高效采購(gòu)之路

1、高效采購(gòu)之路高效采購(gòu)之路向效率榜樣學(xué)習(xí)統(tǒng)一的采購(gòu)機(jī)制是怎樣煉成的。向效率榜樣學(xué)習(xí)統(tǒng)一的采購(gòu)機(jī)制是怎樣煉成的。隨著采購(gòu)業(yè)的發(fā)展，企業(yè)將意識(shí)到，采購(gòu)是一項(xiàng)涉及包括財(cái)務(wù)在內(nèi)的各個(gè)部門的復(fù)雜流程，而惟有建立起統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的采購(gòu)機(jī)制，才能讓它成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)的強(qiáng)大動(dòng)力。NCR、WestPennAlleghenyHealthSystem以及Avaya三家公司的經(jīng)歷可以讓你了解這種統(tǒng)一的機(jī)制是如何煉成的。采購(gòu)管理從來都不是一項(xiàng)受人重視的活動(dòng)。它既不

2、會(huì)像推出新科技那樣使人感到興奮，也不會(huì)像獲得了新的大客戶那樣使人感到滿足。然而在當(dāng)今以縮減成本、提高生產(chǎn)力為重的商業(yè)環(huán)境中，高效的采購(gòu)可以成為經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)的強(qiáng)大動(dòng)力。毛瑟（BrettMauser）就深知這一點(diǎn)。五年前，這位NCR公司全球采購(gòu)部的主任碰到一系列的問題：堆積如山的文件、零散的系統(tǒng)、重復(fù)的申請(qǐng)流程和成本過高的采購(gòu)模式。他說：“對(duì)于一個(gè)每年開支在33億美元，并在100多個(gè)國(guó)家開展業(yè)務(wù)的企業(yè)來講，改進(jìn)機(jī)會(huì)數(shù)不勝數(shù)?！蹦壳埃琋CR這

3、家交易與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)產(chǎn)品供應(yīng)商已是效率方面的典范。通過將訂單管理、庫(kù)存控制、倉(cāng)儲(chǔ)管理、合同管理、采購(gòu)、商旅、應(yīng)付賬款及其他活動(dòng)融為一體，NCR實(shí)現(xiàn)了高度的透明性及責(zé)任制。此外，公司使用的網(wǎng)上發(fā)票及電子數(shù)據(jù)交換（EDI）系統(tǒng)也使采購(gòu)流程得以精簡(jiǎn)。它70%以上的供應(yīng)商現(xiàn)在都使用這種模式。由于改用網(wǎng)上發(fā)票，出具發(fā)票的成本從原來的每張14美元降低到了近似于零。與此同時(shí)，需進(jìn)行復(fù)查或人工處理的發(fā)票數(shù)量從70%大幅下降到20%。建立閉合回路的采購(gòu)系統(tǒng)建

4、立閉合回路的采購(gòu)系統(tǒng)上世紀(jì)90年代開始引入的網(wǎng)上采購(gòu)將商品目錄移上了網(wǎng)絡(luò)，并開創(chuàng)出一種更高效的采購(gòu)模式。但不幸的是，正如市場(chǎng)調(diào)研機(jī)構(gòu)FresterResearch的副總裁兼調(diào)查分析師巴特爾斯（rewBartels）所說，“許多購(gòu)買了第一代采購(gòu)系統(tǒng)的公司未能實(shí)現(xiàn)它們所期望的成本縮減?！痹S多此類系統(tǒng)雖然幫助企業(yè)鞏固了與供應(yīng)商的關(guān)系，并使買方更好地遵守規(guī)定，但它們沒能很好地將所有涉及采購(gòu)的企業(yè)系統(tǒng)融為一體。他補(bǔ)充說：“要企業(yè)對(duì)整個(gè)流程照顧得面

5、面俱到是不可能的?！边@種情況正在改變?，F(xiàn)在，許多系統(tǒng)都是一個(gè)閉合回路，能提供關(guān)于采購(gòu)活動(dòng)的全面情況。它們也幫助企業(yè)規(guī)范流程，使工作更加順暢。埃森哲的供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)高級(jí)經(jīng)理布羅索（ChrisBrousseau）說：“采購(gòu)業(yè)正在不斷地變化?，F(xiàn)在，有效地運(yùn)用采購(gòu)系統(tǒng)可以為整個(gè)企業(yè)帶來巨大的收益。”巴特爾斯對(duì)此表示贊同，他說：“企業(yè)正在逐步意識(shí)到，采購(gòu)并不僅僅依賴某項(xiàng)單一的技術(shù)或流程。這是一個(gè)涉及多項(xiàng)重要活動(dòng)的復(fù)雜流程?！币⒔y(tǒng)一協(xié)調(diào)的采購(gòu)系統(tǒng)，

6、企業(yè)需要來自包括財(cái)務(wù)在內(nèi)的各部門的投入。企業(yè)不僅應(yīng)選擇可以將不同的采購(gòu)活動(dòng)融為一體的系統(tǒng)，還必須利用可以提供報(bào)告及分析結(jié)果的工具。當(dāng)企業(yè)可以審視數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)時(shí)，就能更好地做出決策，并實(shí)現(xiàn)只有現(xiàn)在才能實(shí)現(xiàn)的改進(jìn)。6步，并將補(bǔ)充存貨的準(zhǔn)確率從70%提高到了99%。津巴說：“現(xiàn)在，專業(yè)醫(yī)護(hù)人員有更多的時(shí)間來解決病人的需求和處理醫(yī)護(hù)方面的問題?！痹撐锪瞎芾硐到y(tǒng)也幫助WestPennAlleghenyHealthSystem在管理上獲得

7、了巨大的收益。目前，90%的采購(gòu)定單都通過電子數(shù)據(jù)交換（EDI）的方式發(fā)出，由此取代了紙張操作，加速了采購(gòu)流程。公司還利用它對(duì)采購(gòu)定單、發(fā)票和收據(jù)進(jìn)行匹配。津巴說：“我們大大減少了數(shù)據(jù)不符的情況。公司的記錄現(xiàn)在更清晰、更準(zhǔn)確了。在安裝系統(tǒng)之前，采購(gòu)經(jīng)理們終日埋頭于成堆的Excel表格中。而現(xiàn)在，這些數(shù)據(jù)都可以從儀表盤中獲取，采購(gòu)經(jīng)理們可以從中選取所需要的具體信息?！蹦壳凹s有84%的采購(gòu)活動(dòng)都通過這個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行，而在2004年前只有50

8、%。但是，WestPennAlleghenyHealthSystem還是在特定的情況下保留了紙張化的采購(gòu)流程。如果某個(gè)物品或者供應(yīng)商沒有被收錄在公司含有130000件物品的數(shù)據(jù)庫(kù)中，系統(tǒng)就會(huì)強(qiáng)制要求這一采購(gòu)活動(dòng)通過紙張化流程來進(jìn)行，并要求部門主管或更高層的主管審批該采購(gòu)活動(dòng)。津巴說：“通過紙張操作的采購(gòu)流程還存在，是因?yàn)橛腥丝赡苄枰?gòu)買沒有收錄在數(shù)據(jù)庫(kù)中的物品?！边@是一個(gè)帶來巨大收益的項(xiàng)目。津巴說：“這個(gè)系統(tǒng)幫助我們提高了購(gòu)買力，并通過

9、鞏固與供應(yīng)商的關(guān)系而降低了成本。我們可以檢查關(guān)于供應(yīng)鏈的數(shù)據(jù)，包括合同管理、競(jìng)價(jià)與談判，以及全局管理。”這個(gè)不斷發(fā)展的采購(gòu)項(xiàng)目幫助WestPennAlleghenyHealthSystem在其供應(yīng)鏈中直接降低了7500萬美元的成本。通過促進(jìn)系統(tǒng)向精簡(jiǎn)協(xié)調(diào)的方向過渡，財(cái)務(wù)部門在整個(gè)流程中起到了關(guān)鍵的作用?，F(xiàn)在，整個(gè)公司使用統(tǒng)一的總賬、統(tǒng)一的術(shù)語和交易代碼。津巴說，“我們現(xiàn)在已經(jīng)不再有不同的部門以不同的名義來訂購(gòu)?fù)瑯拥漠a(chǎn)品。所以我們確確實(shí)實(shí)

10、地知道我們?cè)谫I什么，買多少，要花多少錢。我們建立了一個(gè)精簡(jiǎn)的采購(gòu)系統(tǒng)，使采購(gòu)變得像去雜貨店購(gòu)物一樣簡(jiǎn)便、直接?！狈e極將采購(gòu)流程外包積極將采購(gòu)流程外包埃森哲的布羅索說，財(cái)務(wù)部門也能促進(jìn)采購(gòu)流程在責(zé)任制及審計(jì)方面有所改進(jìn)。他說：“實(shí)用而高效的業(yè)務(wù)控制是必不可少的。”但在設(shè)計(jì)流程和操作規(guī)程的時(shí)候須謹(jǐn)記，采購(gòu)不應(yīng)該是一個(gè)復(fù)雜的過程。他補(bǔ)充說：“采購(gòu)方案最重要的一點(diǎn)，就是要使終端用戶能盡量方便地完成需要完成的事情，也就是要使他們能盡量方便地從簽了

11、合同的供應(yīng)商那里買東西?！彪S著采購(gòu)方案的設(shè)計(jì)及維護(hù)變得越來越復(fù)雜，有些企業(yè)轉(zhuǎn)而依賴外包，以此減少開銷，降低IT成本。布羅索指出：“與供應(yīng)商商定協(xié)議，執(zhí)行系統(tǒng)、流程，以及控制運(yùn)作成本，這些活動(dòng)都可能極具挑戰(zhàn)性?！彪m然有些企業(yè)只外包部分環(huán)節(jié)，例如網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)技術(shù)或合同管理，但也有一些企業(yè)全盤外包整個(gè)采購(gòu)運(yùn)作。生產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)及電信產(chǎn)品的Avaya就是一家積極將采購(gòu)流程外包的企業(yè)。這家從朗訊分離出來的企業(yè)選擇使用“ICG商業(yè)系統(tǒng)”來管理所有事務(wù)—從目