淺談如何加強(qiáng)施工企業(yè)在工程活動(dòng)中的合同管理

1、工作研究口姚愛(ài)垡一、合同管理的主要任務(wù)合同管理是項(xiàng)目管理的核心，合同管理是工作始終貫穿于項(xiàng)目管理的全過(guò)程。合同管理任務(wù)是相當(dāng)復(fù)雜、繁重的。可分兩個(gè)階段：1合同簽訂前。①對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行分析和合同文本審查，并作出相應(yīng)的分析報(bào)告，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)性及可以取得的利潤(rùn)作出評(píng)估。②進(jìn)行工程合同的策劃，如分包合同策劃，解決各合同之間的協(xié)調(diào)問(wèn)題。并對(duì)分包合同進(jìn)行審查。③為工程預(yù)算、報(bào)價(jià)、工期、工程質(zhì)量、合同談判和合同簽訂提供決策的信息、建議、意見(jiàn)等，對(duì)合同

2、修改進(jìn)行法律方面的審查，配合企業(yè)制定報(bào)價(jià)策略，配合合同談判。2合同簽訂后。①建立合同實(shí)話的保證體系，以保證合同實(shí)話過(guò)程中的一切日常事務(wù)性工作有秩序地進(jìn)行，使工程項(xiàng)目的全部合同事件處于控制中，保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。②對(duì)合同實(shí)話情況進(jìn)行跟蹤；收集合同實(shí)施的信息，收集各種工程資料，并作出相應(yīng)的信息處理，將合同實(shí)話情況與合同分析資料進(jìn)行對(duì)比分析，找出其中的偏離，對(duì)合同履行情況作出診斷，提出合同實(shí)話方面的意見(jiàn)、建議，甚至警告。③進(jìn)行合同變更管理。主

3、要包括：參與變更談判，對(duì)合同變更進(jìn)行事務(wù)性處理，落實(shí)變更措施，修改變更相關(guān)的資料，檢查變更措施的落實(shí)情況。④日常的索賠和反索賠工作。二、目前合同管理存在的主要問(wèn)題1合同法律環(huán)境不好。一是我國(guó)建筑、合同法律體系還不夠完善，部分法律條文不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有漏洞可鉆。二是有法不依的現(xiàn)象十分嚴(yán)重、執(zhí)法不嚴(yán)的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。2業(yè)主行為不規(guī)范。目前建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，業(yè)主常常提出比較苛刻的合同條件，而承包商迫于生計(jì)不得不接受。有些承包商希望進(jìn)行嚴(yán)格的合同管

4、理，但在實(shí)際工作中往往由于業(yè)主的不規(guī)范行為難以實(shí)施。3合同管理意識(shí)淡薄。主要表現(xiàn)在：①不習(xí)慣按合同辦事。出現(xiàn)問(wèn)題不找合同，而是習(xí)慣于找領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，或者請(qǐng)客送禮。即使是正當(dāng)?shù)乃髻r也不能理直氣壯的提出。②不設(shè)立合同管理部門。大多數(shù)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)都未設(shè)立合同管理部fj，缺乏可行有效的合同管理體系和具體的操作流程，不能對(duì)工程進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和有效的動(dòng)態(tài)合同管理。4缺乏有效的分包合同管理。目前，我國(guó)缺乏統(tǒng)一的分包合同示范文本。總承包商和各專業(yè)分包商之間

5、及各分包商之間經(jīng)營(yíng)因合同界面不清，責(zé)、權(quán)、利不明確，而互相推諉，影響工程建設(shè)的順利進(jìn)行。特別是土建和水電、設(shè)備安裝之間的交叉施工，扯皮更多。5不重視合同文本分析。合同訂立時(shí)缺乏預(yù)見(jiàn)性，缺少對(duì)合同文本的分析。在工程實(shí)施過(guò)程中常常因?yàn)槿鄙倌承┲匾臈l款、缺陷和漏洞多、雙方對(duì)條款的理解有差異以及合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不足等問(wèn)題而發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。6專業(yè)的合同管理人才匱乏。合同管理和索賠是高智力型的、涉及全局的，又是專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)、極為復(fù)雜的管理工作，對(duì)合同管

6、理人員的素質(zhì)要求很高。管理人才的匱乏，極大的影響了我國(guó)合同管理水平的提高。三、加強(qiáng)施工企業(yè)合同管理的措施與方法1建立施工企業(yè)的合同管理系統(tǒng)。合同管理系統(tǒng)，就是施工企業(yè)從上向下建立起一支專業(yè)管理隊(duì)伍，實(shí)行系統(tǒng)管理。作為獨(dú)立法人的特區(qū)經(jīng)濟(jì)2004年第7期淺談如何加強(qiáng)施工企業(yè)在工程活動(dòng)中的合同管理萬(wàn)方數(shù)據(jù)工作研究一、命間曾班的5位要任務(wù)比較背圳的合問(wèn)條件，目管理的核心，于生計(jì)不得不接受。C失與合間管理是工作始終貫穿子項(xiàng)目管盟進(jìn)行嚴(yán)格的合間管理

7、，但在實(shí)際理的全過(guò)程。合同管理任務(wù)是相當(dāng)工作中往往由于業(yè)主的不規(guī)范行為‘‘““g咽，kI、繁重的。可分兩個(gè)階段:難以實(shí)施ο1.合同簽訂前。①對(duì)招標(biāo)文件3.合同管理意識(shí)淡薄。主要表朵，進(jìn)行分析和合同文本審查，并作出現(xiàn)在:①不習(xí)慣按合同辦事。出現(xiàn)問(wèn)相應(yīng)的分析報(bào)告，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)性題不找合間，而是習(xí)慣于找領(lǐng)導(dǎo)協(xié)~可及可以取得的利潤(rùn)作出評(píng)估。②進(jìn)調(diào)，戒者請(qǐng)客送禮。即使是正當(dāng)?shù)乃餍泄こ毯贤牟邉?，如分包含同策賠也不能理直氣壯的提出。②不設(shè)埠，劃，解

8、決各合同之間的協(xié)調(diào)問(wèn)題。并立合同管理部門。大多數(shù)項(xiàng)目管理軍雖對(duì)分鈕合同進(jìn)行審查。③為工程預(yù)機(jī)構(gòu)都來(lái)i聳立合同管理部門，缺乏算、報(bào)價(jià)、工期、工程質(zhì)量、合同談判可行有效的合同管理體系和具體的施和合同~訂提供決策的信息、建議、操作流程，不能對(duì)工程進(jìn)行及時(shí)的意見(jiàn)等，對(duì)合同修改進(jìn)行法律方面跟蹤和有效的動(dòng)態(tài)合同管理。..%矚的審查，配合企業(yè)制定報(bào)價(jià)策略，配4.缺迄有效的分包合同管理。尉~‘mhh合合同談判。目前，我國(guó)做乏統(tǒng)一的分包含同示2.合同簽訂

9、后。①建立合同實(shí)范文本?？偝邪毯透鲗I(yè)分包商Aι話的保證體系，以保證合同實(shí)話過(guò)之間及各分包商之間經(jīng)營(yíng)因合間界程中的一切日常事務(wù)性工作有秩序麗不清，、利不明確，而互相惟在地進(jìn)行，的全部合同事i襲，影響工程建設(shè)的順利進(jìn)行。特別件處于控制中，保證合同日林的實(shí)J巳現(xiàn)。⑧對(duì)命間實(shí)話情況進(jìn)行跟蹤收，扯皮更多。坪JE集合間實(shí)施的信息，收集各種工程5.不愛(ài)視合問(wèn)文本分析。資料，并作出相應(yīng)的信息處理，將合訂立時(shí)缺乏預(yù)見(jiàn)性，做少對(duì)合同文。希間實(shí)話情況與合

10、肉分析資料進(jìn)行對(duì)本的分析。在工程實(shí)施過(guò)程中常常比分析，找出其中的偏離，對(duì)合間履因?yàn)槿鄙倌承┲匾臈l款、缺陷和每沙行情況作出診斷，提出合間實(shí)話方漏洞多、雙方對(duì)條款的理解有輩異中圓的意見(jiàn)、建議，③進(jìn)行以及合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不足等問(wèn)題而發(fā)合間變更管理。主要包括:參與變更生爭(zhēng)執(zhí)。俞臺(tái)談判，對(duì)合同變更進(jìn)行事務(wù)性處理，6.專業(yè)的合間管理人才隆邊?？诼鋵?shí)變更措施，修改變更相關(guān)的資合同管理和索賠是高智力型的、涉g俗:::7、料，檢查變更措施的落實(shí)情況。④日及

11、全局的，又是專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)、姚愛(ài)華常的索賠和反索賠工作。極為復(fù)雜的管理工作，對(duì)合間管理1司二、目前命向管理存在的主整人員的素憤要求很高。管理人才的管問(wèn)題匱乏，極大的影響了我國(guó)合同管理1.合同法律環(huán)境不好。一是我水平的提高。軍里國(guó)建筑、合向法律體辰還不夠完善，正、加強(qiáng)施工企業(yè)合間管理的部分法律條文不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有漏洞可措施與方法鉆。二是有出不依的現(xiàn)象十分嚴(yán)重、1.建立施工企業(yè)的合同管理執(zhí)法不嚴(yán)的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。系統(tǒng)。合同管理系統(tǒng)，就是施工企業(yè)

12、2.業(yè)主行為不規(guī)范。目前建筑從上向下建立起…交專業(yè)管理隊(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，業(yè)主常常提出伍，實(shí)行系統(tǒng)管理。作為獨(dú)立怯人的92特區(qū)級(jí)濟(jì)20例年第7期施工企業(yè)，建立合同專門管理機(jī)構(gòu)，這個(gè)機(jī)構(gòu)等同于企業(yè)三總師室或工程部，是內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)。各項(xiàng)目經(jīng)理部也設(shè)立專職合同管理人員，隸屬于企業(yè)合同專門管理機(jī)構(gòu)。旋工企業(yè)應(yīng)制定施工合同管理辦法，將合同管理系統(tǒng)的職責(zé)、權(quán)利、分工，用內(nèi)部管理規(guī)定的形式確立下來(lái)。將合同管理系統(tǒng)分為兩極，公司級(jí)和項(xiàng)目級(jí)。2制定施工企

13、業(yè)的合同管理制度。除了有專門的合同管理體系外，施工企業(yè)還必須建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。這些制度包括：①合同的審查批準(zhǔn)制度。施工企業(yè)在施工合同簽訂前還應(yīng)實(shí)行審查、批準(zhǔn)制度。即在各業(yè)務(wù)部門會(huì)簽后，送交合同專門管理機(jī)構(gòu)或法律顧問(wèn)審查，再報(bào)請(qǐng)法人代表簽署意見(jiàn)，明確表示同意對(duì)外正式簽訂合同。這樣，通過(guò)嚴(yán)格的手續(xù)，使合同簽訂的基礎(chǔ)更加牢靠。②印章管理制度施工企業(yè)的合同專用章是代表企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中對(duì)外行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)、簽訂合同的憑

14、證。因此，企業(yè)對(duì)合同專用章的使用、保管要有嚴(yán)格的規(guī)定，要建立合同使用登記記錄，合同專用章要由合同管理人員專門保管、簽印，實(shí)行專章專用，尤其不準(zhǔn)在空白合同上加蓋印章。凡外出簽訂合同應(yīng)由合同專用章的管理人員與辦理簽約的人一同前往簽約。如合同專用章管理人員利用合同專用章謀取個(gè)人私利，應(yīng)追究其行政或法律責(zé)任。③合同信息管理制度。施工企業(yè)的合同由于種類多，數(shù)量大，變更頻繁，人為管理效率低，可能會(huì)出錯(cuò)，必須借助先進(jìn)的手段建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)管理，才

15、能達(dá)到檔案化、信息化。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)能保證正確分析合同管理情況，適應(yīng)中國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)。3施工企業(yè)的法定代表人，總經(jīng)濟(jì)師、項(xiàng)目經(jīng)理必須掌握合同管理的知識(shí)。①企業(yè)的法定代表人、總經(jīng)濟(jì)師是企業(yè)主要經(jīng)營(yíng)決策者，掌握合同管理的有關(guān)知識(shí)是領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)代企業(yè)必備的素質(zhì)。前面已經(jīng)論述過(guò)合同管理是企業(yè)的生命線，企業(yè)要生存，要在競(jìng)爭(zhēng)中取勝，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)適應(yīng)客觀要求。②項(xiàng)目經(jīng)理也應(yīng)精通合同，熟悉合同管理和索賠工作?，F(xiàn)代企業(yè)管理不僅需要專職的合同管理人員和機(jī)構(gòu)，

16、而且要求項(xiàng)目管理人員在掌握合同管理的知識(shí)前提下進(jìn)行工程索賠。4重視合同變更管理。合同變更在工程實(shí)踐中是非常頻繁的，變更意味著索賠的機(jī)會(huì)，氫在工程實(shí)施中必須加強(qiáng)管理。合同管理工程師應(yīng)該記錄、收集、整理所涉及到的種種文件，如圖紙、各種計(jì)劃、技術(shù)說(shuō)明、規(guī)范和業(yè)主的變更指令，并對(duì)變更部分的內(nèi)容進(jìn)行審查和分析。在實(shí)際工作中，變更必須與提出索賠同步進(jìn)行，待雙方達(dá)成一致以后，再進(jìn)行合同變更。很多承包人往往不重視變更管理，對(duì)業(yè)主要求的變更無(wú)條件服從，導(dǎo)

17、致工作做了卻無(wú)法獲得賠償。5加強(qiáng)分包合同管理。我國(guó)還沒(méi)有專門的分包合同示范文本。這就要求合同管理人員在訂立分包合同時(shí)要充分考慮工程的實(shí)際情況，劃清合同界面，明確雙方各自的權(quán)利和義務(wù)。同時(shí)合同管理人員還需要建立分包合同檔案，對(duì)分包范圍和部位進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理。6重視合同管理人才的培養(yǎng)。合同管理人員首先必須是優(yōu)秀的工程技術(shù)人員，同時(shí)還必須熟練掌握和運(yùn)用各種法律、法規(guī)；精通合同業(yè)務(wù)，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋；熟悉合同履行和工程索賠管理；熟

18、悉工程造價(jià)和會(huì)計(jì)賬務(wù)；為了與國(guó)際接軌，還要能夠閱讀和翻譯英文合同文本。隨著改革開(kāi)放，建筑市場(chǎng)不斷規(guī)范，建筑業(yè)不斷發(fā)展，中國(guó)加入WTO后的建筑市場(chǎng)全面與國(guó)際接軌，給建筑業(yè)帶來(lái)勃勃生機(jī)，合同管理已經(jīng)成為施工企業(yè)的全民管理，它的研究將給我們帶來(lái)更多的啟示。口作者單位：廣東省第二建筑工程公司特區(qū)經(jīng)濟(jì)2004年7月25日93萬(wàn)方數(shù)據(jù)施工企業(yè)，建立合同專門管理機(jī)構(gòu)，這個(gè)機(jī)構(gòu)等同于企業(yè)三總師室或工程部，是內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)。各項(xiàng)目經(jīng)理部也設(shè)立專職合同管理人

19、員，隸屬于企業(yè)合同專門管理機(jī)構(gòu)。施工企業(yè)應(yīng)制定施工合同管理辦法，將合同管理系統(tǒng)的職責(zé)、權(quán)利、分工，用內(nèi)部管理規(guī)定的形式確立下來(lái)。將合同管理系統(tǒng)分為兩極，公司級(jí)和項(xiàng)目級(jí)。2.制定施工企業(yè)的合同管理制度。除了有專門的合同管理體系外，施工企業(yè)還必須建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。這些制度包括:①合同的審查批準(zhǔn)制度。施工企業(yè)在施工合同簽訂前還應(yīng)實(shí)行審查、批準(zhǔn)制度。即在各業(yè)務(wù)部門會(huì)簽后，送交合同專門管理機(jī)構(gòu)或法律顧問(wèn)審查，再報(bào)請(qǐng)注入代

20、表簽署意見(jiàn)，明確表示同意對(duì)外正式簽訂合同。這樣，通過(guò)嚴(yán)格的手續(xù)，使合同簽訂的基礎(chǔ)更加牢靠。②印章管理制度施工企業(yè)的合同專用章是代表企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中對(duì)外行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)、簽訂合同的憑證。因此，企業(yè)對(duì)合同專用章的使用、保管要有嚴(yán)格的規(guī)定，要建立合同使用登記記錄，合同專用章要由合同管理人員專門保管、簽印，實(shí)行專章專用，尤其不準(zhǔn)在空白合同上加蓋印章。凡外出簽訂合同應(yīng)由合同專用章的管理人員與辦理簽約的人一同前往簽約。如合同專用章管理人員利用合同

21、專用章謀取個(gè)人私利，應(yīng)追究其行政或法律責(zé)任。③合同信息管理制度。施工企業(yè)的合同由于種類多，數(shù)量大，變更頻繁，人為管理效率低，可能會(huì)出錯(cuò)，必須借助先進(jìn)的手段建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)管理，才能達(dá)到檔案化、信息化。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)能保證正確分析合同管理情況，適應(yīng)中國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)。特區(qū)經(jīng)濟(jì)2∞4“7月25日3.施工企業(yè)的法定代表人，總經(jīng)濟(jì)師、項(xiàng)目經(jīng)理必須掌握合同管理的知識(shí)。①企業(yè)的法定代表人、總經(jīng)濟(jì)師是企業(yè)主要經(jīng)營(yíng)決策者，掌握合同管理的有關(guān)知識(shí)是領(lǐng)

22、導(dǎo)現(xiàn)代企業(yè)必備的素質(zhì)。前面已經(jīng)論述過(guò)合同管理是企業(yè)的生命線，企業(yè)要生存，要在競(jìng)爭(zhēng)中取勝，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)適應(yīng)客觀要求。②項(xiàng)目經(jīng)理也應(yīng)精通合同，熟悉合同管理和索賠工作?，F(xiàn)代企業(yè)管理不僅需要專職的合同管理人員和機(jī)構(gòu)，而且要求項(xiàng)目管理人員在掌握合同管理的知識(shí)前提下進(jìn)行工程索賠。4.重視合同變更管理。合同變更在工程實(shí)踐中是非常頻繁的，變更意味著索賠的機(jī)會(huì)，氫在工程實(shí)施中必須加強(qiáng)管理。合同管理工程師應(yīng)該記錄、收集、整理所涉及到的種種文件，如圖紙、各

23、種計(jì)劃、技術(shù)說(shuō)明、規(guī)范和業(yè)主的變更指令，井對(duì)變更部分的內(nèi)容進(jìn)行審查和分析。在實(shí)際工作中，變更必須與提出索賠同步進(jìn)行，待雙方達(dá)成一致以后，再進(jìn)行合同變更。很多承包人往往不重視變更管理，對(duì)業(yè)主要求的變更無(wú)條件服從，導(dǎo)致工作做了卻無(wú)法獲得賠償o5.加強(qiáng)分包合同管理。我國(guó)還沒(méi)有專門的分包合同示范文本。這就要求合同管理人員在訂立分包合同時(shí)要充分考慮工程的實(shí)際情況，劃清合同界面，明確雙方各自的權(quán)利和義務(wù)。同時(shí)合同管理人員還需要建立分包合同檔案，對(duì)分

24、包范圍和部位進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理。6.重視合同管理人才的培養(yǎng)。合同管理人員首先必須是優(yōu)秀的工程技術(shù)人員，同時(shí)還必須熟練掌握和運(yùn)用各種法律、法規(guī)精通合同業(yè)務(wù)，勝任合同擬稿、修改、談判和解擇熟悉合同履行和工程索賠管理熟悉工程造價(jià)和會(huì)計(jì)賬務(wù)為了與國(guó)際接軌，還要能夠閱讀和翻譯英文合同文本。隨著改革開(kāi)放，建筑市場(chǎng)不斷規(guī)范，建筑業(yè)不斷發(fā)展，中國(guó)加人WTO后的建筑市場(chǎng)全面與國(guó)際接軌，給建筑業(yè)帶來(lái)勃勃生機(jī)，合同管理已經(jīng)成為施工企業(yè)的全民管理，它的研究將給我