秘書理論與實務

1、1前言本課程名稱為《管理文秘》。它涉及管理學和秘書學兩大學科的諸多內容。關于管理學的相關內容，在管理學等有關學科中已經作了系統(tǒng)的介紹。這里則是根據(jù)本專業(yè)的特征和需要，側重介紹秘書工作的理論和實務方面的知識。秘書工作是一種職業(yè)行為，在社會分工尚不明確的時代，秘書行為與其他職業(yè)行為混為一體。隨著社會分工的逐漸明晰化，秘書行為就逐漸從其他職業(yè)行為中分離出來，產生了秘書職業(yè)。當秘書活動固定在部分人員身上時，就產生了專職的秘書人員；當秘書活動以集

2、團的方式進行時，就有了秘書機構；當秘書活動的職責被授予個人時，就有了秘書職務；當秘書活動與其他社會職業(yè)活動相結合時，就形成了各種行業(yè)秘書；當社會對秘書活動提出各種要求時，就有了秘書職業(yè)的各種規(guī)范；當秘書活動的特點逐漸被人們所認識并加以探討研究時，就產生了一門新興的學科——秘書學。本課件所闡述的內容，包括兩大部分。第一部分即理論篇，主要介紹秘書及秘書工作的概念、特點、作用、規(guī)律等基本理論；第二部分即實務篇，主要介紹秘書工作的具體內容及其要

3、求。通過對本課程的學習，使大家能夠對秘書工作的性質、職能、地位、作用等有一個系統(tǒng)的了解，并為從事秘書工作的人員提供有效的“技術”指導和智力支持。上編上編理論篇理論篇本編側重闡述秘書工作的基本理論，包括秘書及秘書工作的概念、原則、特點、作用和一般規(guī)律；秘書活動的管理；秘書人員的素養(yǎng)等內容，共包括3章。第一章緒論秘書，是我國黨政機關、企事業(yè)單位普遍設置的一個行政職務。近幾年來，隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和非公有制經濟的蓬勃發(fā)展，秘書又成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和私有企

4、業(yè)主的得力助手。每一個正在從事或準備從事秘書工作的人，都應該了解秘書工作的規(guī)律，以提高自己從事秘書工作的自覺性和科學性?！锬康囊笸ㄟ^本章內容的學習，了解“秘書”一詞的涵義、秘書的類別和層次以及秘書工作的沿革；了解秘書工作的特點、作用、指導思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律，以便對秘書工作有一個總體上的認識，為將來從事秘書工作作好心理上的準備。3通訊秘書通訊秘書的主要任

5、務是管理通訊事務以及各種通訊設備，如電話總機、電傳、傳真等。信訪秘書信訪秘書的主要職責是通過辦信、接訪，溝通領導機關和人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實。外文秘書外文秘書的主要任務是從事口頭或書面的翻譯工作。生活秘書生活秘書的主要任務是在生活上給領導提供幫助和服務。一般在較大的機關為較高級的領導人設置。教學秘書教學秘書的主要職責是協(xié)助領導安排教學計劃、落實教學任務、計算教學工作量等。3、秘書的層次、秘書的層次秘書不僅從橫向上可以分為不同

6、的類別，而且從縱向上可以劃分為不同的層次。一方面，秘書人員所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、省一方面，秘書人員所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、省市和基層三個層次，因此相應地有三個層次的秘書。市和基層三個層次，因此相應地有三個層次的秘書。若把中央機關級別較高的秘書視為高級秘書，省市機關和基層機關的秘書就可視為中級秘書和初級秘書。但需要明確的是，高級、中級、初級之分是相對的而不是絕對的：在中央機關里也有從事一般事務

7、工作的初級秘書，相反，基層工作有的秘書，雖然從全國范圍來看算不上高級或中級秘書，但他們的工作對基層領導起著舉足輕重的作用，也可視為小機關的或小單位內的高級或中級秘書。另一方面，即使在同一機關單位，秘書人員的職位也有高低之分，顯現(xiàn)出另一方面，即使在同一機關單位，秘書人員的職位也有高低之分，顯現(xiàn)出不同的層次。不同的層次。以一個省市級政府機關為例，高級秘書指秘書長、辦公廳（室）主任。他們參政議政，深入到決策全過程，是領導的重要助手。中級秘書一

8、般指文字秘書。他們負責起草文稿、辦理公文、調查研究、整理信息等工作，其工作好壞對領導決策起重要作用。初級秘書指從事一般日常工作的秘書，如聯(lián)絡、接待、會務、印校、收發(fā)及財務等。他們與人民群眾的聯(lián)系最密切，其工作態(tài)度和作風，往往影響整個機關的形象。二、秘書工作的沿革二、秘書工作的沿革秘書工作在我國有著悠久的歷史。大約在人類進入有組織的社會之后，即使還很不完善，但只要有公務，有掌管公務的頭目，就需要有幫辦公務的助手。這助手，就相當于今天的秘書

9、。早在春秋戰(zhàn)國時期，許多新興的國家都設置了管理文書的職務，如趙國的御使、齊國的掌書、魏國的立書、秦國的尚書。這些官員，侍從在國君左右，草擬公文，記錄大事，起著秘書的作用。秦漢以來，國家一統(tǒng)，諸事繁雜，逐步加強了這方面的工作。秦代尚書一職還是少府的屬官。漢武帝提高了皇權，讓尚書在皇帝跟前辦理要務。到了東漢時期，尚書竟成為協(xié)助皇帝政務的重臣，削弱了三公的權勢，超越了秘書的范圍。后來曹操稱帝興魏，在丞相府設秘書令，掌管機要文書和奏議事宜，秘書

10、一職又有了明確的責任。曹丕繼位，改秘書令為中書令和中書監(jiān)，做中書省的長官，略似現(xiàn)在的秘書長。西晉以后，中書省的事務繁多，下設中書科，由中書舍人負責草擬詔令，書寫和分發(fā)公文，完全履行秘書的職務。南北朝始設秘書省，主官為秘書監(jiān)，下設秘書丞和秘書郎，各司其職。唐朝改秘書郎為蘭臺郎并擴大其工作范圍。封建社會的這些官職，與我們所講的秘書，既有一定的聯(lián)系，又有一定的區(qū)別，從中可以看出秘書工作的歷史沿革。歷史證明，秘書工作是古今中外都被重視的職業(yè)，只