憑證管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

1、哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,,第三章 憑證管理的詳細(xì)設(shè)計(jì),本章主要內(nèi)容憑證管理的總體設(shè)計(jì)憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì)憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計(jì)憑證審核與記賬的詳細(xì)設(shè)計(jì)期末轉(zhuǎn)賬憑證處理的詳細(xì)設(shè)計(jì),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),一、憑證管理的功能模塊劃分二、憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì) 三、常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)

2、計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理完成憑證的填制、查詢、匯總、審核、記賬、期末轉(zhuǎn)賬憑證處理等功能。它是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的重要組成部分。由于憑證管理是用戶日常工作中使用最為頻繁的子系統(tǒng)，因此，要求具備友好的用戶界面，讓用戶能夠快速、輕松、方便、靈活地完成憑證處理工作。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系

3、艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,從會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程看，憑證管理是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的上游子系統(tǒng)，是會(huì)計(jì)信息處理的起點(diǎn)，是整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源頭，所有賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告等信息都來源于憑證，都是有關(guān)憑證數(shù)據(jù)加工處理的結(jié)果，可以想象如果計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極快，數(shù)據(jù)處理能力極強(qiáng)，那么在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中只需存儲(chǔ)賬戶信息和憑證數(shù)據(jù)即可，其他賬表信息完全可以由憑證數(shù)據(jù)派生得出。之所以存儲(chǔ)有關(guān)賬戶的發(fā)生額與余額數(shù)據(jù)，就是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的

4、運(yùn)算速度和數(shù)據(jù)處理能力還是有限的。在憑證管理中，采集和加工的數(shù)據(jù)是否正確、完整、可靠，必將波及下游系統(tǒng)。因此，如何確保數(shù)據(jù)的正確性、完整性和可靠性，也是憑證管理設(shè)計(jì)中應(yīng)考慮的主要問題。憑證管理的功能模塊劃分如圖3-1所示。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

5、設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理所涉及到的數(shù)據(jù)基表，絕大多數(shù)在系統(tǒng)管理中已經(jīng)設(shè)計(jì)，沒有設(shè)計(jì)的有憑證數(shù)據(jù)基表和常用摘要字典，以及各種期末轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證定義基表。期末轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證的定義分為自定義結(jié)轉(zhuǎn)、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)五種，對(duì)應(yīng)地設(shè)計(jì)了五個(gè)機(jī)制憑證轉(zhuǎn)賬定義基表

6、。各基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如下。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,1．憑證基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 憑證基表名稱為Pz。在Pz基表中存儲(chǔ)核算年度的所有憑證數(shù)據(jù)，包括已記賬憑證和未記賬憑證，而以前年度憑證存儲(chǔ)在歷史數(shù)據(jù)基表（Lpz）中。憑證基表是整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量最

7、大的基表，特別是歷史數(shù)據(jù)基表（Lpz），盡管按本教材的設(shè)計(jì)思想不追求三范式，但在該基表的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，也應(yīng)盡可能地節(jié)省存儲(chǔ)空間。Pz基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-1所示。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑

8、證管理的功能模塊劃分,表3-1 憑證基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-1 憑證基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)

9、的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,2．常用摘要字典的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 在憑證管理系統(tǒng)中，憑證錄入是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能否快速、輕松、方便地完成憑證錄入，并確保錄入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整是憑證管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的瓶頸問題。然而在憑證錄入過程中，由于摘要需要輸入較多漢字（賬套語言設(shè)置為“漢字”），而其他數(shù)據(jù)項(xiàng)錄入則相對(duì)簡(jiǎn)單，因此，簡(jiǎn)化摘要輸入就顯得尤

10、為重要。簡(jiǎn)化摘要輸入的方法主要是利用常用摘要字典來實(shí)現(xiàn)，將常用摘要存儲(chǔ)在該字典中，在憑證錄入時(shí)摘要便可從該字典中選取。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,其實(shí)現(xiàn)方法有兩種： 第一，由賬套主管或指定的人員來建立并維護(hù)公用常用摘要，其優(yōu)點(diǎn)是可以做到摘要的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范

11、化，可以利用摘要來進(jìn)行必要的統(tǒng)計(jì)分析，其不足是摘要維護(hù)不能及時(shí)進(jìn)行，摘要使用不方便，必須由指定人員錄入后方可使用，且摘要太多，查找不便； 第二，每個(gè)用戶建立并維護(hù)自己的個(gè)人常用摘要，其優(yōu)點(diǎn)是更加符合個(gè)人的習(xí)慣，體現(xiàn)個(gè)性化，維護(hù)及時(shí)，隨時(shí)使用隨時(shí)維護(hù)，且摘要不多，查找方便，其不足是摘要不系統(tǒng)、不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范、不便于必要的統(tǒng)計(jì)分析，在不用摘要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的情況下，該方法比較適宜。由此可見，兩種方法各有優(yōu)缺點(diǎn)，比較好的解決方法是在賬套

12、參數(shù)設(shè)置時(shí)，由系統(tǒng)管理員或賬套主管根據(jù)本單位的實(shí)際需要自行選擇。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,常用摘要字典名稱為Zy。在Zy中可能存儲(chǔ)各用戶公用的常用摘要，也可能存儲(chǔ)各用戶專用的常用摘要，這要根據(jù)賬套參數(shù)設(shè)置時(shí)“常用摘要形式”的值來確定，若其值為“公用”則存儲(chǔ)各用戶公用的

13、常用摘要；若其值為“個(gè)人”則存儲(chǔ)各用戶專用的常用摘要。然而無論存儲(chǔ)公用常用摘要還是專用常用摘要，Zy的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)都無需變化。常用摘要不設(shè)計(jì)歷史數(shù)據(jù)基表，但需按賬套加以區(qū)分，不同賬套有不同的常用摘要，即使采用專用常用摘要形式，同一用戶在不同賬套也會(huì)有不同的常用摘要，何況不同賬套可能會(huì)采用不同的常用摘要形式，同一用戶在不同賬套也可能會(huì)有不同的業(yè)務(wù)職責(zé)，因此，常用摘要無法在各賬套之間公用。Zy的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-2所示。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)

14、,,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-2 常用摘要基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,在表3-2中，當(dāng)“常用摘要形式”設(shè)置

15、為“公用”時(shí)，“用戶編號(hào)”組合主鍵失去效用，但為使其為非空，系統(tǒng)應(yīng)為其賦值（應(yīng)為常用摘要維護(hù)人員編號(hào)），此時(shí)真正的主鍵是“賬套號(hào)+摘要編號(hào)”，其中“摘要編號(hào)”在同一賬套內(nèi)必須惟一；當(dāng)“常用摘要形式”設(shè)置為“個(gè)人”時(shí)，Zy的主鍵是“賬套號(hào)+用戶編號(hào)+摘要編號(hào)”，其中“摘要編號(hào)”在同一賬套、同一用戶內(nèi)必須惟一，而在不同賬套或不同用戶范圍內(nèi)允許重復(fù)。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊

16、劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,3．自定義結(jié)轉(zhuǎn)基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 該基表是為自動(dòng)生成自定義結(jié)轉(zhuǎn)機(jī)制憑證而設(shè)計(jì)的，其基表名稱分別為Zdyjz。自定義結(jié)轉(zhuǎn)是系統(tǒng)中最具靈活性的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置方式，任何期末攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)均可通過自定義結(jié)轉(zhuǎn)方式進(jìn)行定義。其基表結(jié)構(gòu)如表表3-3所示。各字段的意義和存儲(chǔ)內(nèi)容詳見期末轉(zhuǎn)賬憑證處理。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要

17、內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-3 自定義結(jié)轉(zhuǎn)基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,4．對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)定義基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

18、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不僅可實(shí)現(xiàn)兩個(gè)科目的一對(duì)一結(jié)轉(zhuǎn)，還提供科目的一對(duì)多結(jié)轉(zhuǎn)，對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的會(huì)計(jì)科目可為上級(jí)科目，但其下級(jí)科目的體系結(jié)構(gòu)必須一致，即具有相同的明細(xì)科目，并且其輔助核算賬類也必須一一對(duì)應(yīng)。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)只能結(jié)轉(zhuǎn)期末余額，不能結(jié)轉(zhuǎn)發(fā)生額，若要結(jié)轉(zhuǎn)發(fā)生額，則需在自定義結(jié)轉(zhuǎn)中設(shè)置。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)定義基表是為自動(dòng)生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證而設(shè)計(jì)的。其基表名稱為Dyjz，Dyjz的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-4所示。各字段的意義和存儲(chǔ)內(nèi)容詳見期末轉(zhuǎn)賬憑證處理。,憑證管理的數(shù)據(jù)

19、存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-4 對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)定義基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)

20、,,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-4 對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)定義基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,5．主營(yíng)業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 主營(yíng)業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)是按期末商品（或產(chǎn)品）的銷售數(shù)量乘以庫存商品（或產(chǎn)成品）的平均單位成本（或售價(jià)，或計(jì)劃價(jià)）計(jì)算各類商品的主營(yíng)業(yè)務(wù)成本并進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。主營(yíng)業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)涉及庫存商品、主

21、營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本三個(gè)會(huì)計(jì)科目，這三個(gè)科目的下級(jí)明細(xì)科目結(jié)構(gòu)必須相同且一一對(duì)應(yīng)，同時(shí)要有數(shù)量核算，且不能設(shè)置為部門、往來、項(xiàng)目等輔助核算。主營(yíng)業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)定義基表是為自動(dòng)生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證而設(shè)計(jì)的。其基表名稱為Xscbjz，Xscbjz的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-5所示。 其中cykmbh字段需要根據(jù)企業(yè)類型來確定，對(duì)于商業(yè)企業(yè)一般應(yīng)為“商品進(jìn)銷差價(jià)”科目編號(hào)；對(duì)于工業(yè)企業(yè)一般為“產(chǎn)品成本差異”科目編號(hào)；對(duì)于其他類型企業(yè)可根據(jù)實(shí)

22、際情況從上述兩種編號(hào)中選擇其一。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-5 主營(yíng)業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)定義基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,

23、第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,6．匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 該基表用于期末自動(dòng)計(jì)算外幣賬戶的匯兌損益，并自動(dòng)生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證，匯兌損益只處理外匯存款戶、外幣現(xiàn)金戶、外幣結(jié)算的各項(xiàng)債權(quán)和債務(wù)等賬戶，不包括所有者權(quán)益類賬戶、成本類賬戶和損益類賬戶。匯兌損益的入賬科目不能帶有任何輔助核算，包括部門、往來、項(xiàng)目、數(shù)量、外幣等。匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)定義基表名稱分別為Hdsyjz。其基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-6所示。,憑證管理的數(shù)據(jù)

24、存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-6 匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,7．期間損益結(jié)轉(zhuǎn)定義基表

25、的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 期間損益結(jié)轉(zhuǎn)用于在一個(gè)會(huì)計(jì)期間終止時(shí)，將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目中，從而及時(shí)反映企業(yè)利潤(rùn)的盈虧情況。期間損益結(jié)轉(zhuǎn)主要是對(duì)管理費(fèi)用、營(yíng)業(yè)費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本、營(yíng)業(yè)外收支等科目的結(jié)轉(zhuǎn)。若損益科目具有輔助核算，則應(yīng)與對(duì)應(yīng)的本年利潤(rùn)科目具有相同的輔助核算賬類。期間損益結(jié)轉(zhuǎn)定義基表是為自動(dòng)生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證而設(shè)計(jì)的。其基表名稱為Qjsyjz。其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表3-7所示。,憑證管理的數(shù)

26、據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,表3-7 期間損益結(jié)轉(zhuǎn)基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,常用摘要具有兩種設(shè)計(jì)方

27、案，這兩種方案各有優(yōu)缺點(diǎn)。 在絕大多數(shù)軟件中，都采用公用的常用摘要方案，這樣設(shè)計(jì)的優(yōu)點(diǎn)固然很多，但也有諸多缺點(diǎn)，主要表現(xiàn)為不能滿足每個(gè)用戶的習(xí)慣，不便于記憶，制單時(shí)尋找摘要速度較慢，由于摘要數(shù)據(jù)由統(tǒng)一的一個(gè)或少數(shù)幾個(gè)人員來維護(hù)，所以常用摘要數(shù)據(jù)得不到及時(shí)的增補(bǔ)或更新，在不用摘要進(jìn)行查詢、匯總、統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)處理的情況下，則沒有必要采用公用常用摘要。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的

28、功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,而應(yīng)該尊重各用戶的不同習(xí)慣，建立自己的常用摘要，系統(tǒng)中的每個(gè)用戶都維護(hù)和使用自己的常用摘要，這樣既符合各人的習(xí)慣，又便于記憶，并且對(duì)每個(gè)用戶而言，其常用摘要相對(duì)較少，從而可以提高摘要的尋找速度，但如此設(shè)計(jì)也存在一定問題，如果某些用戶工作不認(rèn)真，亂建常用摘要，并不及時(shí)對(duì)其進(jìn)行整理，那么當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，就會(huì)使常用摘要變多、變

29、亂，解決這一問題的措施是由用戶本人、賬套主管（或指定人員）定期對(duì)常用摘要進(jìn)行整理。常用摘要維護(hù)具有增加、修改、刪除等功能，其界面如圖3-2所示。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,

30、哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,（1）賬套號(hào)：由系統(tǒng)根據(jù)用戶登陸時(shí)所選擇的賬套自動(dòng)填入。 （2）用戶編號(hào)：由系統(tǒng)根據(jù)用戶登陸時(shí)的登錄號(hào)自動(dòng)填入。 （3）摘要編號(hào)：必須輸入。在采用公用常用摘要情況下，摘要編號(hào)在同一賬套內(nèi)必須惟一，一般采用數(shù)字編碼，如“0001”、“0002”等；在采用個(gè)人常用摘要情況下，用戶可根據(jù)自己的習(xí)慣編號(hào)，但自己所使用的摘要編號(hào)必須惟一。

31、 （4）摘要：必須輸入。輸入常用摘要的具體內(nèi)容。應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，盡可能做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計(jì),,,,（5）摘要助記碼：可為空，摘要助記碼可采用摘要前八個(gè)漢字拼音字頭構(gòu)成助記碼，如“應(yīng)付材料款”其助記碼可編為“YFCLK”。 （6）科目編號(hào)：在制單時(shí)，摘

32、要往往與應(yīng)借或應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目之間具有一定聯(lián)系，如“付某單位材料款”可能與銀行存款科目有關(guān)，在制單時(shí)，選擇常用摘要的同時(shí)，應(yīng)借或應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目自動(dòng)產(chǎn)生，從而加快制單速度。該數(shù)據(jù)項(xiàng)可用值列表在科目字典中選取。 （7）科目全稱：在選擇科目編號(hào)時(shí)自動(dòng)填入。,憑證管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì),,本小節(jié)主要內(nèi)容,常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計(jì),,憑證管理的功能模塊劃分,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),

33、,記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，賬簿數(shù)據(jù)的正確與否完全取決于記賬憑證，記賬憑證是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源頭，填制憑證是最基礎(chǔ)和最頻繁的工作，因此，必須確保憑證的準(zhǔn)確完整。填制憑證有兩種方式，一種方式是先手工編制憑證，然后將其輸入計(jì)算機(jī)。這種方式適用于單機(jī)運(yùn)行，或系統(tǒng)剛剛投入運(yùn)行，計(jì)算機(jī)處理與手工處理并行階段。這種方式由于需要依賴手工操作，自動(dòng)化程度較低，且難以保證手工憑證與機(jī)內(nèi)憑證的一致性。另一種方式是直接上機(jī)制證，即在不編制手工憑證的情況下，

34、直接上機(jī)編制憑證并在打印機(jī)上實(shí)時(shí)地輸出憑證。這種方式適用于網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，采用網(wǎng)絡(luò)版軟件在多臺(tái)計(jì)算機(jī)上并行運(yùn)行。這種方式能大大提高系統(tǒng)效率，確保輸出憑證與機(jī)內(nèi)憑證的一致性。故憑證的錄入方式以直接上機(jī)制證方式為宜。 憑證填制的功能較多，需要輸入的信息也較多，因此，要求界面設(shè)計(jì)要合理，且要方便操作。將所有的功能都設(shè)計(jì)在工具欄內(nèi)，除功能菜單外，將常用功能設(shè)計(jì)在工具欄內(nèi)并設(shè)置了快捷鍵。如圖3-3所示。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)

35、系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,其主要功能包括“文件”、“制單”、“查看”、“工具”等，其中“文件”主要是打印輸出功能；“制單”主要包括增加憑證、插入分錄、刪除分錄、調(diào)用常用憑證、生成常用憑證、沖銷憑證等功能；“查看”主要包括查憑證、查科目余額、查科目預(yù)算、查明細(xì)賬、查輔助明細(xì)賬等功能；“工具”包括計(jì)算器、會(huì)計(jì)日歷等

36、功能。 1．增加憑證 （1）憑證號(hào)：有些軟件仍然遷就過去的手工處理習(xí)慣，設(shè)計(jì)對(duì)憑證進(jìn)行分類的功能，在賬套參數(shù)設(shè)置中將憑證類型設(shè)置為收款、付款、轉(zhuǎn)賬等，并對(duì)其分別編號(hào)，這在會(huì)計(jì)信息化情況下已完全失去意義，無論是憑證查詢，還是賬務(wù)處理都沒有必要對(duì)憑證進(jìn)行分類。在不分類情況下，建議憑證號(hào)采用按月連續(xù)編號(hào)，憑證號(hào)由6位編碼組成，其編碼方案為：月份（2位）+月份憑證順序號(hào)（4位），并將該編碼方案在軟件中固定下來，不允許用戶選

37、擇，這樣設(shè)計(jì)的原因有兩個(gè)：,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,其一，該憑證編碼方案具有明顯的優(yōu)越性，由憑證號(hào)的前兩位即可知憑證的所屬月份，由后四位便可知憑證在所處月份的順序號(hào)； 其二，可以簡(jiǎn)化系統(tǒng)開發(fā)工作，增加諸多憑證分類方法，既無實(shí)際意義，又增加系統(tǒng)的復(fù)雜性。憑證號(hào)由系統(tǒng)根據(jù)賬套數(shù)據(jù)基表中的“當(dāng)前月份”和“月憑證號(hào)”兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)自動(dòng)生成。憑證號(hào)在所屬月份內(nèi)必須連續(xù)

38、，每月都從“0001”號(hào)開始（由期末結(jié)賬設(shè)置），之后每存儲(chǔ)一個(gè)憑證，憑證號(hào)自動(dòng)加1。 在采用網(wǎng)絡(luò)版多人同時(shí)制單時(shí)，系統(tǒng)所顯示的憑證號(hào)只是參考憑證號(hào)，真正的憑證號(hào)只有在憑證保存時(shí)才給出（系統(tǒng)根據(jù)各用戶的保存次序給出），如果多個(gè)用戶同時(shí)保存，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行并發(fā)控制（并發(fā)控制由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)完成，不需編程）；在采用單機(jī)版一人制單時(shí)，系統(tǒng)所顯示的憑證號(hào)即為真正憑證號(hào)。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT

39、?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（2）制單日期：由系統(tǒng)根據(jù)服務(wù)器系統(tǒng)日期自動(dòng)產(chǎn)生，不需輸入。該日期決不能根據(jù)終端機(jī)系統(tǒng)日期產(chǎn)生，否則可能會(huì)產(chǎn)生憑證制單日期錯(cuò)誤。并且在系統(tǒng)投入運(yùn)行前，必須將服務(wù)器系統(tǒng)日期調(diào)整正確。制單日期一般情況下不必改動(dòng)，在因故障產(chǎn)生日期錯(cuò)誤時(shí)，可進(jìn)行修改或用系統(tǒng)日歷輸入。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（3）摘要：必須輸入，在20個(gè)漢字之內(nèi)。摘要主要用

40、漢字表述（賬套語言設(shè)置為“漢字”）。為了減輕輸入漢字的負(fù)擔(dān)，應(yīng)采取一些簡(jiǎn)化的措施。其做法是提供常用摘要的記憶功能、動(dòng)態(tài)拼接功能和由上向下的自動(dòng)轉(zhuǎn)抄和復(fù)制功能。如果某一摘要（或摘要的一部分）是經(jīng)常重復(fù)使用的，用戶（在采用公用摘要時(shí)，為具有摘要維護(hù)權(quán)限的用戶）可以在不退出制單狀態(tài)下，用“摘要”功能隨時(shí)為指定的摘要定義編碼、助記碼、摘要內(nèi)容和會(huì)計(jì)科目，以便以后輸入摘要時(shí)使用。摘要既可直接輸入，也可用“預(yù)覽”功能從常用摘要中選取，選取時(shí)可根據(jù)摘

41、要編碼或助記碼選取，在摘要預(yù)覽窗口需要設(shè)計(jì)編碼和助記碼兩個(gè)摘要查詢條件輸入框，在此只需輸入摘要編碼或助記碼的前導(dǎo)子集即可，如摘要內(nèi)容為“應(yīng)付材料價(jià)款”，其助記碼為“YFCLK”，輸入Y、YF、YFC、YFCL或YFCLK均可，在預(yù)覽窗口中就會(huì)出現(xiàn)輸入助記碼所對(duì)應(yīng)的一條或多條摘要內(nèi)容，輸入的助記碼越準(zhǔn)確，所獲得的無用摘要就越少。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,所謂摘要的動(dòng)態(tài)拼

42、接，就是允許用戶多次使用常用摘要功能，將兩個(gè)或兩個(gè)以上的常用摘要拼成一個(gè)新的摘要，如先通過在預(yù)覽窗口輸入“YFCLK”，獲得一個(gè)摘要“應(yīng)付材料款”，在該摘要的任何位置定位光標(biāo)，如“應(yīng)付”后定位光標(biāo)，再用“預(yù)覽”功能輸入“WZZGC”，其中“WZZGC”是“五州軋鋼廠”摘要的助記碼，選定后就形成“應(yīng)付五州軋鋼廠材料款”摘要。由于記賬需要，憑證上的每一行都必須輸入摘要。但多數(shù)情況下同一個(gè)憑證中各行的摘要內(nèi)容都是相同的，因此，憑證錄入應(yīng)具備摘

43、要的自動(dòng)轉(zhuǎn)抄功能，在輸完一行憑證內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一行時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將上行摘要內(nèi)容轉(zhuǎn)抄到下一行。如果對(duì)常用摘要建立了對(duì)應(yīng)科目，則在選擇常用摘要時(shí)，同行的會(huì)計(jì)科目也會(huì)自動(dòng)填入，當(dāng)采用動(dòng)態(tài)拼接功能時(shí)，以先選優(yōu)先原則填入會(huì)計(jì)科目，如果第一次選擇的摘要有對(duì)應(yīng)科目，則該科目填入后，再選取摘要進(jìn)行拼接時(shí)，該科目不變。但可用科目選擇功能予以改變。一般情況下，此方法可以加快制單的速度，其效率取決于摘要和對(duì)應(yīng)科目之間的聯(lián)系是否緊密。值得說明的是在同一憑證的各行中，

44、摘要并不一定相同，一個(gè)憑證可以具有多個(gè)摘要，即一個(gè)憑證可以有多項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（4）科目編號(hào)、科目全稱、科目賬類：為了提高輸入速度和確保科目的準(zhǔn)確性，幾乎所有的會(huì)計(jì)軟件，在制單時(shí)會(huì)計(jì)科目都不是輸入的，而是從科目字典的末級(jí)科目中選取，由于科目字典中的末級(jí)科目較多，因此，應(yīng)設(shè)計(jì)快速查詢功能，根據(jù)輸入的科目編號(hào)、助記碼、科目名稱等查詢條件，從科目字典中

45、將末級(jí)科目標(biāo)志為“√”的科目列出以供選擇。在憑證填制界面顯示科目全稱，而在存儲(chǔ)憑證時(shí)存儲(chǔ)科目編號(hào)，這無疑是一種正確的做法。在先手工制證，然后輸入計(jì)算機(jī)的情況下，用戶需查閱科目字典，并將科目編號(hào)和科目名稱事先寫在憑證上，然后由錄入員依樣輸入計(jì)算機(jī)。而在直接上機(jī)制證方式下，應(yīng)采用科目的無記憶輸入法。其特點(diǎn)概括如下：在輸入會(huì)計(jì)科目時(shí)，可以輸入科目編號(hào)的前導(dǎo)子集。如“銀行存款-人民幣戶-工行橋南分理處”科目所對(duì)應(yīng)的科目號(hào)為“10020101”，

46、輸入該科目時(shí)，可輸入1、10、100、1002、100201或10020101，操作員能記住幾位就輸幾位，輸入的編號(hào)越準(zhǔn)確，所獲得的無用科目就越少，選擇就越快，當(dāng)什么都不輸入時(shí)，系統(tǒng)將科目字典中所有的末級(jí)科目全部列出以供選擇，選擇科目后系統(tǒng)要進(jìn)行科目使用權(quán)限驗(yàn)證，如果在數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置中設(shè)置了制單科目限制，則制單程序?qū)⒏鶕?jù)權(quán)限字典檢查制單人與科目使用權(quán)限的對(duì)應(yīng)關(guān)系，若制單人對(duì)所選的會(huì)計(jì)科目無使用權(quán)，則系統(tǒng)提示警告信息后不返回所選科目.,哈爾

47、濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,否則，若制單人對(duì)所選的會(huì)計(jì)科目有使用權(quán)，或者數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置中沒有設(shè)置制單科目限制，則系統(tǒng)返回所選科目的編號(hào)和全稱，并將科目全稱賦給憑證填制界面的科目全稱數(shù)據(jù)項(xiàng)，而將科目編號(hào)賦給憑證填制界面的科目編號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)，將科目賬類賦給憑證填制界面的科目賬類數(shù)據(jù)項(xiàng)，不過考慮界面空間因素，科目編號(hào)和科目賬類兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)為非顯示項(xiàng)。真正存儲(chǔ)在憑證基表中的是科目編號(hào)和科目賬

48、類，而不是科目全稱?？颇康臒o記憶輸入法，還為用戶提供了另一種科目輸入方式，即科目助記碼輸入方式，用助記碼來快速尋找科目，如“銀行存款-人民幣戶-工行橋南分理處”科目的助記碼就是“YRG”，這種編碼有重碼的可能，因此，不能用于數(shù)據(jù)處理，但可方便查詢科目，加快制單輸入速度卻有奇妙的作用。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,若操作員不習(xí)慣輸入科目編號(hào)，則可以采用科目助記碼輸入方式來選

49、定會(huì)計(jì)科目，在輸入科目助記碼時(shí)，也需輸入其前導(dǎo)子集，如對(duì)上述科目，輸入Y、YR或YRG均可，在科目預(yù)覽窗口中就會(huì)出現(xiàn)與輸入助記碼對(duì)應(yīng)的一個(gè)或多個(gè)科目，以下過程與輸入科目編碼相同。當(dāng)然也可以直接輸入科目名稱，對(duì)于輸入的科目名稱，系統(tǒng)按包含關(guān)系匹配，在預(yù)覽窗口中就會(huì)出現(xiàn)科目字典中，科目全稱包含所輸科目名稱的一個(gè)或多個(gè)科目，以下過程與輸入科目編碼相同?？傊谥茊螘r(shí)會(huì)計(jì)科目是從科目字典的末級(jí)科目中選取的，而絕對(duì)不可直接輸入，所輸入的信息只不過

50、是為了在科目字典中查找與之匹配的末級(jí)科目而已，這樣可以確保所選取的會(huì)計(jì)科目在科目字典中存在。如果需要使用新會(huì)計(jì)科目，可先用系統(tǒng)管理中的科目字典維護(hù)功能，將新科目增設(shè)到科目字典中，然后在制單時(shí)才可使用。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（4）輔助信息：為了會(huì)計(jì)系統(tǒng)后續(xù)處理的需要，在憑證錄入時(shí)，還需輸入一些輔助信息，在科目錄入之后，如果所錄入的會(huì)計(jì)科目涉及到部門核算、往來戶核算、

51、項(xiàng)目核算、外幣核算、數(shù)量核算，此時(shí)都需要錄入輔助信息。如當(dāng)涉及應(yīng)收、應(yīng)付等往來科目時(shí)，需輸入往來客戶、供應(yīng)商或個(gè)人的輔助信息，以便登記往來賬；當(dāng)涉及外幣科目時(shí)，需輸入外幣額和匯率，系統(tǒng)根據(jù)外幣匯率字典中的折算方式自動(dòng)計(jì)算本位幣金額。為了實(shí)現(xiàn)這些輔助信息的輸入，在科目字典數(shù)據(jù)基表中，設(shè)計(jì)了部門核算標(biāo)志、往來核算、項(xiàng)目核算、外幣核算、數(shù)量核算等字段。在憑證填制界面，如果所輸入的會(huì)計(jì)科目涉及到輔助信息時(shí)，則系統(tǒng)進(jìn)入輔助信息錄入窗口。由于輔助信

52、息比較多，科目所涉及的輔助核算不同，要求輸入的輔助信息也不同。當(dāng)涉及到資金結(jié)算科目時(shí)，需要輸入結(jié)算方式、票號(hào)、發(fā)生日期,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,當(dāng)涉及到部門時(shí)，需要輸入部門編號(hào)和部門名稱；當(dāng)涉及到往來客戶時(shí)，需要輸入客戶編號(hào)、客戶名稱、業(yè)務(wù)員、票號(hào)、發(fā)生日期；當(dāng)涉及到供應(yīng)商往來時(shí)，需要輸入供應(yīng)商編號(hào)、供應(yīng)商名稱、業(yè)務(wù)員、票號(hào)、發(fā)生日期；當(dāng)涉及個(gè)人往來時(shí)，需要輸入個(gè)人編

53、號(hào)和姓名；當(dāng)涉項(xiàng)目時(shí)，需要輸入項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱；無論是科目、客戶往來、供應(yīng)商往來、個(gè)人往來、項(xiàng)目核算，都可能涉及到外幣，此時(shí)都要求輸入外幣編號(hào)和名稱，以及外幣金額和匯率；當(dāng)科目、部門核算、客戶往來、供應(yīng)商往來、項(xiàng)目核算涉及到數(shù)量時(shí)，都要求輸入數(shù)量和單價(jià)。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的輸入如下。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,① 部門信息：當(dāng)科目涉及到部門核算時(shí)，則必須輸入部門信息，輸入時(shí)與制

54、單時(shí)會(huì)計(jì)科目輸入類同，必須從部門字典中選取，輸入時(shí)可輸入部門編號(hào)、部門助記碼、部門名稱，系統(tǒng)根據(jù)輸入的部門編號(hào)和助記碼，按前位匹配關(guān)系，根據(jù)輸入的部門名稱按包含關(guān)系，將滿足條件的部門列示在預(yù)覽窗口，輸入的信息越準(zhǔn)確，所獲得的無用部門就越少，選擇就越快，當(dāng)什么都不輸入時(shí)，系統(tǒng)將把部門字典中所有部門都列示出來以供選擇。選擇后系統(tǒng)將部門全稱賦給輔助信息界面的部門全稱數(shù)據(jù)項(xiàng)，而將部門編號(hào)賦給部門編號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)，不過部門編號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)為非顯示項(xiàng)。真正存儲(chǔ)

55、在憑證基表中的是部門編號(hào)，而不是部門全稱。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,② 往來信息：以客戶為例，當(dāng)科目涉及到客戶往來核算時(shí)，則必須輸入客戶往來信息，輸入時(shí)與部門信息輸入類同，輸入客戶編號(hào)、客戶助記碼、客戶名稱均可，從客戶字典中選取正確的客戶后，系統(tǒng)將客戶名稱賦給輔助信息界面的客戶名稱數(shù)據(jù)項(xiàng)，而將客戶編號(hào)和客戶所屬分類編號(hào)分別賦給客戶編號(hào)和客戶所屬分類編號(hào)兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，不過

56、這兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)為非顯示項(xiàng)。真正存儲(chǔ)在憑證基表中的是客戶編號(hào)和客戶所屬分類編號(hào)，而不是客戶名稱。供應(yīng)商信息的輸入與客戶信息輸入相同，從供應(yīng)商字典中選取供應(yīng)商信息即可。個(gè)人信息的輸入相對(duì)簡(jiǎn)單，從個(gè)人往來字典中選取個(gè)人往來信息即可。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,③ 項(xiàng)目信息：當(dāng)科目涉及到項(xiàng)目核算時(shí)，必須輸入項(xiàng)目信息。系統(tǒng)根據(jù)選擇的會(huì)計(jì)科目對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目大類或項(xiàng)目檔案基表名，根據(jù)項(xiàng)目檔

57、案基表中的數(shù)據(jù)來輸入明細(xì)項(xiàng)目信息，也就是說項(xiàng)目信息是從項(xiàng)目檔案字典中選取的。項(xiàng)目信息輸入與會(huì)計(jì)科目輸入類同，系統(tǒng)根據(jù)輸入的項(xiàng)目編號(hào)；或助記碼；或項(xiàng)目名稱，將滿足條件的項(xiàng)目列示在預(yù)覽窗口，選擇正確的項(xiàng)目后，系統(tǒng)將項(xiàng)目名稱賦給輔助信息界面的項(xiàng)目數(shù)據(jù)項(xiàng)，而將項(xiàng)目編號(hào)賦給項(xiàng)目編號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)，再將項(xiàng)目所屬分類號(hào)賦給項(xiàng)目分類編號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)，項(xiàng)目編號(hào)和項(xiàng)目分類編號(hào)兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)為非顯示項(xiàng)。真正存儲(chǔ)在憑證基表中的是這兩個(gè)非顯示項(xiàng)，而不是項(xiàng)目名稱。,哈爾濱工業(yè)大學(xué)

58、 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,④ 外幣種類、折算方式：當(dāng)科目、往來、項(xiàng)目核算涉及到外幣時(shí)，則必須輸入外幣信息，由于一個(gè)賬套的外幣不會(huì)太多，因此，系統(tǒng)將把外幣匯率字典中所有外幣都列示出來以供選擇，選擇后系統(tǒng)將外幣名稱賦給輔助信息界面的外幣種類數(shù)據(jù)項(xiàng)，而將外幣編號(hào)賦給外幣編號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)，將折算方式賦給折算方式數(shù)據(jù)項(xiàng)，不過外幣編號(hào)、折算方式兩個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)在輔助信息界面為非顯示項(xiàng)。真正存儲(chǔ)在憑證基表中的是

59、外幣編號(hào)和折算方式，而不是外幣種類。 ⑤ 外幣額、匯率：必須在選擇了外幣種類之后才可輸入，直接在輔助信息界面輸入即可。系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)外幣額、匯率和折算方式計(jì)算出本位幣金額，并將計(jì)算結(jié)果自動(dòng)帶入憑證當(dāng)前行的光標(biāo)所在欄中（借方金額欄或貸方金額欄）。此金額不可改動(dòng)，如若改動(dòng)則必須通過從新選擇科目后，再輸入科目、往來、項(xiàng)目等信息，再從新選擇外幣種類，并輸入外幣金額，并從新計(jì)算本位幣金額。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)

60、教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,⑥ 數(shù)量、單價(jià)：當(dāng)科目、項(xiàng)目核算涉及到數(shù)量時(shí)，則必須輸入數(shù)量和單價(jià)，直接在輔助信息界面輸入即可。系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)輸入的數(shù)量和單價(jià)計(jì)算出金額，并將計(jì)算結(jié)果自動(dòng)帶入憑證當(dāng)前行的光標(biāo)所在欄中（借方金額欄或貸方金額欄）。此金額不可改動(dòng)，如若改動(dòng)則需從新選擇科目、項(xiàng)目等信息，再從新輸入數(shù)量和單價(jià)，并從新計(jì)算金額。 ⑦ 結(jié)算方式：當(dāng)核算涉及到資金結(jié)算時(shí)，需要輸入結(jié)算方式，可采用下拉列表框方

61、式在現(xiàn)金結(jié)算、現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、電匯、商業(yè)匯票、銀行本票、銀行匯票、信用卡、網(wǎng)絡(luò)結(jié)算、內(nèi)部轉(zhuǎn)賬、其他等可選值之間選取。 ⑧ 票號(hào)、業(yè)務(wù)員、發(fā)生日期：當(dāng)涉及到資金結(jié)算、客戶往來或供應(yīng)商往來時(shí)，需要輸入這三個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)。此時(shí)票號(hào)可輸入支票號(hào)或往來業(yè)務(wù)的單據(jù)號(hào), 業(yè)務(wù)員可輸入該筆業(yè)務(wù)的銷售或采購人員，可用值列表從個(gè)人往來字典（一般情況下，在個(gè)人往來字典中都應(yīng)建立核算單位中所有銷售人員和采購人員檔案）中選取。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理

62、學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,輔助信息錄入完成之后，剛剛輸入的各項(xiàng)輔助信息都被顯示在圖3-3中數(shù)據(jù)區(qū)的下部，只有外幣在憑證中單獨(dú)占一行作為一條分錄。當(dāng)憑證填制輸入下一條分錄時(shí)，其上一條分錄的輔助信息將不被顯示，也就是說數(shù)據(jù)區(qū)下部的各輔助信息項(xiàng)只顯示當(dāng)前分錄的輔助信息。當(dāng)用鼠標(biāo)或鍵盤上下移動(dòng)憑證分錄時(shí)，各輔助信息項(xiàng)所顯示的內(nèi)容是不斷變動(dòng)的，其顯示的內(nèi)容取決于光標(biāo)所在的分錄。制單時(shí)對(duì)憑證的分錄數(shù)沒有

63、限制，當(dāng)憑證的分錄數(shù)較多時(shí)，可用數(shù)據(jù)滾動(dòng)條、上下移動(dòng)鍵、翻頁鍵等滾動(dòng)憑證分錄數(shù)據(jù)。在某些軟件中設(shè)計(jì)了憑證的分頁管理功能，其實(shí)這樣設(shè)計(jì)的意義并不大，只要在制單時(shí)能夠滾動(dòng)顯示，在打印時(shí)能夠分頁打印即可。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（5）借、貸方金額：如果核算科目涉及到外幣或數(shù)量時(shí)，借、貸方金額不需輸入，由系統(tǒng)自動(dòng)算出，并且不能直接修改，若要修改可通過從新選擇科目后，再修改外

64、幣額或數(shù)量，再由系統(tǒng)算出金額實(shí)現(xiàn)。如果核算科目沒有涉及到外幣或數(shù)量，則可直接在借方金額欄或貸方金額欄輸入金額，可用空格鍵調(diào)整金額的借貸方向。另外，在輸入借貸方金額時(shí)，經(jīng)常需要根據(jù)原始憑證進(jìn)行簡(jiǎn)單的加減乘除運(yùn)算，為此在制單過程中系統(tǒng)應(yīng)提供計(jì)算器功能，當(dāng)計(jì)算結(jié)束，撤消計(jì)算器時(shí)，即可將計(jì)算結(jié)果帶回到當(dāng)前編輯行的借方欄（如不為借方，可用空格鍵調(diào)整到貸方），也可放棄計(jì)算結(jié)果。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié)

65、 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（6）附件張數(shù)：在附件張數(shù)處直接輸入即可。 （7）制單人：由程序根據(jù)系統(tǒng)登錄時(shí)的用戶登錄名自動(dòng)填入。 （8）插入、刪除分錄：在圖3-3憑證填制界面，無論是新增憑證還是修改已錄入的憑證，都可用“插分”功能在光標(biāo)所在位置之上增加一條分錄，并轉(zhuǎn)抄上行摘要，在此新增分錄行輸入憑證分錄信息。制單時(shí)可能需要?jiǎng)h除行分錄，則可用“刪分”功能將光標(biāo)所在行分錄刪掉，但憑證應(yīng)至少有兩條分錄。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理

66、學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（9）數(shù)據(jù)查詢：在制單時(shí)，為了便于了解和控制有關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，用戶需要查詢相關(guān)科目或輔助核算數(shù)據(jù)，主要包括科目余額、科目預(yù)算額、科目明細(xì)賬、輔助核算明細(xì)賬等。 其實(shí)在會(huì)計(jì)核算環(huán)節(jié)實(shí)施控制的意義已經(jīng)不大，因?yàn)榇藭r(shí)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生，也就是說在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中實(shí)施內(nèi)部控制的作用有限，真正能夠發(fā)揮內(nèi)部控制作用的環(huán)節(jié)應(yīng)該是其它業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)發(fā)生前或發(fā)生時(shí)實(shí)施控制

67、，而在業(yè)務(wù)發(fā)生后已為時(shí)過晚，只能起到借鑒和考核作用。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,盡管如此，也有必要實(shí)施必要的控制，如預(yù)算控制、部門費(fèi)用控制等。在進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢時(shí)，科目余額、科目預(yù)算額查詢比較簡(jiǎn)單，根據(jù)分錄涉及的科目，從科目字典中讀出余額或預(yù)算額數(shù)據(jù)即可；科目明細(xì)賬查詢是根據(jù)分錄涉及的科目，調(diào)用明細(xì)賬生成程序生成并輸出明細(xì)賬；輔助核算明細(xì)賬查詢是根據(jù)分錄涉及的科目，以及對(duì)應(yīng)

68、的輔助核算賬類，調(diào)用輔助明細(xì)賬生成程序生成并輸出輔助明細(xì)賬?？颇棵骷?xì)賬和輔助明細(xì)賬的生成詳見第五章（賬簿管理）的相關(guān)內(nèi)容。,哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會(huì)計(jì)系 艾文國(guó)教授 HIT ?,第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計(jì),,（10）錄入后的處理：按照上述方法，填制完憑證內(nèi)容之后，并不等于憑證錄入已完成，還要用“保存”功能將輸入的內(nèi)容存入憑證基表（Pz）中，并打印輸出憑證后，憑證錄入才算完成。若選“作廢”則本次輸入的內(nèi)容作廢，系統(tǒng)會(huì)在保持原憑證

69、日期和參考憑證號(hào)的前提下，為用戶提供一張空白的憑證，用戶可以重新開始上述的憑證錄入工作。在一個(gè)憑證錄入完成并選“保存”時(shí)，系統(tǒng)要進(jìn)行兩項(xiàng)檢查，第一檢查借貸是否平衡，若不平衡，則給出錯(cuò)誤提示，用戶必須更正使之平衡；第二檢查是否有漏填項(xiàng)，在憑證錄入時(shí)，可以有空行，但不能有漏填項(xiàng)，在填入內(nèi)容的行中，摘要和科目必須輸入，借、貸方金額必須有一項(xiàng)不為零，而另一項(xiàng)為空（或零），若發(fā)現(xiàn)有漏填項(xiàng)，則系統(tǒng)會(huì)給出提示信息。只有在兩項(xiàng)檢查都正確時(shí)才可保存，并可