贊比亞大學(xué)記錄管理研究.pdf

1、本文調(diào)查研究了贊比亞大學(xué)有關(guān)記錄管理的現(xiàn)狀（記錄管理效率低、不誠(chéng)實(shí)等），并分析原因提出改進(jìn)方案。例如，被調(diào)查者中有69.8％的人承認(rèn)在他們?nèi)温毱陂g一些記錄消失的事件。他們同樣承認(rèn)他們很難定位并且恢復(fù)這些記錄。造成贊比亞大學(xué)記錄管理不善的原因有許多，其中最主要的原因在于贊比亞大學(xué)缺乏一項(xiàng)記錄管理程序。因此，該大學(xué)就沒有管理記錄政策、記錄保留以及銷毀計(jì)劃表、手冊(cè)和小冊(cè)子的指導(dǎo)以便于更好地順利實(shí)施記錄管理。在這方面，記錄負(fù)責(zé)人以及來自其他大學(xué)

2、的雇員就無從曉得他們應(yīng)該怎樣處理記錄。許多負(fù)責(zé)人在保留記錄時(shí)不明確記錄應(yīng)該保留的時(shí)間長(zhǎng)度，因此只能過早地處理掉這些記錄。由于缺乏指導(dǎo)類的文件作為依據(jù)，因此記錄不能很好地分類、編排和入檔。本項(xiàng)研究同樣發(fā)現(xiàn)，大學(xué)電子記錄儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫、電子郵箱以及其他二級(jí)存儲(chǔ)設(shè)備，例如，DVD光盤、CD光盤還有軟盤等，這些記錄很容易地丟失，也需要在專家的指導(dǎo)下統(tǒng)一規(guī)范的管理。
　　 由于缺乏記錄管理程序，同樣造成了記錄管理功能不能最大限度地享有來自大