《辦公室管理》簡答題

1、辦公室管理辦公室管理簡答題簡答題1、文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細制定計劃，簡要說明制定計劃時應注意、文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細制定計劃，簡要說明制定計劃時應注意的幾個要點。的幾個要點。答：（1）充分了解即將開始的工作內(nèi)容；（2）思考以什么方法進行效率會最佳；（3）上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優(yōu)先順序。2、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有

2、哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表；使用提示性備忘錄；準備約會表；準備特殊提示卡；準備交往提示文件。3、文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？、文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？答：文員進言

3、是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進言的作用：參謀作用；補缺作用；增進關系作用。方法和要求：適事、適時、適地、適度。4、文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？、文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？答：（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間、結束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會議的經(jīng)過情形及結論；（9）相關的資料；（10）下次會議預定日期。

4、5、簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？有哪兩種形式？、簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？有哪兩種形式？答：會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導工作的作用。可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：（1）議決

5、性會議紀要。（2）周知性會議紀要。6、簡要說明文秘人員單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作。、簡要說明文秘人員單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作。答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。（2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行12、簡述辦公室的四種含義。、簡述辦公室的四種含義。答：（1）廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、

6、醫(yī)療室、實驗室等。（2）狹義的：指某一類職業(yè)人員或某一級職務人員的辦公場所，如廠長辦公室等。（3）特指的：黨和政府機關、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構，級別高的又稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。（4）專指的：某種專門的獨立的工作機構，如國務院臺灣事務辦公室。13、會見與會談的前期準備工作有哪些？、會見與會談的前期準備工作有哪些？答：（1）確定議題和明確目標；（2）收集信息和分析雙方材料；（3）確定參加人員；（4）雙方協(xié)商時間、地點；（5）布置

7、座位。14、簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。、簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。答：辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。按照由遠及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。15、簡述剪影儀式需要準備的材料及其程序。、簡述剪影儀式需要準備的材料及其程序。答：剪彩的準備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。剪彩的程序：請

8、來賓就位→宣布儀式正式開始→奏國歌→進行發(fā)言→進行剪影→進行參觀。16、請簡要說明提高會議效率的一些基本做法。、請簡要說明提高會議效率的一些基本做法。答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。17、談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。、談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。答：（1）辦公室人員“善謀”要求：能夠正

9、確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務；要“參”到點子上、“謀”到關鍵處、注重諫言技巧。（2）辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領導”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領導，于公于已都不利；三是出“餿主意”幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。18、