核電工程貨物采購審計

1、【摘要】棱電：r41貨物采購合同金額大、技術(shù)含量高、合同執(zhí)行期長。因此，建立健全貨物采購與臺同管理制度，找出貨物采購與舍同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，加強工程建設(shè)中貨物采昀與合同管理的內(nèi)部審計監(jiān)督十分重要。f關(guān)鍵詞】內(nèi)粕審計貨物采購合同一、概進貨物采購合同是核電建設(shè)項目中最常見的合同形式，一般合同金額占工程總投資50％以上。因此，對貨物采購及其合同管理的合法性、有效性和完整性進行內(nèi)部審計檢查和監(jiān)督促進貨物采購合同從簽訂、履行、變更到終止等管理工作

2、的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化，保證采購質(zhì)量和效率，對核電工程建設(shè)過程中合同管理實旌內(nèi)部審計監(jiān)督十分必耍。本文所述核電工程貨物采購及其合同，是指核電建設(shè)業(yè)主單位和供應(yīng)商雙方依照法律規(guī)定而達成的設(shè)備、材料買賣協(xié)議。其供貨金額大、技術(shù)含量高、執(zhí)行期限長，在供貨之外還可能包含工程設(shè)計、技術(shù)服務(wù)等內(nèi)容，因此臺同管理難度大，貨物采購及其合同管理的內(nèi)部審計，是指核電建設(shè)業(yè)主單位的內(nèi)部審計部I]對貨物采購及其合同的規(guī)范性、合法性、效益性及其履行過程所開展的

3、日常監(jiān)督和專項審計工作等。二、貨韌采購及其合同管理中內(nèi)部審計的作用一是監(jiān)督采購過程巾涉及的部門是否按規(guī)定履行職責(zé)。二是協(xié)助合同管理部I]解決整個采購過程中所遇到的問題，防止某些漏洞的發(fā)生，通過見證、監(jiān)督、檢查整個招評標采購過程，糾正不正確的操作方法和程序，確保采購過程遵守有關(guān)規(guī)定。三是為管理層提出建議，為后續(xù)核電工程的貨物采購合同管理積累經(jīng)驗，提高后續(xù)核電工程采購過程的臺同管理質(zhì)量。四是防止采購過程中的腐敗行為。三、貨物采購過程夏合同管

4、理的內(nèi)部控制制度貨物采購是一個非常龐雜的系統(tǒng)工程，核電工程的業(yè)主單位內(nèi)部必須建立一種內(nèi)部控制制度，規(guī)范員丁的行為、采購過程、資金的流轉(zhuǎn)和資源的利用，采購管理系統(tǒng)才DjEliI頁利運轉(zhuǎn)，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。內(nèi)部控制與內(nèi)部審計具有非常密叻的關(guān)系。內(nèi)部審計是貨物采購及合同管理內(nèi)部控制的組成部分，具有完善其內(nèi)部控制的作用。凡是內(nèi)部控制健全完善的環(huán)節(jié)，錯弊發(fā)生的情況少。內(nèi)部審計人員可以憑借其優(yōu)勢，圍繞貨物采購及其合同管理內(nèi)部控制設(shè)計的健全性及其執(zhí)行

5、的有效性，獨立開展監(jiān)督、見證、審查和評價工作，針對其中的問題和缺陷，向被審計部門和管理層提出改進措施和建議，促進合同管理者不斷改進內(nèi)部控制。建立內(nèi)部控制系統(tǒng)是管理層的責(zé)任，執(zhí)行內(nèi)部控制是職能部門的責(zé)任。內(nèi)部控制一般包括以下七個因素。，24《當(dāng)代經(jīng)濟》20。7年笨9期(下)第一，明確的目標、計劃和預(yù)算的控制。核電j_=程業(yè)主公司的五年發(fā)展規(guī)劃、部I]年度采購計劃、月計劃；質(zhì)量、進度、投資、技術(shù)、安全等控制體樂以及預(yù)算管理體系都屬于陵要素的

6、內(nèi)容。第二，明確的分工、相互制約的組織機構(gòu)控制。組織機構(gòu)的控制表現(xiàn)在組織機構(gòu)的建立健全，各職能部門的在線控制和相互制約。第三，明確的政策和詳細的程序控制。常見的政策和程序體系一般分為公司章程、公司政策和詳細的營理程序三個層次。第四，以規(guī)章制度約束，按責(zé)任授權(quán)的控制。核電工程應(yīng)該遵循凡事有章可循、凡事有人負責(zé)、凡事有人榱查、凡事有據(jù)可查等基本原則。第五，準確及時和可靠的信息控制。建立信息系統(tǒng)，可以加快信息的處理速度，使合同管理信息更加準確

7、、及時、可靠。第六，嚴格的紀律守則和有效的激勵機制掩制。一般情況下核電工程業(yè)主公司會頒布一系列規(guī)章制度，保證脯工自覺遵守采購紀律，鼓勖員工積極舉報商務(wù)經(jīng)濟活動中的不止常事件，并且執(zhí)行與員工利益掛鉤年度考績的激勵機制，以調(diào)動每個員工的積極性。第七，獨立的審計控制。制訂適臺工程特點的審計政策和相應(yīng)的審計方法，對整個采購過程展開了獨立的內(nèi)部審計工作。四、貨物采購殛其臺同管理審計的類型及內(nèi)容核電工程的年度審計計劃一般是依據(jù)風(fēng)險分析的結(jié)果制定的。

8、風(fēng)險分析的影響因素有：項目涉及金額、流動性、復(fù)雜性、信皂敏感度、內(nèi)部機構(gòu)變化、內(nèi)部控制環(huán)境等。結(jié)合核電工程的特點t般貨物采購合同審計分為：1、按照審計的內(nèi)容和目的分糞。(1)預(yù)算臺規(guī)性審，包括預(yù)算編制、預(yù)算變更、立項控制、承諾控制、支付控制等子過程和環(huán)節(jié)。預(yù)算的編制和確認要遵循一定的程序和辦理一定的手續(xù)，否則就是不臺規(guī)的預(yù)算。審計時應(yīng)查明預(yù)算的編制是否遵循規(guī)定的程序，其數(shù)字計算有無依據(jù)；預(yù)算的追加或追減是否遵照規(guī)定的審批程序辦理，以強化

9、預(yù)尊的約束力。(2)招投標過程臺規(guī)性審i；I。對招、投標活動進行審計，是為了防止招投標過程中的違法行為，維護公平賁爭，保護公司利益。審計時，應(yīng)注意投標商之間是否相互約定，‘致抬高或者壓低投標報價威在招標項目中輪流以垛價位中標；投標商是否先進行內(nèi)部競價，內(nèi)定中標人，然后再參加投標；商務(wù)人員在審計部門監(jiān)督開標前，有無開啟標書，井將投標情況預(yù)先告知其他投標商，或者協(xié)助投標商撤換標書，更改報價的行為；公司人員是否與投標人商定，壓低標價或抬高標價

10、，中標后再通過變更、索賠等形式給投標商額外補償；有無公司人員預(yù)先內(nèi)定中標者或向投標商泄露標底等違規(guī)行為。(3)合同條款履行完整性審計。審計時，應(yīng)審查合同是否履行或完全履行；對不履行或沒有完全履行的合同，審查違約責(zé)任是否接約定方式承擔(dān)；合同中設(shè)備質(zhì)量要求和包裝質(zhì)量要求是否由雙方協(xié)萬方數(shù)據(jù)商簽訂，對其中的檢驗標準、檢驗方法、檢驗比例以及對質(zhì)量異議提出條件和時間是否做出明確、具體的規(guī)定；設(shè)備單位價格、合同總金額和計價的幣種是否明確；設(shè)備交貨單

11、位、交貨期限、交貨方式、交貨地點、接貨單位或提貨單位，在合同巾是否注明。(4)供應(yīng)商資質(zhì)審計。審計審查的主要內(nèi)容是供應(yīng)商資信能力是否真實，有無履約能力；需要擔(dān)保的臺同，是否確定切實可行的擔(dān)保形式，擔(dān)保人是否具有合法資格；供應(yīng)商的債權(quán)、債務(wù)情況；供應(yīng)商合同履行的效益程度等。(5)合同結(jié)算審計。開展貨物采購臺同結(jié)算審計的目的主要是為了檢查預(yù)算的執(zhí)行情況、遺留項的清除計劃，特別是重大商務(wù)問題以及尾款的處理等，以進一步劃清合同責(zé)任。對于貨物采購

12、合同壘額較小的項目，審計部門也要有所選擇地就上述情況進行審計。審計時，應(yīng)檢查支付關(guān)鍵點的控制，臨時驗收證書和最終驗收證書后的支付是否包括支付申請、驗收證書、發(fā)票等支持性文件；變更、索賠是否嚴格按合同和有關(guān)程序執(zhí)行是否得到及叫處理，了解未能得到及時處理的原因；由第三方責(zé)任造成的索賠，商務(wù)部門是否及時向責(zé)任方和保險公司進行追索等；檢查供應(yīng)合同文件資料存檔、歸檔的及時性相完整性；檢查貨物及采購合同關(guān)閉過程中的重大爭議、商務(wù)遺留問題的處理是否符

13、合公司管理程序的規(guī)定以及經(jīng)授權(quán)人批準等。(6)固定資產(chǎn)審計。對固定資產(chǎn)進行審計，是貨物采購合同審計的必然延伸。核電工程的固定資產(chǎn)分為生產(chǎn)類固定資產(chǎn)和行政類固定資產(chǎn)兩大類。由于核電建設(shè)的特點一般存在重生產(chǎn)類固定資產(chǎn)的管理，輕視行政類固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)象。對采購的固定資產(chǎn)堅持審計具有十分重要的意義。固定資產(chǎn)審計主要內(nèi)容包括：設(shè)備、材料驗收入庫記錄是否齊全；是否建立了設(shè)備、材料數(shù)量、質(zhì)量r可題信息反饋制度。出現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量等問題時的處理方式；對采

14、購設(shè)備、材料的支付款項，是否依照采購計劃、供應(yīng)合同和使用部門提交的驗收報告進行。審計時要計算各類固定資產(chǎn)是否賬實相符、賬賬相符撿查柬使用固定資產(chǎn)、不需用固定資產(chǎn)的數(shù)量及其各占固定資產(chǎn)總額的比重，從而分析固定資產(chǎn)結(jié)構(gòu)是否合理，評價固定資產(chǎn)未被利用所造成的經(jīng)濟損失。2、按照審計實施的時間分類。(1)事前審計。審計部門在事前評審方面開展的工作主要是協(xié)助商務(wù)部門完善有關(guān)采購政策程序；開標；對供應(yīng)合同重要項目的操作過程進行監(jiān)督，包括審查立項審批授

15、權(quán)、招標方式的選擇、招評標過程是否公正和具有競爭性、供應(yīng)商的資格審查是否嚴格、合同主要條款是否完善、合同風(fēng)險是否合理分攤和減少到能夠接受的水平、供應(yīng)合同的評標、合同推薦書的授權(quán)批準等。事前審計主要通過審計人員參加有關(guān)會議、搜集資料、取證查詢、審核分析、對合同推薦書提出審計意見等方式來完成的。前述的預(yù)算臺規(guī)性審計、招投標過程臺規(guī)件審計、合同條款完整性審計都屬于事前審計。(2)事中審計。事中審計是在供應(yīng)合同執(zhí)行階段，審計人員對非總包臺同和總

16、包合同中的開口部分、工程量測量、變更、索賠等進行的審計。審計部門對正在執(zhí)行合同條款的審計就是事中審計，審計部門在合同執(zhí)行中參婭j的各種索賠小組，也是事中審計的一種形式。審計時應(yīng)檢杳和評價公司程序是否能保證支付、變更、索賠嚴格遵守臺同規(guī)定，并且得到及時準確的處理；進度是否按合同和程序進行管理控制等。(3)事后審計。事后審計是指采購活動已經(jīng)完成后所開展的審計。審計的主要目的是獲取經(jīng)驗反饋。為今后臺同管理提供幫助。貨物采購合同的結(jié)算審計，由于

17、合同已基本上執(zhí)行完畢，其實質(zhì)屬于事后審計。五、貨物采購審計中的常見問題l、供應(yīng)商責(zé)質(zhì)。(1)合同主體發(fā)生變化或不合法，導(dǎo)致合同無法履約或履約不順利影響了工程進度。(2)合同簽訂過程中，不注意對供應(yīng)商的資質(zhì)和履約能力進行調(diào)查研究，導(dǎo)致所簽訂合同存在缺陷，給合同履約帶來困難，甚至造成一定的經(jīng)濟損失和工期的延誤。(3)對分包商管理不嚴格沒有進行資格審查，給主合同在進度控制方面造成了較大的風(fēng)險。2、合同條款。(1)臺同條款嚴密性不夠，對一些主要

18、條款缺乏專i]的解釋或規(guī)定，使得合同在執(zhí)行過程中容易產(chǎn)生歧義影響合同的執(zhí)行斂果。(2)在市場競爭機制下，投標人為了獲取合同，往往通過壓低合同價格以及向業(yè)主公司承諾一些優(yōu)惠條款來獲取合同。但是簽訂合同后，又利用業(yè)主公司對工期要求的心態(tài)或?qū)贤L(fēng)險的疏忽大意以及防范能力不足，強調(diào)各種理由不執(zhí)行優(yōu)惠條款從而變相提高合同價格，不僅使優(yōu)惠條款成為無效條款，甚至助長業(yè)主公司以臺同具有某些優(yōu)惠條款為由的盲目采購行為。(3)合同存在違約責(zé)任不明確，有關(guān)

19、處理處罰的條款缺乏約束力，對可能引起爭端的某些潛在因素考慮不周壘等問題，以致合同履行過程中存在違約以及潛在的經(jīng)濟、法律風(fēng)險和債權(quán)債務(wù)糾紛。(4)貨物采購合同中沒有要求供應(yīng)商提供設(shè)備的分項價格，因此，在處理變更和索賠時，雙方往往對分項價格有爭議在信息不對稱的情況下，利益受損的往往是業(yè)主公司。3、合同價格。(1)總價與單價金額不一致。(2)合同重復(fù)計價。4、合同管理。(1)供應(yīng)商供貨材料以次充好，違反誠實信用原則；(2)一定金額以上的采購未

20、經(jīng)三家以上書面報價；(3)在采購組織管理方面，部門預(yù)算觀念不強，計劃性較差，在實際采購中隨意性大，存在先罘購后立項或簽訂單以及超預(yù)算采購現(xiàn)象；(4)雖然建立了合同管理責(zé)任追究制度，但執(zhí)行力度不夠；(5)合同管理信息系統(tǒng)輸入不夠及時、準確，有些功能形同虛設(shè)；(6)合同文件移交文檔不及時，移交文件散亂、不齊全，存檔范圍和要求不明確一些專題報告、有關(guān)記錄等基準文件沒有存檔。核電工程的貨物采購合同的審計工作，主要側(cè)重于對貨物采購合同管理制度、合

21、同條文的規(guī)范性等程序性的測試調(diào)查。六、結(jié)論隨著我國電力經(jīng)濟的體制改革，核電工程將面臨著造價降低、工期縮短、質(zhì)量提高等巨大壓力。因此，內(nèi)部審計工作除了耍得到管理層的高度重視，還需要廣大員工的理解、支持和各業(yè)務(wù)職能部門密切配合。貨物采購過程及合同審計管理不僅僅是為了規(guī)范經(jīng)濟秩序、加強監(jiān)督，更重要的是通過物采購過程及合同審計為廣大員工把好責(zé)任關(guān)，切實維護業(yè)主公司的合法權(quán)益。筆者通過多年的貨物采購與合同管理合同的審計認識到：貨物采購過程及合同審