畢業(yè)論文---淺談秘書工作的藝術(shù)

1、<p><b>　　淺談秘書工作的藝術(shù)</b></p><p>　　摘要：本文從自己的秘書工作經(jīng)驗(yàn)及學(xué)習(xí)到的知識(shí)出發(fā)，從幾個(gè)不同的方面探索了秘書的工作藝術(shù)，例如：知識(shí)理論層面，工作行為意識(shí)層面，利益關(guān)系層面，日常事務(wù)處理層面等方面，詮釋了一個(gè)辦公室文秘工作者應(yīng)該具備的最基本素質(zhì)能力?，F(xiàn)代文秘辦公人員要跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，要不斷學(xué)習(xí)處理工作的藝術(shù)性，善于運(yùn)用秘書的工作藝術(shù)性對(duì)待日常事

2、物，履行好秘書職責(zé)，贏得領(lǐng)導(dǎo)和同事們的認(rèn)同，在平凡的崗位上發(fā)揮不平凡的作用，實(shí)現(xiàn)自我意識(shí)和角色意識(shí)的完美展現(xiàn)。</p><p>　　關(guān)鍵詞：秘書工作 矛盾 藝術(shù)</p><p>　　秘書是一個(gè)使人終身受益的職業(yè)，如果懂得珍惜在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的機(jī)會(huì)，時(shí)時(shí)處處留心學(xué)習(xí)他們的管理藝術(shù)、領(lǐng)導(dǎo)智慧、經(jīng)商之道、處事之法，同時(shí)又善于抓住在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)自己才華的良機(jī)，你就會(huì)有無(wú)窮的發(fā)展空間。秘書工

3、作是一門藝術(shù)，正是在工作的各種矛盾中方顯示出秘書的工作魅力。要做好秘書工作就要處理好工作中各種矛盾，在矛盾中不斷提升自己各方面的綜合能力和素質(zhì)。根據(jù)我在房地產(chǎn)行業(yè)中的秘書工作經(jīng)驗(yàn)，探討一下怎樣處理好秘書工作中的矛盾關(guān)系，并把矛盾巧妙地轉(zhuǎn)化為工作藝術(shù)的問(wèn)題。</p><p><b>　　一、知識(shí)的專和廣</b></p><p>　　現(xiàn)代企業(yè)秘書工作越來(lái)越豐富，工作領(lǐng)域越

4、來(lái)越廣，對(duì)秘書的要求越來(lái)越嚴(yán)格。因此，現(xiàn)代企業(yè)秘書工作內(nèi)容廣泛，只要領(lǐng)導(dǎo)涉及到的領(lǐng)域，秘書就要做到?jīng)]有盲區(qū)。</p><p><b>　　專業(yè)知識(shí)</b></p><p>　　秘書知識(shí)面要廣，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)根據(jù)職業(yè)要求有所專長(zhǎng)。如公文撰寫、文書處理、檔案管理、會(huì)議組織、公關(guān)語(yǔ)言、調(diào)查研究等方面的知識(shí)和技能等，都應(yīng)該熟練地運(yùn)用到工作實(shí)踐中。</p><

5、;p><b>　　相關(guān)輔助知識(shí)</b></p><p>　　除了要具備過(guò)硬的專業(yè)知識(shí)和技能外，秘書還要學(xué)習(xí)一些社會(huì)經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)、金融、法律、管理等知識(shí)。這些知識(shí)不僅可以擴(kuò)寬我們的工作道路，而且對(duì)我們秘書工作也會(huì)起到很大的幫助。</p><p>　　相反，我們?nèi)绻痪邆溥@些知識(shí)，那么我們就會(huì)在關(guān)鍵時(shí)刻說(shuō)不出來(lái)話，撰寫公文處處不專業(yè)，這會(huì)大大降低我們的工作效率，也

6、直接會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你工作的認(rèn)知度。</p><p>　　例如：公司即將要針對(duì)房地產(chǎn)建設(shè)規(guī)劃召開(kāi)研討會(huì)議，這時(shí)秘書就應(yīng)該知道房地產(chǎn)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，以便能在會(huì)議記錄中抓住會(huì)議最關(guān)鍵的核心，這樣才能寫出有深度、有見(jiàn)解的高質(zhì)量的文稿。否則在面對(duì)很專業(yè)的研討會(huì)時(shí)就會(huì)是一種云里霧里的狀態(tài)，給工作帶來(lái)很大困難，降低了工作效率，對(duì)日后相關(guān)工作的開(kāi)展也會(huì)造成很大困難。另外，秘書還要學(xué)習(xí)會(huì)議的組織程序，熟練掌握會(huì)議記錄、紀(jì)要的撰寫，接

7、待禮儀等知識(shí)。這都需要秘書要具備較高的專業(yè)素質(zhì)和能力。</p><p>　　再如：領(lǐng)導(dǎo)要考察某地的房地產(chǎn)市場(chǎng)投資情況，作為一名秘書人員就要及時(shí)了解到當(dāng)?shù)氐姆康禺a(chǎn)相關(guān)法律政策、歷史文化背景、地理環(huán)境、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)消費(fèi)情況等方面的知識(shí)和情況。這樣秘書了解的情況越多，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展的工作越有幫助，以便幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。</p><p>　　所以，對(duì)于秘書人員只專不廣，只廣不專，都難以勝任秘書工作。

8、秘書是一個(gè)全才，不僅要對(duì)自己所學(xué)的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行深入研究，并且還要不斷擴(kuò)展其他方面的知識(shí)，例如：經(jīng)濟(jì)法律、實(shí)時(shí)政治、人文歷史等知識(shí)都要有所了解。努力讓自己的腳步跟上社會(huì)的發(fā)展。</p><p><b>　　二、意識(shí)的前和后</b></p><p>　　秘書，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，要有提前意識(shí)和留后意識(shí)，這樣才能更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)。</p><p>

9、　　所謂提前意識(shí)，就是在領(lǐng)導(dǎo)即將要處理某件事時(shí)，秘書要為領(lǐng)導(dǎo)的工作做好充分地準(zhǔn)備。另外和領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的工作，秘書人員要超前考慮規(guī)劃，也要提前完成，想在領(lǐng)導(dǎo)前面。</p><p>　　所謂留后意識(shí)，就是緊跟領(lǐng)導(dǎo)，以領(lǐng)導(dǎo)為主，一切為了領(lǐng)導(dǎo)的工作方便，留在最后處理好剩下的工作，要時(shí)刻有留后意識(shí)，提高職業(yè)素質(zhì)。</p><p>　　例如：公司領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議時(shí)，秘書人員要提前布置會(huì)場(chǎng)，組織會(huì)議，并進(jìn)行充分

10、的準(zhǔn)備工作，為領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)提供更有利的條件。開(kāi)完會(huì)后，秘書人員要留在最后，檢查會(huì)場(chǎng)完畢后再離開(kāi)。領(lǐng)導(dǎo)接待外來(lái)客人時(shí)，秘書人員要提前把茶水為客人準(zhǔn)備好，領(lǐng)導(dǎo)接待客人時(shí)，秘書要跟隨領(lǐng)導(dǎo)身后，不能越位。</p><p>　　前后意識(shí)同等重要，不能顛倒。要善于運(yùn)用到工作當(dāng)中去。</p><p><b>　　三、秘密的內(nèi)和外</b></p><p>　　秘書

11、人員接觸領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會(huì)要更多，閱讀的文件較多，參加的會(huì)議較多，參加各種活動(dòng)也很多，自然了解的事情較多。這就要求秘書工作者要在公共場(chǎng)合把握好說(shuō)話的分寸，不該說(shuō)的不要隨意的對(duì)外部人員說(shuō)，做到內(nèi)外有別。不能隨便把領(lǐng)導(dǎo)的任何信息告訴外部人員。如果一不小心把公司機(jī)密說(shuō)出去，就會(huì)直接給領(lǐng)導(dǎo)的工作帶來(lái)很大麻煩，嚴(yán)重的會(huì)直接損害領(lǐng)導(dǎo)的形象，對(duì)公司對(duì)自己都不利。秘書人員要養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。把內(nèi)部外部的辨別做到心里有數(shù)。</p>

12、<p>　　例如：公司領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)重要的房屋拆遷安排工作，會(huì)涉及到很多人民群眾的利益。如果秘書一不小心把公司機(jī)密給泄露出去，就會(huì)直接損害拆遷工作的正常進(jìn)行，也會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)引來(lái)不必要的麻煩。泄密不僅僅是違反工作紀(jì)律問(wèn)題，有可能還會(huì)造成更嚴(yán)重的后果。</p><p><b>　　四、形象的高與低</b></p><p>　　秘書人員要持有謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度，工作中要有一

13、顆平常心，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)尊重而不奉承。秘書在任何的工作場(chǎng)合下，要及時(shí)維護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的形象，適當(dāng)?shù)姆诺妥约旱男蜗螅貢谶m合的場(chǎng)合下主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)分憂。</p><p>　　很多客人來(lái)公司會(huì)見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，大多數(shù)事先通過(guò)秘書的素質(zhì)形象來(lái)間接的判斷領(lǐng)導(dǎo)在他們心中的形象。這時(shí)，秘書就要擁有較高禮儀素養(yǎng)，努力去優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)在客人印象中的形象。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)客人時(shí)，在增加自己的威信和良好形象時(shí)，這時(shí)秘書可以適當(dāng)?shù)臑轭I(lǐng)導(dǎo)增彩，秘書要把盡量多的光環(huán)聚集在

14、領(lǐng)導(dǎo)身上。如果有人貶低了領(lǐng)導(dǎo)的形象，秘書人員要積極的為領(lǐng)導(dǎo)辯護(hù)，擺事實(shí)，以澄清人們歪曲領(lǐng)導(dǎo)形象的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。</p><p>　　例如：公司領(lǐng)導(dǎo)接見(jiàn)外來(lái)考察人員，考察人員會(huì)問(wèn)及秘書一些問(wèn)題，如你們公司的背景如何，如問(wèn)公司怎么樣等問(wèn)題，這時(shí)，秘書要去適當(dāng)?shù)馁澝拦?，贊美領(lǐng)導(dǎo)，給客人留下好的印象，從而客人見(jiàn)到領(lǐng)導(dǎo)后會(huì)有個(gè)更好的印象。</p><p><b>　　五、利益的輕與重<

15、/b></p><p>　　作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，應(yīng)該以領(lǐng)導(dǎo)為核心，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖做事。在公司的利益和自己的利益發(fā)生矛盾時(shí)，要把自己的私利看輕，以大局為重，要樂(lè)于奉獻(xiàn)，埋頭苦干，任勞任怨，把權(quán)力與名利看輕，自覺(jué)履行秘書的各項(xiàng)職責(zé)，認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。</p><p>　　要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作開(kāi)展活動(dòng)，要求招之即來(lái)，來(lái)之能干，不計(jì)個(gè)人得失，有吃苦耐勞委曲求全的精神。如果秘書在某一

16、問(wèn)題上過(guò)多的計(jì)較自己的得失，不顧及公司利益，這樣的秘書不會(huì)是一名合格的秘書工作者。秘書要善于把持自己，善于把好權(quán)力關(guān)，善于用好領(lǐng)導(dǎo)的信任，切不可“貪”字當(dāng)頭。</p><p>　　六、日常事務(wù)的簡(jiǎn)與繁</p><p>　　秘書日常事務(wù)工作內(nèi)容廣、任務(wù)雜、服務(wù)性強(qiáng)，會(huì)讓很多秘書人員抱怨事務(wù)如何多、工作如何忙。有時(shí)候自己事沒(méi)少做，苦沒(méi)少吃，累沒(méi)少受，工作效果卻不佳，甚至?xí)岊I(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生壞的印象。之

17、所以會(huì)出現(xiàn)這種現(xiàn)象，一個(gè)很重要的原因就是沒(méi)有處理好領(lǐng)導(dǎo)交代工作的簡(jiǎn)與繁的關(guān)系。</p><p>　　領(lǐng)導(dǎo)交代秘書工作任務(wù)，無(wú)論簡(jiǎn)與繁，大體都由“三要素”組成：一是內(nèi)容——辦什么事；二是時(shí)限——什么時(shí)間完成；三是要求——工作質(zhì)量，注意事項(xiàng)等。秘書人員在接受領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)時(shí)，一定要把領(lǐng)導(dǎo)的意圖搞清楚。如果領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)零亂繁雜，要加以調(diào)理，并提出“執(zhí)行方案”請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)確定。交代任務(wù)明確之后，應(yīng)作出肯定答復(fù)。不管多繁雜的工作，只要

18、是關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)的，秘書人員都要積極有效率的完成，及時(shí)起到參謀輔助的作用，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。</p><p>　　七、工作的主動(dòng)與被動(dòng)</p><p>　　把握好秘書工作的主動(dòng)性與被動(dòng)性之間的辯證關(guān)系，在被動(dòng)中力爭(zhēng)主動(dòng)是秘書做好工作的關(guān)鍵。</p><p>　　秘書工作的輔助性決定了秘書的被動(dòng)性，領(lǐng)導(dǎo)工作的發(fā)展變化直接影響和制約著秘書工作從內(nèi)容到形式的發(fā)展變化。秘書活動(dòng)要服

19、從領(lǐng)導(dǎo)日程，要時(shí)刻圍繞領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，不能離開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)工作而單獨(dú)開(kāi)展工作，而且秘書本職決定了秘書人員必須身居幕后，默默無(wú)聞地工作。秘書人員要志存高遠(yuǎn)，守得住清貧，耐得住寂寞，嚴(yán)于律己，廉潔奉公，不斷加強(qiáng)道德修養(yǎng)，樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，發(fā)揚(yáng)刻苦學(xué)習(xí)永不言止精神。秘書人員要自覺(jué)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì)，牢固樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷“充電”，更新知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高知識(shí)素養(yǎng)，努力掌握與秘書工作、經(jīng)濟(jì)工作相關(guān)的基本知識(shí)，不斷提高自己的人事能力、

20、分析能力、調(diào)研能力、辦事能力、交際精力和綜合協(xié)調(diào)能力，以適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的需要。</p><p>　　秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，必須充分發(fā)揮主動(dòng)性搜集信息，積累經(jīng)驗(yàn)，掌握規(guī)律，爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)一樣了解和掌握全局性工作，主動(dòng)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，超前輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，不能只跟著領(lǐng)導(dǎo)后面走。但是，如果秘書一直一味的主動(dòng)，不管領(lǐng)導(dǎo)的需求與否，一味越權(quán)、搶位，表現(xiàn)自己秘書工作，將不可避免帶來(lái)盲目性和參謀的錯(cuò)位?，F(xiàn)代秘書人

21、員要正確處理工作的被動(dòng)性和主動(dòng)性關(guān)系，做到以不變應(yīng)萬(wàn)變，化被動(dòng)為主動(dòng)。</p><p>　　例如：領(lǐng)導(dǎo)要安排來(lái)訪客人的食宿問(wèn)題，讓秘書去市場(chǎng)上搜集有關(guān)賓館信息和價(jià)格供參考，這時(shí)秘書就要主動(dòng)聯(lián)系賓館，為領(lǐng)導(dǎo)提出方案。最終決定權(quán)還是要領(lǐng)導(dǎo)做，秘書切不可擅自安排。</p><p><b>　　八、總結(jié)</b></p><p>　　在人們眼里，秘書一般

22、都是那個(gè)站在領(lǐng)導(dǎo)身后落落大方的人，那個(gè)能及時(shí)處理領(lǐng)導(dǎo)交辦重要事項(xiàng)；主動(dòng)擬寫日常函件的人；那個(gè)整理各類檔案的人······</p><p>　　秘書要為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的綜合服務(wù)，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的部分工作，發(fā)揮參謀輔助作用，幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)上下左右的人際關(guān)系，進(jìn)行事務(wù)管理，代表領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下級(jí)工作。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的一面鏡子，在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折射出的是領(lǐng)導(dǎo)的為人風(fēng)格

23、。因此，秘書要無(wú)條件的忠誠(chéng)于領(lǐng)導(dǎo)、公司。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，就應(yīng)該像領(lǐng)導(dǎo)一樣負(fù)起責(zé)任，不僅對(duì)自己、家、領(lǐng)導(dǎo)、同事負(fù)責(zé)，也要對(duì)單位、社會(huì)負(fù)責(zé)。有了責(zé)任感，才能盡心的把每件事做好。對(duì)于秘書，忠誠(chéng)是前提，責(zé)任感是條件，一個(gè)都不能少。</p><p>　　所以，秘書在平時(shí)工作中要有責(zé)任感，要忠誠(chéng)，要多積累經(jīng)驗(yàn)，善于總結(jié)，遇事沉著冷靜，膽大細(xì)心，提高自己的職業(yè)素養(yǎng)和能力，不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。還要不斷地領(lǐng)會(huì)貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，與領(lǐng)導(dǎo)配合默

24、契，使領(lǐng)導(dǎo)得心應(yīng)手工作，增強(qiáng)工作效率。</p><p>　　秘書要不斷學(xué)習(xí)處理工作的藝術(shù)性，履行好秘書職責(zé)，贏得領(lǐng)導(dǎo)和同事們的認(rèn)同，實(shí)現(xiàn)自我意識(shí)和角色意識(shí)的完美展現(xiàn)。</p><p>　　參考文獻(xiàn)：[1]《中國(guó)秘書學(xué)》任群主編 商務(wù)出版社 1999年11月第1版 [2]《秘書工作實(shí)務(wù)》范立榮主編 南開(kāi)大學(xué)出版社 1996年08月第1版 [3 《秘書學(xué)》方國(guó)雄 方曉蓉編