中交佛山投資發(fā)展有限公司檔案管理制度

1、61中交佛山投資發(fā)展有限公司檔案管理辦法（試行）1.1.總則總則1.1目的為加強(qiáng)中交佛山投資發(fā)展有限公司（以下簡稱“公司”）檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，確保檔案的完整與安全，有效利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。1.2術(shù)語（1）檔案指公司、部門及個(gè)人在公司的籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、以文字、圖表、聲像(錄音、錄像、照片等)、榮譽(yù)實(shí)物、證件等形式和載體

2、表現(xiàn)的歷史記錄，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等類別。（2）歸檔文件是公司在各種活動(dòng)中形成的、處理完畢的、具有保存價(jià)值的文件，是檔案的前身。（3）案卷指一組經(jīng)過鑒定、分類形成的文件組合體，是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。（4）立卷是將辦理完畢、具有查考和保存價(jià)值的文件材料，按照其在形成過程中的聯(lián)系組成案卷，又稱組卷。組卷是一個(gè)過程。（5）卷內(nèi)文件目錄(式樣見附件1)是登錄卷內(nèi)文件題名和其他特

3、征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。（6）卷內(nèi)備考表（式樣見附件2）是卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。（7）檔號(hào)是以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。（8）案卷目錄（式樣見附件3）是登錄案卷題名、檔號(hào)、保管期限及其它特征，并按案卷號(hào)次序排列的檔案目錄。1.3管理原則（1）文件生命周期管理。公司各部門須從文件的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔及檔案整理、保管、利用、處置等各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)文件進(jìn)行全過程管理，實(shí)現(xiàn)文

4、件與檔案一體化管理。（2）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級(jí)管理。公司戰(zhàn)略規(guī)劃部作為公司檔案職能部門，統(tǒng)63（1）嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理。（2）本部門文件材料或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案、資料的收集、整理、保管、歸檔工作。（3）按規(guī)定向檔案室移交本部門所形成的檔案。2.4人員管理（1）檔案人員需滿足的條件專職檔案管理人員須遵紀(jì)守法、忠于職守、具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、主動(dòng)性和保密意識(shí)，且須具有檔案管理專業(yè)知識(shí)背景或取得相關(guān)檔案管理資格認(rèn)證。（2）檔案人員的

5、主要職責(zé)有a)認(rèn)真貫徹執(zhí)行相關(guān)法律、法規(guī)、方針、政策。b)熟悉公司檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，了解公司歸檔范圍，熟悉檔案工作流程并熟練應(yīng)用檔案信息系統(tǒng)，做好檔案庫房管理工作。c)對(duì)各部門專、兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。d)做好各類檔案的收集、整理、鑒定等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，保證檔案案卷質(zhì)量。e)熟悉檔案庫藏，積極開發(fā)利用檔案信息資源。f)嚴(yán)格遵守檔案保密制度、借閱制度，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，不得泄密。（3）檔案管理人員須保持穩(wěn)定。檔案管理人員

6、離職、轉(zhuǎn)崗時(shí)，公司須提前1個(gè)月指定接管人員，安排不少于1周時(shí)間進(jìn)行工作交接，包括檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用、檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)做好各類檔案的清點(diǎn)、核對(duì)。待工作交接完畢，雙方當(dāng)事人簽字確認(rèn)后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。3.3.檔案收集與歸檔檔案收集與歸檔3.1收集范圍（1）公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存、利用價(jià)值的不同形式的文件材料均須歸檔。（2）任何部門、個(gè)人不得以任何借口、任何形式私自保留公司文件材料。歸檔范圍主要為：公司內(nèi)部形成的各類文件材料，公司