資源圖示庫第3期-企業(yè)內(nèi)部門戶系統(tǒng)

1、貫徹執(zhí)行《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》工作布置,2013年7月,,,,,,,,,一、采購辦設置和職責,二、集團《采購管理規(guī)定（試行）》介紹,三、采購事項審批填報和審核要點,四、工作任務布置,,,,,,,,,一、采購辦設置和職責,二、集團《采購管理規(guī)定（試行）》介紹,三、采購事項審批填報和審核要點,四、工作任務布置,,集團《采購管理規(guī)定（試行）》對采購管理辦公室設置的要求是：管理委員會下設采購管理辦公室，采購管理辦公室專職機構(gòu)簡稱采購辦。集團本

2、級采購管理辦公室由采購辦、基建設備處、采購中心、辦公室等管理委員會專業(yè)工作小組歸口管理部門共同組成。采購管理辦公室專職機構(gòu)設在管理委員會指定的職能部門，集團本級設在采購辦，由職能部門主要負責人擔任采購辦主任。集團所屬工業(yè)、商業(yè)單位均應設立采購管理辦公室，采購管理辦公室設置和人員組成由本單位管理委員會審定。,《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》第八條明確了采購管理辦公室的設置和組成要求。,采購管理辦公室的主要職責,3.負責組織編制、審視、修訂《采購目

3、錄》,2.負責制訂采購工作、招投標管理工作的制度和程序,1.貫徹落實董事會和管理委員會關于采購工作的相關決議和要求,4.負責匯總、編制、審核年度采購計劃及調(diào)整計劃,5.負責組建招標代理機構(gòu)庫和采購專家?guī)?，對采購專家?guī)爝M行日常管理,6.負責組織自行招標及其相關工作,7.負責采購項目實施的過程管理，對采購規(guī)定附表履行審核職責,8.負責采購計劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計分析,,,,,,,,,一、采購辦設置和職責,二、集團《采購管理規(guī)定（試行）》介紹,三、

4、采購事項審批填報和審核要點,四、工作任務布置,,,,,,,,采購管理規(guī)定（試行）章節(jié)介紹,,,標準的附錄,附錄A采購目錄編制的分類標準附錄B采購事項審批表附錄C招標代理機構(gòu)選擇申請表附錄D招標文件審批表附錄E開標通知單附錄F中選供應商確認單附錄G采購事項新增或調(diào)整變更申請表附錄H年度采購計劃申報表附錄J年度采購計劃中期調(diào)整申報表附錄K年度采購計劃編制流程附錄L招標采購管理流程附錄M競爭性談判、單一來源、詢價采購管理

5、流程附錄N相關文件清單,采購管理規(guī)定（試行）,,采購管理規(guī)定（試行）附錄介紹,,,,,,,,,一、采購辦設置和職責,二、集團《采購管理規(guī)定（試行）》介紹,三、采購事項審批填報和審核要點,四、工作任務布置,,1,2,3,采購事項審核的依據(jù),涉及采購和招投標管理的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范性文件要求，具體可參見《采購管理規(guī)定（試行）》附錄N相關文件清單和公司內(nèi)網(wǎng)首頁整頓規(guī)范與普法宣傳的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定專欄內(nèi)容,董事會（管委會）批準的年度采購計

6、劃項目明細表（含項目預算金額、采購方式等）和相關決議、批復文件等,采購職能部門向董事會（管委會）請示的涉及采購事項新增或調(diào)整變更事項，董事會（管委會）批復的決議和批復文件等,,,,,采購事項審批表CG10-ZJ2,,,,填報說明,啟動采購項目需填寫《采購事項審批表》，填寫時注意采購項目、批復文號、年度預算金額及管委會批復采購方式內(nèi)容應與年度計劃一致；跨年度采購項目應注明項目總體預估金額及當年預算金額。,,審核要點,查看采購項目是否屬于董

7、事會（管委會）批復的年度采購計劃內(nèi)項目，項目預算金額和采購方式是否與批復的年度采購計劃相符。在批復的年度采購計劃內(nèi)查找不到該項目或無明確對應關系的項目退回；除公開招標以外采購方式與董事會（管委會）批復方式不同的項目退回；采購項目金額超預算金額（工程項目超15%，物資和服務項目超10%）的項目退回。退回項目應先填寫《采購事項新增或調(diào)整變更申請表》獲得董事會（管委會）批復后再填寫《采購事項審批表》。,招標代理機構(gòu)選擇申請表CG10-ZJ3,

8、,,,填報說明,屬于招標項目（公開招標或邀請招標）填寫招標代理機構(gòu)選擇申請表。由采購辦會同業(yè)務部門到監(jiān)察部門在候選招標代理機構(gòu)庫內(nèi)隨機抽取，采購辦根據(jù)隨機抽取結(jié)果，當場聯(lián)系招標代理機構(gòu)人員（簡單說明項目情況和抽取結(jié)果），如代理機構(gòu)無法代理該項目，則重新抽取。如遇到因承接該項目其他業(yè)務而需回避的招標代理機構(gòu)應由業(yè)務部門在填表時進行說明。,,審核要點,候選招標代理機構(gòu)庫名單事先應經(jīng)管委會審定；對于業(yè)務部門希望多個項目批量抽取招標代理機構(gòu)的操

9、作原則是：一個項目多個標書可以一次抽取，多個項目一個標書可以一次抽取，多個項目多個標書希望集中抽取的，需要部門書面提出，經(jīng)采購辦、監(jiān)察部門同意后方可安排集中抽取。,招標文件審批表CG10-ZJ4,,,,填報說明,業(yè)務部門填寫招標文件審批表同時需提供經(jīng)過招標文件討論基本定稿的招標文件，經(jīng)法規(guī)、財務、監(jiān)察、采購辦審核同意后，才能發(fā)布招標公告、發(fā)售招標文件。,,審核要點,目前集團本級原則上采用每周集中會審方式，由法規(guī)、財務、監(jiān)察、采購辦集中對

10、招標文件進行審核，如遇業(yè)務部門有緊急需求，也可采用在各審核部門間流轉(zhuǎn)審核的方式。,開標通知單CG10-ZJ5,,,,填報說明,業(yè)務部門填寫開標通知單時，開標時間、開標地點要與招標文件約定一致，開標時間要精確到*年*月*日*時。,,審核要點,重點查看開標時間和開標地點是否與招標文件約定一致。,中選供應商確認單CG10-ZJ6,,,,填報說明,所有采購方式均要填寫中選供應商確認單，招標項目要同時提供評標報告，競爭性談判項目要同時提供競爭性談

11、判小組討論意見的會議紀要，詢價項目要同時提供詢價小組討論意見的會議紀要，競爭性談判小組或詢價小組全體成員要在會議紀要上簽字確認。,,審核要點,招標項目依據(jù)評標報告查看中選單位是否與評委推薦中選供應商排名一致；競爭性談判項目和詢價項目查看中選單位是否是競爭性談判小組或詢價小組集體商議確定的推薦中選供應商；單一來源采購，如董事會（管委會）有批復單一來源采購供應商的應與批復的供應商一致。,采購事項新增或調(diào)整變更申請表CG10-ZJ7,,,,填

12、報說明,采購項目新增或采購項目金額超預算調(diào)整或采購方式調(diào)整需填寫采購事項新增或調(diào)整變更申請表，在新增或調(diào)整變更申請中應概要描述新增調(diào)整變更理由、預算金額及采購方式等關鍵信息，并由業(yè)務部門對采購事項新增或調(diào)整變更向董事會（管委會）進行專文請示，經(jīng)董事會（管委會）批復同意后再填寫采購事項審批表。,,審核要點,采購辦對業(yè)務部門的采購事項新增或調(diào)整變更申請內(nèi)容進行初審，特別是對于采購方式調(diào)整理由是否符合行業(yè)規(guī)范性文件相關條款要求進行審核。采購辦

13、初審通過后，業(yè)務部門應提交部門領導簽字、蓋章的正式書面請示，遞交董辦提請董事會（管委會）進行審批。,合同審核表,,,,填報說明,正式簽訂合同前，業(yè)務部門需填寫合同審核表，并攜帶基本定稿的合同文本和全套采購事項審批材料，經(jīng)法規(guī)、財務、審計部門進行合同審核同意后，才能辦理正式合同手續(xù)。 合同文本分為示范合同文本和非示范合同文本兩類，示范合同文本可在公司內(nèi)網(wǎng)首頁普法宣傳專欄中查詢和下載使用。業(yè)務部門如使用示范合同文本，原則上不得對合同

14、文本的格式條款進行修改，確需修改的應采用修訂模式進行注明，若未注明擅自修改未明示引起后果的，將承擔相應責任。,,審核要點,法規(guī)、財務、審計部門按照《局、集團公司工程投資、物資采購、宣傳促銷項目合同審核操作細則》（滬煙專法[2012]76號）文件所明確的審核職能進行合同審核。合同審核可采用網(wǎng)上審核、集中會審、流轉(zhuǎn)審核方式進行，目前集團本級主要采用每周集中會審方式，部分兩項工作信息化試點部門采用網(wǎng)上審核，如遇業(yè)務部門緊急需求，也可采用在各審

15、核部門間流轉(zhuǎn)審核方式。,,,,,,,,,一、采購辦設置和職責,二、集團《采購管理規(guī)定（試行）》介紹,三、采購事項審批填報和審核要點,四、工作任務布置,,各單位于2013年7月底之前完成采購辦機構(gòu)設置工作，采購辦原則上不宜設置在監(jiān)察部門。請各單位將采購辦機構(gòu)設置、主要職責和人員組成情況書面上報集團整頓辦，上報材料經(jīng)各單位主要負責人簽字并加蓋公章。,1. 明確采購辦機構(gòu)設置,各單位根據(jù)行業(yè)《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》和集團《采購管理規(guī)定（試行）

16、》轉(zhuǎn)化制定本單位《采購管理實施細則》，《采購管理實施細則》按標準化文件格式編制，納入標準化文件體系管理?！恫少徆芾韺嵤┘殑t》制定完成后，應按照《市局、公司管理規(guī)范備案審查規(guī)定（試行）》（滬煙專法[2013]50號）文件要求提交法規(guī)處進行備案審查。上述工作要求2013年8月底之前完成。,2. 制定《采購管理實施細則》,各單位于2013年8月份開始全面啟動采購事項審核管理，由采購辦對《采購事項審批表》、《招標代理機構(gòu)選擇申請表》、《招標文件

17、審批表》、《開標通知單》、《中選供應商確認單》、《采購事項新增或調(diào)整變更申請表》履行過程審核職能，并留存相關審核記錄，做好采購事項審核臺帳記錄。對于未履行采購事項審核的項目在合同審核環(huán)節(jié)和財務支付環(huán)節(jié)一律退回不予辦理。,3. 啟動采購事項審核管理,在年度采購計劃編制過程中，采購職能部門要對采用非公開招標的理由進行充分說明，各單位董事會、管理委員會要審慎對待采購計劃和采購方式審批環(huán)節(jié)的決策把關，對理由不充分，不符合行業(yè)規(guī)定要求的一律退回，

18、對于因各種情況需要調(diào)整采購方式的，由采購職能部門專文向董事會、管理委員會請示，待董事會、管理委員會審批通過后才能實施調(diào)整。,4. 嚴格采購方式審核把關,集團整頓辦每季度將定期分析和通報各單位公開招標金額占比統(tǒng)計數(shù)據(jù)和排名情況，對于采購金額大，未實施公開招標的單位和部門進行重點調(diào)研走訪，對于尚未啟動服務類招標采購的單位和部門，在今年四季度未完成招標采購前，未經(jīng)董事會、管理委員會批復不得擅自續(xù)簽明年的采購合同。,5. 采取有效措施提高公開招