辦公室管理--2015簡答題

1、一、一、簡答題：簡答題：1、簡述辦公室的主要特點。答：（1）輔助性，（2）綜合性，（3）服務(wù)性2、談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善某”的理解。答：（1）辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務(wù)；要“參”到點子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。（2）辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領(lǐng)

2、導(dǎo)，于公于已都不利；三是出“餿主意”幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。3、簡述辦公設(shè)備使用規(guī)范。答：（1）必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。（2）必須明確專人專責(zé)專管制度，嚴禁任務(wù)人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的。（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意

3、每次使用的極限。（4）未經(jīng)上司允準，任何人嚴禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。（5）辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5OC到35OC，相對溫度為20%至85%，過低需用加溫器，過高需用除濕器，放在距設(shè)備5米左右有效影響距離。（6）如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應(yīng)切斷電源。4、簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。答：（1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全；（2）儲藏需要的面積取決于單位的大??；（3）合理擺放。例如在柜中和儲藏室放置物品，必

4、須清楚地加標簽，發(fā)迅速找到物品和表明新物品應(yīng)放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等；（4）儲藏辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便容易找到；（5）辦公用品保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導(dǎo)致紙張不能正常的送入打印機或復(fù)印機中；（6）訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。5、簡述調(diào)查研究的三個階段及其主要任務(wù)。答：（1）準備階段，主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求；（2）實施階段，主要包括確定調(diào)查方法、搜集

5、整理材料、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果；（3）完成階段，主要是撰寫調(diào)研報告。6、簡述辦公室督查工作的方式。答：（1）現(xiàn)場督查；（2）會議督查；（3）書面督查；（4）電話督查；（5）互聯(lián)網(wǎng)督查。7、簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。答：（1）辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。（2）按照由遠及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。8、簡述信訪工作中

6、網(wǎng)絡(luò)來信的處理要求。答：（1）定時打開信箱，及時處理電子郵件；（2）重要信訪，及時報請；（3）轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦；（4）網(wǎng)絡(luò)保密，脫機閱讀。9、簡述第三代時間管理的ABCD法則及其內(nèi)容。答：（1）重要及緊急——必須立刻做。（2）緊急但不重要——在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。（3）重要但不緊急——只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當成緊急的事去做，而不是拖延。（4）既不緊急也不重要（比如娛樂、消遣等事情）——有閑工夫再說。10、簡

7、要回答公文寫作的五部曲。答：第一步，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。要求：準確、全面、提煉，增加“貼近度“；第二步，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題；第三步，把握常用思維方法：模式化思維、對象化思維、辨證思維、散點思維、求同存異思維；第四步，牢記擬寫公文要素及要求；第五步，符合國家公文格式標準。11、簡要回答起草請求的“五步棋”。答：第一，因為什么請求——對原因、目的進行說明；請求；（2）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示

8、，如果張通情達理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（4）如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請求，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。2、問題：陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答：一、她的犯的一個錯，分別是：（1）該問的沒有問（指對方情況，手套的需

9、要量）；（2）該記的沒有記錄（對的姓名、公司、電話號碼）；（3）該說的沒有說（沒有及時向上級匯報）；（4）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請求）；（5）不懂得保護自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒有必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）。二、她在電話禮儀方面還犯了以下兩點錯誤：（1）鈴響了沒有自報家門；（2）不等對方說完，就“啪“掛上電話。3、問題：（1）文秘人員接聽電話時，首先應(yīng)做些什么？電話結(jié)束后又應(yīng)做些什么

10、？答：文秘人員接聽電話時，首先應(yīng)自報家門。掛斷電話應(yīng)該遵循“誰先打出誰先掛“的原則。丁秘書做錯了。（2）假如你是丁秘書，針對朱磊第三次來電，你怎么說？答：丁秘書在朱磊第二次來電時，就應(yīng)告知對方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時，丁秘書應(yīng)該說：“你的事情，我已經(jīng)與經(jīng)理匯報過，對你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請你以后不要來電話了。如果情況有了變化，我會主動與你聯(lián)系的。謝謝！“（3）文秘人員怎樣審查來電？上體做法怎樣？答：審查來

11、電時應(yīng)該詢問對方的姓名、單位、來電事由、回電號碼，然后請求上司是否想與對方通話。如上司同意通話，可打回電或請對方再打過來；如上司不想通話，應(yīng)想辦法拒絕對方。（4）文秘人員替上司審查來電時應(yīng)遵偱什么原則？答：在電話中應(yīng)既做到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕“，又不得在言語、行動上失禮，冒犯對方。4、問題：你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤？他應(yīng)該怎么做？答：（1）不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧“，辦公室人員不能替上司做主；（2）接待來訪

12、者應(yīng)細心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽；（3）對提重要建議的來訪者，應(yīng)認真記錄，匯報給上司；（4）應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；（5）對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；（6）應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。5、問題：你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？答：（1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意：“我替你拿可以嗎？“；（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司機

13、開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下“；（5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（6）客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。6、問題：你認為小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答：（1）應(yīng)該搞清楚銷售員的人數(shù)和姓名，準備這份名單；（2）打印好書面通知；（3）在3天內(nèi)，當面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對方確認時間、地點、