第4章-辦公自動(dòng)化

1、第4章 辦公自動(dòng)化,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,2,內(nèi)容提要,4.1 辦公自動(dòng)化概述,4.2 Microsoft Office軟件,4.3 WPS Office軟件,4.4 OpenOffice 軟件,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,3,4.1 辦公自動(dòng)化概述,在進(jìn)入本章學(xué)習(xí)之前，請大家思考如下幾個(gè)問題：你聽說過OA嗎？你是否經(jīng)常使用Office軟件？能做哪些事情？你是否使用過WPS Office軟件？是在電腦上還是在手機(jī)、平板等移動(dòng)設(shè)備上？Op

2、enOffice軟件呢？辦公自動(dòng)化軟件是不是就是指這些軟件？,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,4,4.1 辦公自動(dòng)化概述,20世紀(jì)60年代初，美國IBM公司生產(chǎn)了一種半自動(dòng)化的打字機(jī)，這種打字機(jī)具有編輯功能，它是現(xiàn)代文字處理機(jī)的早期產(chǎn)品。不久，IBM公司就使用了文字處理機(jī)，從而揭開了辦公自動(dòng)化的序幕。80年代以后，由于計(jì)算機(jī)、通信設(shè)備與其他辦公設(shè)備的出現(xiàn)，大大加快了辦公自動(dòng)化的整體進(jìn)程，逐漸形成了新型的綜合學(xué)科——辦公自動(dòng)化。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)

3、學(xué)院,5,4.1 辦公自動(dòng)化概述,目前的辦公活動(dòng)存在個(gè)人辦公與群體辦公兩種模式。與之相對應(yīng)，辦公自動(dòng)化技術(shù)也分為兩類。個(gè)人辦公自動(dòng)化一般通過使用通用的桌面辦公軟件，如Microsoft Office、WPS Office等實(shí)現(xiàn)，如今越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯促進(jìn)了協(xié)同化群體辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展。辦公自動(dòng)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不僅能實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效率、高質(zhì)量，能實(shí)現(xiàn)辦公信息處理的高容量、高速度，而且還能實(shí)現(xiàn)辦公活

4、動(dòng)的智能化。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,6,4.1 辦公自動(dòng)化概述,（1）定義“辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)”。辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，借助先進(jìn)的辦公設(shè)備來實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化、自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化的意義,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,7,4.1 辦公自動(dòng)化概述,（2）發(fā)展歷程（國內(nèi)與國外）早

5、期OA一般指用電腦進(jìn)行簡單的日常事務(wù)計(jì)算，簡單的文字和表格處理（如DOS下金山公司的WPS、蓮花公司的Lotus1-2-3、微軟的Office），用打印機(jī)輸出文件和報(bào)表等等?，F(xiàn)在OA指的是基于工作流平臺上開發(fā)的完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)文件管理、審批流程、公文處理流程、電子公告、電子論壇、電子郵件、個(gè)人辦公等核心功能。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,8,4.1 辦公自動(dòng)化概述,（3）主要技術(shù)文字表格處理技術(shù)數(shù)據(jù)處理技術(shù)多媒體處理技術(shù)

6、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)據(jù)倉庫及決策支持技術(shù),數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,9,4.1 辦公自動(dòng)化概述,（4）系統(tǒng)類型事務(wù)處理型（秘書級）管理型（MIS）輔助決策型（決策支持系統(tǒng)）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的這三種類別代表了辦公自動(dòng)化建設(shè)的三種層次、三個(gè)階段。目前，大多數(shù)中小企事業(yè)單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處于事務(wù)處理階段，一些較大規(guī)模的企業(yè)和政府部門已經(jīng)建成了初具規(guī)模的管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其中一部分已經(jīng)具有了決策功能。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,10,4.1

7、辦公自動(dòng)化概述,（5）系統(tǒng)組成硬件系統(tǒng)軟件系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,11,4.1 辦公自動(dòng)化概述,（6）發(fā)展現(xiàn)狀與趨勢在2000年11月召開的辦公自動(dòng)化國際學(xué)業(yè)術(shù)研討會上，專家們建議將辦公自動(dòng)化更名為辦公信息系統(tǒng)（Office Information Systems，簡稱OIS），認(rèn)為：OIS是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果

8、為目的的綜合性人機(jī)信息系統(tǒng)。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,12,4.1 辦公自動(dòng)化概述,（6）發(fā)展現(xiàn)狀與趨勢辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無紙化辦公服務(wù)無人化辦公業(yè)務(wù)集成化辦公設(shè)備移動(dòng)化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化辦公管理知識化辦公系統(tǒng)智能化,4.2 Microsoft Office軟件,（1）Microsoft Office簡介Microsoft Office是一套由微軟公司開發(fā)的辦公軟件套裝，它為Microsoft Wind

9、ows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)而開發(fā)。與辦公室應(yīng)用程序一樣，它包括聯(lián)合的服務(wù)器和基于互聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)。從2007版的Office被稱為“Office System”而不叫“Office Suite”，反映出它們也包括服務(wù)器的事實(shí)。微軟目前在嘗試將Office作為一個(gè)開發(fā)平臺。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,13,4.2 Microsoft Office軟件,（1）Microsoft Office簡介Microsoft Office

10、最初的版本是在1989年所推出，但最初并不是運(yùn)作于Windows平臺，而是在蘋果電腦的Macintosh平臺之上。而Microsoft Office自從推出文字處理、電子表格以及演示稿制作的軟件后，便一直居于領(lǐng)導(dǎo)地位。 Mac版的歷史Windows版的歷史,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,14,4.2 Microsoft Office軟件,（1）Microsoft Office簡介目前Microsoft Office 較新且較為穩(wěn)定

11、的版本是Office 2010，它是微軟公司推出的Office系列集成辦公軟件，其完整名稱是2010 Microsoft Office System。與Office以前的版本相比，Office2010無論在用戶界面還是在功能上均有很大的改進(jìn)，用戶的操作也更為方便快捷。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,15,4.2 Microsoft Office軟件,（2）Word 2010Word主要用于創(chuàng)建和編輯各種類型的文檔，是一款文字處理軟件。Wo

12、rd2010使用的是一種擴(kuò)展名為“.docx”的文檔格式，以XML格式保存文件，將文檔內(nèi)容與二進(jìn)制（即過去的.doc格式）定義分開。這種新的Word文件格式是經(jīng)過壓縮和分段的文件格式。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,16,4.2 Microsoft Office軟件,（3）Excel 2010Excel 2010是一個(gè)用于創(chuàng)建電子表格并設(shè)置表格格式的工具，主要用于創(chuàng)建和編輯數(shù)據(jù)表格，同時(shí)可通過公式和函數(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和管理，以獲得有助于進(jìn)

13、行決策的信息。分析和管理一直是Excel的重要功能。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,17,4.2 Microsoft Office軟件,（4）PowerPoint 2010PowerPoint2010是制作和演示幻燈片的軟件，主要用于創(chuàng)建各種具有多媒體要素的演示幻燈片?？梢栽诨脽羝胁迦肼曇?、視頻和各種動(dòng)畫。PowerPoint被廣泛應(yīng)用到報(bào)告、演講、各類會議和產(chǎn)品演示等多種領(lǐng)域。PowerPoint2010還能夠以加載項(xiàng)的形式將文檔發(fā)布

14、為PDF格式和XPS格式。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,18,4.2 Microsoft Office軟件,（5）Access 2010Access2010是一個(gè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。用戶可以將信息保存在數(shù)據(jù)庫中，方便對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢并生成報(bào)告?？梢苑奖愕呐cWord2010和Excel2010等組件進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。同時(shí)，它具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫管理功能。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,19,4.2 Microsoft Office軟件,（6）OneNot

15、e 2010OneNote最常用于筆記本電腦或臺式電腦，這套軟件更適合用于支持手寫筆操作的平板電腦，在這類設(shè)備上可使用觸筆、聲音或視頻創(chuàng)建筆記，比單純使用鍵盤更方便。OneNote非常有利于收集零散信息，比如做讀書筆記、寫任務(wù)清單、速記突發(fā)靈感、瀏覽網(wǎng)頁進(jìn)行的摘抄等。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,20,4.2 Microsoft Office軟件,（7）Outlook 2010Office軟件內(nèi)的Outlook與Outlook E

16、xpress是兩個(gè)完全不同的軟件平臺。Outlook2010是一款用于郵件傳送和業(yè)務(wù)協(xié)作的客戶端程序，集成了日歷、聯(lián)系人和任務(wù)管理等多種功能，可以幫助用戶對通信和信息進(jìn)行訪問、確定優(yōu)先級以及處理。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,21,4.3 WPS Office軟件,（1）簡介WPS是金山軟件公司的一種辦公軟件，始創(chuàng)于1989年，WPS曾是中國最流行的文字處理軟件。WPS辦公軟件從單一的文字處理軟件逐漸充實(shí)為集文字處理、電子表格、電子演示

17、為一體的信息化辦公平臺。目前較為穩(wěn)定的版本為WPS Office 2012，分為個(gè)人版和校園版。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,22,4.3 WPS Office軟件,（2）主要應(yīng)用平臺DOS和Windows操作系統(tǒng)Linux操作系統(tǒng)移動(dòng)版操作系統(tǒng)（Andriod、iOS）,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,23,4.3 WPS Office軟件,（3）主要功能模塊WPS文字（WPS）WPS表格（ET）WPS演示（WPP）,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,

18、24,4.4 OpenOffice軟件,（1）簡介Apache OpenOffice原稱為OpenOffice.org，是一套開放源代碼的辦公室軟件支持Microsoft Office 97至2010 的文件格式，以及其余常見的文檔文件。能在Windows、Linux、Mac OS和 Solaris 等操作系統(tǒng)上執(zhí)行。支持了XML、微軟的.doc、.xls、.ppt文件等格式，還集成了pdf輸出功能。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,25,

19、4.4 OpenOffice軟件,（1）簡介OpenOffice.org不只是一個(gè)辦公軟件產(chǎn)品，它也是一個(gè)開發(fā)平臺。它是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)社區(qū)，世界各地成千上萬的用戶和軟件開發(fā)者每天都在這里交流。它還是一種信念：辦公軟件這種生產(chǎn)力工具已經(jīng)成為社會信息基礎(chǔ)設(shè)施的必要組成部分，而OpenOffice.org正是通過開放源碼社區(qū)來使之為更廣泛的人群服務(wù)，推動(dòng)整個(gè)社會的信息化水平。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,26,4.4 OpenOffice軟件,（2

20、）主要特點(diǎn)功能完備：這個(gè)套件包括一個(gè)文字處理器、電子表格、演示程序、公式編輯器、繪圖程序、數(shù)據(jù)制圖應(yīng)用、HTML編輯器以及文件過濾器。免費(fèi)使用：在當(dāng)今的商業(yè)場合，一個(gè)廠商如果在源代碼和使用的標(biāo)準(zhǔn)上有所保留或保密，那么其潛在非技術(shù)的原因就是為了獲取商業(yè)利益或保護(hù)潛在的商業(yè)利益。但使用Open Office就不會有這樣的顧慮。方便普適：使用直觀、易學(xué)。在Windows、 Linux、Solaris等操作系統(tǒng)上都可以進(jìn)行安裝使用。,數(shù)

21、學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,27,4.4 OpenOffice軟件,（3）功能模塊OpenOffice.org Writer（文本文檔）OpenOffice.org Calc（電子表格）OpenOffice.org Impress（演示文稿）OpenOffice.org Draw（繪圖）,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,28,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,29,本章小結(jié),辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)是利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化處理的系統(tǒng)。它采

22、用Internet/Intranet技術(shù)和基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，深受眾多企業(yè)的青睞。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,30,本章小結(jié),OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構(gòu)成中的三個(gè)功能層次。三個(gè)功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出

23、。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)把三個(gè)層次的OA系統(tǒng)集成一個(gè)完整的OA系統(tǒng)。其優(yōu)點(diǎn)是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運(yùn)轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠(yuǎn)距離的辦公機(jī)構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內(nèi)的信息資源共享。,數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)學(xué)院,31,本章小結(jié),Microsoft Office是一套由微軟公司開發(fā)的辦公軟件套裝，它為Microsoft Windo

24、ws和Apple Macintosh操作系統(tǒng)而開發(fā)。WPS Office是金山軟件公司推出的使用非常廣泛的國產(chǎn)辦公軟件，除了在PC與Mac機(jī)器上可以正常運(yùn)行之外，還提供了面向Linux與Andriod的版本。OpenOffice是一套跨平臺的辦公室軟件套件，能在目前幾乎所有的操作系統(tǒng)上執(zhí)行，任何人都可以免費(fèi)下載、使用及推廣它。這三類桌面辦公自動(dòng)化軟件都集成了圖文編輯、表格處理、演示文稿制作、電子郵件收發(fā)等辦公套件，使用簡便，功能強(qiáng)大，極