淺談在企業(yè)物資采購中如何加強管理審計

1、攀象鬻旗鬻篷鬻蔫鬈淺談在企業(yè)物資采文＼常玉玲俞江輝物資采購的全過程應加強管理審計，它不僅是指向供應商購買產品的過程審計，也是對采購風險控制并貫穿于采購過程的各個環(huán)節(jié)，包括采購計劃、采購詢價、供應商選擇、采購決策，采購招標、合同評審、訂單處理、驗收入庫，直到發(fā)料使用為止的全過程中所面臨的各種風險評估與審計。為此，本文就物資采購面臨的各種風險，對如何加強管理審計加以闡述。一、企業(yè)物資采購外因型風險1、采購合同欺詐風險。合同詐騙往往具有一定的

2、隱蔽性，有時候很難與正常的合同糾紛相區(qū)別。合同欺詐風險主要包括：以虛假的合同主體身份與企業(yè)訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產權證明作為合同擔保；接受合同當事人給付的貨款、預付款、擔保財產后逃之天天；簽訂空頭合同，而供貨方本身是“空殼公司”，將騙來的合同轉手倒賣從中謀利，而所需的物資則無法保證；供應商設置的合同陷阱，如供應商無故中止合同，更改合同條款，違反合同規(guī)定等。2、采購價格風險。由于供應商操縱投標環(huán)境，在投標前相互串通

3、，有意抬高價格，使企業(yè)采購蒙受損失的價格風險。當企業(yè)采購認為價格合理情況下批量采購，但不久，該種物資可能出現(xiàn)跌價而引起采購風險。3、采購質量風險。由于供應商提供的物資質量不符合要求，而導致企業(yè)所生產的產品性能達不到質量標準，從而給企業(yè)帶來嚴重損失，并且可能使企業(yè)在經濟、技術、人身安全、企業(yè)聲譽等方面造成損害；因采購的原材料存在質量問題，將會直接影響到企業(yè)產品的2。ost③，豇計易攘詢如何力Ⅱ強管理審計整體質量和企業(yè)經濟效益，因采購原材料

4、品質不良，影響產品的生產與交貨期，降低企業(yè)信譽和產品競爭力，直接威脅到企業(yè)的生存與發(fā)展。4、技術進步風險。企業(yè)所生產的產品由于社會技術進步引起貶值、無形損耗甚至被淘汰，造成原有的已采購原材料的積壓損失，或者由于某種原材料因技術進步而發(fā)生變化，導致原有原材料因質量不符合要求不得不放棄；采購物資由于新項目開發(fā)周期縮短，如計算機新型機不斷出現(xiàn)，更新周期愈來愈短，剛剛購進了大批計算機設備，但因信息技術發(fā)展，所采購的設備已經被淘汰或使用效率低下，

5、造成因技術進步而招致的風險損失。5、采購意外風險。物資采購過程中由于自然、經濟政策、價格變動等因素所造成的意外風險，如交通意外事故等，不能正常供貨，遭受缺貨風險損失。二、企業(yè)物資采購內因型風險1、采購計劃風險。企業(yè)物資部門及人員計劃管理技術不適當或不科學，導致采購中的計劃風險，即采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃等與目標發(fā)生較大偏離。2、采購合同風險。由于合同訂立者未嚴格按法律規(guī)定辦事，導致企業(yè)蒙受巨大的損失。如

6、情況不明，盲目簽約；違約責任約束簡化，口頭協(xié)議，君子協(xié)定；鑒證、公證合同比例過低等等；合同行為不正當，如賣方采取不正當手段，對采購人員行賄，套取企業(yè)采購標底；給予虛假優(yōu)惠，或以某些好處為誘餌公開兜售假冒萬方數(shù)據(jù)淺談在企業(yè)物資采購|文飛常玉玲俞江輝物資采購的全過程應加強管理審計，它不僅是指向供應商購買產品的過程審計，也是對采購風險控制并貫穿于采購過程的各個環(huán)節(jié)，包括采購計劃、采購詢價、供應商選擇、采購決策事采購招標、合同評審、訂單處理、驗

7、收入庫，直到發(fā)料使用為止的全過程中所面臨的各種風險評估與審計。為此，本文就物資采購面臨的各種風險，對如何加強管理審計加以闡述。一、企業(yè)物資采購外因型鳳險1、采購合同欺詐風險。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性，有時候很難與正常的合同糾紛相區(qū)別。合同欺詐風險主要包括:以虛假的合同主體身份與企業(yè)訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產權證明作為合同擔保接受合同當事人給付的貨款、預付款、擔保財產后逃之夭夭簽訂空頭合同，而供貨方本身是“空殼公

8、司將騙來的合同轉手倒賣從中謀利，而所需的物資則無法保證供應商設置的合同陷阱，如供應商元故中止合同，更改合同條款，違反合同規(guī)定等。2、采購價格風險。由于供應商操縱投標環(huán)境，在投標前相互串通，有意抬高價格，使企業(yè)采購蒙受損失的價格風險。當企業(yè)采購認為價格合理情況下批量采購，但不久，該種物資可能出現(xiàn)跌價而引起采購風險。3、采購質量風險。由于供應商提供的物資質量不符合要求，而導致企業(yè)所生產的產品性能達不到質量標準，從而給企業(yè)帶來嚴重損失，并且可

9、能使企業(yè)在經濟、技術、人身安全、企業(yè)聲譽等方面造成損害因采購的原材料存在質量問題嘎將會直接影響到企業(yè)產品的2005.1~…如何加強管理審計整體質量和企業(yè)經濟效益，因采購原材料品質不良，影響產品的生產與交貨期，降低企業(yè)信譽和產品競爭力，直接威脅到企業(yè)的生存與發(fā)展。4、技術進步風險。企業(yè)所生產的產品由于社會技術進步引起貶值、無形損耗甚至被淘汰，造成原有的已采購原材料的積壓損失，或者由于某種原材料因技術進步而發(fā)生變化，導致原有原材料因質量不符

10、合要求不得不放棄采購物資由于新項目開發(fā)周期縮短，如計算機新型機不斷出現(xiàn)，更新周期愈來愈短，剛剛購進了大批計算機設備，但因信息技術發(fā)展，所采購的設備已經被掏汰或使用效率低下，造成因技術進步而招致的風險損失。5、采購意外風險。物資采購過程中由于自然、經濟政策、價格變動等因素所造成的意外風險，如交通意外事故等，不能正常供貨，遭受缺貨風險損失。二、企業(yè)物資采購內因型風險1、采購計劃風險。企業(yè)物資部門及人員計劃管理技術不適當或不科學，導致采購中的

11、計劃風險，即采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃等與目標發(fā)生較大偏離。2、采購合同風險。由于合同訂立者未嚴格按法律規(guī)定辦事，導致企業(yè)蒙受巨大的損失。如情況不明，盲目簽約違約責任約束簡化，口頭協(xié)議，君子協(xié)定鑒證、公證合同比例過低等等合同行為不正當，如賣方采取不正當手段，對采購人員行賄，套取企業(yè)采購標底給予虛假優(yōu)惠，或以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品，導致合同風險；采購合同日常管理混亂，如同情況，如供貨質量、履行合

12、同次數(shù)、準時交貨率、來料合同殘缺，以致履行時找不到合同文件，使企業(yè)難以判批次合格率、價格水平、合作態(tài)度、售后服務等進行評別對方是否違約，同時企業(yè)自身也常常因為合同管理審，是否在全面了解的基礎上，作出選擇合格供應商的混亂造成違約而被對方追究。正確決策，使合同建立在可行的基礎上。物資采購招標3、采購驗收風險。由于人為因素造成企業(yè)所采購是否按照規(guī)范的程序進行，是否存在違反規(guī)定的行為物資在進入倉庫前未按合同及制度要求對采購物資數(shù)發(fā)生。其次，管理

13、審計要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、品種、規(guī)格、質量、價格、單據(jù)等多方面的審核和驗量、質量、交貨時間、賬號、地址、運輸、結算方式等各項收而引發(fā)的風險，如在數(shù)量上缺斤少兩，在質量上魚目內容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個標混珠，以次充好，在品種規(guī)格上貨不對路，不符合合同準，逐一進行審核。規(guī)定要求等。4、對物資采購合同臺賬、合同匯總及信息反饋的4、采購存量風險。采購量不能及時供應生產需要，審計。當前，合同糾紛日益增多，如果合同丟

14、失，那么在發(fā)生生產中斷造成缺貨損失而引發(fā)的風險；物資采購處理時會失去有利的地位而遭受風險。因此，建立合同過多，造成積壓，其中多數(shù)因技術進步而導致的無形損臺賬、做好合同匯總，是加強合同管理，控制合同風險耗，使企業(yè)大量資金沉淀于庫存中，失去了資金的機會的一個重要方面。①對于已簽訂合同，檢查是否整理成利潤，形成存儲損耗風險；物資采購時對市場行情估計冊，妥善保管；是否建立合同臺賬、合同匯總以便及時不準，盲目進貨，結果很快價格下跌，引起價格風險；

15、企查找合同履行情況。②審查合同管理部門是否對交付業(yè)“零庫存”策略可能因供應商出現(xiàn)干擾因素，使企業(yè)合同進行分類編號，并建立合同臺賬。合同統(tǒng)一編號是無貨生產中斷而陷入困境或因供應商供貨不及時而造否合規(guī)，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊成缺貨的風險。全。③合同履行完畢是否及時建立合同檔案。合同管理5、采購責任風險。企業(yè)經辦部門或個人責任心不人員是否將所有合同進行分類匯總，及時提出報告和強或管理水平不高，不少風險是由于采購人員假公濟匯總

16、表，報送單位領導和各有關業(yè)務部門據(jù)此組織生私、收受回扣、牟取私利而引起合同糾紛。產，規(guī)劃價位，及時接運和按時承付貨款。是否運用先三、企業(yè)物資采購管理審計主要對策進管理手段，向相關部門提供及時準確、真實的反饋信1、對采購全過程、全方位的監(jiān)督。全過程的審計是息，提高合同管理水平。指從計劃、審批詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領5、對物資采購合同執(zhí)行中的審計。審查合同的內用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計重點是對計劃制定、簽訂合容和交貨期執(zhí)行情況，

17、是否做好物資到貨驗收工作和同、質量驗收和結賬付款四個關鍵控制點的審計監(jiān)督，原始記錄，是否嚴格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符以防止舞弊行為。全方位的審計是指內控審計、財務審的情況，是否及時與供方協(xié)商處理，對不符合合同部分計、制度考核三管齊下，把審計監(jiān)督貫穿于采購活動的的貨款是否拒付。是否對有關合同執(zhí)行中的來往函電、全過程，是確保采購規(guī)范和控制質量風險的第二道防文件都進行了妥善保存，以備查詢；審查物資驗收工作線?？茖W規(guī)范的采購機制，不僅可以

18、降低企業(yè)的物資采執(zhí)行情況，是否對物資進貨、入庫、發(fā)放過程進行驗收購價格，提高物資采購質量，還可以保護采購人員和避控制；對不合格品控制執(zhí)行情況審計，審計物資管理部免外部矛盾。門是否對發(fā)現(xiàn)的不合格品及時記錄；管理審計還應重2、對物料需求和物資采購計劃的審計。審查企業(yè)視對合同履行違約糾紛處理的審計；審查采取“零庫采購部門物料需求；物資采購計劃的編制依據(jù)是否科存”策略的企業(yè)，是否保持一定的產成品存貨以規(guī)避缺學；調查預測是否存在偏離實際的情況；計

19、劃目標與實貨損失；是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引現(xiàn)目標是否一致；采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸起的生產需要；是否建立牢固的外部契約關系，保證供計劃、使用計劃、質量計劃是否有保證措施。貨渠道穩(wěn)定，降低風險，規(guī)避成本。3、對物資采購招標與簽約審計監(jiān)督。依法訂立采6、對物資采購績效的審計考核。管理審計應督促購合同是避免合同風險，防患于未然的前提條件，也是相關部門建立合同執(zhí)行管理的各個環(huán)節(jié)的考核制度，強化合同管理的基礎。首先，管理審

20、計要對采購經辦部并加強審計檢查與考核，審查是否把合同規(guī)定的采購門是否履行職責進行審計。審查采購經辦部門和人員任務和各項相關工作轉化成分解指標和責任，明確規(guī)是否對供應商進行調查，包括供貨方的生產狀況、質量定出工作的數(shù)量和質量標準，分解落實到各有關部門保證、供貨能力、企業(yè)經營和財務狀況。每年是否對供和個人，結合經濟效益進行考核，以盡量避免合同風險應商進行一次復審評定，所有供應商都必須滿足的發(fā)生。Is09000標準要求，考評主要指標是對每年所

21、執(zhí)行的合(作者單位：雞西煤礦機械有限公司)刪易凄詞囟2。os萬方數(shù)據(jù)偽劣產品，導致命間風險采購合間日常管理混亂，如合同娥缺，以敖履行時找不到合同文件，使企業(yè)難以判別對方是否違約，同時企業(yè)自身也常常因為合間管理說亂浩成違約而被對方迫究。3、采購革命收風險。由于人為因素造成企業(yè)所采購物資在進入倉庫前未按合同及制度要求對采購物資數(shù)量、品種、規(guī)格、質量、價格、單據(jù)等多方陽的審核和驗收而引發(fā)的風險，如在數(shù)量t缺斤少兩，在質量仁魚曰:昆珠，以次充好

22、，在品種規(guī)格上貨不對蹄，不符合合同規(guī)定要求等。4、采購存量風險。采購置不能及時供應生產常要，發(fā)生生產中斷造成缺貨損失而引發(fā)的風險物資架購過多，濫成積脹，其中多數(shù)因技術進步而導敦的無形損糙，使企業(yè)大最資金沉淀于庫存中，失去了資金的機會利潤，形成存儲損耗風險物資采購時對市場衍情估計不準，盲目進貨，結果干晨快價格下膚，引起價格風險企業(yè)“零庫存“策略可能因供應商tI:!現(xiàn)干擾因素，使企業(yè)無貨生產中斷而陷入困境或因供應商供貨不及時而造成缺貨的風險

23、O5、采購責任風險。企業(yè)結辦部門或個人責任心不強戒管理水平不高，不少風險是由于來購人員假公濟私、收受回扣、牟取私利而引起合同糾份。三、企業(yè)物資采購管理審計主要對策1、對采購i過程、企方位的監(jiān)督。金過程的審計是指從計圳、審批詢價、招標、接約、驗收、核算、付款和領用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計重點是對計劃制定、簽訂合同、質量驗收和銷賬付款四個關鍵控制點的審計監(jiān)督，以防止輝弊行為。企方位的審計是指內控審計、財務審計、制度考核主主管齊下，把審計監(jiān)督貫

24、穿于采購活動的全過程，是確保采購規(guī)施和控制質量風險的第二道防線?？茖W規(guī)范的采購機制，不儀可以降低企業(yè)的物資采購價格，提高物資采購質簸，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。2、對物料需求和物資采購卉劃的審計。審查企業(yè)采購部門物料需求物資采購計劃的編制依據(jù)是沓科學調聾預測娃否存在偏離實際的情況計劃目標與實現(xiàn)目標娃否一致采購數(shù)盤、采購目標、采購時間、i運輸計劃、使用計劃、質盤計劃是否有保證措施。3、對物資果購招標與簽約審計監(jiān)督。依法訂立來購合同

25、是避免合間風險，防患于未然的前提條件，也是強化合同管理的基礎。首先，管理審計要對采購經辦部門是沓履行職責進行審計。審查采購經舟、部門和人員是否對供應商進行調查，包括供貨方的生產狀況、質量保證、供貨能力、企業(yè)經營和財務狀況。每年是否對供應商進行一次復審評定，所有供服商都必須滿足IS09000標準要求，考評主要指標是對每年所執(zhí)行的合斗→斗同情況，如供貨質輯、履行合同次數(shù)、準時交貨率、來料批次合格率、價格水平、合作態(tài)度、儒脂服務等進行評審，是

26、否在全面了解的基礎上，作出選擇合格供應商的正確決策，使命間建立在可行的基礎上。物資來購招標是否按照規(guī)班的程序進行，是否存在墻反規(guī)定的行為發(fā)生。其次，管理審計要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)楠、數(shù)量、質量、交貨時間、賬號、地址、運輸、結算方式等各項內辛苦，按照合沽性、可行性、合理性和規(guī)拖性等四個標準，路一進行審核04、對物資采購合同臺賬、合同匯總及信息反饋的審汁。三當前，合同糾扮日益增多，如果合間丟失，到1么在處理時會失去有利的地位耐遭受風險。因

27、此，建立合間臺賬、做好合同匯的一個主囂E耍方麗O①對于已簽訂合間，檢查是否整理戚冊，妥靜保管是否建立合問臺賬、合問匯總以便及時查找合同履行情況。(2)審查合同管理部門是否對交付俞間進行分類編號，并建立合同臺賬。合同統(tǒng)一編號是否合規(guī)，每一份合同包括合同正本、劇本及附件是否齊全。③合間履行完單是在子及時建立合同檔寰。合|詞管理人員是否將所有合間i刷子分樊匯總，及時提出報告和匯總表，報送單位領導和各有關業(yè)務部門據(jù)此組織生產，規(guī)劃價位，及時接通

28、和按時承付貨款。是否i運用先進管理手段，向相關部門提供及時準確、真實的反饋信息，提高合間管理水平。5、對物資采購合同執(zhí)行中的審計。審菇合同的內容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到j貨瞌收工作和原始記錄，是沓嚴格按合間規(guī)定付款。如有與合同不符的情況，是否及時與供方協(xié)商處珊，對不符合合間部分的貸款史是否拒付。是否對有關合同執(zhí)行中的來往踴電、文件都進行了妥替保存，以備望去詢:審查物資臉收工作執(zhí)行情況，是沓對物資進貨、入庫、發(fā)放過程進行驗收控制對

29、不合格品控制執(zhí)行情況審計，審計物資管理部門是否對發(fā)現(xiàn)的不合格品及時記來管理審計還應重視對合同履行違約糾紛處理的審計:審查采取“零席存“策略的企業(yè)，是奇保持一定的產成品存貨以規(guī)避缺貨損失是哥保持一定的料件存貨以滿足需求增長弓|趣的1:.產需要是否建立牢回的外部契約關系，保旺供貨渠道穩(wěn)定，降低風險，規(guī)服成本。6、對物資采購績效的審計考核。管理審計應督促相關部門建立合同執(zhí)行管理的各個環(huán)節(jié)的考核制肢，并加強審計檢查與考核，審查是否把合同規(guī)定的采