文書管理制度

1、制 度： 度：文書管理制度 編 號： 號：PA RR－001為提高各部門文書處理質(zhì)量及效率，規(guī)范文書管理，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理規(guī)則》和管理有限公司公文管理制度有關(guān)規(guī)定，結(jié)合酒店實際情況，特制訂本制度。一、公文種類及具體適用范圍（一）公文種類酒店的發(fā)文形式一般分店務(wù)發(fā)文和其它發(fā)文兩大類。具體而言，店務(wù)發(fā)文主要包

2、括店務(wù)發(fā)文、人事行政部發(fā)文兩種；其他發(fā)文形式主要包括工作簡報和部門備忘錄。1．店務(wù)發(fā)文是對全店行政事務(wù)進行部署、指示及對外商洽的公文。店務(wù)發(fā)文包括兩種發(fā)文代字，分別為店字、函字兩種。（1）店字：主要用于向上級公司的重要報告、請示和意見，對全店進行工作部署，發(fā)布規(guī)章制度，通報重要事項等。的店字發(fā)文字號為“××〔200*〕*號” 。（2）函字：主要用于向上級公司內(nèi)設(shè)部門或不相隸屬單位間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)有

3、關(guān)事項等。的函字發(fā)文字號為“××函〔200*〕*號” 。2．其他發(fā)文：包括工作簡報和備忘錄兩種形式。（1）工作簡報形式多樣，可分為全店性工作簡報和部門工作簡報兩大類。主要用于反映情況、交流經(jīng)驗等。工作簡報應(yīng)標(biāo)識簡報期數(shù)和印發(fā)機關(guān)。（2）備忘錄主要用于部門之間溝通和商洽工作，各部門向酒店領(lǐng)導(dǎo)呈報工作計劃、思路，建議及處理方案等。（二）具體適用范圍：本酒店公文種類主要包括決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。

4、1．決定：適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷下級機構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。2．通知： 適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；批轉(zhuǎn)下屬公司的公文；發(fā)布規(guī)章；要求下屬公司辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。3．通報：適用于表彰先進，指出存在問題，糾正錯誤，知會有關(guān)情況。4．報告：適用于向上級機構(gòu)匯報工作，反映情況，提出意見或建議，報送材料，答復(fù)上級機構(gòu)的詢問。5．請示：適用于向上級請求指示、批

5、準(zhǔn)。6．批復(fù)：適用于答復(fù)下級請示事項。7．意見：適用于對重要問題提出處理方法的意見或建議。8．函：適用于與公司不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題。9．會議紀(jì)要：適用于記載和要求辦理的議定事項。10．工作簡報：階段性酒店工作總結(jié)與工作分析二、公文格式規(guī)范本規(guī)范規(guī)定了酒店公文通用的紙張要求，公文中各要素排列排序和標(biāo)識規(guī)則。（1）文件標(biāo)題用字為“二號方正小標(biāo)宋” ；文件正文用字為“三號方正仿宋” ，一級標(biāo)題序號為“一” ，三號黑體，

6、末尾不加標(biāo)點；二級標(biāo)題為（一） ，三級以下標(biāo)題分別為“1” 、 “（1） ” 。（2）文號年份為“〔〕 ” （六角符號）例：渝兩江發(fā)〔2010〕1號。（二）公文排版規(guī)則 1．在擬寫公文時，遵循統(tǒng)一的頁面布置標(biāo)準(zhǔn)：上下頁邊距定為190mm，左右頁邊距均為250mm，裝訂線留5mm；文書標(biāo)題統(tǒng)一為2號方正小標(biāo)宋，居中排布。文內(nèi)如有小標(biāo)題使用3號黑體字型。2．文字由左至右橫寫、橫排。正文的行間距規(guī)定為28磅固定值。3．店務(wù)公文須使用酒店對外函

7、頭格式。4．內(nèi)部發(fā)文，包括辦公例會紀(jì)要，統(tǒng)一使用內(nèi)部行文備忘函頭格式。15．用印：除“會議紀(jì)要”和翻印的文件外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。單一機構(gòu)發(fā)文在成文日期上不再署發(fā)文機構(gòu)名稱，只在成文日期上加蓋印章。印章端正、居中下壓成文日期，齊年蓋月。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。用印應(yīng)當(dāng)端正、清晰、上不壓正文，下壓成文日期。用印頁如無正文，應(yīng)當(dāng)在頁首用括號標(biāo)明“此頁無正文” 。三、收文管理規(guī)則

8、酒店公文由人事行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，并具體負(fù)責(zé)公文的統(tǒng)收、統(tǒng)發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和規(guī)定銷毀等工作。（一） 、收文流程：（二） 、公文的簽收及編號保管1．所有公啟文件都由行政秘書進行登記簽收。2．簽收文件時，應(yīng)檢查文件內(nèi)容是否完整清晰。若有疑問，應(yīng)及時與送件單位聯(lián)系。3．所有的公啟來文均應(yīng)分類登記和編號。4．對簽收后的文件須按類做分轉(zhuǎn)或上報處理。凡以酒店相關(guān)部門為收文單位的函件，可直接分轉(zhuǎn)到部門，由各部門負(fù)責(zé)辦理簽收登記手續(xù)；

9、凡以酒店為收文單位的，尤其是對上級公司、政府相關(guān)機構(gòu)來文，則須由行政秘書執(zhí)行擬辦程序。5．人事行政部、各部門收到由酒店承辦或歸檔的來文，統(tǒng)一由行政專員呈報酒店領(lǐng)導(dǎo)閱簽后執(zhí)行辦文手續(xù)，最后原件送交行政部執(zhí)行歸檔手續(xù)。（三）公文的閱批、分轉(zhuǎn)與傳閱1．凡酒店正式文件須先由人事行政部負(fù)責(zé)人在“閱文表”簽注辦理意見，并根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)呈酒店總經(jīng)理閱批，其后才能分送承辦部門閱辦。2．為避免文件積壓，一般情況下應(yīng)在 1 天內(nèi)完成文件的閱批和分辦。緊

10、急要件須即閱即辦。3．凡經(jīng)總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門辦理的公文，行政部要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重點公文重點催辦，一般公文定期催辦。4．為加速文件流轉(zhuǎn)，行政部應(yīng)于收件當(dāng)天將文件送到酒店領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門執(zhí)行批辦和傳閱。若傳閱涉及兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不超過 2 天完成傳閱。5．傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶離酒店，也不得將文件交予無關(guān)人員閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。6．閱文件者在