淺談柔性成本管理

1、COSTMANAGEMENT成本管理綜合2010年第11期（中）一、柔性成本管理概述隨著世界經濟的迅速發(fā)展、經濟環(huán)境的日益復雜多樣化以及虛擬經濟、網絡組織等新的經濟形式的出現(xiàn)，企業(yè)在生存環(huán)境上面臨著前所未有的競爭與挑戰(zhàn)。在組織上、技術上都與傳統(tǒng)的企業(yè)存在巨大差異，企業(yè)已經由傳統(tǒng)的“大量生產”向“顧客化生產”轉變所形成的生產柔性化逐漸發(fā)展。顧客化生產要求企業(yè)能在較短時間內生產出不同的新產品，滿足消費者多樣化的需求。與傳統(tǒng)生產相比，其顯著特

2、點是生產的柔性化程度提高了。而企業(yè)生產組織這種巨大變革必然要反映到企業(yè)成本管理上，做出相應的配套性改革，從而導致企業(yè)內部柔性成本管理的形成與發(fā)生。柔性成本管理（FlexibleCostManagement）的柔性最基本的含義是指事物的靈活可變性，它是針對環(huán)境的變化和不確定性而形成或設置的。Malecki認為柔性可提升事物的環(huán)境適應度以及增加其抗風險能力。柔性管理最早運用于生產領域，較為典型的是人們所熟知的柔性制造系統(tǒng)FMS（Flexib

3、leManufacturingSSystem）。企業(yè)柔性成本是指企業(yè)為建立柔性所付出的全部費用之和，柔性成本管理則是與剛性成本管理相對應的概念。二、企業(yè)實施柔性成本管理的途徑（一）文件化管理據調研發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)文件輸出設備的平均日利用率低于2%，而平均每個員工在辦公室每年的文件打印、復印成本高達2000元。如果沒有明確的文件管理目標、戰(zhàn)略、機制和組織機構，企業(yè)就不知道各項成本是如何發(fā)生，如何進行成本控制和預算管理，文件管理漸漸就會被遺忘。

4、日本的富士施樂推出的XOS辦公文件管理服務恰好可以解決這家公司面臨的問題。XOS辦公文件管理服務是一種以網絡為基礎的、可覆蓋多區(qū)域的、具有超前、主動、透明化等特點的高效全面資產管理的一站式辦公咨詢管理服務，即通過辦公室文件評估服務、文件輸出設備資產管理服務、使用運營管理服務、客戶支持服務四大服務來重塑辦公室，幫助用戶提升文件管理效率、控制辦公成本，從而提高生產力水平。其獨特之處在于能夠通過信息管理平臺和實時監(jiān)控程序，隨時監(jiān)測公司所有品牌

5、設備的運行狀況，在第一時間發(fā)現(xiàn)設備出現(xiàn)的問題并及時告知解決辦法，甚至可以做到提前發(fā)現(xiàn)問題，并采取相應措施避免問題的發(fā)生。最重要的是，它提供的是一種全品牌的設備管理服務，對于不同品牌、型號的輸出設備，它采用統(tǒng)一、快捷的單一服務接口方式完成所有端到端的文件和設備管理服務，這將設備與文件輸出的管理水平提升到了一個新高度。富士施樂對某大型貿易公司資進行服務期間，曾就其整體辦公環(huán)境和辦公輸出設備使用狀況進行了全面細致的考察評估，包括工作效率、空間

6、密度、文件需求量，甚至是文件使用的緊急程度、信息安全以及特殊的使用需求、彩色輸出需求等。評估結果顯示，其原有的辦公設備已經不能滿足日常文件輸出需求。輸出設備的整體性能較為落后，功能也比較單一，有些設備因長期超負荷運轉而頻繁出故障，嚴重影響了辦公效率。在辦公設備的預算、采購、使用、管理等環(huán)節(jié)，由于不同的部門各自為政，設備管理和成本控制難于實施。最重要的是該公司的辦公設備平均利用率僅為2.1%，遠低于辦公輸出設備合理利用率3～7%的水平。評

7、估后，富士施樂對現(xiàn)有文件輸出設備實行了資產的更新、優(yōu)化以及再配置，并實施了“MACD”方案。即“移動”（Move）設備使其位于資源配置更合理的位置；在文件需求較大的區(qū)域“增加”（Add）設備，將單一功能的設備“更換”（Change）為多功能設備或網絡設備；“報廢”（Dispose）陳舊老化的設備。此后，該公司原有的65臺輸出設備被精簡為32臺，其中包括新增的11臺最新的數碼多功能一體機。實施XOS服務后，這家大型貿易公司辦公設備的總體管

8、理成本減少至之前的95%，其中包含新設備采購、耗材零配件采購、維修以及流程、人員、耗電、占地等隱性成本。設備利用率從原來的2.1%提高到3.5%，更多的辦公空間也被節(jié)省出來。XOS服務涵蓋了全部的設備運營管理服務，包括設備的維護、維修以及耗材的供應，它管理著不同部門、所有品牌的設備，企業(yè)再也不必擔心不同品牌設備的維修、部門間的成本管理和控制問題。富士施樂還會在每個月底提淺談柔性成本管理上海工程技術大學吳清劉希麟貨數量，以滿足生產和銷售的

9、合理需要，并根據企業(yè)的實際情況制定最佳庫存模型，以最優(yōu)的價格、最合理的數量、批次進行采購，使庫存成本最小化；另一方面平衡存貨采購與生產投入的數量與時間，平衡批量采購成本與存儲成本，以形成最低存貨成本。（四）建立科學合理的存貨管理體系具體包括：一是構建進銷存管理系統(tǒng)（ERP）。有條件的中小企業(yè)可以構建進銷存管理系統(tǒng)（ERP）。ERP（EnterpriseResourcePlanning）的核心管理思想即實現(xiàn)對整個供應鏈的有效管理，主要包括

10、：主生產計劃、物料需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執(zhí)行計劃、利潤計劃、財務預算和人力資源計劃等。企業(yè)要想使存貨管理達到現(xiàn)代化企業(yè)管理的要求就要使企業(yè)盡快采用先進的管理模式如ERP系統(tǒng)。利用ERP使人、財、物、產、供、銷全方位科學高效集中管理最大限度地降低存貨成本。二是設置科學的存貨管理流程。存貨的種類不同所涉及的業(yè)務環(huán)節(jié)及它們所組成的業(yè)務流程也各有差異。通暢的業(yè)務流程具備優(yōu)化、無冗余、并行作業(yè)的基本屬性。這樣可以加速存貨的周轉，從而降

11、低存貨的成本?？偠灾?，中小企業(yè)可以采用以上方法加強存貨管理，降低存貨的成本，實現(xiàn)企業(yè)的高盈利，使企業(yè)在金融危機中處于不敗之地。參考文獻：［1］張麗娟：《企業(yè)存貨控制的問題》，《中國集體經濟》2009年第5期。［2］林永貴：《企業(yè)控制存貨成本的財務管理技術》，《經濟師》2006年第2期。［本文系“應對金融危機，企業(yè)成本控制體系的創(chuàng)新研究”項目（編號：2009RKB150）的階段性研究成果］（編輯杜昌）130COSTMANAGEMENT成

12、本管理綜合2010年第11期（中）供所有設備使用和費用支出的相關數據和報告，令各環(huán)節(jié)的辦公成本透明化，企業(yè)也能清楚地了解設備當前的運行狀況，有利于在未來實現(xiàn)更加深入的資源優(yōu)化配置和流程優(yōu)化管理。XOS還可以將辦公設備的采購費用從固定資產中剝離，公司的資產負債表上也將隨著服務的深入實施而減少辦公輸出設備這一項，從而盤活公司一部分的資金?，F(xiàn)在越來越多的企業(yè)已經意識到，對辦公資產整體管理的加強和管理水平的提高可以提升企業(yè)的核心競爭力，進一步帶

13、來企業(yè)客戶服務質量和客戶滿意度的提升。（二）財務部門節(jié)約許多企業(yè)的經營都遵循一個原則：降低成本，就會降低質量。但近年來，越來越多的企業(yè)發(fā)現(xiàn)，在許多領域（包括財務）適得其反：企業(yè)可以降低成本，并提高質量。質量最好的財務部門相對成本卻最低。強生公司（Johnson&Johnson）于1990年至1994年間節(jié)省了8400萬美元的財務費用。另外，公司五年內在全球范圍裁減了19.5%的財務人員，而財務部門的業(yè)績卻提高了。如今財務部門的員工7天內

14、就可完成年終報表，以往卻要用26天。與此相對，有證據表明在財務及其它領域，高成本的企業(yè)質量卻堪憂。在精簡公司財務部門前，強生公司的經理人要等近兩個月的時間才能收到新一財政年度的財務報告。財務也許算是一種參謀機構，但質量觀念仍適用于財務監(jiān)控、記帳及報表等傳統(tǒng)職能，包括從處理應收、應付款到預測和預算編制及月度報表，也適用于日趨重要的財務分析職能。在財務方面，企業(yè)可以通過附加價值來提高質量，即降低交易成本、加快處理、尋求獲得更好信息的捷徑等。

15、附加價值又會提高現(xiàn)金流量，帶來更好的決策與好處。當企業(yè)意識到財務部門工作的速度、所帶來的成本和成效會影響到企業(yè)每個環(huán)節(jié)的時候，就會推動財務部門的變革步伐。企業(yè)可采用兩種延伸戰(zhàn)略，即盡量降低成本和盡力優(yōu)化合作來提高質量。在降低交易處理成本，其中包括應收款、應付款、工資和差旅費用等方面，企業(yè)降低財務成本可以通過以下途徑：一是抓住業(yè)務需要。許多財務部門提供某些報表是習慣所致。隨著時間的流轉，企業(yè)業(yè)務在不斷成長、發(fā)展，信息需求不斷變化。通過抓住

16、確實必要的業(yè)務流程和財務報表，就能去繁就簡。二是投資更好的技術。一流的技術能幫助財務部門飛速提高生產率，但要注意“太過超前”的技術。與其試用新技術，不如用行之有效的系統(tǒng)，如找兼容的產品而不要高價位的名牌。同時，還要尋找資本回收期短、能不斷投資的技術。三是培養(yǎng)高度敬業(yè)精神。要讓財務部門的員工熱愛自己的工作，用技術省去他們的苦差使，造就一個自我管理的團隊，使員工各盡其職。根據業(yè)績進行獎勵。（三）保持創(chuàng)造力如果一個企業(yè)宣布要進行大規(guī)模的降低成

17、本的舉措，那么必然會帶來兩方面的猜測：一是是否會帶來員工福利和薪酬的降低，二是是否能在降低成本與保持、提高創(chuàng)新能力的之間保持平衡的問題。對很多高科技企業(yè)而言，能否保持具有競爭力的創(chuàng)新能力是其成長的關鍵，但創(chuàng)新需要巨大的投入，而對這些投入的評估很難有一個令大多數人都信服的標準，這很容易使創(chuàng)新投入基金最先成為被削減的對象。因此，如何降低成本又不減弱創(chuàng)新能力成為關鍵。這中間沒有一個絕對的標準，但作業(yè)成本計算法（ABC）可以發(fā)揮作用。按照這種方

18、法，全部企業(yè)支出可以分為三類：一是戰(zhàn)略性活動支出，它多半是長期性的投資，有利于企業(yè)在相對較長的時期內增加財富，創(chuàng)造價值，創(chuàng)新的投入就多半屬于這一類。二是必要性活動支出，主要包括客戶方面（如吸引新客戶和服務現(xiàn)有客戶）、經營活動（如人力資源、采購、財務等）、對外管理支出（如履行政府義務等）。三是非必要性活動支出，通常都集中在運營程序或內部管理等方面，往往是由重復投入或重復勞動造成的。據研究表明，在這三類支出中，最佳情況是戰(zhàn)略性支出占25～3

19、0%，必要性支出達60～65%，非必要性支出達10～15%。但具體的情況可能與之相差較大，在發(fā)達國家市場的一般情況是戰(zhàn)略性支出占總支出的5～10%，必要性支出達55～60%，非必要性支出約占總支出的30～35%。在我國企業(yè)中，情況可能比這要壞，戰(zhàn)略性支出可能更低，非必要支出可能會更高。這樣降低成本而又不影響創(chuàng)新的問題就轉化為：如何最大可能的降低非必要支出，同時保持甚至增加用于創(chuàng)新的戰(zhàn)略性支出，或者提高開發(fā)的效率。而解決這一系列問題，需要

20、在運作流程、資源利用、團隊協(xié)作等方面進行改變，以便在提高效率的基礎上降低成本，而非一刀切式的砍掉。（四）加速信息生命周期企業(yè)每天都面臨著將數據轉化為信息、將信息轉化為知識、再將知識轉化為競爭優(yōu)勢的挑戰(zhàn)。面臨的主要問題也不再是如何保存信息，而是如何讓信息發(fā)揮效力。著名的信息資源管理專家霍頓（F.W.Horton）提出，信息是有生命的，信息資源是一種具有生命周期的資源。他認為信息生命周期（InformationLifecycle）是指信息運

21、動的自然規(guī)律，一般由信息需求的確定以及信息資源的生產、采集、傳播、處理、存儲和利用等階段所組成。而在信息的不同的生命階段實施的不同管理方法則為信息生命管理（ILM）。2005年由美國EMC公司舉辦的“EMC2005全球論壇”———加速信息生命周期管理，就提出了如何共同研究信息管理戰(zhàn)略，探討如何以最短的時間實現(xiàn)信息生命周期管理。根據信息生命周期管理，企業(yè)應根據信息在不同生命階段對企業(yè)的不同價值進行有效的存儲與管理，從而幫助企業(yè)以最低的總體

22、擁有成本，在信息生命周期的每一階段都能獲得信息的最大價值。企業(yè)實施信息生命周期管理基本上可以分成三個階段：第一階段，建立IT基礎構架。要做好信息分類、整合和保護等方面工作。第二階段是針對應用的ILM，實現(xiàn)對文檔、圖像、單據等固定內容的管理。第三階段是跨應用的ILM，對復雜的信息管理進行簡化，實現(xiàn)自動化的管理。其目的是為了使信息在不同的生命周期進行不同的管理策略，從而實現(xiàn)降低成本，提升信息價值的的目的。分類和策略服務是實施信息生命周期管理

23、的基礎。信息分類的目的是為了讓不同的信息有不同的服務等級，將不同的信息存放在不同的地方。業(yè)務連續(xù)性是信息生命周期管理很重要的一部分，在實施業(yè)務連續(xù)性方案時，應針對不同的信息制定不同的保護策略，進行分門別類地分析。同時，備份和恢復這兩個部分是密不可分的，雖然每天定期做數據備份，但對于數據可不可以恢復，多長時間可以恢復，通?？紤]得比較少，這需要進行詳細的劃分和分類進行設計。目前針對技術方面的整合，業(yè)界已經形成共識，即通過虛擬化技術形成一個存

24、儲池，當出現(xiàn)應用需要存儲空間的時候，就為其分配一部分資源。此外，信息價值在不同生命階段也是不同的。如何在不同階段采取不同的存儲策略，從而最大程度的利用現(xiàn)有的資源，降低管理成本，就是整合的重要內容。參考文獻：［1］李民、韓洪云、宋向明：《戰(zhàn)略成本管理下的柔性資本》，《經濟與管理》2004年第6期。［本文系上海工程技術大學?；鹫n題“上海國有企業(yè)投融資管理創(chuàng)新研究”（編號：A250008010252008XY25）的階段性研究成果］（編輯杜