[學習]崗位說明書編寫說明

1、《崗位說明書》編寫說 明,目 錄,細節(jié)決定成敗，知識改變命運！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 2 of 39,第一部分：概念、重要性及用途第二部分：崗位說明書編寫流程第三部分：填寫說明第四部分：工作安排,1.1 什么是崗位說明書,,,崗位說明書： 是人

2、力資源管理中最為重要的文件之一。是在工作分析基礎上，對崗位信息、任職資格、職責、權限等進行描述的成果文件。,細節(jié)決定成敗，知識改變命運！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 3 of 39,1.2 崗位說明書的重要性,,,闡明在公司內誰應該負責什么工作有助于在職者了解該崗位的責任幫

3、助管理階層分析并改進公司的組織結構作為崗位評價、薪資調查以及建立薪資結構的基礎,細節(jié)決定成敗，知識改變命運！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 4 of 39,1.3 崗位說明書的用途,,,為公司人力資源規(guī)劃、人員招聘及甄選、人員任用及配置提供依據；為企業(yè)薪資調查、薪酬結構調整、

4、績效評估提供依據；為企業(yè)做好員工培訓與發(fā)展、 職業(yè)規(guī)劃提供依據；為企業(yè)工作評價、職位分類、目標管理計劃、工作流程分析、組織研究提供依據。,細節(jié)決定成敗，知識改變命運！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 5 of 39,目 錄,第一部分：概念、重要性及用途第二部分：崗位說明書編寫

5、流程第三部分：填寫說明第四部分：工作安排,細節(jié)決定成敗，知識改變命運！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 6 of 39,,,,,,,,,,,,2.1 崗位說明書編寫流程,,,編寫流程,資料分析匯總,編制文檔初稿,討論并修改,形成文檔上報,,,,,,開展工

6、作分析,細節(jié)決定成敗，知識改變命運！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 7 of 39,,2.1 崗位說明書編寫技巧,,,編寫技巧,先將部門職能按預先設計的崗位進行分解，形成各崗位的職責模塊,在職責模塊下列出所有具體的工作，每一工作可以遵循P、D、C、A的思路

7、來編寫。,編寫時注意動詞的使用，如擬訂不要寫成制定、協(xié)助不要寫成負責（詳見后頁）,模塊及模塊包括的職責細則要完全窮盡 所有職責；模塊之間、模塊的細則之間都要相互獨立,細節(jié)決定成敗，知識改變命運！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 8 of 39,目 錄,第一部分：概

8、念、重要性及用途第二部分：崗位說明書編寫流程第三部分：填寫說明第四部分：工作安排,細節(jié)決定成敗，知識改變命運！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 9 of 39,3.1 填寫說明－基本信息1/2,,,《崗位說明書》中一律用仿宋5號字填寫,◆單位名稱：公司全稱（與公章相一致）◆

9、崗位名稱：明確、具體，填寫公司規(guī)范的崗位名稱，不能使用含糊、通稱之名稱?！綦`屬部門：崗位所在部門◆崗位定員：該崗位定員數,細節(jié)決定成敗，知識改變命運！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 10 of 39,◆直接上級：該崗位直接上級的崗位名稱◆直接下屬：該崗位直接下屬的定員數◆

10、工資等級：留空白，由人力資源部門填◆崗位代碼：按照崗位編碼規(guī)則（附件）自行編制◆批準人：留空白，由人力資源部門填◆批準日期：留空白，由人力資源部門填,3.1 填寫說明－基本信息2/2,,,細節(jié)決定成敗，知識改變命運！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 11 of 39,3.2

11、填寫說明－崗位工作概述1/3,,,工作概述是說明該崗位在整個組織中的地位和作用，在什么樣的范圍內行使自己的職責，概括性的表述該職位的工作職責，通常用以下方式撰寫：,細節(jié)決定成敗，知識改變命運！ 人力資源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail: qhly_zcl@163.com page 12 of 39,3.2 填寫說明－崗位工作概述2/3,

12、,,也可以撰寫為：,3.2 填寫說明－崗位工作概述3/3,,,舉例：,例一：營銷總監(jiān) 目的： 為了完成銷售額、實現(xiàn)利潤及獲得市場占有率， 范圍： 在公司的營業(yè)發(fā)展方向和產品政策指導下， 包含動詞的主要工作活動： 制定營銷策略，建立和維護營銷部門的組織結構，提高部門績效，完善服務質量。例二：分廠廠長 約束條件 ： 根據公司的生產計劃安排， 包含動詞的主要工作活動：

13、管理和調配工廠的全部設施， 目的或結果： 以按照質量標準的要求，在一個安全的工作環(huán)境下生產預定的產量。,3.3 填寫說明－工作內容和職責1/14,,,◆編寫原則：PDCA原則,P（Plan） --計劃，確定方針和目標，確定活動計劃； D（Do） --執(zhí)行，實地去做，實現(xiàn)計劃中的內容； C（Check）--檢查，總結執(zhí)行計劃的結果，注意效果，找出問題； A（Action）--行動，對總結檢查的結果進行處理，成功的經

14、驗加以肯定并適當推廣、標準化；失敗的教訓加以總結，以免重現(xiàn)，未解決的問題放到下一個PDCA循環(huán)。,3.3 填寫說明－工作內容和職責2/14,,,◆編寫原則：PDCA原則,3.3 填寫說明－工作內容和職責3/14,,,◆編寫技巧：描述方式和用語關系到工作說明書的質量,標準的工作職責描述格式應該是：“動詞＋名詞＋結果”。 動詞：參照工作職責動詞使用規(guī)范表； 名詞：表示該項任務的對象，即工作任務的內容； 結

15、果：表示完成此項工作所要實現(xiàn)的目標，可用“確保、保證、爭取、推動、促進”等詞連接。 例：人力資源部經理：“組織制定人力資源戰(zhàn)略和人力資源規(guī)劃，保證為公司的發(fā)展戰(zhàn)略提供有效的人力資源支持”。,3.3 填寫說明－工作內容和職責4/14,,,◆表述要領：,準確使用描述行為的動詞以明確角色；揭示工作流程以及信息的流向；指明工作活動的目的或所要產生的結果。,3.3 填寫說明－工作內容和職責5/14,,,◆動詞的使用：,崗位職責

16、動詞使用規(guī)范表,3.3 填寫說明－工作內容和職責6/14,,,◆動詞的使用：,亦可擴展使用以下動詞：負責 制定 批準 審閱 準備 提出 建議 檢查 開發(fā) 指導 評估 編制實施 審定 監(jiān)督 審批 指導 接待 走訪 收集 確保 審核 制定 編寫承擔 擬訂 辦理 草擬 計算 統(tǒng)計 督促 起草 購買 檢測 決定 建議分析 設計 回答 匯總 報告 安排 研究 建立 參與 核對 抄寫 傳送確認 提供 確定 考查 總結 協(xié)助 布置 調查 完

17、成 巡查 預測 修改保持 匯報 發(fā)放 驗收 整理 保管 登記 簽訂,3.3 填寫說明－工作內容和職責7/14,,,◆動詞的使用：,從PDCA角度劃分P和D角度: 指揮 編制 草擬 指導 接待 執(zhí)行 組織 落實 收集 建立 實施 計算……C的角度：檢查 監(jiān)控 監(jiān)督 督導……A的角度：解決 糾正 改進 改良 改善……,3.3 填寫說明－工作內容和職責8/14,,,◆注意事項：

18、,①使用的詞語必須非常清晰，以保證使用該崗位說明的人能正確理解所說明的內容。 模糊不清或有各種理解的詞語應避免使用。 例如“進行”、“開展”、“做好”、“處理”等動詞沒有具體指出工作的具體內容。對于“盡可能多的”、“典型的”、“復雜的”、“困難的”一類的形容詞，不同的人會有不同的理解。如 ： 抓好企業(yè)文化建設，營造積極向上、團結奮進的氛圍，增強企業(yè)的凝聚力和競爭力；反映青年的要求和呼聲，維護青年的合法權益；做好安全保衛(wèi)

19、工作；盡可能多地收集市場信息。,3.3 填寫說明－工作內容和職責9/14,,,◆注意事項：,②盡量避免使用“負責+動詞”的表述方法，“負責”一詞要慎用。例如，“負責組織”，“負責組織領導”、“負責提出”一類的表述就不規(guī)范的，應當直接表述為“負責—”、“組織—”、“提出—”。 如： 組織公司年度經營管理會議；組織質量管理體系 ISO9001 的內部審核工作。,3.3 填寫說明－工作內容和職責10/14,,,◆注意事項：,③以下動

20、詞可以和其他動詞搭配使用： 組織、協(xié)助、配合、參與， 例如，“組織制定”、“配合制定”、“參與制定”。 如 ： 組織對現(xiàn)場情況的調查，協(xié)助解決生產過程存在的問題。,3.3 填寫說明－工作內容和職責11/14,,,◆注意事項：,④盡量以動詞開頭,3.3 填寫說明－工作內容和職責12/14,,,◆注意事項：,④用語要簡潔,3.3 填寫說明－工作內容和職責13/14,,,◆其他說明：,①每個崗位只需撰寫一份崗位說明書 ，

21、如果工作職責 70%以上發(fā)生重疊且沒有10%以上的顯著不同，則可視為同一種崗位； ②從事同一種崗位的多個人可共用同一份崗位說明書，而不用一人一份。 ③工作職責最好8-15條，占工作內容 5% 以下的工作職責可不必填寫；,3.3 填寫說明－工作內容和職責14/14,,,◆其他說明：,④在崗位說明書中應當使用客觀的描述性詞匯，最好不要用過多的體現(xiàn)規(guī)范性要求的形容詞； ⑤最終的崗位說明書所描述

22、的內容是該崗位應當承擔的責任，而不是某個人當前實際承擔的工作內容； ⑥在崗位說明書中不應包括任職者個人的優(yōu)點或缺點等諸如此類的信息； ⑦在臨時性項目小組中工作的人不需撰寫崗位說明書。,3.4 填寫說明－關鍵考核指標1/1,,,根據工作職責對其工作完成情況的基本評價。盡量做到既全面，又要表達簡潔。 基本格式為：在――工作中，達到――效果 或，――工作的結果

23、如何（可量化的盡可能量化）。,3.5 填寫說明－崗位任職資格1/4,,,任職資格是本崗位對人的最低要求，是對任職者需具備的最低要求，不是針對現(xiàn)職人員的要求；其作用是為崗位價值評估、人員招募、培訓開發(fā)的提供重要依據，崗位說明書中的任職資格條件具有牽引和導向功能。 學歷：初中、中專、高中、大專、本科、研究生等，對學位有特殊要求的，在學歷后面緊跟學位； 專業(yè)：崗位對專業(yè)有特殊要求，則注明，否則填不限；

24、 年齡、性別：特殊崗位對年齡或性別的特殊要求，若無，則填寫“不限”；,3.5 填寫說明－崗位任職資格2/4,,,業(yè)務知識：如“具有經濟學基礎知識”或“電路知識”等； 技能要求： 專業(yè)技能，如會計證、律師證、特種作業(yè)上崗證、計算機、英語等級證書等； 通用技能，注明本崗位所需的能力素質要求，主要包括決策能力、計劃或策劃能力、組織與協(xié)調能力、研究和分析能力、創(chuàng)新精神、溝通能力、學習能力

25、、文字和語言表達能力，結合本崗位實際進行選擇。對各種能力的要求程度一般分為5個檔次，即較弱、一般、較高（強）、很高（強）、極高（強），語言組織上可力求精練。如： “應具備較強的協(xié)調能力、處理人際關系的能力”、“應具備較強文字表達能力”等。,3.5 填寫說明－崗位任職資格3/4,,,工作經驗要求： 同行業(yè)工作經驗，如：電力行業(yè)管理行業(yè)工作2年以上； 同崗位工作經驗，如：從事財務經理崗位工作2年以上； 其它特定

26、公司的工作經驗，如： 2年以上××行業(yè)工作經驗等； 專業(yè)技能所必需的工作磨練，如： 2年以上財務或證券或人力資源工作經驗等。 大多為以上的結合:具有2年以上電力行業(yè)財務經理工作經驗。,3.5 填寫說明－崗位任職資格4/4,,,,培訓要求：分兩部分，一部分為本崗位上崗前應參加的培訓；另一部分為在本崗位每年需參加培訓課時的最低要求。 職業(yè)資格要求：本崗位職稱、技能等級最低要求。,

27、3.6 填寫說明－工作關系1/1,,,,縱向關系－內部所受監(jiān)督、所施監(jiān)督情況；橫向關系－內、外部的合作、聯(lián)系情況。,3.6 填寫說明－工作時間1/1,,,,主要注明該崗位上班時間以及是否需要加班加點等。如：正常班、四班三運轉，經常需要加班加點等。,3.6 填寫說明－工作環(huán)境1/1,,,,主要說明本崗位工作地點、使用工具或設備、危險性等。其中危險性中必須注明有無危險、環(huán)境污染和職業(yè)病危險等。,目 錄,第一部分：概念、重要性及用途第二部