商務(wù)流程

1、商 務(wù) 管 理,主講人：李 榮,綱 要,工作制度 商務(wù)管理制度 GSP管理制度工作流程,商務(wù)管理制度,對經(jīng)銷商的分級管理制度合同簽定制度新建商業(yè)客戶審核制度隨貨開票制度中轉(zhuǎn)庫管理制度商業(yè)單位信譽(yù)額度指標(biāo)回款記錄傳送制度退貨制度超時(shí)回款處罰制度調(diào)貨管理制度建立報(bào)表對帳制度,對經(jīng)銷商的分級管理制度,商業(yè)分級指標(biāo) 特級商業(yè)：年銷售額1000萬元，覆蓋能力直轄市，資信情況當(dāng)月

2、回款、發(fā)貨/回款95%，合同限制辦事處年銷售3000件以上。 一級商業(yè)：年銷售500萬元，覆蓋能力全省或省會(huì)城市及周邊地區(qū)，資信情況當(dāng)月回款、發(fā)貨/回款95%，合同限制辦事處年銷售2000件以上。 二級商業(yè)：年銷售300萬元，覆蓋能力省會(huì)及周邊地區(qū)、地級市及周邊地區(qū)，資信情況兩個(gè)月回款、發(fā)貨/回款90%，合同限制辦事處年銷售1000-2000件 三級商業(yè)：年銷售200萬元，覆蓋能力地級市及周邊地區(qū)，資

3、信情況兩個(gè)月回款、發(fā)貨/回款90%，合同限制地級市年銷售300件以上,合同簽定制度 購銷合同由商業(yè)主管與訂貨單位簽訂，必須要求需方加蓋有效合同章，必須使用由本公司印制的合同書，且一式三份，原件寄回商務(wù)部存檔，另外兩份復(fù)印件，一份由辦事處保存，另一份交對方商業(yè)單位。 在合同中應(yīng)注明雙方單位的全稱、法人代表、地址、郵編、電話、開戶行、帳號、稅號等。特別注意寫明訂貨單位的名稱及地址，以免造成發(fā)貨和開

4、票發(fā)生錯(cuò)誤。并且在驗(yàn)貨條款中必須注明商業(yè)單位提貨時(shí)驗(yàn)貨的要求，以免造成丟貨時(shí)責(zé)任無法確定。,新建商業(yè)客戶審核制度,對于新戶的建立，必須先考慮其銷貨能力，避免過多的商業(yè)之間產(chǎn)生惡性競爭，也為避免產(chǎn)生過多的應(yīng)收帳款。經(jīng)認(rèn)真考察后，填寫新戶申請單，附三證復(fù)印件，上報(bào)公司審批。,隨貨開票制度,貨物一經(jīng)出庫，必須隨貨開票，除設(shè)立分庫房的大區(qū)外，不允許有在途貨物。,中轉(zhuǎn)庫管理制度現(xiàn)設(shè)有中轉(zhuǎn)庫的為北京、上海，北京復(fù)方丹參滴丸、養(yǎng)血清腦顆粒存貨各5

5、0件，上海復(fù)方丹參滴丸存貨100件，養(yǎng)血清腦顆粒存貨50件。 中轉(zhuǎn)庫的管理人員必須做好發(fā)貨的記錄，自覺遵守公司的有關(guān)規(guī)定。嚴(yán)格隨貨開票制度。 定期通過電子郵件準(zhǔn)確向公司報(bào)告發(fā)貨的數(shù)量、單位、批號、小號、送貨單位。 出入庫帳、每月盤點(diǎn)按公司庫房管理規(guī)定執(zhí)行，定期上報(bào)。,商業(yè)單位信譽(yù)額度指標(biāo),回款記錄傳送制度,對于每筆回款，必須填寫回款記錄單，注明回款商業(yè)及編碼，回款數(shù)量及金額，對應(yīng)發(fā)貨日期等。,退貨制度,辦事處要求退換貨（不論是質(zhì)量

6、原因退換貨還是調(diào)貨收回）必須先填寫退貨申請單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示同意后方可將貨物退回，并且必須通知總部相關(guān)人員注意接貨。若是退貨，必須將發(fā)票同時(shí)退回。,超時(shí)回款處罰制度,發(fā)貨半年未回款，從第七個(gè)月開始按如下條款進(jìn)行處罰： 7-12個(gè)月，每月從費(fèi)用中扣除拖欠貨款的1%； 13-18個(gè)月，每月從費(fèi)用中扣除拖欠貨款的2%； 19-24個(gè)月，每月從費(fèi)用中扣除拖欠貨款的3%； 第25個(gè)月，余款全部扣除。 所有扣款在貨

7、款收回時(shí)，全部返還。其它處罰執(zhí)行財(cái)務(wù)部規(guī)定。,調(diào)貨管理制度公司規(guī)定所銷售的藥品一律不得跨區(qū)域壓價(jià)調(diào)貨,一旦發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。 辦事處發(fā)現(xiàn)調(diào)貨后，提供有效調(diào)貨證據(jù)，如裝箱單、醫(yī)院藥劑科證明等。每次上報(bào)時(shí)附上調(diào)貨證明備查表，詳細(xì)列清上報(bào)情況，向公司報(bào)告。辦事處在接到公司調(diào)貨自查通知后,應(yīng)在一周內(nèi)自查所轄區(qū)醫(yī)藥公司和醫(yī)院調(diào)貨事實(shí)。對于惡性低價(jià)調(diào)貨（低于11.28元/瓶）,無論直銷或易貨方式，對于參與調(diào)貨并有涂改說明書批號等惡劣行為者,市

8、場經(jīng)理要配合公司認(rèn)真調(diào)查,上報(bào)公司,公司根據(jù)具體情況追究有關(guān)人責(zé)任. 凡屬蓄意調(diào)貨者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，解除職務(wù)，并嚴(yán)肅處理。,報(bào)表對帳制度,每月辦事處收到對帳單后必須認(rèn)真核對，無誤后，辦事處主任簽字，一份留檔，另一份于每月月底前寄回。 對于公司定期的對帳，各辦事處應(yīng)該認(rèn)真對待，及時(shí)回復(fù)。對于公司上次對帳發(fā)出的詢證函，返回率不高，各市場應(yīng)仔細(xì)檢查是否已返回。,GSP管理制度,業(yè)務(wù)經(jīng)營管理規(guī)程首次經(jīng)營品種的質(zhì)量審核管理

9、規(guī)程藥品入庫質(zhì)量驗(yàn)收及出庫符合管理規(guī)程藥品保管養(yǎng)護(hù)管理規(guī)程特殊管理藥品和貴重品種的管理規(guī)程效期藥品的標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程不合格藥品管理規(guī)程退貨藥品標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程,質(zhì)量事故報(bào)告制度用戶訪問處理管理規(guī)程藥品質(zhì)量信息管理規(guī)程計(jì)量管理規(guī)程產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程各級質(zhì)量責(zé)任制度質(zhì)量否決權(quán)制度衛(wèi)生管理規(guī)程,各項(xiàng)工作流程,庫房管理 入庫驗(yàn)收流程 發(fā)貨流程 退貨管理流程調(diào)貨查處流程報(bào)表

10、管理,庫房管理入庫：庫管員憑公司進(jìn)貨通知單對供方送貨進(jìn)行接收。出庫： 庫管員憑經(jīng)審核員及財(cái)務(wù)員簽字的出庫單按先進(jìn)先出的原則發(fā)貨。退庫：庫管員憑退貨通知單對退貨進(jìn)行接收，若有特殊情況，先將藥品接收入庫。驗(yàn)收：驗(yàn)收員對入庫產(chǎn)品和退庫產(chǎn)品按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。養(yǎng)護(hù)：養(yǎng)護(hù)員對庫房按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行養(yǎng)護(hù)。對庫存藥品按季檢查，做好養(yǎng)護(hù)，有詳細(xì)記錄，建立藥品養(yǎng)護(hù)檔案。,入庫驗(yàn)收流程,,供方,,待驗(yàn)區(qū),藥品,,檢驗(yàn),,,合格區(qū),檢驗(yàn)合格,,不合格區(qū),檢

11、驗(yàn)不合格,,供方,,GSP要求： 質(zhì)量驗(yàn)收員要依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及合同條款對商品質(zhì)量逐批驗(yàn)收，并有記錄。各項(xiàng)檢查、驗(yàn)收記錄應(yīng)完整、規(guī)范。在驗(yàn)收合格藥品的入庫憑證、付款憑證上簽章。,發(fā)貨發(fā)貨人員必須見合同發(fā)貨，特殊情況需經(jīng)相應(yīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可發(fā)貨。發(fā)貨前必須先對商業(yè)單位的應(yīng)收帳款進(jìn)行確認(rèn)，商業(yè)單位應(yīng)收帳超過商業(yè)單位檔案管理庫設(shè)定的信譽(yù)額度范圍，公司原則上停止向該商業(yè)單位發(fā)貨。貨物一律發(fā)到購方單位，辦事處均不得存貨。設(shè)立

12、分庫房的大區(qū)，由商業(yè)主管或地區(qū)主管送貨或送發(fā)票到購方，要有購方經(jīng)理或主管在送貨單上或發(fā)票簽收單上簽字。,發(fā)貨流程,,,辦事處,,購銷合同,報(bào)站員,,業(yè)務(wù),應(yīng)收帳,,,,商業(yè)檔案,出庫員,開票員,,,查詢,查詢,,批準(zhǔn)發(fā)貨,,,庫管員,出庫單,出庫單,,,出庫單,貨物,,,流水賬批記錄,GSP要求：1、不得將藥品售給無“證照”或“證照”不全的藥品經(jīng)營單位和無醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證的單位。所有經(jīng)營單位都必須有帶紅章三證復(fù)印件存檔。2、依據(jù)

13、出庫憑證所列項(xiàng)目對藥品進(jìn)行出庫復(fù)核并有記錄，記錄內(nèi)容完整。內(nèi)容包括：購貨單位、品名、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)單位、生產(chǎn)批號、質(zhì)量情況、發(fā)貨日期、發(fā)貨人及復(fù)核人簽名。3、藥品購銷雙方必須簽訂購銷合同。4、對銷售的藥品必須有明確的流向，以保證藥品的可追蹤性。,退貨屬于產(chǎn)品質(zhì)量問題發(fā)生的退貨，在廠負(fù)責(zé)期內(nèi)可正常換貨。其他原因原則上不予退貨，特殊情況需退貨時(shí)，向商務(wù)部遞交書面申請報(bào)告，經(jīng)相應(yīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可退貨。責(zé)任人扣罰運(yùn)費(fèi)每件20元。退貨

14、接近效期半年內(nèi)，扣罰貨款的50%，退貨已過效期的，扣罰全部貨款。開增值稅發(fā)票的單位需要退貨時(shí)，必須將原發(fā)票退回或取得購貨單位在當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門開出的“進(jìn)貨退出索取折讓證明單”，亦可由退貨方給我方開具等值增值稅發(fā)票。否則，按退貨貨款中的增值稅額扣罰當(dāng)事人。,退貨接收流程,退貨處理流程,,退貨,,待驗(yàn)區(qū),,,檢驗(yàn),,,不合格區(qū),合格,合格區(qū),不合格,,合格品發(fā)出,,供方,退回,GSP要求 退回藥品應(yīng)專人保管、單獨(dú)存放，有退

15、貨記錄并保存三年。退回藥品經(jīng)檢驗(yàn)合格后方能入合格品區(qū)。 不合格藥品應(yīng)專區(qū)存放，有明顯標(biāo)志。不合格藥品的確認(rèn)、報(bào)損、銷毀應(yīng)有完善的手續(xù)和記錄。,調(diào)貨查處流程 1、正常串貨 銷售管理員收到每筆調(diào)貨證明后記錄，每月末對上報(bào)批號進(jìn)行初查，初查后發(fā)通知要求辦事處自查，限定時(shí)間內(nèi)返回，然后確認(rèn)發(fā)單，通知財(cái)務(wù)調(diào)撥費(fèi)用與任務(wù)。 2、惡意調(diào)貨 低價(jià)貨由商業(yè)購回后，公司給與

16、更換新貨，并對此批貨進(jìn)行處理。若有故意撕毀批號、小號者，視為惡意調(diào)貨。一件貨罰款五百元，并將這批藥售回調(diào)出商業(yè)。,報(bào)表管理銷售日報(bào)表由統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)制表,于每日上午完成.該表包括前一日每筆發(fā)貨、開票、回款的明細(xì)。產(chǎn)成品月報(bào)表由出庫員負(fù)責(zé)制表,于每月月初完成.該表包括產(chǎn)成品上月庫存數(shù)量、本月出入庫數(shù)量以及本月庫存數(shù)量。銷售月報(bào)表由統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)制表，于每月月初完成。該表包括上月結(jié)存在途、應(yīng)收帳款，本月發(fā)貨、開票、回款匯總，累計(jì)發(fā)貨、開票、回