鏈家地產(chǎn)---合同管理有關(guān)規(guī)定

1、合同管理規(guī)定,——運(yùn)營(yíng)支持部,內(nèi)容大綱,,1.合同管理規(guī)定的目的及適用范圍,,2.合同種類的劃分和管理辦法,,3.合同管理的相關(guān)流程,,4.合同管理規(guī)定相關(guān)注意事項(xiàng),運(yùn) 營(yíng) 支 持 部,目的,,,從運(yùn)營(yíng)角度：充分滿足運(yùn)營(yíng)對(duì)合同使用需求,保證運(yùn)營(yíng)在日常合同使用及時(shí)性,一目了然便于取用。,,,,What？,從助理團(tuán)隊(duì)角度：對(duì)合同使用規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化,使助理在日常合同管理中井井有條,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),提升助理合同管理能力。,,降低合同丟失的風(fēng)險(xiǎn),適用

2、于全體助理和運(yùn)營(yíng)中心所有員工,運(yùn) 營(yíng) 支 持 部,,,,,合同種類的劃分,,合 同,,合同包,合 同,租賃合同,,買賣合同,北京市房屋租賃合同；租賃定金協(xié)議書；委托支付租賃定金協(xié)議書；權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)移協(xié)議; 鑰匙托管協(xié)議；房屋出租居間需求登記表看房確認(rèn)書；,居間成交確認(rèn)書；過(guò)戶、按揭代理合同；公積金貸款補(bǔ)充協(xié)議；置換定金協(xié)議書；和解協(xié)議書；房屋出售居間協(xié)議委托支付買賣定金協(xié)議書；備忘錄；房屋購(gòu)買居間協(xié)議及看房確認(rèn)

3、書；鑰匙托管協(xié)議書；房屋出售居間登記表。,,,,,,,,正常管理,,,,,非正常管理,運(yùn) 營(yíng) 支 持 部,區(qū)別：作廢聯(lián)次不齊全也可以上交,,合同管理流程,運(yùn) 營(yíng) 支 持 部,,,,,,流程說(shuō)明,,合同預(yù)定,入庫(kù)登記,領(lǐng)取登記,合同反饋,合同交接,核對(duì),1、每月1號(hào)17：00前助理將次月的預(yù)定合同數(shù)量填寫到《合同預(yù)定表》合同管理專員匯總2、每月5號(hào)17：00前合同管理專員將上月采購(gòu)下發(fā)合同編號(hào)下發(fā)區(qū)域助理要求2個(gè)

4、工作日內(nèi)限期核對(duì)反饋，過(guò)期不予更改。,1、采購(gòu)部將各區(qū)預(yù)定合同下發(fā)到各區(qū)內(nèi)，由區(qū)域店助主管下發(fā)給各店助理2、店面助理將領(lǐng)取到店的合同1個(gè)工作日內(nèi)在領(lǐng)用登記庫(kù)存表中對(duì)所有合同進(jìn)行登記，以備查詢。,1、在合同柜中每類合同配套相應(yīng)合同夾，并在合同夾配置明顯合同類型標(biāo)志2 、每類合同夾中只留存不少于5份不多于10份合同，方便檢查3 、當(dāng)經(jīng)紀(jì)人或店經(jīng)理領(lǐng)取合同時(shí)，指導(dǎo)他們使用領(lǐng)用登記本進(jìn)行登記并簽

5、字確認(rèn)。4 、經(jīng)紀(jì)人或店經(jīng)理每次領(lǐng)取合同或定金最多不能超過(guò)兩份,助理必須24小時(shí)反饋合同使用情況，以保證合同無(wú)丟失，助理每天早上到店后，應(yīng)對(duì)合同夾中的合同進(jìn)行清點(diǎn)；并且對(duì)領(lǐng)用登記上的領(lǐng)出進(jìn)行反饋； 反饋中，對(duì)經(jīng)紀(jì)人給予的不同反饋結(jié)果應(yīng)給予不同的解決方案：,當(dāng)助理休息或要外出時(shí)，要給予店面充足的合同使用，可以將鑰匙交接給店經(jīng)理，根據(jù)合同柜鑰匙交接表進(jìn)行登記,每月8號(hào)前合同管理專員將整理好

6、的庫(kù)存表下發(fā)，區(qū)域助理進(jìn)行核對(duì)檢查。 月底上交紙版,,已用,未用,作廢,丟失,運(yùn) 營(yíng) 支 持 部,重點(diǎn)步驟如何進(jìn)行？,助理應(yīng)主動(dòng)要求看一下已簽的合同，并對(duì)當(dāng)天需要報(bào)的合同進(jìn)行合同反饋登記，如此合同已簽，應(yīng)及時(shí)上報(bào)。并且對(duì)已簽合同填寫成交記錄表備檔助理在報(bào)合同時(shí)將合同中涉及到的合同號(hào)列到《助理報(bào)單登記表》中，在報(bào)合同過(guò)程中交由權(quán)證主辦/業(yè)績(jī)組簽字確認(rèn)，紙版自己留存，每周一下班前區(qū)域助理將上周報(bào)送的 《助理報(bào)單登記表》電子版上傳

7、合同管理專員處，并由合同管理專員將合同號(hào)記錄到《店面合同庫(kù)存表》中。,階段1：已使用,助理需將作廢的全部聯(lián)次收回，備檔。每月第二周固定時(shí)間段來(lái)合同專職助理處交還作廢合同。作廢合同如出現(xiàn)缺粉聯(lián)和綠聯(lián)，填寫通用審批單區(qū)經(jīng)理簽字并填寫《作廢合同明細(xì)表》電子版及紙版，隨作廢合同一起上交給合同專職助理。,助理發(fā)現(xiàn)合同丟失，24小時(shí)內(nèi)上報(bào)區(qū)助。并且?guī)椭?jīng)紀(jì)人進(jìn)行查找，如3個(gè)工作日內(nèi)未找到，上報(bào)給合同專職助理，同時(shí)填寫通用審批單區(qū)經(jīng)理簽字，《

8、合同丟失確認(rèn)單》由責(zé)任人和店經(jīng)理簽字，隨時(shí)上交給合同專職助理。,階段2：已作廢,階段3：已丟失,,運(yùn) 營(yíng) 支 持 部,,合同包管理的流程,,,,合同包的合同追蹤1.1領(lǐng)用人在合同包領(lǐng)取24小內(nèi)，該店助理應(yīng)對(duì)合同去向及時(shí)進(jìn)行追蹤。1.2店面助理每周一下班將本合同包使用情況上報(bào)于區(qū)助理。1.3每簽一單，助理只提供一個(gè)合同包。,①,②,③,④,,,注意：合同包管理的細(xì)節(jié),,,合同包使用注意事項(xiàng)：2.1在合同包使用過(guò)程中，如出

9、現(xiàn)合同作廢或其他情況，再行領(lǐng)取相應(yīng)合同時(shí)，助理應(yīng)從合同庫(kù)中進(jìn)行領(lǐng)用，不要破壞其他合同包。2.2對(duì)作廢再次領(lǐng)取的合同，只需要在相應(yīng)合同包處進(jìn)行補(bǔ)充登記。2.3對(duì)作廢的合同，助理應(yīng)及時(shí)進(jìn)行追蹤及檢查，及時(shí)收回。,,,合同包使用反饋：(1)、已使用：領(lǐng)用人將合同交于助理，助理整理后報(bào)件。填寫助理報(bào)單登記表。(2)、已作廢：作廢的合同交還到助理處，由助理從合同庫(kù)中取相應(yīng)合同作為替換。(3)、已丟失：對(duì)領(lǐng)用人進(jìn)行處罰，填寫

10、通用審批單上交合同專職助理。(4)、未使用：對(duì)未使用的合同直接交還給助理入庫(kù)。,運(yùn) 營(yíng) 支 持 部,,我們到底要采集和檢查哪些數(shù)據(jù)？,合同管理,借用合同登記表離職合同交接單,合同預(yù)定表合同庫(kù)存表,助理報(bào)單登記表,作廢合同登記表合同丟失確認(rèn)單,我們所需要用到的管理工具,運(yùn) 營(yíng) 支 持 部,合同管理中我們的職責(zé),負(fù)責(zé)店面內(nèi)各類合同文本的庫(kù)存數(shù)量的備份，合同預(yù)定上交。負(fù)責(zé)店面合同的管理。負(fù)責(zé)合同24小時(shí)的追蹤反饋。負(fù)責(zé)店面作廢

11、合同/丟失情況整理及上交公司。負(fù)責(zé)配合各層級(jí)人員店面合同管理情況的檢查。,運(yùn) 營(yíng) 支 持 部,合同管理的注意事項(xiàng),借合同的情況需將所借合同號(hào)碼提前報(bào)給合同專職助理，雙方簽字確認(rèn)并傳真至合同專職助理處，如助理未及時(shí)報(bào)備，出現(xiàn)問(wèn)題由合同所屬店面助理負(fù)責(zé)。 如出現(xiàn)臨時(shí)領(lǐng)合同的現(xiàn)象，助理需提前申請(qǐng)，由部門經(jīng)理簽字，合同專職助理才能給予發(fā)放。臨時(shí)領(lǐng)合同的現(xiàn)象只能有以下幾種方式：新店開(kāi)店，市場(chǎng)原因交易量突然增加，特殊原因（店面被盜等原因）。