對高校教材、畢業(yè)論文歸檔范圍的認識

1、<p>　　對高校教材、畢業(yè)論文歸檔范圍的認識</p><p>　　[摘要] 針對我國高等學(xué)校教學(xué)類檔案關(guān)于教材和畢業(yè)論文類目的歸檔范圍是1994年制定《高等學(xué)校實體分類法與檔案工作規(guī)范》時規(guī)定的，在長期的工作實踐中，我們覺得這兩個類目的歸檔范圍應(yīng)做一些適當?shù)恼{(diào)整或補充，才能適應(yīng)今天不斷發(fā)展的工作需求。 </p><p>　　[關(guān)鍵詞] 高校 教材 畢業(yè)論文 歸檔范圍 </

2、p><p>　　高校檔案就是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣、工作量大，因此，高等學(xué)校要把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，及時研究和解決工作中的重大問題。逐步改善工作條件，使檔案工作能與學(xué)校的各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學(xué)校各部、系、所的崗

3、位責(zé)任制，納入教學(xué)、科研和各項管理人員的職責(zé)范圍。加強有關(guān)檔案工作的宣傳，使廣大教職工進一步認識到檔案工作的意義和作用，積極支持檔案部門做好工作。 </p><p>　　目前，我國高等學(xué)校教學(xué)類檔案關(guān)于教材和畢業(yè)論文類目的歸檔范圍是1994年制定《高等學(xué)校實體分類法與檔案工作規(guī)范》時規(guī)定的，在長期的工作實踐中，我們覺得這兩個類目的歸檔范圍應(yīng)做一些適當?shù)恼{(diào)整或補充，才能適應(yīng)今天不斷發(fā)展的工作需求。本文擬對這些需要調(diào)

4、整或補充的問題加以討論。 </p><p>　　歸檔的范圍要求歸檔的文件材料，必須對學(xué)校和社會有史料和研究價值，具有參考價值和憑證作用；歸檔的文件材料，必須反映學(xué)校各項活動的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)；歸檔的文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持文件的原貌，保持彼此間的有機聯(lián)系和成套性特點。 </p><p>　　《高等學(xué)校實體分類法與檔案工作規(guī)范》（以下簡稱：分類法和規(guī)范）在JX18教

5、材類下只對自編和主編的教材進行歸檔。該分類法和規(guī)范制定之初，當時國內(nèi)各方面的發(fā)展情況與現(xiàn)在大不相同，各高校在專業(yè)設(shè)置和人才培養(yǎng)上沒有面臨社會需求的巨大壓力，沒有市場的選擇，沒有辦學(xué)的競爭。然而今天卻不同，面對著社會的需求和畢業(yè)生就業(yè)的壓力，各高校為了自身的生存發(fā)展被迫要做出適應(yīng)性的轉(zhuǎn)變。當初各高校在教材選擇上幾乎是統(tǒng)一的，除了統(tǒng)編教材，校內(nèi)教師自編和主編的教材基本上可以滿足教學(xué)的需要，所以，該類目只收錄自編、主編的教材是可以理解的。可是

6、現(xiàn)在各高校的專業(yè)設(shè)置越來越復(fù)雜多變，僅靠本校教師自編、主編的教材根本滿足不了教學(xué)的需要，必須向國內(nèi)外引進大量的、適宜的優(yōu)秀教材。這些教材在本校的教學(xué)活動中使用之后，也應(yīng)當加以歸檔，不然，這些教學(xué)活動如何紀錄呢？現(xiàn)在該類目的名稱是：“自編、主編教材” ，建議修訂后的類目名稱能把“用于教學(xué)的外編教材” 包括進去。 </p><p>　　JX18教材類之后是附錄：存系教學(xué)類檔案，其中第一條類目是本科生畢業(yè)論文及評審意見

7、。分類法和規(guī)范制定之初設(shè)立該類目時，國內(nèi)高校研究生、博士生很少，可是現(xiàn)在已經(jīng)很多，時過八年之后，該類目同樣顯得不合時宜：一方面類目過窄使研究生和博士生論文放不下，同時又對本科生畢業(yè)論文不加限制地全部吸收，使本科生畢業(yè)論文的收藏數(shù)量急劇增加，造成了檔案存放架位緊張，浪費了檔案室寶貴的面積。如何對待本科生畢業(yè)論文的收藏，筆者認為：本科生畢業(yè)論文的收藏在本院校內(nèi)部和圖書館是一個交叉收藏的類目，檔案室和圖書館都應(yīng)收藏這類資料，但從這類資料的收藏

8、價值和利用價值來看，檔案室和圖書館在收藏上應(yīng)加以協(xié)調(diào)、有所選擇。這些資料如果都放到圖書館，檔案室就會缺藏；如果都放到檔案室則會限制讀者對這些資料的利用。最近幾年，由于高校招生規(guī)模迅速擴大，本科畢業(yè)生檔案在檔案室的收藏數(shù)量急劇增加，許多高校為了緩解庫房和架位緊張，便利廣大學(xué)生對畢業(yè)論文頻繁的借閱使用，將本科生的畢業(yè)論文全部放在圖書館收藏。實際上這種只重視利用、不重視存檔的做法同樣不可取，因為一方面畢業(yè)論文在圖書館的保存條件遠不及檔案室，另

9、外圖書館對畢業(yè)論文的借閱沒有限制，極易</p><p>　　從以上兩類目的設(shè)置情況來看，分類法和規(guī)范制定之初，限于當時教學(xué)的環(huán)境條件，對今天的教學(xué)發(fā)展無法予以充分考慮，在教材和畢業(yè)論文的類目設(shè)置上造成了類目過窄。長期以來由于該類目的限制，已經(jīng)造成了教學(xué)過程中大量外編教材使用紀錄未予保存、研究生、博士生畢業(yè)論文放不下以及本科生畢業(yè)論文收藏混亂、丟失損毀的情況。本文在此所論，期望該類目的修訂能早日實現(xiàn)。 </p

10、><p><b>　　參考文獻： </b></p><p>　　[1] 國家教委辦公廳編著：《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，四川科學(xué)技術(shù)出版社1994年版，第50-51頁。 </p><p>　　[2] 西北工業(yè)大學(xué)明德學(xué)院檔案室，《高等學(xué)校文件材料歸檔范圍及歸檔工作程序》。 </p><p>　　[3]