_四權(quán)分離_的精細(xì)化采購(gòu)

1、46ENTERPRISEMANAGEMENT102010實(shí)務(wù)案例Practice■文／江許勝老子曾說(shuō)：“天下難事，必做于易；天下大事，必做于細(xì)?！本俚刂赋隽讼氤删鸵环聵I(yè)，必須從簡(jiǎn)單的事情做起，從細(xì)微之處入手。為全面推進(jìn)精細(xì)化管理，將精細(xì)化管理工作貫穿于工作各個(gè)環(huán)節(jié)，古井集團(tuán)白酒企業(yè)從原料收購(gòu)、質(zhì)量控制、經(jīng)費(fèi)管理、節(jié)能降耗、勞動(dòng)用工等方面，進(jìn)行全面整合，對(duì)公司的15個(gè)部門(mén)和8個(gè)子公司，圍繞節(jié)約的關(guān)節(jié)點(diǎn)，梳理出75個(gè)節(jié)約方案，推進(jìn)企業(yè)低

2、成本運(yùn)行。從2009年5月起，公司對(duì)物控部門(mén)進(jìn)行全面整合，實(shí)行質(zhì)量、詢(xún)價(jià)、采購(gòu)、付款的“四權(quán)分離”?！八臋?quán)分離”形成了事前控制、事中管理、事后監(jiān)督的管理體系，既提高了材料的采購(gòu)質(zhì)量，又降低了采購(gòu)成本。一、事前采購(gòu)計(jì)劃編制古井集團(tuán)的采購(gòu)對(duì)象可以分為三大類(lèi)，即包裝材料類(lèi)、原材燃料類(lèi)、綜合物資類(lèi)，其中包裝材料和原料為主要采購(gòu)對(duì)象，每年采購(gòu)金額大約三至四億元。所以在采購(gòu)之前需要有合理的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃分年度計(jì)劃和月度計(jì)劃。計(jì)劃要在各部門(mén)及子公

3、司年度計(jì)劃的基礎(chǔ)之上產(chǎn)生，并與各階段的生產(chǎn)計(jì)劃保持一致性。具體流程是：先由各部門(mén)提出部門(mén)的物資采購(gòu)需求，向采購(gòu)部提交請(qǐng)購(gòu)單和采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)單，倉(cāng)儲(chǔ)部填寫(xiě)庫(kù)存量、安全庫(kù)存表單，然后由采購(gòu)部進(jìn)行匯總，并對(duì)物資的庫(kù)存情況與相關(guān)部門(mén)采購(gòu)需求進(jìn)行分析，結(jié)合企業(yè)上年度生產(chǎn)狀況、銷(xiāo)售狀況及本年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，確定年度采購(gòu)需求。采購(gòu)需求包括所采購(gòu)物資類(lèi)別、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)金額及采購(gòu)方式等。最后交采購(gòu)經(jīng)理、總經(jīng)理審批。采購(gòu)部門(mén)在執(zhí)行中將根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃分解信

4、息、產(chǎn)生月度計(jì)劃，編制月度采購(gòu)預(yù)算表，再由財(cái)務(wù)部根據(jù)年度采購(gòu)預(yù)算及相關(guān)制度，審核月度采購(gòu)預(yù)算表，報(bào)批后執(zhí)行。大致流程見(jiàn)下圖。二、事中采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃確定后，本著“質(zhì)量、詢(xún)價(jià)、采購(gòu)、付款”四權(quán)分離的原則，開(kāi)始啟動(dòng)采購(gòu)活動(dòng)，為了貨比三家，了解行情，有效降低采購(gòu)成本，古井集團(tuán)常常采取一次性詢(xún)價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)方式。1.包裝材料類(lèi)物資采購(gòu)。包裝材料中如酒瓶、瓶蓋、包裝盒等，按ABC管理方法，應(yīng)該是A類(lèi)物質(zhì)，必須實(shí)行重點(diǎn)控制。集團(tuán)在采購(gòu)操作中常常是

5、采取一次性詢(xún)價(jià)確定生產(chǎn)商，形成穩(wěn)定的供應(yīng)渠道，然后根據(jù)需要下訂單。根據(jù)詢(xún)價(jià)采購(gòu)的要求，首先由相關(guān)人員組成詢(xún)價(jià)小組，小組由含相關(guān)專(zhuān)家在內(nèi)的三人以上單數(shù)組成。再由詢(xún)價(jià)小組對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格構(gòu)成和評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)作出規(guī)定，確定不少于三家符合相關(guān)資格條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢(xún)價(jià)通知書(shū)讓其報(bào)價(jià)。被詢(xún)價(jià)的供應(yīng)商一次報(bào)出不得更改的價(jià)格，以符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低成交等特點(diǎn)，因此供應(yīng)商在確定報(bào)價(jià)時(shí)，都很慎重，加上詢(xún)價(jià)采購(gòu)的嚴(yán)格的流程，所以

6、能夠有效降低集團(tuán)的這類(lèi)物資的采購(gòu)成本。2.原材燃料類(lèi)物資采購(gòu)。原材燃料類(lèi)物資包括煤和大宗物料，這種物料往往價(jià)值高，價(jià)格“四權(quán)分離”的精細(xì)化采購(gòu)ENTERPRISEMANAGEMENT10201047變化較大，庫(kù)存要求有限制，所以在采購(gòu)中會(huì)靈活操作。其中煤炭資源，由于受宏觀環(huán)境影響，市場(chǎng)行情具有波動(dòng)性，所以采購(gòu)前采購(gòu)部門(mén)會(huì)密切關(guān)注國(guó)內(nèi)外相關(guān)政策動(dòng)向，及時(shí)預(yù)測(cè)市場(chǎng)行情，以決定采購(gòu)時(shí)機(jī)和采購(gòu)數(shù)量。大宗物料因其對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)要求高，需要考慮庫(kù)容情況，所

7、以往往采取何時(shí)使用何時(shí)采購(gòu)的方式。另外，原材燃料類(lèi)物資在價(jià)格、質(zhì)量認(rèn)定上有特殊要求，比如說(shuō)煤的水份含量多少直接影響采購(gòu)成本的變動(dòng)，資金結(jié)算上需要有精細(xì)的合同管理，應(yīng)該采取優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)的方法“按質(zhì)論價(jià)”結(jié)算和“按質(zhì)論量”結(jié)算。3.綜合類(lèi)物資采購(gòu)。綜合類(lèi)物資包括低價(jià)值類(lèi)物資、大額類(lèi)固定資產(chǎn)及零星需求物，其中低價(jià)值類(lèi)物資對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)制約較小，品牌差異性不大，所以采取全年定點(diǎn)或者階段性定點(diǎn)采購(gòu)，一般在生產(chǎn)淡季時(shí)一次性招標(biāo)實(shí)施，這樣不僅可以節(jié)省

8、人力還能減少招標(biāo)費(fèi)用。此外，為了保障供應(yīng)的穩(wěn)定性，在企業(yè)精細(xì)化采購(gòu)管理中，一方面與供應(yīng)商形成合作聯(lián)盟，利益共享。另一方面在供貨中適時(shí)引入新的供貨渠道，同等質(zhì)量比價(jià)格，同等價(jià)格看質(zhì)量，從而始終保持物美價(jià)廉。大額的固定資產(chǎn)采購(gòu)則避免一次性招標(biāo)，因?yàn)檫@類(lèi)物資價(jià)格空間大，市場(chǎng)變化頻繁，不常采購(gòu)，一次采購(gòu)多年使用，所以采購(gòu)中不能僅僅考慮價(jià)格因素。根據(jù)這一情況，古井集團(tuán)常常采取何時(shí)用何時(shí)招標(biāo)，以避免產(chǎn)生庫(kù)存。為了降低采購(gòu)成本，招標(biāo)前期會(huì)經(jīng)歷詢(xún)價(jià)、調(diào)

9、研等工作，在綜合分析市場(chǎng)形勢(shì)后，選擇3家以上實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，以競(jìng)價(jià)試探市場(chǎng)價(jià)格，詢(xún)比價(jià)壓縮報(bào)價(jià)空間，綜合得分誰(shuí)高與誰(shuí)成交的方法進(jìn)行。公司在采購(gòu)中對(duì)零星類(lèi)物資也同樣實(shí)行精細(xì)化管理，這類(lèi)物資往往不列入月度采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)需要隨時(shí)可能產(chǎn)生需求，常常由兩人以上就近購(gòu)買(mǎi)，然后登記入冊(cè)。三、事后調(diào)整控制如果說(shuō)編制科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃是白酒企業(yè)精細(xì)化管理的基礎(chǔ)，采購(gòu)過(guò)程中嚴(yán)格操作程序是關(guān)鍵，那么采購(gòu)后的調(diào)整與控制則是精細(xì)化管理的保障。古井集團(tuán)對(duì)采購(gòu)的控制主

10、要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.物資質(zhì)量控制。首先是嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)，每批物資進(jìn)廠后，根據(jù)質(zhì)檢部門(mén)的化驗(yàn)結(jié)果，對(duì)不合格物資堅(jiān)決退貨。因?yàn)椴缓细裎镔Y既有損企業(yè)形象，還占用庫(kù)容，浪費(fèi)倉(cāng)儲(chǔ)力。對(duì)合格物資同時(shí)要結(jié)合實(shí)際入庫(kù)數(shù)確認(rèn)最終的原料采購(gòu)數(shù)量和價(jià)格，即“按質(zhì)論價(jià)”和“按質(zhì)論量”，只有這樣才能減少耗損，增強(qiáng)人員責(zé)任心。其次是對(duì)采購(gòu)的物資質(zhì)量實(shí)行跟蹤調(diào)查，不定時(shí)對(duì)各使用部門(mén)回訪，讓使用部門(mén)參與對(duì)所采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)采購(gòu)中出現(xiàn)的問(wèn)題提出處理意見(jiàn)

11、，最終形成采購(gòu)人員質(zhì)量意識(shí)自覺(jué)行為。2.安全庫(kù)存點(diǎn)控制。作為白酒企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)，其功能不僅表現(xiàn)在市場(chǎng)化功能和加工功能上，有時(shí)更能發(fā)揮一種緩沖功能，以提高采購(gòu)部門(mén)的反應(yīng)能力。對(duì)采購(gòu)部門(mén)而言，倉(cāng)儲(chǔ)的影響主要表現(xiàn)在制約采購(gòu)量和采購(gòu)時(shí)機(jī)的選擇。白酒企業(yè)的生產(chǎn)具有很強(qiáng)的季節(jié)性，要求企業(yè)備有安全庫(kù)存，以滿(mǎn)足需求高峰。但確定安全庫(kù)存量是管理部門(mén)面臨的一項(xiàng)關(guān)鍵性決策，如果安全庫(kù)存量過(guò)大，會(huì)增加庫(kù)存成本，庫(kù)存量過(guò)小，將損失銷(xiāo)售量及其帶來(lái)的利潤(rùn)，也給采購(gòu)部門(mén)工

12、作帶來(lái)措手不及。因此，保持一個(gè)合理的庫(kù)存點(diǎn)對(duì)采購(gòu)工作是一種挑戰(zhàn)，采購(gòu)部門(mén)在精細(xì)化管理中要及時(shí)與倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)互動(dòng)，選擇一個(gè)安全庫(kù)存點(diǎn)，既降低倉(cāng)儲(chǔ)的緩沖功能又提高各方反應(yīng)能力。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，采購(gòu)部門(mén)會(huì)對(duì)每周的銷(xiāo)售記錄，訂單情況進(jìn)行分析，對(duì)ERP趨勢(shì)進(jìn)行分析，從而預(yù)測(cè)需求的狀況，適時(shí)調(diào)整采購(gòu)決策。企業(yè)通過(guò)采購(gòu)與倉(cāng)儲(chǔ)的互動(dòng)，保持安全庫(kù)存控制，最終達(dá)到既不影響生產(chǎn)，又能最大程度節(jié)約成本的目的。3.付款程序控制。出于對(duì)采購(gòu)整個(gè)作業(yè)流程的監(jiān)督控制需要

13、，集團(tuán)在設(shè)置采購(gòu)工作控制體系時(shí)實(shí)行質(zhì)量、詢(xún)價(jià)、采購(gòu)、付款的“四權(quán)分離”，使財(cái)務(wù)、質(zhì)檢、倉(cāng)儲(chǔ)各個(gè)環(huán)節(jié)都參與到采購(gòu)決策中來(lái)，避免暗箱操作。所以，在付款環(huán)節(jié)上保持相對(duì)獨(dú)立性，一般情況下采購(gòu)部門(mén)不經(jīng)手付款，由公司按合同規(guī)定，采取固定日期集中報(bào)賬付款。報(bào)賬單由經(jīng)辦人填寫(xiě)，采購(gòu)經(jīng)理簽字，然后財(cái)務(wù)部門(mén)在查驗(yàn)入庫(kù)單，質(zhì)檢單，采購(gòu)合同及相關(guān)比價(jià)表等一系列資料后審核通過(guò)，報(bào)總經(jīng)理審批后付款。對(duì)需要支付預(yù)付款的由采購(gòu)部與財(cái)務(wù)溝通，并填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，同時(shí)附有采