企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控制度的建立與運(yùn)作

1、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)難度加大，不確定性增加，某些產(chǎn)品的市場(chǎng)定價(jià)甚至瞬息萬(wàn)變。企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)越來(lái)越難以把握，特別是大型企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的控制已越來(lái)越受到管理當(dāng)局的重視。采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：淤采購(gòu)計(jì)劃不合理，對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成資源浪費(fèi)和采購(gòu)成本增加；于采購(gòu)方式不合理、不科學(xué)，容易出現(xiàn)舞弊，給企業(yè)造成損失；盂采購(gòu)程序設(shè)置不規(guī)范，導(dǎo)致實(shí)物和資金的損失。為盡量避免上述風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)建立健全采購(gòu)內(nèi)控制度，明確職責(zé)劃分

2、，設(shè)置完善的權(quán)限分配和批準(zhǔn)方式。內(nèi)控制度的建立需要明確以下幾個(gè)方面。一、采購(gòu)流程（一）請(qǐng)購(gòu)企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)預(yù)算制度和申請(qǐng)制度。大中型企業(yè)每年年初應(yīng)根據(jù)銷售計(jì)劃等制訂年度預(yù)算，并報(bào)董事會(huì)等權(quán)力機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專門的請(qǐng)購(gòu)部門，對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理，對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)調(diào)整預(yù)算并經(jīng)審批后辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。（二）購(gòu)買首先，應(yīng)建立集中采購(gòu)和招投標(biāo)制度，以提高采購(gòu)部門的辦事效率同時(shí)降低成本；其次，應(yīng)建

3、立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，定期對(duì)供應(yīng)商資信進(jìn)行調(diào)查，及時(shí)更新信息系統(tǒng)；再次，建立采購(gòu)人員定期輪崗制度。對(duì)重要的采購(gòu)業(yè)務(wù)，實(shí)行集體決策和審批，必要的時(shí)候聘請(qǐng)專家參與。（三）驗(yàn)收企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的部門或人員對(duì)采購(gòu)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收包括將交貨單與訂貨單和購(gòu)貨合同進(jìn)行核對(duì)，包括數(shù)量清點(diǎn)和質(zhì)量檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后填制驗(yàn)收單。對(duì)驗(yàn)收部門應(yīng)建立責(zé)任追究制度，驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告。（四）付款財(cái)務(wù)部門支付貨款

4、，應(yīng)嚴(yán)格審核預(yù)算、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無(wú)誤后方能辦理。對(duì)應(yīng)付款和預(yù)付款、定金等要及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)，如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。二、組織結(jié)構(gòu)形式目前較普通的組織結(jié)構(gòu)形式為總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)采購(gòu)部門，對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。采購(gòu)部門根據(jù)企業(yè)規(guī)模和采購(gòu)特點(diǎn)分設(shè)不同職能部門或不同崗位。機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)當(dāng)按照科學(xué)、精簡(jiǎn)、高效、制衡原則，對(duì)各機(jī)構(gòu)的職能進(jìn)行科學(xué)的分解，明確各個(gè)崗位的權(quán)限和相互關(guān)系，既要避免職能交叉，機(jī)構(gòu)設(shè)置過(guò)于復(fù)雜，又要避

5、免權(quán)力過(guò)于集中。三、采購(gòu)授權(quán)企業(yè)應(yīng)以文書形式形成固定的授權(quán)制度，明確采購(gòu)經(jīng)理的權(quán)限，采購(gòu)經(jīng)理的權(quán)限范圍應(yīng)包括：預(yù)算內(nèi)采購(gòu)的組織實(shí)施，調(diào)查各部門物資需求及消耗情況，掌握各種物資的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況，監(jiān)督采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況。對(duì)企業(yè)正常的物資采購(gòu)，應(yīng)嚴(yán)格按權(quán)限的程序執(zhí)行。對(duì)大宗商品或臨時(shí)緊急采購(gòu)，應(yīng)由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)或授權(quán)其他人員負(fù)責(zé)，必要時(shí)報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)或集體決策。四、采購(gòu)責(zé)任采購(gòu)責(zé)任主要是采購(gòu)部門的責(zé)任，但其他部

6、門也需承擔(dān)各自職責(zé)內(nèi)的責(zé)任。淤請(qǐng)購(gòu)部門的責(zé)任：按預(yù)算、生產(chǎn)計(jì)劃合理安排采購(gòu)，避免浪費(fèi)和積壓。于采購(gòu)部門的責(zé)任：了解企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程，掌握企業(yè)對(duì)物資的需求特點(diǎn)和規(guī)律；收集市場(chǎng)和產(chǎn)品信息，做好市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)市場(chǎng)形勢(shì)有較準(zhǔn)確的判斷，及時(shí)為決策者提供信息，提高應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的能力；發(fā)展優(yōu)質(zhì)客戶，從質(zhì)量、服務(wù)、價(jià)格等方面對(duì)供應(yīng)商加以分析評(píng)估，建立供應(yīng)商資料數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)維護(hù)和更新。盂驗(yàn)收部門的責(zé)任：主要職責(zé)是核對(duì)數(shù)量、檢驗(yàn)質(zhì)量。驗(yàn)收部門需要配備必要的

7、專業(yè)人員對(duì)質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，必要時(shí)送有關(guān)部門檢驗(yàn)或請(qǐng)專家把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)或按程序報(bào)告。不符合合同要求的及時(shí)辦理退貨手續(xù)。榆付款部門的責(zé)任：付款部門的主要職責(zé)是審核無(wú)誤后付款。審核包括付款程序是否到位和憑證是否符合規(guī)定。付款前應(yīng)嚴(yán)格審核預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序，檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。付款部門應(yīng)建立定期對(duì)賬制度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與責(zé)任人聯(lián)系，保證企業(yè)資金安全。姻淵作者單位院紹興天和聯(lián)合會(huì)計(jì)師事務(wù)所冤建立與運(yùn)作陰丁

8、玲美企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控制度的浙江財(cái)稅與會(huì)計(jì)37業(yè)務(wù)廣場(chǎng)YEWUGUANGCHANG市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)難度加大，不確定性增加，某些產(chǎn)品的市場(chǎng)定價(jià)甚至瞬息萬(wàn)變。企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)越來(lái)越難以把握，特別是大型企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的控制已越來(lái)越受到管理當(dāng)局的重視。采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：淤采購(gòu)計(jì)劃不合理，對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成資源浪費(fèi)和采購(gòu)成本增加；于采購(gòu)方式不合理、不科學(xué)，容易出現(xiàn)舞弊，給企業(yè)造成損失；盂采購(gòu)程序設(shè)置不規(guī)范，導(dǎo)致實(shí)

9、物和資金的損失。為盡量避免上述風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)建立健全采購(gòu)內(nèi)控制度，明確職責(zé)劃分，設(shè)置完善的權(quán)限分配和批準(zhǔn)方式。內(nèi)控制度的建立需要明確以下幾個(gè)方面。一、采購(gòu)流程（一）請(qǐng)購(gòu)企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)預(yù)算制度和申請(qǐng)制度。大中型企業(yè)每年年初應(yīng)根據(jù)銷售計(jì)劃等制訂年度預(yù)算，并報(bào)董事會(huì)等權(quán)力機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專門的請(qǐng)購(gòu)部門，對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理，對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)調(diào)整預(yù)算并經(jīng)審批后辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。（二）購(gòu)買首先，

10、應(yīng)建立集中采購(gòu)和招投標(biāo)制度，以提高采購(gòu)部門的辦事效率同時(shí)降低成本；其次，應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，定期對(duì)供應(yīng)商資信進(jìn)行調(diào)查，及時(shí)更新信息系統(tǒng)；再次，建立采購(gòu)人員定期輪崗制度。對(duì)重要的采購(gòu)業(yè)務(wù)，實(shí)行集體決策和審批，必要的時(shí)候聘請(qǐng)專家參與。（三）驗(yàn)收企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的部門或人員對(duì)采購(gòu)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收包括將交貨單與訂貨單和購(gòu)貨合同進(jìn)行核對(duì)，包括數(shù)量清點(diǎn)和質(zhì)量檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后填制驗(yàn)收單。對(duì)驗(yàn)收部門應(yīng)建立責(zé)任追究制

11、度，驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告。（四）付款財(cái)務(wù)部門支付貨款，應(yīng)嚴(yán)格審核預(yù)算、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無(wú)誤后方能辦理。對(duì)應(yīng)付款和預(yù)付款、定金等要及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)，如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。二、組織結(jié)構(gòu)形式目前較普通的組織結(jié)構(gòu)形式為總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下設(shè)采購(gòu)部門，對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。采購(gòu)部門根據(jù)企業(yè)規(guī)模和采購(gòu)特點(diǎn)分設(shè)不同職能部門或不同崗位。機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)當(dāng)按照科學(xué)、精簡(jiǎn)、高效、制衡原則，對(duì)各機(jī)構(gòu)的職能進(jìn)行科學(xué)的分

12、解，明確各個(gè)崗位的權(quán)限和相互關(guān)系，既要避免職能交叉，機(jī)構(gòu)設(shè)置過(guò)于復(fù)雜，又要避免權(quán)力過(guò)于集中。三、采購(gòu)授權(quán)企業(yè)應(yīng)以文書形式形成固定的授權(quán)制度，明確采購(gòu)經(jīng)理的權(quán)限，采購(gòu)經(jīng)理的權(quán)限范圍應(yīng)包括：預(yù)算內(nèi)采購(gòu)的組織實(shí)施，調(diào)查各部門物資需求及消耗情況，掌握各種物資的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況，監(jiān)督采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況。對(duì)企業(yè)正常的物資采購(gòu)，應(yīng)嚴(yán)格按權(quán)限的程序執(zhí)行。對(duì)大宗商品或臨時(shí)緊急采購(gòu)，應(yīng)由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)或授權(quán)其他人員負(fù)責(zé)，必要

13、時(shí)報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)或集體決策。四、采購(gòu)責(zé)任采購(gòu)責(zé)任主要是采購(gòu)部門的責(zé)任，但其他部門也需承擔(dān)各自職責(zé)內(nèi)的責(zé)任。淤請(qǐng)購(gòu)部門的責(zé)任：按預(yù)算、生產(chǎn)計(jì)劃合理安排采購(gòu)，避免浪費(fèi)和積壓。于采購(gòu)部門的責(zé)任：了解企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程，掌握企業(yè)對(duì)物資的需求特點(diǎn)和規(guī)律；收集市場(chǎng)和產(chǎn)品信息，做好市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)市場(chǎng)形勢(shì)有較準(zhǔn)確的判斷，及時(shí)為決策者提供信息，提高應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的能力；發(fā)展優(yōu)質(zhì)客戶，從質(zhì)量、服務(wù)、價(jià)格等方面對(duì)供應(yīng)商加以分析評(píng)估，建立供應(yīng)商資料數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)維護(hù)和

14、更新。盂驗(yàn)收部門的責(zé)任：主要職責(zé)是核對(duì)數(shù)量、檢驗(yàn)質(zhì)量。驗(yàn)收部門需要配備必要的專業(yè)人員對(duì)質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，必要時(shí)送有關(guān)部門檢驗(yàn)或請(qǐng)專家把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)或按程序報(bào)告。不符合合同要求的及時(shí)辦理退貨手續(xù)。榆付款部門的責(zé)任：付款部門的主要職責(zé)是審核無(wú)誤后付款。審核包括付款程序是否到位和憑證是否符合規(guī)定。付款前應(yīng)嚴(yán)格審核預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序，檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。付款部門應(yīng)建立定期對(duì)賬制度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與責(zé)任人聯(lián)