重山集團班組長培訓(xùn)－杰出班組長之技能篇－組織計劃控制協(xié)調(diào)管理（ppt 31頁）

1、Supervisor Training Program 杰出班組長之技能篇,主講人 史玉杰2024年4月,杰出班組長培訓(xùn)系列教程,為agrati （安國特）培訓(xùn)班制作,來自資料搜索網(wǎng)(www.3722.cn) 海量資料下載,目錄,■ 計劃管理■ 組織管理■ 控制管理■ 協(xié)調(diào)管理,管理的四大職能,完成本節(jié)培訓(xùn)后，學(xué)員將能夠：理解管理的四大職能發(fā)展四大職能的實踐能力,管理的四大職能,? 計劃：編制業(yè)務(wù)計劃 ? 組織：把業(yè)

2、務(wù)和人員組織起來，并指示執(zhí)行? 控制：確保按計劃執(zhí)行? 協(xié)調(diào)：各階段進行,計劃,計劃是指“把將來要做的，現(xiàn)在作出決定”。故而，計劃是針對將來而設(shè)定的組織的全盤對策。制定計劃時，預(yù)測將來很重要的，因此計劃應(yīng)能夠應(yīng)付許多情況及條件變化。計劃的內(nèi)容隨著管理者的不同而不同，但計劃的基本思考方式和制定方法是每個管理者的共同特點。比如時間使用上，簡單地設(shè)定下屬一個人一天8小時的話，很可能會失策。因為還應(yīng)考慮放假、缺勤、會議、教育等以外的時間

3、。為此將所有這一切用正確的公式來顯示出來是幾乎不可能的。因為外部情況會經(jīng)常變，組織內(nèi)也會發(fā)生想不到的事情。制定計劃的能力是管理者能力的重要組成部分。如果能夠制定出色的計劃的話，可以說管理業(yè)務(wù)的大部分就完成了。,計劃的要素,步驟,結(jié)果,目的,,,,準(zhǔn)備,計劃組成的要素,?工作的目標(biāo)是什么？- 必須工作的理由和此項工作對于公司整體的意義是什么？- 在企業(yè)內(nèi)部，所有的工作都會給他人（顧客）、其他部門造成某種形態(tài)的影響。由于推進工作的負

4、責(zé)人的想法不同，工作目的也會相應(yīng)產(chǎn)生變化。- 要有什么樣的變化？- 要產(chǎn)生什么樣的利益、效應(yīng)？（組織、其他部門、顧客）- 這種效益給我們帶來什么？?明確期望值（結(jié)果）- 對于工作結(jié)果以及符合這一工作結(jié)果的詳細內(nèi)容所進行的定義。- 如果工作結(jié)果是一次完全的更新，那么就要詳細描述這一結(jié)果，以便使所有的人都會領(lǐng)會。?過程- 工作的方法和步驟?準(zhǔn)備- 為有效地實現(xiàn)目標(biāo)而準(zhǔn)備而的物品、工具、知識、心態(tài)等。,計劃的五個步驟,計劃

5、書（參考格式）,案例-李班長班組調(diào)整的計劃,幾天早晨,李班長接到指示。內(nèi)容如下：根據(jù)預(yù)計的需求增加量，一個月后，即九月份開始，增加一班的工作，要增加50%的產(chǎn)量。為此，打算把8名新員工，從周一后的8月1日定向分配給李班長的班。為了不使業(yè)務(wù)出現(xiàn)差錯，先制定計劃。李班長班組的員工，包括組長16名，他們分4個組，每個組4個人，每組有一臺設(shè)備。在分8人可增加2個組。增加2個組后，需要增加2名組長。小組的李勝目前已具備勝任的能力。另外一個人選

6、是C組的高剛，雖然活干的不錯，但需要有關(guān)組長工作的培訓(xùn)。從目前經(jīng)驗來看，新員工要完整的完成設(shè)備操作中最容易的部分，也需要30天的培訓(xùn)時間。防護設(shè)備也只有16個人的。,組織,組織，在班組中，簡單地講就是分配業(yè)務(wù)。使下屬能夠帶者熱情去完成任務(wù)的方式分配業(yè)務(wù)。以部門成員獲得成就感的激發(fā)熱情的方法分配業(yè)務(wù)，把自制對部門領(lǐng)導(dǎo)期待目標(biāo)中的一部分分配下去，并委任相應(yīng)的權(quán)限。不僅僅是為了達到部門領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)而簡單地分配任務(wù)。,新的角色,孫剛是設(shè)備一班

7、的維修人員，不但技能優(yōu)秀，而且業(yè)務(wù)能力很高，所以深得吳班長的賞識。設(shè)備一班另外有一個陳立，主要負責(zé)維修工具的整理、整頓和保管等。有一天，設(shè)備科指示，為了精簡人員，把陳立調(diào)到設(shè)備部，負責(zé)設(shè)備整體的維修用具的管理，從此晨立不能在管理設(shè)備一班的維修用具了。吳班長就想讓孫剛每天管理維修用工具，因此對孫剛說“從今天開始，上下班要整理、整頓維修用具。班長想，讓他做這些事情，對他的維修業(yè)務(wù)也沒有什么影響。這樣孫剛就開始負責(zé)維修用的工具整理、整頓

8、。一個星期沒有問題，可是以后不知為什么孫剛變得煩躁，情緒低落，吃力業(yè)務(wù)的效率也明顯下降了。1、孫剛情緒低落、業(yè)務(wù)效率低的原因是什么？2、如果你是事例中的班長的話，會怎么辦？,業(yè)務(wù)分配的研究和分析,1、明確掌握必要業(yè)務(wù)的特點 1）為了有計劃的實施，全面掌握必要的業(yè)務(wù) 2）把業(yè)務(wù)按種類、難易程度區(qū)分 3）分析完成各自業(yè)務(wù)所需要的能力要素2、掌握下屬的能力 1）掌握下屬所具有的知識、技術(shù)等種類和水平 2）掌

9、握下屬的意欲、態(tài)度、性格、興趣等特點 3）掌握下屬的希望事項3、給下屬分配業(yè)務(wù) 1）給下屬完成業(yè)務(wù)所需要能力的安排業(yè)務(wù) 2）經(jīng)常安排需要付出很大努力的業(yè)務(wù)，給他挑戰(zhàn) 3）制定業(yè)務(wù)分擔(dān)表,業(yè)務(wù)特點分析,怎么回事,設(shè)備班的班長孫大軍向吳軍說“前幾天，在汽車上拆下來一臺電池，你給我準(zhǔn)備一下?！贝蠹s3個小時后他又問吳軍“我說過的電池，你準(zhǔn)備好了嗎？”吳軍說，我測過比重，稍微偏低，現(xiàn)在正在充電?！薄笆裁?？充電？我讓你

10、準(zhǔn)備一下，沒有讓你充電呀，那是給新員工培訓(xùn)用的，用不著充電?！?、為什么會發(fā)生這種事？2、用口頭指示應(yīng)注意什么？3、要喚起下屬的主觀能動性，應(yīng)怎樣指示？,出色的指示方法,1、用自己的話了解下屬具有的能力、外在情況，使下屬具有有做的意愿，傳達管理者本身的意志和信念2、完整、全面、前后一致明確傳達管理者自身的目標(biāo)、情況、任務(wù)等，及時根據(jù)下屬的能力或意愿的不同有所調(diào)整，也必須前后一致、完整和全面3、避免出錯利用口頭或記錄具體

11、地、明確地傳達指示。使相互之間充分地溝通，然后確認(rèn)一下下屬是否正確理解了4、使下屬感興趣和有愿望用所期待的成果、對部門的貢獻、本人的利益等，使下屬向工作任務(wù)挑戰(zhàn)。還有，上級必須具有鼓勵和信賴下屬的姿態(tài)。,表達方法的類型,1、指令（所有責(zé)任由主管來負責(zé)） 1）不是通常的情況 2）需要嚴(yán)格控制時 3）要求緊急時例：“小李，這個，按這個樣式填好后，馬上交給主任！”2、委托（下屬承擔(dān)一些責(zé)任） 1）通常情況

12、 2）給一些自由裁量的余地例：“張軍，參考這個來制定改善報告的樣式”,表達方法的類型,3、試探（主管與下屬站在同一地位） 1）給下屬增強意志的情況 2）培養(yǎng)下屬的情況 3）增加下屬責(zé)任感的時候例：“我是這樣想的，劉強，如果是你的話，你回怎么辦？4、給予暗示（主管與下屬站在同一地位） 1）對具有足夠能力的下屬 2）對工作主動的下屬 3）為培養(yǎng)人才例：”如果把作業(yè)臺的位置改變的話，地方會更寬敞

13、”,表達方法的類型,5、讓下屬自愿（下屬承擔(dān)一切責(zé)任） 1）不能勉強做的時候 2）超過職務(wù)內(nèi)容范圍時例：“要加班工作，誰愿意干？”,試做指示,為完成生產(chǎn)目標(biāo)，大家一直加班，都很疲勞。碰巧，科長通知你今天下午有顧客參觀，經(jīng)過您所屬的生產(chǎn)線?？茍鰶]有特別指示，但生產(chǎn)線周圍比較亂，需要清掃，您想利用中午時間進行清掃您應(yīng)該如何從上司那里接受指示您？您又該怎樣向下屬做指示呢？,控制-這樣控制時,按尺寸要求剪板，看起來容易，但需

14、要兩個人默契配合，因此，劉班長認(rèn)為讓新員工去做比較危險，于是就指示老技工去做。但根據(jù)組長的報告，最近新進員工做此作業(yè)時，出了事故。兩人作業(yè)時，操作者應(yīng)確認(rèn)同伴的手完全離開機器后，才能按開關(guān)，但互相沒有配合好，結(jié)果同伴手指頭被1、出現(xiàn)與上述例子相似的事故，其原因是什么？2、什么是控制，為什么要控制？3、應(yīng)該怎樣掌握作業(yè)進展情況？,控制方法,雖然擬訂好計劃又充分指示給下屬，但時有不按指令執(zhí)行的情況。連續(xù)發(fā)生錯誤時，如不關(guān)心，最終

15、無法收拾。因此需要在錯誤發(fā)生初期，采取必要的措施。控制是作業(yè)前制定標(biāo)準(zhǔn)，掌握作業(yè)過程是否符合標(biāo)準(zhǔn)，不符合標(biāo)準(zhǔn)時，采取糾正措施。1、制定標(biāo)準(zhǔn) 1）制定具體的標(biāo)準(zhǔn) 2）傳達標(biāo)準(zhǔn)2、了解事實 1）親自觀察 2）聽取反映3、采取恰當(dāng)?shù)拇胧?1）查明達不到標(biāo)準(zhǔn)的原因 2）根據(jù)原因，找出糾正措施 3）實施糾正措施 4）確認(rèn)結(jié)果,制定基準(zhǔn),組織內(nèi)部的業(yè)務(wù)是為了有效地達到組織的目標(biāo)，應(yīng)按照規(guī)定、規(guī)

16、則、要領(lǐng)來實施。重復(fù)出現(xiàn)的業(yè)務(wù)，就比較容易制定基準(zhǔn)。因為反復(fù)觀察的話，會判斷出來?？墒菢I(yè)務(wù)不總是以同樣的形式反復(fù)出現(xiàn)的，其中也有偶然出現(xiàn)的情況。故而有時很難明確地判斷正誤。此時我們往往很容易輕率地評價，但站在下屬立場的話，有時酒會感到與實際情況不符。1、各位的部門里有必要制定基準(zhǔn)的業(yè)務(wù)有哪些？2、有時候雖然有基準(zhǔn)，但不遵守。所以為了遵守基準(zhǔn)，制定基準(zhǔn)時應(yīng)考慮哪些方面？3、以“召開早會”為例制定一下基準(zhǔn)。,這樣控制時,有一天早晨

17、，李班長受到上級批評，說他所在的班組的成員工作態(tài)度不及其他班回到部門，李班長有點不高興。于是召集下屬，說以后要嚴(yán)格地管束。請病假必須附帶醫(yī)生診斷書，除了生病以外，遲到和早退決不允許，離開自己的崗位每次要得到許可，一律嚴(yán)禁聊天。另外，還要對以上的工作態(tài)度依次比較后，月底公布于眾，以引起大家的注意。大家都覺得有點不滿意，但因為班長的語調(diào)很堅決，所以都不敢提出異議。從此生產(chǎn)線上誰也不敢擅自缺勤和早退，想得到帶薪假也得詳細說明理由。有時因為

18、業(yè)務(wù)需要離開一會也要看班長一眼，職工互相之間的商量業(yè)務(wù)也得留意班長的神色。因此班長一離開，大家就感到一種解放感。過了三個月，職工雖然習(xí)慣了“聽話”，但是生產(chǎn)線的效率卻大幅度下降。1、什么原因?qū)е鲁霈F(xiàn)上述情況2、為避免產(chǎn)生同樣的情況，各位討論一下能采取的具體方法。3、各位控制下屬業(yè)務(wù)時，怎么知道控制是否適當(dāng)？,自發(fā)地控制,周組長知道大家作業(yè)臺上和下面都放著很多工具和材料，著當(dāng)然不符合5S的管理。有一天組內(nèi)的會議上，周組長說：“如

19、果把手頭不必要的東西交還的話，作業(yè)臺整理得會更好，是否更方便操作？其實我也看過各位的作業(yè)臺，發(fā)現(xiàn)很多作業(yè)用工具和材料。把這些集中放置一下，誰需要時再領(lǐng)，怎么樣？大家的作業(yè)臺上和下面是否也有很多這種”說著看了一眼大家。于是小李馬上說：“有，想那出來，但怕用的時間有沒有，就改變主意了?！薄笆菃幔考热贿@樣，小李負“責(zé)剩余物資”的回收，把各位攢著暫時不用的東西找出來，怎么樣？”“是遵命！”小李回答到?！斑€有小張你也幫小李怎么樣？你也攢了不

20、少東西”大家都笑了，因為校長這個人人緣很好，是個工具收集迷。被大家稱為“工具大王”。等笑聲平息后周組長說：“那小張也幫忙吧？留一個月的量，期于的都交還，怎么樣？什么時候辦完？“到星期五吧”小李回答到。大家都表示贊成地點了頭。,自發(fā)地控制,不必受他人的督促，下屬自己測定并評價自己業(yè)務(wù)的進度或結(jié)果，如知道回違背上級的期待，下屬應(yīng)自己找出彌補差距的手段，爭取達到上級的要求。這才是最好的。再說有必要讓下屬自己學(xué)會控制自己。1、事例中，周

21、組長對人的看法是什么樣的？2、各位要想下屬可以自動控制，你們應(yīng)該怎么辦？,協(xié)調(diào),指定好計劃，給予適當(dāng)?shù)闹甘?，再加上必要的控制，業(yè)務(wù)就會按照計劃進行，切能達到目標(biāo)?？蓪嶋H上，主管還在其他活動上花費很多時間。為了找出要走的方向、手段、對分工一致的見解，有時通過開會，有時通過一對一的面談互相交換意見。協(xié)調(diào)是指主管為圓滿執(zhí)行組織的業(yè)務(wù)，就某個特定的問題與有關(guān)的人員聯(lián)系、交涉后，維持協(xié)調(diào)和平衡。,報告,報告起著把組織內(nèi)部冊信息，從上

22、往下傳達的作用。通過報告，上司正確了解情況，可作為決定今后方針的基礎(chǔ)。基層主管可把報告當(dāng)作為了主動按計劃執(zhí)行業(yè)務(wù)而與上司交換意見、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)的機會。1、報告要準(zhǔn)確 不準(zhǔn)確的信息導(dǎo)致不準(zhǔn)確的判斷 正確了解事實后做報告2、找確切的時機打報告 過時的報告，沒有價值 找確切時機報告最新的信息 沒有的帶準(zhǔn)確資料時，要明確推斷的依據(jù)，等得到準(zhǔn)確資料后立即追 加報告3、正確地傳達 結(jié)論放到報告的首位 表達

23、要簡單明了 避免表達時產(chǎn)生誤會 區(qū)別說明事實和意見,試一試報告,在組裝線作業(yè)的孫某要求面談。孫某擔(dān)當(dāng)擺放制品，一年以來一直搬運較重的制品，現(xiàn)在他覺得腰酸腿疼，對這個工種感到不適應(yīng)，要求調(diào)到別的工序。從組長的立場看，也有同感，很理解他。但孫某沒有別的技術(shù)，生產(chǎn)線也剛剛調(diào)整，不能馬上換工種。可已經(jīng)答應(yīng)孫某，與班長商量后再告訴他。,把上述情況告訴班長結(jié)論：理由：對策提示：,協(xié)調(diào)的步驟,1、作好準(zhǔn)備 確認(rèn)目的

24、 分析問題 估計對方的反應(yīng) 事前聽好有關(guān)人員的意見 選定時間和場所2、培養(yǎng)好感 舒適的姿勢 親切的態(tài)度 誠意和善意 幽默 注意聽對方的話,3、交換意見 傾聽并表示同感 確認(rèn)誤解的內(nèi)容 不爭論 不急于判斷 了解整個事情的大意和要點 4、得出統(tǒng)一意見 提出協(xié)調(diào)方案 聽取對方的提議 結(jié)合對方的方案找出新方案 執(zhí)行新方案 發(fā)揮

25、靈活,兩位班長的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào),有兩位班長負責(zé)A、B兩個工序。李班長負責(zé)A，張班長負責(zé)B。兩個工序必須同時作業(yè)。最近作業(yè)效率下降，影響生產(chǎn)目標(biāo)的完成。原定下周一10點的生產(chǎn)目標(biāo)，至今（周六）還不能完成。如果不能按遠計劃完成生產(chǎn)，下一道工序就會停產(chǎn)。搞不好還要連夜加班，或者星期日也要加班。正好兩個班的員工都意識到了這種情況，早會科長也吩咐過。（李班長）李班長的班原計劃周日晚上舉辦晚會，順便歡迎新員工。班里的員工愿意加夜班，因為津貼多。再