我國電子郵件歸檔問題研究＊

1、<p>　　我國電子郵件歸檔問題研究＊</p><p>　　摘要：將公務(wù)電子郵件歸檔已經(jīng)成為一種國際趨勢，這是由其業(yè)務(wù)價值和法律憑證價值所決定的。雖然國家檔案局在2005年就已經(jīng)發(fā)布和實施了《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》，但國內(nèi)政府部門和企業(yè)對公務(wù)電子郵件歸檔一直以來并不重視，究其原因，主要是由于缺乏歸檔原動力和配套的電子郵件歸檔法規(guī)制度所造成的。在借鑒美國電子郵件文件管理經(jīng)驗基礎(chǔ)之上，作者提出了改善電

2、子郵件管理的解決對策。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：電子文件電子郵件歸檔 </p><p>　　政府和工業(yè)領(lǐng)域內(nèi)所使用的電子郵件正在以前所未有的比例增長。據(jù)保守估計，加拿大政府雇員每年要處理超過30億封的電子郵件，而且這個數(shù)量還在平穩(wěn)地增長①。美國幾乎所有的聯(lián)邦政府部門都在使用電子郵件處理公務(wù)。電子郵件在業(yè)務(wù)中得到廣泛應(yīng)用，如政策制定、任務(wù)分配、提供進(jìn)度報告，確認(rèn)合同等。這些電子郵件消息

3、和附件以通知的形式、協(xié)議的形式或者業(yè)務(wù)記錄的形式出現(xiàn)，經(jīng)常包含著決策、業(yè)務(wù)行動需要的數(shù)據(jù)或者作為法人單位需要留存的信息。 </p><p>　　不恰當(dāng)?shù)碾娮余]件管理和使用會招致很多風(fēng)險，這些風(fēng)險主要包括：關(guān)鍵性的文件找起來比較費時費力；一旦需要電子郵件來作證，機構(gòu)很難證明電子郵件的真實性和可靠性；未受保護的消息被泄露給了非意向接受者②。 </p><p>　　為了了解目前國內(nèi)電子郵件歸檔管

4、理實際情況，筆者開展了文獻(xiàn)調(diào)研和實踐調(diào)研工作，意在找出目前我國電子郵件歸檔管理中存在問題，并思索完善之策。 </p><p>　　一、我國電子郵件歸檔管理的實踐現(xiàn)狀和理論研究成果 </p><p>　?。ㄒ唬╇娮余]件歸檔管理的實踐現(xiàn)狀 </p><p>　　根據(jù)中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院“電子文件管理機制研究”課題組于2007年6～12月間對我國153家中央直屬機

5、關(guān)、省級檔案機構(gòu)、企事業(yè)單位的電子文件狀況進(jìn)行的系統(tǒng)調(diào)查，42.2%的電子文件沒有以任何方式留存；74.4%機構(gòu)沒有采用任何措施存留數(shù)據(jù)庫、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)頁文件等類型的電子文件，電子文件處于嚴(yán)重的流失狀態(tài)③。 </p><p>　　這些雖然是2007年的調(diào)查數(shù)據(jù)，但因為沒有收集和歸檔電子郵件的政府機構(gòu)數(shù)量比較多，而問題的解決需要一個過程，政府機構(gòu)電子郵件的集中歸檔管理仍然是一個嚴(yán)峻問題。 </p&

6、gt;<p>　　為了了解企業(yè)電子郵件管理的真實情況，筆者調(diào)研了一家中型私企和一家大型國企。 </p><p>　　作為一家私營企業(yè)，公司出于對電子郵件安全的考慮，公司合同之類的重要業(yè)務(wù)信息并不通過電子郵件。電子郵件只是公司員工查看通知和與客戶交流的平臺，電子郵件的內(nèi)容主要是企業(yè)內(nèi)部的通知，也有一些買賣信息和客戶的賬戶信息，公司領(lǐng)導(dǎo)對于電子郵件的管理并不是很重視。電子郵件存在公司的服務(wù)器上，基本上不

7、刪除，沒有專門的電子郵件歸檔系統(tǒng)，也沒有相應(yīng)的電子郵件管理制度。 </p><p>　　在另一家大型國企，電子郵件主要用于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)交流，是OA系統(tǒng)的一部分，公司員工用自己的賬號登陸內(nèi)部郵箱查看相關(guān)信息。公司雖然制定了電子郵件系統(tǒng)管理規(guī)定，但只是就郵箱賬號的申請和正確使用、密碼變更、用戶信息變更以及濫用所承擔(dān)法律責(zé)任等相關(guān)問題，做出了簡要規(guī)定，而對于電子郵件鑒定、歸檔、存儲等問題則基本沒有涉及。 </p&

8、gt;<p>　?。ǘ╇娮余]件歸檔管理的理論研究成果 </p><p>　　筆者以“電子郵件+歸檔”作為組合檢索條件，從 CNKI（中國學(xué)術(shù)期刊和博碩士論文數(shù)據(jù)庫）中共檢索出直接相關(guān)文獻(xiàn)35篇，經(jīng)過系統(tǒng)整理和歸納分析，發(fā)現(xiàn)針對國內(nèi)電子郵件歸檔管理實踐中存在問題進(jìn)行系統(tǒng)研究的成果較少。 </p><p>　　國內(nèi)學(xué)者對電子郵件歸檔管理這個問題的研究成果主要集中在國外電子郵件歸

9、檔管理法規(guī)制度和具體做法的介紹和分析，以及實現(xiàn)電子郵件歸檔的相關(guān)技術(shù)和系統(tǒng)功能需求。具體包括三方面內(nèi)容： </p><p>　　一是從微觀方面介紹歐美國家電子郵件文件歸檔管理的具體做法。代表作有武漢大學(xué)圖書情報學(xué)院劉家真教授于1998年在《浙江檔案》上發(fā)表的《電子郵件文件管理綜述》；劇偉偉的《美國史密森尼學(xué)會檔案館電子郵件管理實踐的啟示》（2009，11）一文。 </p><p>　　二是

10、介紹和評析國外電子郵件歸檔管理政策法規(guī)和制度。代表作有劉家真的《美國國家檔案文件管理局的電子文件管理規(guī)范及反饋評價綜述》（1998，6）；肖妍的《議電子郵件管理政策的制定》（2005，1）；李文生、李超、楊吉江的《面向政務(wù)信息資源管理的電子郵件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)研究》（2009，12）；劉越男、周杰、李競誼、唐澤陽、蔡弘旸、王子騰的《國外典型電子郵件管理政策比較研究》（2013，2）。此外，楊安蓮、于麗娟、張寧、張正強等學(xué)者在相關(guān)論文中介紹了歐

11、美國家電子文件管理軟件的通用標(biāo)準(zhǔn)。 </p><p>　　三是探討電子郵件歸檔技術(shù)的實現(xiàn)。代表作有趙曉俠的《電子郵件存檔技術(shù)》（2006，3）；趙愛國的碩士論文《電子郵件的歸檔管理》（2009，4），給出了以“業(yè)務(wù)”為中心的電子郵件歸檔管理的參考模型以及利用開源軟件來實現(xiàn)電子郵件管理系統(tǒng)的方法。 </p><p>　　二、我國電子郵件歸檔管理問題分析 </p><p&g

12、t;　　將公務(wù)電子郵件歸檔已經(jīng)成為一種國際趨勢，這是由其業(yè)務(wù)價值和法律憑證價值所決定的。 </p><p>　　雖然國家檔案局在2005年就已經(jīng)發(fā)布和實施了《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》，但國內(nèi)政府部門和企業(yè)對公務(wù)電子郵件歸檔一直以來并不重視，究其原因，主要有以下兩點： </p><p>　?。ㄒ唬╇娮余]件歸檔缺乏配套的法律法規(guī)保障1.政府企業(yè)缺乏歸檔電子郵件的原動力 </p>

13、<p>　　我國自開展電子政務(wù)以來，鑒于國家安全考慮，政府部門僅僅把電子郵件系統(tǒng)作為一種傳輸一般性消息的工具，而沒有把它作為政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，因此，電子郵件系統(tǒng)中形成的記錄在政府部門看來也沒有歸檔的價值。 </p><p>　　對于企業(yè)來說，電子郵件雖然已經(jīng)成為企業(yè)員工、企業(yè)與客戶以及企業(yè)與供應(yīng)商之間保持互動的重要工具，但沒有列入國家對企業(yè)審計材料范疇之內(nèi)，所以企業(yè)是否歸檔電子郵件，完全取

14、決于自身。 </p><p>　　2.電子郵件沒有被正式納入政府和企業(yè)文件材料歸檔范圍之內(nèi) 　　國家檔案局在2005年發(fā)布的《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》中指出，國家機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的公務(wù)電子郵件歸檔與管理適用本標(biāo)準(zhǔn)，但電子郵件沒有被正式納入政府和企業(yè)文件材料歸檔范圍之內(nèi)。 </p><p>　　國家檔案局2003年發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》中，所稱的電子公文

15、，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)，并不包括電子郵件。國家檔案局2006年發(fā)布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，也沒有單獨提到要將電子郵件歸檔。 </p><p>　　對于企業(yè)來說，國家檔案局在2013年開始執(zhí)行的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，也沒有把電子郵件列入必須歸檔的文件材料范疇之內(nèi)。此外，企業(yè)年檢材料也不包

16、括電子郵件，來自工商稅務(wù)部門的年檢主要針對的是財務(wù)文件材料。ISO9000國際認(rèn)證的主要材料是質(zhì)量體系文件，包括質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄，電子郵件也不在其檢查范疇之內(nèi)。 </p><p>　　3.國家檔案局發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》也沒有要求捕獲電子郵件 </p><p>　　電子郵件的歸檔需要借助一定的軟件工具來實現(xiàn)，但國家檔案局在2001年發(fā)布的《檔

17、案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》中，只是要求檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，而對軟件所應(yīng)具備的文件捕獲功能則基本沒有涉及，也就是說沒有規(guī)定檔案管理軟件應(yīng)該具備捕獲電子郵件的功能。 </p><p>　　國家檔案局在2005年發(fā)布《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》之后，也沒有對《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》內(nèi)容進(jìn)行修訂和更新。因此，對于一個具體單位來說，檔案部門是否需要實現(xiàn)單

18、位內(nèi)的信息集成管理，即實現(xiàn)電子公文和電子郵件及其他信息的集成管理，只能根據(jù)單位內(nèi)部的需要和具體情況來決定，沒有來自行業(yè)的法律法規(guī)的支持和強制性要求。 </p><p>　　4.地方性的電子文件歸檔范圍正在研制之中 </p><p>　　北京市檔案局田雷在《電子文件歸檔范圍與保管期限研究》（2012，09）一文中指出，為解決當(dāng)前普遍使用傳統(tǒng)載體文件歸檔范圍和保管期限表界定電子文件的歸檔問題，

19、北京市檔案局力爭在一至兩年內(nèi)出臺《北京市電子文件歸檔范圍和保管期限表編制指南》。其中，在歸檔范圍方面，特別指出電子文件的生成環(huán)境包括郵件系統(tǒng)。 </p><p>　　（二）政府和企業(yè)普遍缺乏電子郵件管理策略和歸檔管理工具 </p><p>　　1.缺乏有效電子郵件管理策略和具體適用的規(guī)章制度 </p><p>　　電子郵件分散產(chǎn)生于客戶端，因此電子郵件的歸檔只能由單

20、個客戶端來負(fù)責(zé)，同時電子郵件的真實性、完整性和安全性問題，以及所需的存儲空間，都需要整個機構(gòu)內(nèi)部信息管理人員、檔案管理人員和電子郵件產(chǎn)生人員的通力配合和各司其職，需要機構(gòu)利用管理策略和制度來加以規(guī)范和引導(dǎo)，以完善的培訓(xùn)來加以推動。 </p><p>　　國家檔案局雖然在2005年就發(fā)布了行業(yè)規(guī)范《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》，但該規(guī)范只是從歸檔的角度，在籠統(tǒng)強調(diào)電子郵件真實性、完整性和安全性的基礎(chǔ)之上，來指導(dǎo)檔案

21、員如何對電子郵件進(jìn)行著錄和歸檔。而對于機構(gòu)如何保證電子郵件的真實性、完整性和安全性，針對電子郵件的整個生命周期如何來進(jìn)行管理，針對共享的文件夾如何來進(jìn)行管理，則沒有涉及。 </p><p>　　2.電子郵件管理系統(tǒng)缺乏歸檔功能 </p><p>　　根據(jù)實踐調(diào)研情況，政府和很多企事業(yè)單位的電子郵件管理基本上處于一種松散狀態(tài)。所有進(jìn)出的電子郵件自動保存在郵件服務(wù)器上面，沒有獨立的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器

22、來提供存儲。員工基本不承擔(dān)對電子郵件鑒定、歸檔和存儲的任務(wù)，電子郵件系統(tǒng)也沒有歸檔這一項功能，多數(shù)情況下只能提供簡單檢索功能，而沒有全文檢索功能。 </p><p>　　三、借鑒美國的經(jīng)驗，建立配套的電子郵件歸檔法規(guī)制度 </p><p>　?。ㄒ唬膰曳傻母叨?，要求政府機構(gòu)和企業(yè)必須捕獲電子郵件 </p><p>　　目前，電子郵件歸檔的“法規(guī)遵從”原則，在理

23、論和實踐中已為國外司法界廣泛認(rèn)可和運用。所謂“法規(guī)遵從性”，其含義就是企業(yè)和組織在業(yè)務(wù)運作中，不僅要遵守企業(yè)自己的各項規(guī)章，而且要遵守政府和行業(yè)制訂的各項法律、法規(guī)及各種規(guī)章。“法規(guī)遵從性”要求政府和企業(yè)需要對信息包括電子郵件具有可控性④。 </p><p>　　1.要求政府部門歸檔電子郵件 </p><p>　　電子郵件作為電子文件的重要組成部分，不僅是機構(gòu)業(yè)務(wù)活動的憑證，而且對于保障民

24、主社會中的政府權(quán)責(zé)清晰和政府取信于民都非常重要。美國、加拿大、澳大利亞和歐洲國家在電子文件管理相關(guān)法律法規(guī)中要求政府部門將電子郵件捕獲歸檔，并頒布了專門的電子郵件管理法規(guī)。 </p><p>　　2.要求企業(yè)保留電子郵件 </p><p>　　安然公司暴露丑聞后，美國加強了對上市公司的監(jiān)管力度，在《薩班斯-奧克斯萊法案》中明確規(guī)定：“上市公司保留所有業(yè)務(wù)記錄，包括電子記錄和郵件在內(nèi)，不少于

25、5年。另外，上市公司和注冊會計事務(wù)所必須保留構(gòu)成審計或評估基礎(chǔ)的審計工作報告、文檔和證明其結(jié)論的信息至少7年時間，即與審計工作報告和財務(wù)管理有關(guān)的電子郵件通訊也至少要保留7年。 </p><p><b>　?、荨?</b></p><p>　?。ǘ┙⑴涮椎碾娮余]件歸檔法規(guī)制度 </p><p>　　1.制定和發(fā)布專門的“電子郵件管理規(guī)范”

26、</p><p>　　根據(jù)美國“聯(lián)邦文件管理法”，電子郵件屬于美國政府文件保管范疇之內(nèi)。1994年3月美國國家檔案文件管理局（NARA）發(fā)布了電子郵件管理規(guī)范（草案），就電子郵件文件的識別、鑒定、完整保存、安全處置、管理人員職責(zé)等基本問題給出了原則性指導(dǎo)建議。為滿足實際工作部門的操作需要，NARA承諾將為解釋該法規(guī)提供具體指南與建議⑥。 </p><p>　　此外，美國一些政府機構(gòu)還因地制

27、宜地制定了本單位的電子郵件管理制度。如美國的科學(xué)文化中心——史密森尼學(xué)會檔案館制定了內(nèi)部電子郵件管理手冊——《電子郵件文件式管理》（Treating Email As Re？ cords），它通俗易懂地介紹了電子郵件文件管理的相關(guān)知識，通過提問的方式解答員工在電子郵件處理中的問題⑦，這些詳細(xì)而具體的管理措施對于指導(dǎo)員工如何管理電子郵件具有啟示意義。 　　2.通過制定電子文件管理軟件功能需求的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)電子郵件歸檔管理功能 </

28、p><p>　　正如于麗娟在《電子文件管理通用需求--MoReq》（2003，6）一文中指出，電子文件管理的各項研究及其成果，大多數(shù)都將落實到以軟件為核心的解決方案上。 </p><p>　　美國國防部自1997年發(fā)布《電子文件管理軟件設(shè)計評價標(biāo)準(zhǔn)DOD 5015.2—STD》（以下簡稱《DOD 5015.2—STD》）以來，該標(biāo)準(zhǔn)幾乎成為北美地區(qū)政府機構(gòu)文檔管理軟件功能開發(fā)的事實標(biāo)準(zhǔn)。 &l

29、t;/p><p>　　其中，在2007版的“C2.2.4電子郵件的歸檔”一節(jié)中，對電子郵件管理的強制性功能需求規(guī)定得較為完善。該標(biāo)準(zhǔn)要求系統(tǒng)允許用戶自行選擇是將電子郵件（郵件主體和附件）整個歸檔為一份文件，還是將郵件主體和附件分別單獨歸檔。如果附件單獨歸檔，必須提供支持用戶輸入必需元數(shù)據(jù)的功能。系統(tǒng)必須盡量自動捕獲和存儲電子郵件文件的元數(shù)據(jù)，并對元數(shù)據(jù)項目做出了規(guī)定，包括文件編號、文件主題、載體類型、格式、發(fā)文日期、

30、收文日期、責(zé)任者、作者、發(fā)件人、收件人等16個項目。⑧ </p><p>　　正是這樣一種立體配套的電子郵件管理法規(guī)制度，才使得美國政府機構(gòu)和企業(yè)中的電子郵件歸檔管理能夠落到實處，并實現(xiàn)其科學(xué)管理和高效利用。 </p><p>　　*本文系北京市檔案局項目“電子郵件歸檔問題研究”（項目批準(zhǔn)號：2011-7）的研究成果之一，北京聯(lián)合大學(xué)新起點計劃項目資助成果之一。 </p>&

31、lt;p><b>　　注釋： </b></p><p>　?、貳mail Management Guidelines - Roadmap LI？ BRARY AND ARCHIVES CANADA GOVERN？ MENT RECORDS BRANCH. [2013-11-23].http：// www.collectionscanada.gc.ca. </p><

32、p>　?、赸Email Management Guidelines - Roadmap LI？ BRARY AND ARCHIVES CANADA GOVERN？ MENT RECORDS BRANCH. [2013-11-23].http：// www.collectionscanada.gc.ca. </p><p>　?、蹚垖?我國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學(xué)通訊，2008（6）：15-1

33、9. </p><p>　　④卞咸杰.論電子郵件歸檔中的“法規(guī)遵從”原則[J].浙江檔案，2012（8）：18-20. </p><p>　　⑤卞咸杰.論電子郵件歸檔中的“法規(guī)遵從”原則[J].浙江檔案，2012（8）：18-20. </p><p>　?、迍⒓艺?美國國家檔案文件管理局的電子由5件文件管理規(guī)范及反饋評價綜述[J].山西檔案，1998（6）： 11-