外貿(mào)跟單員的詳細(xì)工作流程

1、外貿(mào)跟單員詳細(xì)工作流程外貿(mào)跟單員定義:外貿(mào)跟單員是指在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)合同和相關(guān)單證對(duì)貨物加工、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、結(jié)匯等部分或全部環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤或操作，協(xié)助履行貿(mào)易合同的外貿(mào)業(yè)務(wù)人員。外貿(mào)跟單員按業(yè)務(wù)進(jìn)程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類(lèi)：①前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉(cāng)庫(kù)為止；②中程跟單是指“跟”到裝船清關(guān)為止；③全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。跟單員按業(yè)務(wù)性質(zhì)分又可分為外貿(mào)跟

2、單和訂單跟單（生產(chǎn)跟單）。跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。一接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書(shū)面合同。1下單方式：客戶下單的方式有：通過(guò)電話，F(xiàn)axEmail或書(shū)面合同等方式。2接單的途徑：交易會(huì)，出訪，出國(guó)參展，邀

3、請(qǐng)客戶來(lái)訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。3接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制，最常見(jiàn)的是：（1）合同：（CONTRACT）合同有銷(xiāo)貨合同（SALESCONTRACT）和購(gòu)貨合同（PURCHASECONTRACT）。前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬。（2）確認(rèn)書(shū)；（CONFIRMATION）它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷(xiāo)貨確認(rèn)書(shū)（SALESCONFIRMATION）和購(gòu)貨確認(rèn)書(shū)（PURCHASE

4、CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。還有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。4接單的程序：接單的程序可分為詢盤(pán)，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。（1）詢盤(pán)：（INQUIRY）又叫詢價(jià)。（2）發(fā)盤(pán)：（OFFER）又叫發(fā)價(jià)。是買(mǎi)方或賣(mài)方向?qū)Ψ教岢?/p>

5、各項(xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對(duì)方的詢盤(pán)后作出的。（3）還盤(pán)：（COUNTEROFFER）又叫還價(jià)。（4）接受（ACCEPTANCE）買(mǎi)方或賣(mài)方同意對(duì)方在發(fā)盤(pán)中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。二審單：即審核合同1審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。2審單方法：（

6、1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(zhǎng)有短。可以是2周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng)。（9）交貨方式的審查：運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)（趕銷(xiāo)售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的

7、一步。1寄目錄，樣本：2準(zhǔn)備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來(lái)樣。要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：A：有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。B：新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。C：新品的制作要留有實(shí)樣。D：客戶的來(lái)樣要保存好原樣。三形式發(fā)票：PROFM

8、AINVOICE買(mǎi)方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無(wú)最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開(kāi)出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開(kāi)證

9、或匯款。注意幾點(diǎn)：1.單價(jià)條款要明確（FOBCFRCIF）2.交期要明確3.付款條件要明確（LCTT）四出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉(cāng)，(報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物。(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是LC。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)

10、貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以LC為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時(shí)，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審，如開(kāi)證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái)，開(kāi)證行的資信等等。公司則審開(kāi)證人和受益人是否正確，LC的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。改證：審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫(xiě)錯(cuò)誤。要求對(duì)方修改，一份LC，可能有幾處問(wèn)題，我們