擬草公文要求

1、文字工作能力,文字工作是“三辦”的基礎和工具,第一練習 公文起草（模擬）,假設您是新聞學院秘書。經(jīng)院務會議研究，擬在“五一”期間，組織師生游覽本市市容及部分旅游景點。共安排3天，每批1天?？磭H大巴扎、華凌商貿城、經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)；游紅山。租車費由學院負擔；門票、午飯師生自理，爭取免公園門票；安全由學院負責。毛院長布置秘書起草學院給職大的公文，請求批準此事，并由職大出具公函，以便學院向開發(fā)區(qū)及市園林局聯(lián)系免門票等事宜。,這是一

2、份僅數(shù)百字的公文稿 請同學們構思后 討論此文的文種和結構,文種：報告？請示報告？請示？結構—— 1，理由及依據(jù)； 2，具體打算； 3，請求事項 A.請求批準; B.請求以大學名義出具聯(lián)系函; C.請求職大一位或數(shù)位領導參加以示關懷。,*****大學人文學院文件 **大人文[2004] 號

3、 簽發(fā)人：━━━━━━━━━★━━━━━━━━ 大學人文學院關于“五一”期間擬組織師生 游覽市容和部分旅游景點的請示******大學： 為了豐富全院師生假期生活，并對師生進行了解烏魯木齊、熱愛烏魯木齊的教育，激發(fā)師生為把自治區(qū)首府建設成為現(xiàn)代化國際商貿城貢獻力量的熱情,經(jīng)院務會議研究，擬在今年“五一”長假期間，組織全院師生游覽本市市容和部分旅游景點。,游覽活動擬分期分

4、批組織開展，共安排3天，即從五月三日至五日每天安排一個年級。主要游覽二道橋國際大巴扎、華凌商貿城、烏魯木齊經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)和紅山公園、水磨溝清泉山等。經(jīng)費開支：租車費（約三千元）擬由學院負擔；門票、午飯由師生自理。爭取向有關方面聯(lián)系求援，免收兩處公園門票。安全由學院領導及各班主任負責。 請求****大學批準我們組織此項活動；請學校領導一人或數(shù)人參加此項活動，以示關懷并作指導；請求以職大名義出具分別致開發(fā)區(qū)管委會、園林局

5、的公函，爭取他們派員給師生作介紹，并免收兩處公園的門票。,妥否，請批示。 **大學人文學院 二零零四年四月二十五日 主題詞：行政 節(jié)假日 請示 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 人文學院辦公室 2004年4月29日 共印漢文5份,請大家給模擬文稿

6、作評價 挑毛病,文種是否正確?格式有無毛病?結構是否合理?表達是否得體?字、詞、句、段方面有哪些要修改的？,文字工作概述,概 念 意 義 特 點,概念 文字——文書，文章 文字工作——廣義；狹義意義 A.文字功底是作者的基本素質(“第一流的文字處理能手”)； B.文字表達能力居作者應具備的“六大能力”之首（表達、辦事、管理、交往、應變、研究能力）；,C.作者做好文字工作是對領導工作的有益補充

7、。從一定意義上講： —是對領導意圖的完善和升華； —是對領導知識和智能的補充和延伸； —是對領導精力和體力的“代償”。12-1-3 特點（四性）,A.寫作活動的“受動性”(相對“自主性”而言),“養(yǎng)之有素”——注重知識的積累和更新 “倚馬可待”——隨時準備接受領導者的交擬,要求作者,B.思維形式的 “抽象性” （形象思維、 抽象思維、 直

8、覺思維）,要求,既具備扎實的現(xiàn)代漢語知識 又很好地掌握形式邏輯知識,C.表達方式的“綜合性”（“記敘”“說明”“議論”“抒情”中，以說明為主，兼有記敘和議論）,要求,熟悉記敘、說明和議論等表達方式 努力形成自己獨特的語言風格,D.成文過程的“程序性”（交擬→擬稿→審核→簽發(fā)→印發(fā)）；（會商→會稿→會簽）,要求,懂得并熟悉行文程序；嚴格按照有關規(guī)定行文,文字記錄的種類 （8種） A.電話記錄

9、 a.發(fā)出電話記錄,市園林局辦,2004.4.30,市職大人文學院,郝敏,園林局辦劉主任,12345678,郝:向園林局求助兩件事.五一期間我校組織師生游覽紅山公園,時間五月二日上午北京時間11點,350人(含教師30人)。請貴局派導游；并請免收門票。,園林局劉主任回答：導游可解決；免票待請示賀局長定。,b.接收電話記錄,B.值班記錄,C.來訪記錄,D.會議記錄,E.大事記 一事一記、按日編排。F.調查記錄 第

10、一要件是傾聽；記錄要快速、精確；根據(jù)不同情況采用不同的記錄方法。G.領導講話記錄 不論領導人有無講稿都應記錄，詳略可根據(jù)情況有所不同。有講稿應詳記補充發(fā)揮部分；無講稿應“有言必記”。H.領導口授記錄 作好準備，隨時記錄；注意聆聽，邊聽邊記；疑問之處，隨手標示；口授結束，復述要點。,文字記錄的過程 A.備好紙筆,隨時記錄 B.用心傾聽判斷，快速作出記錄 C.重視“后整理”，形成記錄稿文字記錄的方法

11、 A. 要點記錄法； B. 詳細記錄法； C. 常用速記法； D. 特殊標識法； E. 筆記錄音并用法。,文稿撰擬,文稿撰擬,12-3-1 文稿撰擬范圍——4方面 A.各種法定公文 （即黨和國家明文規(guī)定的） 黨的機關14種、行政機關13種： 決議、決定、命令（令）、指示、意見、議案、通知、公告、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要等

12、 規(guī)定嚴格、標準統(tǒng)一。,B. 各種常用公文（即法定公文以外的各種書面材料） 文種遠多于法定公文。約定俗成、自成規(guī)矩，撰擬時也不能自行其事。 ——簡報類：政務簡報、信息摘報、情況反映、信訪動態(tài)、值班簡報、接待簡報等。 ——規(guī)章類：章程、辦法、細則、通則、規(guī)則、公約等。 ——總結類（略） ——計劃類（略） ——提綱類（略） ——各種行業(yè)

13、文書,C.領導的各種講話稿 開幕詞、閉幕詞、發(fā)言稿、講演稿、工作報告（動員報告、傳達報告、總結報告、政府工作報告〈 ？〉、領導述職報告等）。 撰寫領導講話稿是秘書文字工作的“重頭戲”，或者說是秘書實務諸業(yè)務中的“重中之重”，也是衡量秘書是否成為文字工作“高手”的重要標志。一位秘書，如能勝任各種講話稿的撰寫任務，即可以說其文字表達能力已進入了成熟時期和自如階段。,D. 各種公關文書——企業(yè)、事業(yè)單

14、位用得 較多！ 書信類：祝賀信（賀電），慰問信（慰問電），致敬信（致敬電），感謝信（感謝電）等。 致辭類：賀詞、歡迎詞、歡送詞、答謝詞、祝酒詞等。 宣傳類：說明書、解說詞、廣告詞等。 目前，公關文書的種類不斷增加。秘書應注重公關文書的寫作知識并學會撰擬。,文稿撰擬過程（即通常情況下一篇文稿的成文流程）,,“三部曲”——,,,,準備階段

15、 a.授受意圖 理清思路 b.收集材料 尋求依據(jù) c.擬定提綱 構思布局,草擬階段注意——a.講究語法 字斟句酌b.講究邏輯 表達準確c.講究格式 遵規(guī)循俗,定稿階段a.審核—— 發(fā)現(xiàn)問題b.修改——改錯與調整c.定稿—— 領導審定 簽發(fā)通過,,文稿撰擬要求,除符合一般的寫作要求外，還有若干特殊要求一要符合必須行文的原則；二要符合國家現(xiàn)行法律、

16、法規(guī)；三要符合黨和國家方針、政策；四要符合實際情況；五要符合領導意圖；六要做到所提措施辦法切實可行；七要與相關方面充分協(xié)商、協(xié)調一致；八要做到文字表達合乎語法、修辭、邏輯；九要符合有關公文格式、標點符號等規(guī)定。,文稿撰擬的3種方式,A.個人撰擬（適用于一般性文稿如通知、業(yè)務性請示、專題性報告、批復、轉發(fā)批轉以及簡報、致詞、書信等類文稿撰擬）B.集體撰擬 （適用于重要而且綜合性強的和“大塊”文稿的撰擬，如大型會議文件、長期

17、工作計劃、年度全面總結、綜合性報告及規(guī)章的起草等）C.文稿代擬（大機關、大單位適用。其部門分工及專業(yè)細化度較高，以此彌補秘書專業(yè)知識之不足。用于專業(yè)性強的文稿）,文稿審核,文稿審核（核稿）概念,A.審核是文稿撰擬第三階段（定稿階段）中一道非常重要和實質性的“工序”，即文稿擬成之后、送領導審定簽發(fā)前進行的最后把關工作，因而是公文制發(fā)的關鍵環(huán)節(jié)。 B.文稿審核的和意義和作用主要有三： a.控制發(fā)文總量，提高行文質量；

18、 b.確保文稿質量，避免行文出錯； c.減輕領導閱批文稿的負擔。,審核內容（亦即把關的重點） 主要從6個方面審查核定—— A. 把好法律法規(guī)關； B. 把好政策規(guī)定關； C. 把好事實即材料數(shù)據(jù)關； D. 把好文字表述關（主題、觀點、結構、語言、標點符號、數(shù)字與計量單位等等）； E. 把好體式關（語體、規(guī)格、式樣等）； F. 把好程序規(guī)范關。,文稿審核的方法 A.

19、程序性方法——“三審”制 初審。由專兼職核稿人員進行初步審核。 復審。由秘書機構負責人對修改稿進行審核。 終審。核稿人對領導者已簽發(fā)的審批稿進行最后的審核。 B. 組織性方法——四種 a. 個人審核 b. 集體審核 c. 會商（會審） d. 專家審核,文書工作能力,文書工作能力,,本 講 要 點,發(fā)文處理 A.交擬與擬稿B.審核與簽發(fā)C.印制與校對D.用印與登記E

20、.封發(fā)與傳遞,收文處理 A.收文與閱文B.篩選與傳閱C.擬辦與批辦D.承辦與催辦E.立卷與歸檔,概 述A.文書與文書工作的概念B.文書工作的五大作用C.文書工作的六項原則D.行文關系與行文制度,,,,文書與文書工作,公文,,文書工作——是指通過互相聯(lián)系的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理、保管的全過程（亦稱文書處理或文書管理）,本講主 要研究,“公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、

21、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序?！?——國務院辦公廳修訂的《國家行政 機關公文處理辦法》第5章第22條,公文處理程序示意圖,傳遞,,簽收,登記,分發(fā),擬辦,批辦,承辦,,立 卷 ↓ 歸檔↓銷毀,,分發(fā),登記,用印,校對,繕印,簽發(fā),擬稿,審核,,,,,,,,,,,,,

22、,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,催 辦 查 辦,文書工作的任務,A.基本任務:準確、及時、安全地處理各類公文，當好領導的參謀和助手，為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設服務。B.具體任務： a.發(fā)文處理； b.收文處理； c.文件管理； d.文件保密； e.文件貫徹落實情況的督促檢查工作； f.領導人交辦的有關文件處理的其他工作。,文書工作的作用,文書

23、工作是一項專業(yè)性、綜合性和機要性都很強的工作。做好文書工作，對于改進文風、消除“文山”，提高辦公效率，具有重要的意義。五項作用： A.可以提高文書的質量； B.可以控制文書的總量； C.可以加快文書的運轉； D.可以確保文書的安全； E.可以促進檔案的管理和利用。,文書工作六項原則,A.準確無誤； B.及時迅速； C.安全保密；

24、 D.力求精簡； E.集中統(tǒng)一； F.黨政分開。,13-1-4 行文關系與行文制度（1）,行文關系——根據(jù)組織關系和職權范圍而確定的公文授受關系。主要有兩種類型的行文關系： A.有隸屬關系的上下級機關之間的行文。 B.無隸屬關系的機關之間的行文。此類中又有兩種（通常用“函”行文）： a.平行機關之間的行文；

25、 b.不相隸屬的機關之間的行文。,13-1-4 行文關系與行文制度（2）,B.行文制度：機關行文必須共同遵守的辦文規(guī)程和準則。主要有6種—— a.相互行文制度。 b.聯(lián)合行文制度。 c.逐級行文制度。 d.文稿代擬制度。 e.一文一事制度。 f.公開行文制度。,,,案 例 二 則,1，某市衛(wèi)生局向市委、市政府呈報了《關于我市艾治病防治情況及有關問題的報告》。但公文報出后其所反映的

26、問題未能及時得到解決。從文書工作角度，您認為責任在誰？ 2，五一前夕，市政府向駐烏所有縣級以上單位發(fā)出關于正確懸掛國旗的通知。有些自治區(qū)、兵團及中央部門所屬單位認為行文有誤。您看呢？,發(fā)文處理,發(fā)文處理,發(fā)文處理五環(huán)節(jié)：各環(huán)節(jié)主要注意事項 A. 交擬、擬稿：交擬時，交擬人和執(zhí)筆人均必須透徹地搞清4方面內容，即擬文的背景、依據(jù)、意圖、要求。 擬稿時的注意事項已在上一講詳細介紹了。,交擬 擬稿,審

27、核 簽發(fā),印制 校對,用印登記,封發(fā)傳遞,B.審核、簽發(fā)： 關于審核的要求也已在上一講詳細介紹過。主要是抓住文稿內容、體式、行文規(guī)則，進行綜合審查與核定。 簽發(fā)，是指機關領導人對已審核的文稿進行審批，簽署表示核準發(fā)出的意見。它是文稿形成定稿的最后環(huán)節(jié)，也是保證公文質量的最后關口。因此也是制發(fā)公文的決定性環(huán)節(jié)。 關于公文簽發(fā)的權限。 簽發(fā)文書3項要求（認真；明確；規(guī)范）,C.

28、印制、校對 對印制工作的要求——內容準確；格式規(guī)范；頁面整潔；字跡清楚；美觀大方，便于閱讀和保管。 校對非常重要，也最容易出差錯，要求校對人員必須嚴肅認真、一絲不茍。 校對3種方法—— a.對校法。 b.折校法。 c.讀校法（兩人合作）。,D.用印、登記 發(fā)文用印注意4點：確認有領導人簽字并且適合規(guī)定；蓋印份數(shù)必須與原稿上標明的相同；印章應蓋在落款中央，上不

29、壓正文，下要壓日期（“騎年蓋月”）；蓋印必須端正清晰，忌“歪、傾、斜、偏、花”。 登記即對準備發(fā)出的公文作統(tǒng)一記載，以便于日后對公文進行清點、控制、查找和回收。 一般應使用《發(fā)文登記簿》，一文一頁登記表，其項目有：發(fā)文日期、文號、標題、發(fā)往機關、份數(shù)、秘密等級等。,E.封發(fā)、傳遞 封發(fā)，即裝封發(fā)出。分5個步驟：a.清點； b.寫封； c.填寫發(fā)文回簽單（也叫《發(fā)文回執(zhí)》） d.裝封；e.加封。 傳遞

30、。根據(jù)文件密級高低和緩急時限的不同，其渠道和方式有：機要通信傳遞；機要交通傳遞；專職人員傳遞；文件交換站傳遞；電信傳遞（無線密碼電報、有保密設施的傳真機、計算機網(wǎng)絡）。 傳遞文件3條基本要求：迅速及時；安全保密；手續(xù)完備。,收文處理,收文處理5環(huán)節(jié)各環(huán)節(jié)操作程序與注意事項A.收文、閱文： a.收文。包括簽收、分類、登記3流程。 檢查、清點無誤后方可簽字。,收文處理,收文 閱文,立卷 歸檔,篩選 傳閱,擬

31、辦 批辦,承辦 催辦,對所收文件進行正確分類。,收 文 分 類,b.下級機關請示、平行及不相隸屬機關商洽件,c.上級機關批復件及平行、不相隸屬機關復函,d.內部各部門調查性及下級機關陳述性來件,e.內部刊物、工作簡報等類文書,a.上級機關指令性和指導性文件,兩種登記方法：分類登記法 流水式登記法,b.閱文 閱文是秘書辦文的一個先決條件。 閱文的基本要求：“四

32、看清”——性質與大體內容；制發(fā)與主送機關；緩急與時限；秘密等級與保密時限。 閱文“三法”： a.泛讀法； b.跳讀法； c.精讀法。,B.篩選、傳閱 a.篩選的基本要求 經(jīng)篩選，一般將文件分為三類： (a)必閱件——領導者必須看到的文件，亦即秘書必須呈送的文件。 (b)批辦件——需要領導者審閱和批示的文件。 (c)參閱件——僅供領

33、導者參考的文件和材料。 秘書的提煉、綜合；加寫“內容提要”。,b.傳閱（a）傳閱文件種類：凡需要領導者閱批、批辦、閱知的文件（大致4種）。（b）傳閱方式：直接送傳；專人送傳；集中傳閱。（c）傳閱注意事項： 掌握傳閱范圍，不得隨意擴大和縮?。?遵循傳閱方位，以秘書部門為傳閱的運轉軸心，采用“輪輻式”方式，嚴禁“橫傳”； 掌握傳閱情況，防止文件失控。 為此，必須使用

34、規(guī)范的傳閱單。,,C.擬辦、批辦a.擬辦與批辦的區(qū)別和聯(lián)系 “需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。” ——《國家行政機關公文處理辦法》 擬辦，就是秘書部門或秘書人員對需要辦理的來文提出辦理的意見和建議，供領導批辦時參考。,批辦，則是指機關負責人根據(jù)文件內容和擬辦意見，對文件的辦理作出批示。它是承辦的主要依據(jù)。批辦屬于文書處理中的決策活動，一

35、般由機關領導人負責；有些文件的批辦也可由秘書長或辦公廳（室）主任負責。 （討論：擬辦也是文書處理中的決策活動嗎？為什么？擬辦對批辦起什么作用？） （練習：如果您是職大校長辦秘書，請對人文學院關于組織游覽市容的請示寫一個30—50字的擬辦意見）,b.擬辦件的種類和擬辦意見的幾種簽署形式,擬 辦 件,本機關所屬部門或下級機關主送本機關的請示性文件,上級機關主送本機關并需要落實的文件,平級機關或不

36、相隸屬機關主送本機關需要答復的文件,,,,擬辦意見簽署形式,待 擬 辦 文 件,閱知件,閱示件,閱辦件,建議件,,,,,分3種情況領導閱批后傳達辦理；部分領導研究處理；領導集體研究,分3種情況不需辦理；內容重要；領導閱知，交有關部門辦理即可,分3種情況提出辦理意見；轉部門辦理；事情重要待匯報,分2種情況下級報告未要求批轉但似應批轉；下級報告要求批轉但似不必批轉,C.批辦

37、意見的內容： 該文由何單位（部門）、何人負責辦理； 如何辦理、辦到何程度； 對下級請示予以答復的原則性意見； 重要文件和急件的辦理時限； 需兩個以上單位（部門）或人員辦理時，應批明主辦單位或主辦人。,D.承辦、催辦 承辦——根據(jù)領導者的批辦意見，具體辦理文件中提出的有關事項。 這是辦文過程中最重要的環(huán)節(jié)之一，是落實領導批示的關

38、鍵一環(huán)。 秘書承辦公文的范圍主要有5： a.對上級機關來文的承辦。3種方法： ——傳達； ——轉發(fā)； ——翻印。,b.對上級領導人批件的承辦——收到批件后，立即呈送本級領導人閱示，并按照本級領導人的批示意見，迅速轉交有關部門、單位或人員辦理。大事、急事應提出辦理時限，并將辦理結果報上級機關。 C.對本級領導人批件的承辦——秘書應嚴格按照領導人批示的意見辦理，或將批件轉交、傳

39、達給有關單位。批示的辦理落實情況，要及時報領導。做到件件有著落、有回音。,d.對下級機關請示件的承辦——根據(jù)領導的批示： 或擬文批復請示單位和部門（轉入公文制發(fā)程序）； 或電話回復請示單位和部門（準確傳達和解釋領導的批示意見并做好電話記錄）； 或口頭答復請示單位和部門（在請示件或呈批簽中將口頭答復情況詳加注明）。 對下級的請示，上級機關的秘書部門和秘書人員務必快辦、快復

40、，不得延誤！,,e.對其他需要回復的來文的承辦。包括： ——上級機關布置、詢問和要求辦理的事項； ——平行或不相隸屬機關之間需作出答復的公文等等。 秘書部門應交由業(yè)務部門研究提出意見，經(jīng)領導審閱批準后作出安排和回復。 承辦單位應抓緊辦理，不得延誤。 若發(fā)現(xiàn)該件不屬于本單位職權范圍或不宜由本單位辦理的，應迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。,關于催辦a.概念：

41、催辦——秘書對有關單位和部門公文承辦情況進行檢查和督促，使公文及時得到辦理的活動。催辦是避免辦事拖拉、防止公文積壓和“公文旅行”、提高辦文效率的重要措施和有力保障。,“送領導人批示或交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的公文，應及時了解和反饋執(zhí)行情況?！?——《國家行政機關公文處理辦法》,b.對內催辦與對外催辦 秘書部門應重

42、點抓好對內催辦。對外催辦一般由機關主管業(yè)務部門負責。c.有3類文件需要進行催辦 機關領導人指定必須催辦的文件； 有明確的時限要求、需按期辦復的文件； 長時間無意見反饋或處理結果回報的文件d.催辦四法 電話催辦；發(fā)函催辦； 登門催辦；會議催辦,催辦工作注意事項： ——機關應建立必要的定期催辦制度，明確工作職責，使催辦工作走向制度化、經(jīng)常

43、化、規(guī)范化。 ——秘書人員在催辦過程中要講究說話的態(tài)度和方法，切忌“居高臨下”、話大氣粗、態(tài)度生硬。 ——加強情感交流和思想溝通，注意發(fā)現(xiàn)承辦單位遇到的困難并幫助排除。 ——及時向主管領導匯報催辦情況。,E.立卷、歸檔 關于立卷 a.概念——立卷是指將辦理完畢的文書按照一定的方式分類組合，進行保管的過程。,“公文辦完后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關規(guī)定，及時將公文定稿、正

44、本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷?！?——《國家行政機關公文處理辦法》,b.基本要求 ——立卷要按照機關活動的規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系； ——立卷要以本機關工作中形成的文件為主； ——立卷的文書要齊全、完整，能夠真實地反映機關活動的歷史面貌； ——立卷要便于保管、查找和利用。,C.公文立卷方法（簡述） 按什么來立卷？“特征、聯(lián)系、保存價值”