辦公室文檔管理制度

1、公司文件檔案管理制度1產(chǎn)生目的為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。2適用范圍適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。3正文3.1文件資料的收集3.1.1收集范圍凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：3.1.1.1上級(jí)來文（1）上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及

2、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（2）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。3.1.1.2公司文件材料（1）會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等；（2）公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件；（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（5）反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和

3、科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；（6）公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；3.1.2.5有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。3.1.2.6有請(qǐng)示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。3.1.2.8經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

4、3.2立卷歸檔3.2.1公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。3.2.2文件材料的分類應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。3.2.3立卷分工3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷；3.2.3.2下級(jí)單位報(bào)來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；3.2.3.3上級(jí)單

5、位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。3.2.4歸檔3.2.4.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理）。3.2.4.2各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。3.2.4.3不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保