(fā)”。抄送的目的是與有關(guān)方面溝通情況，以便取得了解、理解、支持和配合。選擇抄送機關(guān)要注意不可隨意擴大范圍或漏送，名稱應(yīng)為全稱或規(guī)范化簡稱。位于文件末頁主題詞下

27、方。,,版記部分,主題詞下一行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號，抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。,版記部分,（三）印發(fā)標(biāo)記：由印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、錄入校對人員姓名和印制份數(shù)組成，位于公文末頁下端。印發(fā)機關(guān)一般為發(fā)文機關(guān)的辦公廳（室）。印發(fā)日期指實際印刷的時間，不同于成文日期，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。,,,版記示意圖,版記部分,

28、印發(fā)機關(guān)和印刷日期同一行。打字校對人員姓名和印刷份數(shù)同為最末一行。用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。,版記部分,（四）版記中的反線：版記各個要素之下均加一條反線，寬度同版心。 一是為顯示各要素之間的區(qū)別，二是如此設(shè)計顯得美觀。要注意最后一個要素之下要有一條反線。（五）版記的位置： 版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。（五）頁碼：公文每一頁的

29、順序編號，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注在圖文區(qū)下端，正面為單號，位于右下角，反面為雙號，位于左下角。,,4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。,,總結(jié)：公文的字號、字體,（一）“發(fā)文機關(guān)標(biāo)識”，用小標(biāo)宋體字，套紅色。字體為長宋體。大?。?2mm×55mm約為初號字 （二）公文標(biāo)題用２號小標(biāo)宋體字，小標(biāo)

30、題可用３號小標(biāo)宋字或黑體字。（三）秘密等級標(biāo)識、緊急程度標(biāo)識和“主題詞”用３號黑體字。（四）簽發(fā)人的姓名用３號楷體字。（五）主題詞的詞目用３號小標(biāo)宋體字。（六）除上述規(guī)定外，公文的其他部分均使用３號仿宋體字。（七）一般每面排２２行，每行排２８個字。,,,,判斷對錯,1、發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成。正確，如南理工院字〔2006〕5號。2、珠府辦〔02〕第七號。錯誤。珠府辦〔2002〕7號3、公文標(biāo)題一般不得使