從企業(yè)內部控制角度談人力資源崗位設置

1、全國中文核心期刊財會月刊陰援下旬窯93窯陰【摘要】《企業(yè)內部控制應用指引第3號———人力資源》提出因事設崗和崗位回避等崗位設置和人員安排問題。對此，本文在綜合考慮人力資源崗位分析和內部控制制度建設的基礎上，構建了企業(yè)內部控制崗位設置分析圖，提出在崗位分析中應更多地考慮內部控制理念和相關問題?！娟P鍵詞】崗位設置因事設崗內部控制王方照曾繁榮淵桂林電子科技大學商學院廣西桂林541004冤從企業(yè)內部控制角度談人力資源崗位設置《企業(yè)內部控制應用指

2、引第3號———人力資源》（簡稱《3號指引》）根據(jù)《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，對在企業(yè)內部控制中的人力資源政策問題進行了指導和說明。《3號指引》第二章第六條指出：企業(yè)應因事設崗、妥善安排人員、實行崗位回避制度，做到事崗匹配、人盡其才?？梢钥闯觯?號指引》強調更多地用制度來強化內部控制，消除或減少人為因素的干擾，從而提高內部控制的有效性，促進企業(yè)更好地發(fā)展。要實現(xiàn)這個目標就離不開人力資源的崗位設置分析，即：如何因事來設計一個崗位呢？崗位之間

3、的關系又是什么樣的呢？如何使這些崗位設計科學同時有利于實現(xiàn)企業(yè)的內部控制呢？這既涉及某個單個的崗位設置、人員配備，又涉及崗位設置與內部控制制度建設的關系。本文僅就人力資源崗位設置與企業(yè)內部控制制度建設問題進行探討。一、崗位設置簡析崗位設置是人力資源管理的一項復雜的基礎性工作，是一個分析、設計和制定的過程。1.人力資源崗位設置。人力資源崗位設置是指對企業(yè)各個種類崗位的性質、特點、任務、權責、工作條件和環(huán)境以及工作人員能夠勝任此工作任務應具

4、備的資格條件所進行的系統(tǒng)研究和分析，并制定出崗位說明書等人事安排的過程。人力資源崗位設置的前提是研究和分析企業(yè)的“事”，即應該因事設崗、因崗配人、事崗匹配、人崗協(xié)調。崗位分析形成的直接結果就是崗位說明書，這一點很重要。因為崗位說明書的形成，為企業(yè)內部控制制度的建立提供了依據(jù)和基礎。從上面的分析中可以看出，人力資源崗位設置需要重點解決5W1H，即why、what、who、when、where和how。其具體要求就是：淤為什么要設置這個崗位

5、，這個是根本，也是崗位存在的原因；于這個崗位做什么，其工作的內容是什么，這是崗位設置的目標；盂這個崗位安排什么樣的人才合適，這是崗位設置的工作標準，反映崗位對執(zhí)業(yè)者的素質要求；榆這個崗位設定的任務什么時候完成，這是崗位的時間限度；虞這個崗位設定的任務在什么地方，這是崗位的地域限度；愚怎么樣去完成崗位設定的任務，這是實現(xiàn)崗位目標的途徑。2.人力資源崗位設置的分析方法。對于不同的企業(yè)以及同一個企業(yè)中不同的崗位，其分析方法不盡相同，需要針對不

6、同情況進行方法選擇。一般常用的方法是觀察法、訪談法、工作實踐法、工作日志法和問卷調查法。（1）觀察法。觀察法是指人力資源管理人員到工作現(xiàn)場，通過觀察工作人員的工作內容、方法、過程、工作環(huán)境和與工作有關的其他因素，將觀察的信息進行記錄并整理分析的過程。這種方法主要依據(jù)5W1H來進行，即著眼于執(zhí)行者為什么要做這樣的工作，做的工作內容是什么，需要什么技能，在何時何地做工作以及怎么樣來完成工作。通過多次觀察和分析整理，最后形成崗位規(guī)范和說明書。

7、由于觀察法對崗位工作有比較直觀的了解，因而它有利于對工作的描述。（2）訪談法。訪談法是指人力資源管理人員面對面地與從事該項工作的人員或主管人員或過去從事這項工作的人員，就工作內容和要求進行交流與討論的方法。訪談法可以使人力資源管理人員更好地與工作的專業(yè)人員接觸，從而能加深理解和認識不同工作（任務）的性質和要求，以及在實施過程和實際操作中存在的問題，且可以更多地了解到完成此項工作人員的工作動機和態(tài)度。而這些通常在觀察法或文字調查中是很難發(fā)

8、現(xiàn)或獲取的。但是，這種方法同樣需要訪談人員具備一定相關的專門技術，否則在訪談過程中很難溝通，從而會影響訪談效果。另外，還要注意在訪談過程中可能因被訪者存在顧慮或懷疑而導致所獲信息不足或不實。（3）工作實踐法。工作實踐法也稱為工作體驗法，是指人力資源管理人員到實際工作崗位中去親自體驗工作，從而掌握工作所要求的第一手資料的方法。人力資源管理人員去實際體驗崗位工作，可以更真實地掌握到工作的實際任務、技能要求、工作環(huán)境狀況和工作效率等方面的情況

9、。但是對于專業(yè)技能要求較高的崗位工作，這種方法顯得過于簡單，一般發(fā)揮不了大的作用，所以它只適合對簡單崗位工作的分析。（4）工作日志法。工作日志法又稱工作寫實法，是指由在崗的工作人員按事先規(guī)定的要求詳細記錄自己的工作內容，對自己的工作流程進行詳細的說明，根據(jù)這些記錄進行歸納陰財會月刊全國優(yōu)秀經濟期刊陰窯94窯援下旬和分析，從而解決崗位工作5W1H的方法。這種方法可以很好地反映工作內容和工作流程等方面的信息，而且信息的相關度比較高，相對于工

10、作實踐法的成本要低，且可操作性較強。但是，如果記錄過程中工作人員有疏忽或歪曲，這會直接影響后續(xù)的分析，所以需要多次對不同情況進行記錄。（5）問卷調查法。問卷調查法是指通過問卷調查來獲取需要分析崗位工作信息的方法。這是常用的且運用較為廣泛的一種方法。該方法避免了一些交流過程中潛在的主觀性，可以收集到比較客觀的信息，并且可以收集量化的信息。因為問卷是提前設計的，在設計時就可以統(tǒng)一化，從而方便利用計算機進行處理。但是，該方法對問卷設計要求很高

11、，問卷設計既要考慮可行性，又要考慮被調查者的理解水平。3.人力資源崗位設置的分析結果。根據(jù)人力資源崗位設置的內涵，發(fā)現(xiàn)崗位分析最重要的成果就是崗位說明書，亦稱工作說明書、職務說明書。崗位說明書從“事”的角度來進行規(guī)定和說明，是因事設崗、因崗配人的制度保證。崗位說明書是通過崗位分析方法而最后得出的人力資源管理人員的成果。它始終圍繞人力資源崗位設置的內涵來闡述，其內容必須解決前述的5W1H，也就是要明確回答以下具體問題，即崗位的工作性質、任

12、務、內容、權責、方法、工作環(huán)境、工作條件以及工作人員任職的資格條件等。崗位說明書是崗位制度化的表現(xiàn)，也是企業(yè)的重要人事文件之一。二、人力資源崗位設置與內部控制1.崗位設置須考慮內部控制相關問題。（1）不相容職務問題。企業(yè)內部控制要求設計科學的制度來進行監(jiān)督和控制，具體要對各個崗位以及相應的職務做出明確的規(guī)定。從監(jiān)督和控制的角度考慮，崗位及其職務的設置應當是協(xié)調的、和諧的，但是在實際中有許多崗位和職務是不相容的，不利于監(jiān)督和控制，必須對它

13、們分開設置，以利于監(jiān)督和控制。例如，會計記錄和財產保管不相容，記錄資產的工作人員不應當去保管資產，否則就會出現(xiàn)監(jiān)守自盜的可能。因此必須有不相容職務相分離的規(guī)定，不僅要求在實質上將兩者分開，而且要在形式上進行分離。此外，不僅要在崗位職務上進行分離，而且這些崗位及其職務的工作人員也應分開，否則就失去了分離的目標效果。（2）財務信息問題。企業(yè)內部控制的基本規(guī)范中明確提出應當確保財務報告及管理信息的真實、可靠和完整。這就要求在制度上有所保證。因

14、此在崗位及其職務設計上必須考慮如何保證其間的財務信息真實、可靠和完整。財務信息具有相互對應的特點，這就要求在崗位及其職務設計上加以考慮。在整個企業(yè)內部控制體系中，財務信息可以發(fā)揮指南針的作用，并能構建成一張反映企業(yè)財務狀況的圖。但是如果某個環(huán)節(jié)的崗位及其職務設計上存在漏洞，這就會使得財務報告及管理信息的真實、可靠和完整的目標很難實現(xiàn)。（3）資產保全問題。資產保全既是動態(tài)的，又是靜態(tài)的，資產“?！钡氖侄螌賱討B(tài)，而資產“全”的結果屬靜態(tài)?！?/p>

15、企業(yè)內部控制基本規(guī)范》的基本目標之一就是確保資產的安全完整。為了實現(xiàn)這一目標，企業(yè)必須開展優(yōu)化資源配置、維護資產安全的一系列控制活動，包括科學設置工作崗位、安排合適的工作人員、建立健全內部控制制度、加強管理和考核等等。否則，就會因制度性缺陷給企業(yè)資產造成損失。2.兩者結合分析。結合崗位設置簡要分析，再考慮到內部控制的相關問題，有必要在原有的崗位分析上加上更多的考慮，特別是需要考慮內部控制的相關問題，使崗位設置能夠更好地和內部控制相結合，

16、從而發(fā)揮更大的作用。依據(jù)對不相容職務、財務信息和資產保全的相關問題的分析，構建企業(yè)內部控制崗位設置分析體系是非常有必要的。這個體系將人力資源管理的崗位分析方法和內部控制相關問題結合起來。這種結合不是簡單的加減結合，而是一種綜觀全局的結合，同時達到因事設崗和崗位回避等要求。從以下企業(yè)內部控制崗位設置分析圖可以看出，需要將崗位設置分析與內部控制制度建設結合起來，既要考慮到崗位之間的整體性和制約性；又要考慮到滿足崗位工作的5W1H要求，即在方

17、法設計中融入內部控制相關問題；而崗位說明書將反映崗位系統(tǒng)狀況，體現(xiàn)內部控制要求。三、結論通過上述分析可以看出，人力資源崗位設置需要考慮如何才能有效發(fā)揮企業(yè)內部控制的作用，需要考慮與企業(yè)內部控制的協(xié)調和和諧問題。崗位設置主要應從因事設崗、因崗配人、事崗匹配、人崗協(xié)調的角度來考慮問題，其目的是要解決崗位工作的5W1H，所運用的方法就是觀察法、訪談法、工作實踐法、工作日志法和問卷調查法。而要達到不相容職務相互分離、崗位回避等涉及《3號指引》或

18、《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》方面的內部控制目標和要求時，就需要在原有人力資源崗位設置的基礎上考慮新的因素。這一層次的關系在企業(yè)內部控制崗位設置分析圖中可以體現(xiàn)出來?！?號指引》是依據(jù)《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》來制定的，其內容同時具有人力資源學科特點。而如何解決好兩者之間的關系和應用問題是未來必須著力解決的。主要參考文獻1.杜建平.崗位分析簡介.中國地質礦產經濟袁2003曰62.李維明袁辛文昉.崗位分析方法研究.經營管理者袁2009曰63.財政