物資采購(gòu)合同審計(jì)實(shí)踐

1、■!Ⅲ!ⅡllI衄【皿阻■■■■■圄■臣曩■蠶●翻■■■■■■曩嬲鬻黼黼鎏在經(jīng)濟(jì)全球化、國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)很大程度上處于降低成本、打價(jià)格戰(zhàn)的階段。企業(yè)要想在價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，除控制產(chǎn)品的生產(chǎn)、制造、銷售環(huán)節(jié)的成本外，另一重要方面就是要控制物資采購(gòu)過程的成本。目前由于種種原因，市場(chǎng)的不規(guī)范，假冒偽劣產(chǎn)品可說是履見不鮮；在訂立合同過程和交易中的投機(jī)及欺詐行為也時(shí)有發(fā)生；市場(chǎng)上的各類商品表現(xiàn)了較大的差異性，形成其價(jià)格

2、的因素越來越復(fù)雜。所以企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)過程如不進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，由此所造成的損失浪費(fèi)和效益的下降可能比生產(chǎn)制造銷售環(huán)節(jié)更大，并且難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)、更難以補(bǔ)救。所以，為了降本增效、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，避免不必要的效益流失，企業(yè)就應(yīng)對(duì)物資采購(gòu)過程進(jìn)行全方面行之有效的控制，而首要環(huán)節(jié)就是審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)合同的審計(jì)。由于領(lǐng)導(dǎo)的重視，株洲電力機(jī)車工廠于1996年起就設(shè)立了合同審計(jì)組，專門負(fù)責(zé)對(duì)全廠的物資采購(gòu)合同和銷售合同進(jìn)行審計(jì)?，F(xiàn)有的合同審計(jì)組配備了會(huì)計(jì)、

3、審計(jì)、法律專業(yè)人員4人。合理的人員配置、健全可行的制度規(guī)范、積極穩(wěn)妥的工作方式，使審計(jì)組同志們?cè)趯?duì)物資采購(gòu)合同審計(jì)方面取得了一定的成績(jī)，也積累■文／黎云鳳了一些經(jīng)驗(yàn)。一、■全制度規(guī)范操作：加強(qiáng)制度建設(shè)，完善審計(jì)規(guī)程，按培養(yǎng)精湛制造文化要求推行審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，是審計(jì)組同仁們一直以來緊抓的首要工作。96年，在設(shè)立審計(jì)處之初，我們就制訂了《物資采購(gòu)合同(業(yè)務(wù))審計(jì)辦法(試行)》，規(guī)范合同審計(jì)。97年，我們又制訂了《經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)辦法》進(jìn)一步指導(dǎo)

4、自身的工作。近幾年，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和工廠改制改革的深入，原有的合同審計(jì)制度已無法適應(yīng)工廠經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。去年，我們把健全和完善合同審計(jì)制度、規(guī)范合同審計(jì)行為列入重點(diǎn)工作。在原有制度的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)和借鑒了新的審計(jì)方法和觀點(diǎn)，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，重新修訂和頒發(fā)了《經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)辦法》、《物資(設(shè)備)采購(gòu)合同審計(jì)實(shí)施辦法》兩個(gè)制度。修訂后的制度更詳盡地規(guī)定了審計(jì)人員應(yīng)履行的審計(jì)職責(zé)、范圍、程序以及“全面審計(jì)、效益性、合法性、公平性”的審計(jì)原則。這不僅使

5、審計(jì)人員辦事有章可循，也使得審計(jì)工作程序更加合理，提高了審計(jì)質(zhì)量和準(zhǔn)確性。二、全面審計(jì)突出t點(diǎn)：全廠每月物資采購(gòu)合同很多，每筆合同中涉及物資品種多、規(guī)格雜，我們?cè)诠ぷ髦锌朔щy，堅(jiān)持全面審計(jì)、突出重點(diǎn)的方針。1)在合同審計(jì)范圍上：我們進(jìn)一步擴(kuò)大審計(jì)的深度與力度，要求送審單位按時(shí)將合同和發(fā)票送審，防止出現(xiàn)逃避審計(jì)的現(xiàn)象。我們還監(jiān)督送審單位的合同執(zhí)行情況，杜絕供應(yīng)商超合同供應(yīng)、擅自擴(kuò)大業(yè)務(wù)量的現(xiàn)象。另外，對(duì)于合同的真實(shí)性，合同條款的嚴(yán)密性、

6、合規(guī)性、合法性方面，供貨方的履約能力等，也加大了審計(jì)力度。通常都是在審計(jì)合同的價(jià)格之前，就對(duì)合同的條款予以審查，如發(fā)現(xiàn)有缺損合同必要條款和不利條款的情況，就及時(shí)指出并要求送審單位予以補(bǔ)正。尤其是對(duì)大型采購(gòu)合同和涉外合同，我們更是嚴(yán)格監(jiān)督，確保工廠合法權(quán)益不受損害。2)在合同審計(jì)程序上：我們對(duì)無問題的合同和發(fā)票在3個(gè)審計(jì)日內(nèi)予以審結(jié)，并嚴(yán)格按規(guī)章辦事，執(zhí)行送審合同登記、審結(jié)簽收制度，做到審計(jì)工作無遺漏。對(duì)于不符合送審條件的合同及發(fā)票，我們

7、及時(shí)對(duì)送審單位予以說明，并要求送審單位補(bǔ)辦手續(xù)后再送審。3)在合同審計(jì)原則上，我們與物資、設(shè)備等部門密切配合，運(yùn)用一切有效手段，加大對(duì)物資采購(gòu)的價(jià)格審計(jì)力度，認(rèn)真執(zhí)行“貨比三家、比質(zhì)比集團(tuán)經(jīng)濟(jì)研究20055《總第175期)萬方數(shù)據(jù)ji熬寨繁籬鬻震麓曩—■■■■■臣■●翟■鬣—●翻■■■■■_●必山一刪U眥l_岷價(jià)”的采購(gòu)原則，因?yàn)槲镔Y采購(gòu)合同審計(jì)的重點(diǎn)就是價(jià)格審計(jì)。因此我們以工廠麗個(gè)制度為指導(dǎo)，嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行價(jià)格審計(jì)。在審計(jì)過程中我們并

8、不只追求價(jià)格低廉，而是根據(jù)采購(gòu)物資的性價(jià)比，綜合考慮價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、資金成本等因素，盡量避免出現(xiàn)低價(jià)格、高費(fèi)用等現(xiàn)象。在合同價(jià)格審計(jì)中，我們注重對(duì)價(jià)格信息的收集。第一：每個(gè)審計(jì)人員都建立了審計(jì)臺(tái)帳，按月進(jìn)行整理歸檔，并對(duì)其所管轄范圍內(nèi)的材料及產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行追蹤管理；第二：做好市場(chǎng)調(diào)查。因?yàn)樵S多價(jià)格及其他方面的信息需要親自去市場(chǎng)上調(diào)查才能掌握；第三：我們通過訂閱《湖南物資信息》雜志和在物資信息網(wǎng)上了解材料及產(chǎn)品價(jià)格的變動(dòng)情況，及時(shí)掌握第一手的資

9、料。這樣就避免了在價(jià)格不明的情況下物資采購(gòu)中的“暗箱操作”行為，防止人為的抬高物資采購(gòu)價(jià)格，破壞工廠的經(jīng)濟(jì)效益；第四：做好質(zhì)量跟蹤工作。通過對(duì)購(gòu)進(jìn)物資質(zhì)量的跟蹤調(diào)查，利用掌握的質(zhì)量信息來指導(dǎo)下一次的比價(jià)過程，以便使所定價(jià)格更合理、更準(zhǔn)確。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)合同價(jià)格高于市場(chǎng)價(jià)格或成本核算價(jià)格時(shí)，我們并不直接與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，而是向物資部門負(fù)責(zé)簽訂該合同的計(jì)劃員提出我們的審計(jì)意見，由計(jì)劃員去了解或核算價(jià)格，然后以計(jì)劃員重新簽訂合同的方式或者以我們直

10、接出具審計(jì)意見書的方式確定合同價(jià)格。此外，我們充分發(fā)揮價(jià)格審計(jì)的監(jiān)督評(píng)價(jià)作用：每年7月，我們都在了解工廠上半年各項(xiàng)物資采購(gòu)價(jià)格的基礎(chǔ)上，對(duì)上半年物資采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行全面總結(jié)分析，并對(duì)下半年的物資采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行預(yù)測(cè)，撰寫((工廠上半年物資采購(gòu)價(jià)格分析及下半年預(yù)測(cè)》，為物資采購(gòu)部門下半年的采購(gòu)工作提供參考。4)在合同審計(jì)方法上：我們積極探索，不斷改進(jìn)。針對(duì)實(shí)際情況，采用不同的方法進(jìn)行審計(jì)：①詳查：將發(fā)集團(tuán)經(jīng)濟(jì)研究20055(總第175期)票與合同

11、核對(duì)其單價(jià)、品名、規(guī)格是否一致；包裝費(fèi)、運(yùn)費(fèi)結(jié)算與合同規(guī)定是否一致；②對(duì)比核查：將幾個(gè)合同中相同品名、規(guī)格的物資在一起核對(duì)，看價(jià)格有無不當(dāng)。如有差異，要追查原因；③拓寬思路，從前后不同時(shí)期的采購(gòu)中，看是否有高價(jià)購(gòu)入、損害工廠利益的行為。2000年，我們根據(jù)工作需要與計(jì)算機(jī)編程人員一起編寫了新的合同審計(jì)管理系統(tǒng)。我們將當(dāng)月審結(jié)的合同按照材料、設(shè)備、工裝、技術(shù)分類輸入計(jì)算機(jī)存檔。當(dāng)下月再輸入同種物資時(shí)，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)顯示該種物資曾經(jīng)的購(gòu)入價(jià)

12、格。如果價(jià)格比原來的購(gòu)入價(jià)高，計(jì)算機(jī)會(huì)立刻彈出對(duì)話框進(jìn)行提示，以便再次核實(shí)該項(xiàng)價(jià)格。該套系統(tǒng)還備有審計(jì)意見書格式。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)合同價(jià)格高于市場(chǎng)價(jià)格時(shí)，只要將合同內(nèi)容及審計(jì)意見輸入計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)就能自動(dòng)生成并打印出審計(jì)意見書。審計(jì)意見書與合同一起送交物資部門，由物資部門根據(jù)審計(jì)意見書對(duì)該項(xiàng)合同的金額重新定價(jià)。合同審計(jì)管理系統(tǒng)的使用，既方便了我們的工作，又避免了人工統(tǒng)計(jì)可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，提高了合同審計(jì)工作的準(zhǔn)確度和效率。三、擴(kuò)大內(nèi)審講求實(shí)效取得

13、理解和支持：審計(jì)工作是查別人的差錯(cuò)，肯定易得罪人。在工作中我們的原則是嚴(yán)格認(rèn)真、一視同仁、不講情面，處理問題實(shí)事求是，給人以改進(jìn)的機(jī)會(huì)，不隨意將問題擴(kuò)大化。通過與物資等部門密切配合，取得了大多數(shù)人的理解和支持。如電力機(jī)車上用量較大的物資招標(biāo)和議標(biāo)工作，由我們與物資、技術(shù)、質(zhì)保等部門人員一起對(duì)招議標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)分，選擇價(jià)格低、質(zhì)量好、供應(yīng)及時(shí)的優(yōu)秀供應(yīng)商。在議標(biāo)中，我們充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，核算成本價(jià)格，與供應(yīng)商比質(zhì)比價(jià)，降低了采購(gòu)成本。真正實(shí)

14、現(xiàn)公開、公平、公正的競(jìng)爭(zhēng)，做到價(jià)格面前人人平等，實(shí)現(xiàn)同等質(zhì)量前提下的低價(jià)格采購(gòu)，近三年已經(jīng)累計(jì)為工廠節(jié)約采購(gòu)資金805、4萬元?，F(xiàn)在，招議標(biāo)項(xiàng)目的覆蓋率已達(dá)全年物資采購(gòu)的70％?？傊?，通過合同審計(jì)部門的扎實(shí)工作，發(fā)揮了內(nèi)審的積極作用：①規(guī)范了物資采購(gòu)行為，堵塞了管理中的漏洞，降低了成本，促進(jìn)了廉政建設(shè)，成為防差錯(cuò)、防舞弊的一道關(guān)口；②減少了工作誤差，促進(jìn)了業(yè)務(wù)運(yùn)行無差錯(cuò)操作。當(dāng)發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收單與發(fā)票不符、品種規(guī)格串戶等情況時(shí)，通過相互溝通，及