檔案管理制度 (2)

1、檔案管理制度檔案管理制度擬稿：擬稿：審核：審核：批準(zhǔn)：批準(zhǔn)：頒布日期：頒布日期：20122012年9月1414日一、目一、目的為了確保公司檔案的完整及安全，增強(qiáng)公司檔案的實用性和有效性，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用，特制定本管理制度。二、適用范圍適用范圍適用于公司檔案資料的管理。三、管理職能三、管理職能（一）公司辦公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，設(shè)置專門的檔案室，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、補(bǔ)充、開發(fā)、利用、銷毀等各項工作。（二）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案

2、室和存檔資料的具體管理工作，具體職責(zé)如下：1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料，補(bǔ)齊缺失的檔案資料；3、對收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作；5、建立檔案檢索索引；6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料安全無損；7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；8、建立和維

3、護(hù)電腦檔案管理系統(tǒng)，實行數(shù)字化管理；9、遵守保密制度。（三）各部門管理職責(zé)1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料；2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔；3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。等資料；16、公司組織開展各類活動形成的相關(guān)資料；17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設(shè)備等資料；18、其他具有保存價值的資料。（二）歸檔資料收集1、結(jié)合公司具體情況，財務(wù)檔案由財務(wù)部管理

4、，超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室；人事檔案由人事管理部門管理；生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案，在部門日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)主動上交。2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料需要蓋章的，經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料如屬于立檔資料由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才

5、能形成完整資料則由印章管理人員在印章使用登記時說明并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料由部門負(fù)責(zé)人(或各線副總)負(fù)責(zé)督促存檔；4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復(fù)印。5、公司人員外出參會帶回的資料在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料，