5、時間管理ppt-

1、時間管理TIME MANAGEMENT,視頻,人的一生,最令人觸目驚心的一件事是看到鐘表上的秒針一下一下的移動，每移動一下就表示我們的生命又縮短了一部分；再看墻上掛著的可以一張張撕下的日歷，每天撕下一張就表示我們的壽命又縮短了一天。 —— 梁實秋,時間管理,時間的價值,要領(lǐng)會一年的價值，只要問個期末考不及格的學(xué)生

2、要領(lǐng)會一月的價值，只要問個生下早產(chǎn)兒的母親要領(lǐng)會一星期的價值，只要問個周刊編輯要領(lǐng)會一天的價值，只要問個每天打零工卻要養(yǎng)活十個孩子的人要領(lǐng)會一小時的價值，只要問個正在等待婚禮的佳偶要領(lǐng)會一分鐘的價值，只要問個錯過火車的人要領(lǐng)會一秒鐘的價值，只要問個在意外中大難不死的人,時間管理,第一代時間管理 —— 備忘型 第二代時間管理 —— 規(guī)劃型 第三代時間管理 —— 效率型 第四代時間管理 —— 重要型,時間管理,最新時間管理

3、理論 —— 求得內(nèi)心的平靜,時間管理,你的夢想是什么,,時間管理,忙,? 茫,? 盲,成功的含義,達成預(yù)期目標(biāo)，實現(xiàn)自己階段性的夢想,時間管理?取得個人最大成就,必須有預(yù)期目標(biāo) 目標(biāo)必須達成 成功的不同標(biāo)準(zhǔn) 在一生中，你最珍視的是什么 你的目標(biāo)是什么 目標(biāo)必須數(shù)學(xué)量化 你現(xiàn)在需要做什么以幫助在未來達成目標(biāo),成功的決定因素,7% 為其它因素 13% 取決于知識技能 80% 取決于態(tài)度,時間管理?取得個人最大成就,成

4、功是因為態(tài)度！,什么阻止了我們的前進,沒有目標(biāo) 對自己不忠誠，找借口、找理由 信念局限 我不會 … … 消極的情緒因素 抱怨 指責(zé) 被動 自閉 負罪 嫉妒 急噪 憤怒 憎恨 擔(dān)憂 自憐 宿命 虛榮 僥幸 懷才不遇 害怕失敗 害怕拒絕 … …,時間管理?取得個人最大成就,確保成功的12種思維法則

5、,集中法則 替代法則 習(xí)慣法則* 影響法則 補償法則 潛意識法則,時間管理?取得個人最大成就,期望法則 信念法則 因果法則 控制法則 吸引法則 對應(yīng)法則*,克服成功的障礙,設(shè)定目標(biāo) 停止責(zé)備，對自己100%的負責(zé) 自我概念 信念和自尊 采取積極的態(tài)度 態(tài)度來自于信念，信念來自于期望 期望 ? 信念 ? 態(tài)度 ? 行為 ? 結(jié)果,時間管理?取得個人最大成就,時間管理?取得個人最大成

6、就,成功的規(guī)律,成功是因為態(tài)度 我是我認為的我 我是一切的根源 不是不可能，只是暫時還沒有找到方法* 山不過來，我過去 決心決定成功 天助自助者 每天進步一點點 太棒了！,決定去取得成功,找到你自己的擅長領(lǐng)域 設(shè)定目標(biāo) 預(yù)先支付必要的代價 時間管理，實現(xiàn)個人效率,時間管理?取得個人最大成就,時間=,控制事件 管理你自己的行為 安排工作的先后次序,時間管理,你在控制之中 ? 事情是有序的 ? 你可以加倍你的產(chǎn)出

7、,時間管理?概念,一系列的事件,目標(biāo)，乃是有截止日期的夢幻——史蒂夫 ? 史密斯,時間管理?目標(biāo)設(shè)定,在你決定你的行動路線之前，需要知道你的目標(biāo)是什么,時間管理?目標(biāo)設(shè)定,獅子該走哪條路線來抓取獵物,100%成功 = ? %目標(biāo) + ? %方法,時間管理?目標(biāo)設(shè)定,100%成功 = 100%目標(biāo) + 0%方法,如何選擇目標(biāo),觀察 —— 你了解你自己嗎、你了解現(xiàn)狀嗎 比較 —— 知識、技能、目標(biāo)對象 綜合 —— 困難、障

8、礙、資源 分析 —— 可能性 處理 —— 反饋、修正,時間管理?目標(biāo)設(shè)定,目標(biāo)的金字塔,時間管理?目標(biāo)設(shè)定,,長期目標(biāo),中期目標(biāo),短期目標(biāo),月/周/日/即時目標(biāo),,,,,,,5~10 年,3~5 年,1~3 年,妥善利用每一天,終極目標(biāo),組織總目標(biāo),分公司目標(biāo),部門目標(biāo),個體目標(biāo),,,,剝洋蔥法,時間管理?目標(biāo)設(shè)定,目標(biāo)設(shè)定的說明,具體的 遠大的 挑戰(zhàn)的 協(xié)調(diào)的 反饋的,組織的目標(biāo)管理,目標(biāo)具體 參與決策 明確時限

9、 績效反饋,目標(biāo)設(shè)定的SMART原則,Specific 具體明確的 Measurable 可衡量的 Achievable 可達成的 （ Actionable 以行動為導(dǎo)向，有行動計劃的 ） Realistic 實際的 （ Resultant 有結(jié)果的 ） Time limited 有時間限制的,時間管理?目標(biāo)設(shè)定,SMART目標(biāo)的元素,,S

10、MART目標(biāo),,,,,,Who 主語開頭（我將或責(zé)任人）,使用動詞（降低/發(fā)展/增加/賺）,What 結(jié)果/成果（量/質(zhì)/成本）,When 完成日期,Where 條限/How 怎么做（計劃）,例：我將在35歲前賺到100萬,時間管理?目標(biāo)設(shè)定,目標(biāo) 我3個月內(nèi)(XX年12月1日20:00前)在不影響健康前提下減去體重10公斤（目前80公斤） 分解目標(biāo)：第1個月減輕3公斤，第2個月減輕3公斤，第3個月減輕4公斤,行動計劃 每天早上

11、花30分鐘跑步5000米，晚上做20分鐘有氧操、20個俯臥撐和30個仰臥起坐 每星期六與友人一起打壁球1小時 每天按照專家制訂的營養(yǎng)減肥餐單進餐 （早餐：1只蘋果、200ml牛奶、1只水煮雞蛋，中、晚餐：各50克米飯和300克低熱量 的葷蔬菜，戒除高卡路里的油炸食物） 每天起碼喝5杯綠茶 每個月外出吃飯減至最多4次，每次只能吃清淡的白肉和蔬菜 家里所有的零食送給別人 每天睡眠時間控制在7小時 第3個月進行1

12、個療程的“曲美”藥物治療 家里掛1幅好身材的明星全身畫像，每天注視2分鐘 早晚朗讀目標(biāo)各10遍，默念：“我瘦、我瘦、我瘦瘦瘦”1遍,里程碑 在10月1日，11月1日和12月1日吃完晚飯后作一次體重測量 階段目標(biāo)達成后買一件自己喜歡的東西獎勵自己，未達成則調(diào)整計劃,時間管理?目標(biāo)設(shè)定,時間管理?目標(biāo)設(shè)定,時間管理的四大原則,妥善計劃 優(yōu)先管理 有效授權(quán) 自我組織,時間管理?四大原則,不論多偉大的觀念，如果不能在你的行動中

13、展現(xiàn)出它的力量，那是一文不值的—— 湯瑪斯 ? 赫胥黎,時間管理?妥善計劃,計劃和行動計劃表,沒有計劃的行動是大多數(shù)人的生活本質(zhì) 失敗的計劃就等于在計劃失敗 計劃是實現(xiàn)目標(biāo)所要完成的工作 計劃表是記錄這些工作、相關(guān)人員和時間進度的表格 分解目標(biāo)的多杈樹法* 運用時間錦囊,時間管理?妥善計劃,時間錦囊（Daily）,錦囊的內(nèi)容 個人資料/年歷/年計劃表/月計劃表/ 周計劃表/日歷/日計劃頁/溝通、

14、 會議備忘頁/項目管理/收支記錄 /親友喜慶備忘錄/通訊錄/網(wǎng)址錄/國 內(nèi)主要城市電話區(qū)號/度量衡換算表/地圖/夾套…… 錦囊的特點 系統(tǒng)活頁夾/計劃工作庫/全局視覺化 錦囊的優(yōu)點 計劃性/整體觀/可查核 時間錦囊是自我組織管理和自律的重要實用工具，建議 不用便條紙、 只用一本、隨身攜帶、經(jīng)常翻閱,時間管理?妥善計劃,目標(biāo)：在6月30日前完成45萬銷售目標(biāo),行動計劃表練習(xí),時間管理?妥善計

15、劃,序號 工作任務(wù)責(zé)任人 期限開始日 預(yù)計完成日 實際完成日1 234,時間管理?妥善計劃,目標(biāo)達成的步驟,時間管理?妥善計劃,思考：哪些你做得較好，哪些有待改善,,,堅持,檢討,馬上行動,朗讀,分解計劃,自問理由,視覺化,選擇,決定,,,,,,,輕重緩急的優(yōu)先級管理,重要性,緊急性,,,,,[1],[3],[2],[4],重要緊急水開,不重要不緊急曬得衣服,緊急不重要門鈴/電話,重要不緊急孩子哭,干擾事項

16、不速之客電話/信件會議,臨近最后期限的與主 要目標(biāo)有關(guān)的事項危機處理顧客投訴嚴重沖突,瑣碎事務(wù)重復(fù)性工作無意義爭論消磨時間,規(guī)劃計劃能力提升防止危機激勵士氣建立關(guān)系,事件的四個象限,時間管理?優(yōu)先管理,四象限處理形態(tài)分析,若偏重則 [1] 象限忙于處理危機及收拾殘局，經(jīng)常感到壓力， 易精疲力盡 [2] 象限有理想，自制與平衡，少有危機感 [3] 象限短視近利，缺乏目標(biāo)

17、、計劃和自制 [4] 象限無責(zé)任和安全感，甚至令工作不保,時間管理?優(yōu)先管理,組織層面造成的效應(yīng),帕金森定律 梅菲定律 彼得定律 二八定律,時間管理?優(yōu)先管理,20 / 80 法則（帕列托 Pareto 法則）—— 最省力的企業(yè)成功與個人幸福法則,在因和果、投入和產(chǎn)出、努力和收獲之間，存在著不平衡關(guān)系：80%的收獲來自20%的努力，其它80%的投入只帶來20%的產(chǎn)出,時間管理?優(yōu)先管理,20 / 80 法則舉例,

18、80%的營業(yè)額出自于20%的產(chǎn)品 80%的銷售量（利潤）來自于20%的客戶80%的績效來自于20%的員工 80%的病假是20%的員工請的 80%的權(quán)利、金錢集中在20%的人手里 80%的閱讀時間化在20%的書報上 … …,時間管理?優(yōu)先管理,時間利用的價值分析（ABC分析）,,,,,,,,,60%,15%,25%,15%,25%,60%,事情價值,實際消耗時間,A,C,B,A 專心處理B 授權(quán)C 授權(quán)或清理,時間管

19、理?優(yōu)先管理,管理人員理想的時間分配,時間管理?優(yōu)先管理,時間管理?優(yōu)先管理,每位員工都應(yīng)該,專注于那些能產(chǎn)生80%效益的20%關(guān)鍵（核心）工作 對次要任務(wù)少化時間精力，授權(quán)放棄和降低工作成本 對常規(guī)的作業(yè)流程要不斷簡化改善以提高效率,十鳥在林，不如一鳥在手,管理每天的工作,回顧工作目標(biāo)和行動計劃表，了解今天要做什么 根據(jù)事情的重要性和緊急程度安排優(yōu)先次序,重要性緊急性 A 高度優(yōu)先（必須做）1 必須現(xiàn)在

20、做 B 中度優(yōu)先（應(yīng)該做）2 應(yīng)該很快做 C 低度優(yōu)先3 不緊急,時間管理?優(yōu)先管理,練習(xí)：對昨天的工作/生活分類,謹防確定優(yōu)先次序的誤區(qū),你懂的事 你喜歡的事 叫得最響的人 按先后發(fā)生的次序,容易或費時不多的事 已籌劃好或排定時間的事 你知道如何最好進行的工作 還有一分鐘就到最后期限的事,時間管理?優(yōu)先管理,確定優(yōu)先次序的思考,是否能幫助我達成人生某些重要目標(biāo) 是否與我的事業(yè)密切相

21、關(guān) 做，是否可以使我更上一層樓；不做，是否會阻礙我的前程 是否能增進我的知識，幫助我發(fā)揮潛能 是否有確切的期限 是否是某個我無法忽視的人交辦的 是否對我所關(guān)心的人很重要 是否他人無法幫你完成 假如你得不到一個“是”的答案，這件事就不值得列入重要事項,時間管理?優(yōu)先管理,Do The Right ThingDo The Thing Right有所不為才能有所為,時間管理?優(yōu)先管理,有效授權(quán),只有四種方法可以幫助你更

22、好地利用時間 嘔心瀝血，延長工作時間 提高自己的工作效率 中止不太重要的工作 有效授權(quán),時間管理?有效授權(quán),管理人員不愿授權(quán)的原因,對別人缺乏信心（不放心） 自我膨脹/需要成就感/事必躬親 誤解效益含義 缺乏安全感 工作主義（嗜好） 沒有合適人選,時間管理?有效授權(quán),有效的管理依靠適當(dāng)?shù)氖跈?quán) 組織層面 組織扁平化、以人為本的理念、員工的變化 管理層面 更多思考及管理時間改善決策和管理質(zhì)量

23、 培養(yǎng)下屬增加信任和參與、責(zé)任感、成就感,時間管理?有效授權(quán),授權(quán)的原因和意義,授權(quán)并不是只對部屬說：“這是任務(wù)，想辦法去完成 它！”，然后袖手旁觀，坐侯成果 授權(quán)并非棄權(quán)、授責(zé)、參與、分工、代理職務(wù)、助手 或秘書職務(wù) 警惕 —— “他們已有足夠的事做了”、“我不信任他們”、“他們不會明白”、 “他們無法做得和我一樣”、“我能做得更好更快”、倒授權(quán) …,時間管理?有效授權(quán),

24、常見授權(quán)觀念的誤區(qū),授權(quán)表,時間管理?有效授權(quán),可以授權(quán)的工作,專業(yè)技術(shù)型工作 收集事實，統(tǒng)計數(shù)據(jù) 草擬文書，準(zhǔn)備報告 可以代表其出席的會議 某些特定領(lǐng)域中的決定 … …,時間管理?有效授權(quán),下達目標(biāo) 培養(yǎng)發(fā)展下屬 任務(wù)的最終責(zé)任 維護紀(jì)律和制度 解決部門間的沖突 … …,不可授權(quán)的工作,授權(quán)的準(zhǔn)備工作,轉(zhuǎn)移心態(tài)，培育氣氛 分析授權(quán)的工作 選擇任務(wù)，界定范圍 決定授權(quán)的對象,時間

25、管理?有效授權(quán),有效授權(quán)三步曲,任務(wù)指示 進度監(jiān)督 成果評估,時間管理?有效授權(quán),有效授權(quán)的步驟,時間管理?有效授權(quán),解釋工作的目標(biāo)、內(nèi)容和范圍 說明工作的重要性、期望的結(jié)果和完成期限 與被授權(quán)者共同探討，就工作方法和步驟達成協(xié)議 提出跟進的方法及檢討的日期 授予適當(dāng)?shù)臋?quán)限（資源調(diào)配、決策……） 監(jiān)察進度，鼓勵下屬，并隨時給予支持、幫助和建設(shè)性反饋 如有需要，可調(diào)整原計劃，但要和下屬充分溝通 完成工作后，驗收并表示贊許

26、和感謝,有效授權(quán)的溝通要點,雙向溝通 察言觀色 善于引導(dǎo) 建立感情 彈性行為,時間管理?有效授權(quán),“時間殺手”,無形的“時間殺手”—— 內(nèi)在陷阱 在我們不知覺的情況下出現(xiàn)，往往問題源于我們自己（自己造成） 有形的“時間殺手”—— 外在陷阱 明明知道是浪費時間的事情，但迫于無奈地去做（環(huán)境因素造成）思考：哪些事情占據(jù)了你大量的時間？,時間管理?自我組織,練習(xí)：檢視一下圍繞你身邊的那些“時間殺手”,時間管

27、理?自我組織,22種最大的浪費時間現(xiàn)象,1、一次想做太多事情2、承諾太多，沒能說“不”3、拖延耽擱/中途放棄4、猶豫決定/錯誤決策5、欠缺明確目標(biāo)/計劃/控制6、缺乏系統(tǒng)7、缺乏自律8、事必躬親，無效授權(quán)9、混淆責(zé)任/權(quán)力10、溝通欠佳/爭論11、缺乏有關(guān)技能,時間管理?自我組織,12、不速之客13、電話干擾14、會議過多/失效15、社交應(yīng)酬16、信息龐大/不充分17、工作環(huán)境雜亂18、瑣碎事務(wù)/文山書海

28、19、人手不足/能人不夠20、缺乏危機處理方法21、缺乏政策/繁文縟節(jié)22、下午精神不振,貪求過多心理的抑制及處理方法,“不是每件事都必須做”，學(xué)會分辨優(yōu)先次序 集中精力，單項處理（一次只做一件事情 ） 訓(xùn)練準(zhǔn)確估算時間 不要凡事追求完美 克服授權(quán)障礙，問問自己想證明什么 看到別人沒做份內(nèi)的事，千萬要抑制自己 學(xué)會說“不”,時間管理?自我組織,一次想做太多事情,學(xué)會說“不”,記?。翰荒芫芙^，就會受別人時間表的控制

29、 克服心理和情面障礙 拒絕要求四部曲,時間管理?自我組織,傾聽 ? 婉言回絕 ? 提出理由 ? 提供變通之計,承諾太多，沒能說“不”,拖延問題的解決措施,分類，按事件等級立即處理（Do It Now） 避免堆積有待解決的公文，今日事今日畢 先做不喜歡的事（賈琪 · 華德定律） 把每份工作設(shè)定時限，并公開給人知道 找出閑聊和做白日夢的時間，盡量減少 一氣呵成,時間管理?自我組織,拖延耽擱/中途放棄,瑞士奶酪法,

30、時間管理?自我組織,拖延耽擱/中途放棄,練習(xí)：（周計劃表和）日工作執(zhí)行清單,注： 處理情況以符號說明： · 進行中 ? 已完成 ? 已授權(quán) X 已取消 ? 留待明日完成 菜單要簡單明了并定期檢查,時間管理?自我組織,欠缺明確目標(biāo)/計劃控制,應(yīng)付外界干擾,確定約見的優(yōu)先次序和時間，成為“歧視主義者” 對于不斷騷擾你的人，直截了當(dāng)告訴他你現(xiàn)在沒空 預(yù)設(shè)時間限制 用肢體語言或談話地點暗示你不愿

31、長時間地接待他 串通好的干擾 迅速找出打擾者的企圖 把訪客轉(zhuǎn)交給別人,時間管理?自我組織,不速之客,電話處理,過濾來電 暗示應(yīng)該結(jié)束 預(yù)設(shè)時間限制 直截了當(dāng)掛斷 發(fā)現(xiàn)需求，緊扣主題,時間管理?自我組織,集合在某一時間全部回掉 分類，按輕重緩急分批處理 以談?wù)碌牧鲎鏖_場白 話不過“三”,電話,時間值多少錢？,時間管理?自我組織,* 每年 251 個工作日，每天工作 8 小時,會議,低效會議的原因,會前 ——

32、 目標(biāo)不明確、議事過多、時間地點不當(dāng)、參加者不當(dāng)、通知欠詳、 無備而來 會中 —— 小會交流、外界干擾、未能概括、離題、不投入、壟斷會議、“馬 拉松”、復(fù)雜化 會后 —— 記錄不全、欠總結(jié)、不跟蹤,時間管理?自我組織,會議,開有效率的會,宗旨：短時間達到目的，與會者滿意,時間管理?自我組織,會議,會前準(zhǔn)備 5W1H 主持會議 掌控進程，緊扣主題，陳述和

33、發(fā)問、引起互動，處理無序和干擾 … … 結(jié)束會議 會議紀(jì)要，評估總結(jié)，任務(wù)分工，檢察回顧,信息處理,速讀，劃線，眉批和剪貼 不要打開與你無關(guān)的信息 固定時間收發(fā)電郵或信函 如果某信息需采取應(yīng)對措施，就記錄并加入一覽表 為了便于歸檔，每條信息立即用一個文件名來編號 信息一旦被處理，就可歸檔或清除 如果信息不充分，則確定需要的信息，按時提供,時間管理?自我組織,信息,丟棄,復(fù)印/傳閱,歸檔,過濾,速讀

34、,細讀,采取措施,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,時間管理?自我組織,信息,5S,清理,整頓,清潔,規(guī)格化,訓(xùn)練與紀(jì)律,時間管理?自我組織,工作環(huán)境雜亂,缺乏政策/程序或繁文縟節(jié),時間管理?自我組織,制訂政策、制度、工作流程（程序） 無空白無重疊原則 運用 5W1H 簡化流程 剔除、簡化、調(diào)整、合并重組,缺乏政策/繁文縟節(jié),ABC平衡法,時間管理?自我組織,下午精神不振,其它浪費時間的克服方法,猶豫決定/錯誤

35、決策 缺乏自律 混淆責(zé)任/權(quán)力 溝通欠佳/爭論 瑣碎事務(wù)/文山書海人手不足/能人不夠 缺乏危機處理方法,時間管理?自我組織,將風(fēng)險視為無可避免而加以接受/收集資料，給自己抉擇期限/運用決策技術(shù)建立目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)/追蹤/一次處理完明確責(zé)任分工表/責(zé)權(quán)相當(dāng)選擇合適渠道/傾聽/雙向溝通/反饋/同理心/達成共識及時處理/一次處理一件/只處理一次/原件批復(fù)/減少副本/規(guī)范存檔/控制留存期進行成本效益分析/培訓(xùn)預(yù)見問題/

36、制訂“防火”措施,,,,游戲,有一些水和一堆大石頭、小石子、黃沙，要裝在一個容器內(nèi)，如何裝才能把容器裝得最滿？,時間管理?自我組織,二點啟示,先做大的、重要的事情 別忽視瑣碎的時間 垃圾和等待的時候做什么？ 切記打發(fā)時間,時間管理?自我組織,時間管理基本技巧,設(shè)定SMART目標(biāo) 計劃（每日）活動，設(shè)定完成期限 每天撥出近半小時做計劃或進行重要思考 … … 分清優(yōu)先次序，優(yōu)先處理重要工作

37、 嘗試有效授權(quán) 自我組織，避免時間浪費 地理經(jīng)濟/比賽的心情 /創(chuàng)造時間區(qū)/逆勢操作 /5點俱樂部/想法偷懶 … …,時間管理,時間管理,運用工具,時間管理統(tǒng)計分析表（工作日記）* 周時間管理統(tǒng)計表* 周時間管理分析表*,誠實地記下這些問題的答案,時間管理,我最浪費時間的三項活動是什么 有多少時間是用在非計劃活動上，應(yīng)該為這些活動負責(zé)的是誰 如何預(yù)防或減低時間的浪費 我如何浪費別人的時間，誰的，如何

38、預(yù)防 別人如何浪費我的時間，有沒有方法減少或排除，是什么方法 我做的哪些事對我的目標(biāo)很重要，哪些是既緊急又重要的 我是否在做緊急但不重要的工作，應(yīng)該如何減少或消除 我一天中什么時候最有和最沒有生產(chǎn)力 哪些人我需要再多見面，哪些需要減少 什么活動需要更多的時間，什么需要減少、授權(quán)或剔除 我是不是做太多事情了,工作節(jié)奏的合理安排,無需每天工作12小時以上，一年中只要安排 8 ~ 10 次高 強度連續(xù)作戰(zhàn)時間 緊張過后

39、設(shè)法放慢速度，度一個小假算作給自己的獎勵 保證放松休息的時間，保持良好的精神狀態(tài)，不要疲勞 作業(yè)，有重要工作前一定要休息好 爭取每天省1個小時的時間做自己喜歡的事情,時間管理,時間管理八大法則,適時委派，立刻放棄 每日行事，認真規(guī)劃 程度劃分，重要優(yōu)先 掌握時機，控制拖延,時間浪費，盡量避免 工作狂人，并不推崇 專心致志，事務(wù)確切 工作現(xiàn)場，保持整潔,時間管理,一次只選一種新的技巧，而且把它練習(xí)三個星期，以進入你