改善采購績效的措施

1、改善采購績效的措施李宏學王淑玲(黑龍江龍煤礦業(yè)集團股份有限公司鶴崗分公司熱電廠15410O)【摘要】采購績效評估的目的、衡量采購績效的指標以及采購績效的評價與控制，提升企業(yè)的采購績效是項復雜的工作，在理論和實踐中都沒有一套完全成熟的體系和方法。本文簡單介紹幾種改善采購績效的措施?！娟P鍵詞】采購；標桿法；績效指標；措施；電子采購一、使用標桿法標桿法既不是以上提到的監(jiān)控、衡量和評估等的代名詞，也不是去找出統(tǒng)計數據或其他證據，來說明新供應商、

2、已有供應商或者采購部門本身是否符合規(guī)格或要求。標桿法的目的是發(fā)現可能存在的“最佳做法”，并試圖確定和找出最佳做法中的伴隨變量或構成變量。標桿法認為在完成以上步驟后，這些變量就可以被用做主要指標(標桿)，并被遞交給研究組織，由這些組織來研究出趕上(或超過)這些績效指標的做法。但是，標桿法并不是要照搬其他組織的方法和系統(tǒng)。標桿法的重點是找出那些標示組織成功之處的因素。有時候，“最佳做法標桿法”這個術語容易使人誤解，事實上“最佳做法標桿法”要

3、說明(因此顯得非常重要啪是標桿，而不是做法本身。在理解了標桿法不是僅僅照搬其他組織的系統(tǒng)和方法后，還需要理解一點，即標桿法和工業(yè)間諜毫不相干。標桿法重點考慮的是衡量和評估，其目的不是為了衡量和評估本身，而是要去了解當前最佳做法所取得的成就，以便在自己的組織中趕上或超過這些績效。標桿法包括5個基本步驟：1)我們應該在哪些領域采用標桿法在采購中，幾乎所有能被評估的活動都可以使用標桿法。例如，未完成交貨量、退貨率、生產中斷次數以及未支付價格指

4、數等。2)我們應該以誰為基準點首先我們必須確定最佳做法。有一個顯而易見的方法可以確定最佳做法，那就是向供應商打聽誰是他們的良好的合作伙伴。我們也可以對那些成功的組織使用人們普遍接受的市場份額或贏利狀況指標來評估進行分析，考察它們的采購運作方式。一些工業(yè)觀察家或專業(yè)機構也可以為我們提供正確的建議。3)我們怎樣來獲得信息大部分有用的信息都可以從公共信息領域獲得。管理雜志和貿易出版社也出版了大量有關信息。此外，一些成功的經理或組織也很樂意與他

5、人分享信息。與其他人的交往也會有助于收集這些信息。當然，如果競爭對手對標桿法感興趣(那些起主導作用的組織很可能會如此)貝更好，信息交流對雙方都有好處。4)我們怎樣來對信息進行分析標桿法并不是為了信息本身而關注信息的。我們不僅要收集所需要的數據，還要充分地對同類數據進行對比分析。通常，統(tǒng)計數據、比率以及其他一些“硬”信息要比看法或奇聞之類的信息更具有價值。5)我們怎樣來利用這些信息一般來說，如果發(fā)現有人在某個活動領域中的表現優(yōu)于自己，就應

6、該著手去趕上或超過他們。制定出自己的績效標準，’并設計出適當的方法來達到這些標準。當然，這樣做也意味著需要使用大量的資源，這也就要求高層管理者積極支持標桿法。我們不能把標桿法僅僅作為另一種重要的采購管理方法來運用。如果不把標桿法作為組織的一項政策，標桿法就不會發(fā)揮它應有的作用。如今，競爭性標桿法也正在成為另外一種應用越來越廣泛的評估方法。這個方法的基本做法是：相關的某個公司以及其他一些公司，一起把數據遞交給一個中立的第三方組織，由這個中

7、立的組織制作出一張績效等級排名表，但是表中不列出相關組織的名稱。這種方法在電子工業(yè)中得到了廣泛的應用。二、實施電子采購電子采購就是“在網上進行買賣交易”，其內涵是：企業(yè)以電子技術為手段，改善經營模式，提高企業(yè)運營效率，進而增加企業(yè)收入。它極大地降低了企業(yè)的經營成本，并能幫助企業(yè)與客戶以及合作伙伴建立更為密切的合作關系。20世紀8O年代，mM的采購像所有的傳統(tǒng)采購方式一樣，各自為政、重復采購的現象非常嚴重，采購流程各不相同，合同形式也是五

8、花八門。這種采購方式不僅效率低下，而且無法獲得大批量采購的價格優(yōu)勢。2o世紀9o年代，IBM公司決定通過整合信息技術和其他流程，以統(tǒng)一的姿態(tài)出現在供應商面前。mM開發(fā)了自己的專用交易平臺，實施電子采購。此項措施有效地降低管理成本、縮短訂單周期、更好地進行業(yè)務控制，IBM的競爭優(yōu)勢由此得到顯著提高。普遍的實踐表明，電子采購具有更高的績效。三、采用多種績效指標前面介紹了評估采購績效的常用指標體系，但是要全面地提高企業(yè)的采購績效，可以考慮多種

9、績效指標，也就是常見指標以外的一些指標。1采購部門商業(yè)活動的質量。一般認為，采購主要是一種商業(yè)職能，采購部門所進行的商業(yè)活動是評估采購績效的重要方面。這些商業(yè)活動的質量是評估采購效益的一個主要指標。例如，要評估采購效益，我們需要分析采購部門是否參與了新產品從構思到生產的開發(fā)工作采購部門對市場的了解程度如何從戰(zhàn)略上看，這就要求采購部門緊跟市場的發(fā)展，關注世界其他地方的市場狀況，而不僅僅是了解當前市場的情況。2采購部門的參與程度。產品知識也

10、是一種用來評估采購部門在商業(yè)活動中的參與程度的指標，它包括對競爭對手的產品及產品部件或原料的了解情況。這就要求采購部門要全面地參與到保證組織生存的戰(zhàn)略的制定過程中。例如，如果某種產品的生命周期在縮短，那么希望在這些產品的市場競爭中取得優(yōu)勢的公司就必須加快產品創(chuàng)新的步伐。很少有哪個組織可以單獨做到這一點，大多組織需要主要供應商和他們一起工作(如可以采取協作生產的方式合作1，并對供應商進行激勵和管理。在評估采購績效時，必須對這些問題進行考慮

11、。在評估生產率的改進狀況以及質量計劃時，同樣也需要如此。3信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施。在這個EDI非常重要的時代，信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施也是非常重要的評估指標。例如，一家英國零售公司要求采購人員在20個月內和公司最重要的20名供應商建立起FJ)I聯系。4采購部門評估系統(tǒng)。采購部門評估系統(tǒng)本身也可以是重要的評估指標。例如，是否對主要供應商的績效進行了評估該信息是否用于管理和控制從這個過程得到的數據是否對供貨決策有影響改善采購績效的措施李宏學王淑玲

12、(黑龍江龍煤礦業(yè)集團股份有限公司鶴崗分公司熱電廠15410O)【摘要】采購績效評估的目的、衡量采購績效的指標以及采購績效的評價與控制，提升企業(yè)的采購績效是項復雜的工作，在理論和實踐中都沒有一套完全成熟的體系和方法。本文簡單介紹幾種改善采購績效的措施?！娟P鍵詞】采購；標桿法；績效指標；措施；電子采購一、使用標桿法標桿法既不是以上提到的監(jiān)控、衡量和評估等的代名詞，也不是去找出統(tǒng)計數據或其他證據，來說明新供應商、已有供應商或者采購部門本身是否

13、符合規(guī)格或要求。標桿法的目的是發(fā)現可能存在的“最佳做法”，并試圖確定和找出最佳做法中的伴隨變量或構成變量。標桿法認為在完成以上步驟后，這些變量就可以被用做主要指標(標桿)，并被遞交給研究組織，由這些組織來研究出趕上(或超過)這些績效指標的做法。但是，標桿法并不是要照搬其他組織的方法和系統(tǒng)。標桿法的重點是找出那些標示組織成功之處的因素。有時候，“最佳做法標桿法”這個術語容易使人誤解，事實上“最佳做法標桿法”要說明(因此顯得非常重要啪是標桿

14、，而不是做法本身。在理解了標桿法不是僅僅照搬其他組織的系統(tǒng)和方法后，還需要理解一點，即標桿法和工業(yè)間諜毫不相干。標桿法重點考慮的是衡量和評估，其目的不是為了衡量和評估本身，而是要去了解當前最佳做法所取得的成就，以便在自己的組織中趕上或超過這些績效。標桿法包括5個基本步驟：1)我們應該在哪些領域采用標桿法在采購中，幾乎所有能被評估的活動都可以使用標桿法。例如，未完成交貨量、退貨率、生產中斷次數以及未支付價格指數等。2)我們應該以誰為基準點

15、首先我們必須確定最佳做法。有一個顯而易見的方法可以確定最佳做法，那就是向供應商打聽誰是他們的良好的合作伙伴。我們也可以對那些成功的組織使用人們普遍接受的市場份額或贏利狀況指標來評估進行分析，考察它們的采購運作方式。一些工業(yè)觀察家或專業(yè)機構也可以為我們提供正確的建議。3)我們怎樣來獲得信息大部分有用的信息都可以從公共信息領域獲得。管理雜志和貿易出版社也出版了大量有關信息。此外，一些成功的經理或組織也很樂意與他人分享信息。與其他人的交往也會

16、有助于收集這些信息。當然，如果競爭對手對標桿法感興趣(那些起主導作用的組織很可能會如此)貝更好，信息交流對雙方都有好處。4)我們怎樣來對信息進行分析標桿法并不是為了信息本身而關注信息的。我們不僅要收集所需要的數據，還要充分地對同類數據進行對比分析。通常，統(tǒng)計數據、比率以及其他一些“硬”信息要比看法或奇聞之類的信息更具有價值。5)我們怎樣來利用這些信息一般來說，如果發(fā)現有人在某個活動領域中的表現優(yōu)于自己，就應該著手去趕上或超過他們。制定出

17、自己的績效標準，’并設計出適當的方法來達到這些標準。當然，這樣做也意味著需要使用大量的資源，這也就要求高層管理者積極支持標桿法。我們不能把標桿法僅僅作為另一種重要的采購管理方法來運用。如果不把標桿法作為組織的一項政策，標桿法就不會發(fā)揮它應有的作用。如今，競爭性標桿法也正在成為另外一種應用越來越廣泛的評估方法。這個方法的基本做法是：相關的某個公司以及其他一些公司，一起把數據遞交給一個中立的第三方組織，由這個中立的組織制作出一張績效等級排名

18、表，但是表中不列出相關組織的名稱。這種方法在電子工業(yè)中得到了廣泛的應用。二、實施電子采購電子采購就是“在網上進行買賣交易”，其內涵是：企業(yè)以電子技術為手段，改善經營模式，提高企業(yè)運營效率，進而增加企業(yè)收入。它極大地降低了企業(yè)的經營成本，并能幫助企業(yè)與客戶以及合作伙伴建立更為密切的合作關系。20世紀8O年代，mM的采購像所有的傳統(tǒng)采購方式一樣，各自為政、重復采購的現象非常嚴重，采購流程各不相同，合同形式也是五花八門。這種采購方式不僅效率低

19、下，而且無法獲得大批量采購的價格優(yōu)勢。2o世紀9o年代，IBM公司決定通過整合信息技術和其他流程，以統(tǒng)一的姿態(tài)出現在供應商面前。mM開發(fā)了自己的專用交易平臺，實施電子采購。此項措施有效地降低管理成本、縮短訂單周期、更好地進行業(yè)務控制，IBM的競爭優(yōu)勢由此得到顯著提高。普遍的實踐表明，電子采購具有更高的績效。三、采用多種績效指標前面介紹了評估采購績效的常用指標體系，但是要全面地提高企業(yè)的采購績效，可以考慮多種績效指標，也就是常見指標以外的

20、一些指標。1采購部門商業(yè)活動的質量。一般認為，采購主要是一種商業(yè)職能，采購部門所進行的商業(yè)活動是評估采購績效的重要方面。這些商業(yè)活動的質量是評估采購效益的一個主要指標。例如，要評估采購效益，我們需要分析采購部門是否參與了新產品從構思到生產的開發(fā)工作采購部門對市場的了解程度如何從戰(zhàn)略上看，這就要求采購部門緊跟市場的發(fā)展，關注世界其他地方的市場狀況，而不僅僅是了解當前市場的情況。2采購部門的參與程度。產品知識也是一種用來評估采購部門在商業(yè)活

21、動中的參與程度的指標，它包括對競爭對手的產品及產品部件或原料的了解情況。這就要求采購部門要全面地參與到保證組織生存的戰(zhàn)略的制定過程中。例如，如果某種產品的生命周期在縮短，那么希望在這些產品的市場競爭中取得優(yōu)勢的公司就必須加快產品創(chuàng)新的步伐。很少有哪個組織可以單獨做到這一點，大多組織需要主要供應商和他們一起工作(如可以采取協作生產的方式合作1，并對供應商進行激勵和管理。在評估采購績效時，必須對這些問題進行考慮。在評估生產率的改進狀況以及質