大型醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購流程精細(xì)化管理的探討

1、doi：103969jissn1674－1242201402015大型醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購流程精細(xì)化管理的探討楊坤，邵蕾上海市同濟(jì)醫(yī)院設(shè)備物資處(上海，200065)通信作者：邵蕾，主任，高級工程師，E－mail：1lei_shao1@163com【摘要】醫(yī)療設(shè)備采購工作由于環(huán)節(jié)眾多，過程復(fù)雜，且工作性質(zhì)的特殊性、敏感性關(guān)系，很多的審批、監(jiān)督環(huán)節(jié)無法省略，對工作速度造成了嚴(yán)重影響。該文探討了一種基于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)模式的醫(yī)療設(shè)備采購管理新模式。打破

2、了采購工作各相關(guān)部門的職能壁壘，按精細(xì)化管理的原則，構(gòu)建了一個(gè)跨部門的醫(yī)療設(shè)備采購工作職能團(tuán)隊(duì)，快速、準(zhǔn)確、高效地完成大型醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備購置工作，提高醫(yī)療設(shè)備采購工作的效率和質(zhì)量，以充分發(fā)掘采購工作的效益?！娟P(guān)鍵詞】大型醫(yī)院；醫(yī)療器械；采購流程；精細(xì)化管理【中圖分類號】TH77【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A文章編號：1674－1242（2014）02－0108－04StudyofLargeHospitalMedicalEquipmentPurchasi

3、ngManagementYangKun，ShaoLeiShanghaiCityTongjiHospitalEquipmentMaterialsDivision（Shanghai，200065）【Abstract】TheprocessofmedicalequipmentprocurementiscomplexBecauseofthenatureoftheirwk，vettingsupervisioncannotbeneglected，ca

4、usingseriousimpactontheoperatingspeedThispaperdiscussesanewmodelfthemanagementofmedicalequipmentprocurement，project－basedteammodeWiththismode，barriersofprocurementfunctionamongdifferentdepartmentsarebroken，aninter－depart

5、mentalteamftheprocurementofmedicalequipmentsisestablishedaccdingtotheprincipleofmeticulousmanagementThustheprocurementofthemedicalequipmentsinlargehospitalscanbeperfmedefficiently，quicklyofhighquality【KeyWds】largehospita

6、l，medicaldevices，procurementprocess，finemanagement隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)療設(shè)備日益成為醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的重要支柱，成為醫(yī)院的醫(yī)教研工作開展的必備條件。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前上海市各三級以上醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)均超過醫(yī)院總資產(chǎn)的70%。醫(yī)療設(shè)備的采購管理已成為醫(yī)院管理的重要課題。隨著上海市醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)療市場競爭的日益加劇，對醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的成本控制提取了更高的要求。醫(yī)學(xué)裝備部門在醫(yī)療設(shè)備的

7、采購工作中不僅要建立完善的制度和流程規(guī)范，更需要通過采購管理工作，不斷提高采購工作的效率和質(zhì)量，以創(chuàng)造更大的效益。這需要我們通過對部門組織形式、采購流程的精細(xì)化管理等方面的改進(jìn)，進(jìn)行應(yīng)對。1當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備采購流程、及其特點(diǎn)當(dāng)前大部分醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購流程一般有以下幾個(gè)步驟：科室提出申請，院內(nèi)審批通過后交醫(yī)學(xué)裝備部門執(zhí)行；醫(yī)學(xué)裝備部門根據(jù)輕重緩急、效益優(yōu)先的原則制定采購計(jì)劃、組織論證與市場調(diào)研。然后，根據(jù)現(xiàn)有采購政策進(jìn)行公開招標(biāo)、競爭性談判

8、等招標(biāo)采購工作，最后，簽訂合同、驗(yàn)收、付款。此外，801《生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)進(jìn)展》2014年第35卷第2期醫(yī)療器械相關(guān)設(shè)備的專職工程師、各相關(guān)臨床科室聯(lián)系人和設(shè)備采購主管以及相關(guān)的醫(yī)務(wù)、防保、護(hù)理部門負(fù)責(zé)人。論證工作包括：對醫(yī)療設(shè)備的型號、品牌、性能、配置和參考價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行調(diào)研，收集各品牌產(chǎn)品的樣本、技術(shù)資料進(jìn)行比較和分析。包括技術(shù)先進(jìn)性的評估，安全性、可靠性的評估，可維護(hù)性的評估，醫(yī)療設(shè)備選型的評估等。還要對設(shè)備使用后的效益、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，

9、消耗品等情況進(jìn)行調(diào)研。論證階段結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)根據(jù)論證結(jié)果，完成該項(xiàng)目的《采購技術(shù)參數(shù)》，并與臨床科室負(fù)責(zé)人共同簽字確認(rèn)后，提交給下一階段。35采購項(xiàng)目的招標(biāo)采購該階段責(zé)任人為對外聯(lián)絡(luò)員。責(zé)任人在拿到相關(guān)設(shè)項(xiàng)目的《采購技術(shù)參數(shù)》后，按采購工作制度和計(jì)劃的要求，組織院內(nèi)外招標(biāo)工作。院內(nèi)招標(biāo)須安排時(shí)間、場地，按工作制度規(guī)定，組織招標(biāo)工作小組進(jìn)行招標(biāo)采購工作。特別在院外招標(biāo)工作中，責(zé)任人需密切關(guān)注并參與發(fā)布、招標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)和公示的全過程。招

10、標(biāo)采購階段結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)整理好相應(yīng)的招標(biāo)文件、會(huì)議記錄并與中標(biāo)通知書復(fù)印件一起提交給下一階段。36采購項(xiàng)目的商務(wù)談判與合同審批該階段責(zé)任人為醫(yī)學(xué)裝備部門主管。責(zé)任人收到上一階段的文件資料后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)組織使用科室聯(lián)系人、論證階段責(zé)任人以及醫(yī)務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人與中標(biāo)公司進(jìn)行商務(wù)談判，明確最終合同的細(xì)節(jié)，如產(chǎn)品最終價(jià)格、配置清單、保修期、使用培訓(xùn)、臨床支持、耗材供應(yīng)價(jià)格等未盡事宜。同時(shí)醫(yī)務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)部門的參與，既加強(qiáng)了院方的談

11、判力量，也為接下來的合同審批工作帶來了便利。本階段結(jié)束的標(biāo)志是設(shè)備采購合同的完成。責(zé)任人須將生效的合同分別遞交給檔案管理員和設(shè)備供應(yīng)商。檔案管理員需匯總之前所有資料，并將設(shè)備的技術(shù)要求、配置清單及合同備忘錄復(fù)印并注明到貨期限后，交給下一階段的責(zé)任人。37采購設(shè)備的安裝、驗(yàn)收和使用培訓(xùn)該階段的責(zé)任人為各科相應(yīng)設(shè)備的專職工程師。責(zé)任人在設(shè)備到貨后按院內(nèi)設(shè)備安裝驗(yàn)收管理制度要求，依據(jù)合同條款，組織相應(yīng)的開箱、安裝、驗(yàn)收及使用培訓(xùn)工作，并完成開

12、箱驗(yàn)收單和培訓(xùn)考核記錄。本階段結(jié)束時(shí)，責(zé)任人應(yīng)將開箱驗(yàn)收單和培訓(xùn)考核記錄交給下一階段責(zé)任人。38采購貨款的支付本階段責(zé)任人為醫(yī)學(xué)裝備部門會(huì)計(jì)員。責(zé)任人收到上一階段的資料后，通知供應(yīng)商提供發(fā)票。責(zé)任人在按照合同要求支付貨款后，需完成醫(yī)療設(shè)備固定資產(chǎn)的建檔工作，并將檔案卡及發(fā)票復(fù)印件轉(zhuǎn)交檔案管理員存檔，同時(shí)向采購主管報(bào)告該采購項(xiàng)目完成。半年后如無臨床部門和維修部門的不良狀況報(bào)告，責(zé)任人再按合同要求支付剩余質(zhì)量保證金。4討論與改進(jìn)本文討論的是

13、一種基于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)模式的醫(yī)療設(shè)備采購管理模式。該模式打破了采購工作各相關(guān)部門的職能壁壘，按精細(xì)化管理的原則，構(gòu)建了一個(gè)跨部門的醫(yī)療設(shè)備采購工作職能團(tuán)隊(duì)，快速、準(zhǔn)確、高效的的完成大型醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備購置工作，以充分發(fā)掘采購工作的效益。精細(xì)化管理是一套完整的體系，是一個(gè)封閉的管理系統(tǒng)，由“制定———實(shí)施———監(jiān)督”三大必不可少的環(huán)節(jié)構(gòu)成。在本文設(shè)計(jì)的系統(tǒng)中，監(jiān)督環(huán)節(jié)主要通過以下幾個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)：首先，項(xiàng)目的每個(gè)階段既有責(zé)任人，也有其它參與的工作人員

14、，以進(jìn)行互相監(jiān)督，確保不存在暗箱操作的可能；其次，在項(xiàng)目實(shí)施的每個(gè)階段，責(zé)任人都必須對上一環(huán)節(jié)所提供的資料進(jìn)行核查，確保沒有錯(cuò)誤后才能進(jìn)行下一步工作，把出現(xiàn)人為錯(cuò)誤的可能降到了最低；最后，還可通過對相關(guān)工作檔案的管理，對整個(gè)采購流程的每一步進(jìn)行充分監(jiān)督和糾錯(cuò)。檔案管理是整個(gè)采購流程管理的重要環(huán)節(jié)，貫穿整個(gè)采購工作流程。由于整個(gè)流程環(huán)節(jié)眾多，且每個(gè)環(huán)節(jié)都有多人參與，團(tuán)隊(duì)所執(zhí)行項(xiàng)目過程中形成的關(guān)于過程的記錄就容易丟失。有必要通過細(xì)化整個(gè)流程

15、的信息管理，以及加強(qiáng)部門之間的銜接等方式，克服這種模式的不足。因此，在整個(gè)流程的每一個(gè)階段結(jié)束時(shí)，相關(guān)責(zé)任人在將工作結(jié)果向下一階段移交的同時(shí)，還必須將本階段所有的重要文件轉(zhuǎn)交給檔案管理員進(jìn)行歸檔。檔案管理員和下一階段的責(zé)任人可從不同的方面對該階段的相關(guān)文件進(jìn)行審查，既保證了檔案的準(zhǔn)確完整，也強(qiáng)化了對各個(gè)階段的監(jiān)督檢查。在實(shí)際的工作中，我們正從信息化方向著手，努力實(shí)現(xiàn)整個(gè)采購管理流程的網(wǎng)絡(luò)化和可視化，以進(jìn)011《生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)進(jìn)展》201