采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制

1、采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制戴小芳一、采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本制度1不相容職務(wù)崗位分工制度。(1)請購與審批。企業(yè)物品采購應(yīng)由使用部門根據(jù)其需要提出申請，并經(jīng)分管采購工作的負(fù)責(zé)人進行審批；(2)詢價與確定供應(yīng)商。企業(yè)應(yīng)由采購部門和相關(guān)部門共同參與詢價程序并確定供應(yīng)商；(3)采購合同的訂立與審計。企業(yè)應(yīng)由采購部門下訂單或起草購貨合同并經(jīng)授權(quán)部門或人員審核、審批或適當(dāng)審計；(4)采購與驗收。企業(yè)采購人員不能同時擔(dān)任物品的驗收工作；(5)采購

2、、驗收與相關(guān)會計記錄。企業(yè)采購、驗收與會計記錄工作職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離以保證采購數(shù)量的真實性和采購價格、質(zhì)量的合規(guī)性、采購記錄和會計核算的正確性；(6)付款的審批與付款執(zhí)行。企業(yè)付款的審批人與付款的執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。2授權(quán)審批制度。企業(yè)應(yīng)明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)，控制的審批要點主要包括：(1)企業(yè)的生產(chǎn)計劃部門一般會根據(jù)顧客訂

3、單或者對銷售預(yù)測和存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)；(2)企業(yè)對資本支出和租賃合同通常會特別授權(quán)，只容許特定人員提出請購；(3)企業(yè)對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失；(4)采購合同的簽訂需經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批；(5)采購款項的支付應(yīng)經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批。3業(yè)務(wù)記錄控制制度。為實現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會計控制目標(biāo)。企業(yè)應(yīng)建立以請購單、合同、驗收單、入庫單等結(jié)算憑證為載體的業(yè)務(wù)記

4、錄控制系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中憑證要連續(xù)編號、記錄、簽字蓋章，做到賬證、賬賬、賬表、賬實相符，并且檢查有編號簽字的憑證與記錄是否按程序要求處理，這樣可以有效防止經(jīng)濟業(yè)務(wù)的遺漏和重復(fù)并可檢查是否存在舞弊現(xiàn)象。二、采購與付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制要點1編制需求計劃和采購計劃。采購業(yè)務(wù)從計劃(或預(yù)算)開始，包括需求計劃和采購計劃。企業(yè)實務(wù)中，需求部門一般根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃。采購部門根據(jù)該需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排

5、采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。主要管控措施：(1)生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際需求準(zhǔn)確、及時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應(yīng)商。對獨家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨家、專有資料，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批；(2)采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計劃

6、，防止采購過高或過低；(3)采購計劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。2請購。請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出的采購申請。主要管控措施：第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門。授予相應(yīng)的請購權(quán)。明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。企業(yè)可以根據(jù)實際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃。第

7、二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目。應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時應(yīng)重點關(guān)注采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。3選擇供應(yīng)商

8、。選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。主要管控措施：第一，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)人制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)新增供應(yīng)商的市場準(zhǔn)入、供應(yīng)商新增服務(wù)關(guān)系以及調(diào)整供應(yīng)商物資目錄都要由采購部門根據(jù)需要提出申請，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機構(gòu)對供應(yīng)商進行資信調(diào)查。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照

9、公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實防范舞弊風(fēng)險的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)釜臻套財爭。。、笳11年第期囝萬方數(shù)據(jù)MetallurgicalFinancialAccounting采購與丁才截止務(wù)的共1部拉制戴小芳…、來購與甜融業(yè)務(wù)內(nèi)部授制的基本制度1.不相容職務(wù)崗位分工制度。(1)請購與審批。企業(yè)物品采購應(yīng)由使用部門根據(jù)其需要提出申請，并經(jīng)分管采購工作的負(fù)責(zé)人進行審批(2)詢價與確定供應(yīng)商o企業(yè)應(yīng)由采購部門和相關(guān)部門共同參

10、與詢價程序井確定供應(yīng)商(3)采購合同的訂立與審計。企業(yè)應(yīng)由采購部門下訂單或起草購貨合同并經(jīng)授權(quán)部門或人員審核、審批或適當(dāng)審計(4)采購與驗收。企業(yè)采購人員不能問時擔(dān)任物品的驗收工作(5)采購、驗收與相關(guān)會計記錄。企業(yè)采購、驗收與會計記錄工作職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，以保證采購數(shù)最的真實性和采購價格、質(zhì)量的合規(guī)性、采購記錄和合計核算的正確性(6)付款的審批與付款執(zhí)行。企業(yè)付款的審批人與付款的執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。2.授權(quán)審批制度。企業(yè)成明確審批人對采購

11、與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)按制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)施圍和工作要求。根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)，控制的審批要點主要包括:(1)企業(yè)的生產(chǎn)計劃部門一般會根據(jù)顧客訂單或者對銷售預(yù)測和存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)(2)企業(yè)對資本支出和租賃合阿通常會特別授權(quán)，只容許特定人員提出請購(3)企業(yè)對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失(4)采購合同的簽訂

12、需經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批(5)采購款項的支付應(yīng)經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批。3業(yè)務(wù)記錄控制制度。為實現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會計控制目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)建立以請購單、合同、驗收單、人庫單等結(jié)算憑證為載體的業(yè)務(wù)記錄控制系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中憑證要連續(xù)編號、記錄、簽字蓋章，做到賬證、賬脹賬表、賬實相符，并且檢查有編號樓字的憑證與記錄是否按程序要求處理，這樣可以有效防止經(jīng)濟業(yè)務(wù)的遺漏和重復(fù)，并可檢i:是否存在舞弊現(xiàn)象。二、采購與創(chuàng)款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制要點1.編制需求計劃和采

13、購計劃。采購業(yè)務(wù)從計劃(或預(yù)算)開始，包括需求計劃和采購計劃。企業(yè)實務(wù)中，需求部門一般根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據(jù)該需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。:要管控措施:(1)生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際需求準(zhǔn)確、及時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應(yīng)商。對她家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨家、專有資料，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部

14、門研討后，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批(2)采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計劃，防止采購過高或過低(3)采購計劃庇納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行o2請購。請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出的采購申請。主要管控措施:第…，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部

15、門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)極限及相應(yīng)的請購程序。企業(yè)可以根據(jù)實際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃。第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購孚嫂，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購明目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采

16、購申請時，應(yīng)重點關(guān)注采購申請內(nèi)窯是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預(yù)算輒圍內(nèi)等。對不持合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。3選擇供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常意耍的環(huán)節(jié)。主要管控措施:第一，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)人制度對供應(yīng)商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)新增供應(yīng)商的市場準(zhǔn)人、供應(yīng)商新增服

17、務(wù)關(guān)系以及調(diào)整供應(yīng)商物資目錄，都要由采購部門根據(jù)需要提出申請，井按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機構(gòu)對供應(yīng)商進行資情調(diào)查。第二，采購部門M當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實防拖舞弊風(fēng)險的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證脅磅舍耐即1牢靠1期回議。第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和考核

18、評價。根據(jù)考核評價結(jié)果。提出供應(yīng)商淘汰和更換名單經(jīng)審批后對供應(yīng)商進行合理選擇和調(diào)整，并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中作出相應(yīng)記錄。4確定采購價格。如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。主要管控措施：第一，健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格。對標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資。通過招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開競爭方式簽訂框架協(xié)議。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)定期研

19、究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。5訂立框架協(xié)議或采購合同。框架協(xié)議是企業(yè)與供應(yīng)商之間為建立長期物資購銷關(guān)系而作出的一種約定。采購合同是指企業(yè)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議。該協(xié)議對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出了明確規(guī)定(企業(yè)向供應(yīng)商支付合

20、同規(guī)定的金額、結(jié)算方式，供應(yīng)商按照約定時間、期限、數(shù)量與質(zhì)量、規(guī)格。交付物資給采購方)。主要管控措施：第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進行風(fēng)險評估：框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競爭制度，確保供應(yīng)商具備履約能力。第二，根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財會等專

21、業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。6管理供應(yīng)過程。管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，科學(xué)評價供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。主要管控措施：第一，依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進度的異常情況，應(yīng)出具書面報告并及時提出解決方案，采

22、取必要措施，保證需求物資的及時供應(yīng)。第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位。簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向技術(shù)等部門通報。第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式辦理運輸、投保等事宜。第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理確保采購過程的可追溯性。7驗收。驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗接收，以確保其符

23、合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。主要管控措施：第一，制定明確的采購驗收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財會部門。物資入庫前，采購部門須檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等

24、證明文件。驗收時涉及技術(shù)性強的、大宗的和新、特物資，還應(yīng)進行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預(yù)算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機構(gòu)報告，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理。對于不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的采購部門要按照合同約定索賠

25、。8付款。付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。主要管控措施：企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時辦理付款。要著力關(guān)注以下方面：第一，嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性。判斷采購款項是否確實應(yīng)予支付。如審查發(fā)票

26、填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據(jù)的種類相符合等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)拒絕向供應(yīng)商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。第二，根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際，合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。第三，加強預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期

27、的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)定期進行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)及時采取措施，盡快收回款項。(作者漣源鋼鐵集團有限公司財務(wù)部)l墨墻含財爭2伽1年第1期萬方數(shù)據(jù)議。第三，建立供J.商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)最、價格、交貨及時性、供貨條件及其資館、經(jīng)營狀況等進行實時管理和考核評價，根據(jù)考核評價結(jié)果，提出供應(yīng)商掏放和更換名單，經(jīng)審批后對供應(yīng)商進行合理選

28、擇和調(diào)整，并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中作出相應(yīng)記錄。4確定采購價格。如何以最優(yōu)“性價比“采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。主要管控措施:第一，健全采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格。對標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標(biāo)、聯(lián)合詼判等公開競爭方式~訂框架協(xié)議。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的戚本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行

29、價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析井合理利用。5.訂立框架協(xié)議或采購合同。舷架協(xié)議是企業(yè)與供服商之間為建立長期物資購銷關(guān)系而作出的一種約定。采購合同是指企業(yè)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況與供應(yīng)商~訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出了明確規(guī)定(企業(yè)向供應(yīng)商支付合同規(guī)定的金額、結(jié)算方式，供應(yīng)商按照約定時間、期限、數(shù)量與質(zhì)量、規(guī)格，交付

30、物資給采購方)。主要管控措施:第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進行風(fēng)險評估框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引人競爭制度，確保供應(yīng)商具備履約能力。第二根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合間，準(zhǔn)確描述合問條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限答署采購合同。對于影響意大、攢及較高專業(yè)技術(shù)成法律關(guān)系復(fù)雜的合間，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。第三，對重要物資驗收量與合

31、同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定06管理供應(yīng)過程。管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，科學(xué)評價供應(yīng)商的供貨情況，井根據(jù)合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。主要管控措施:第一，依據(jù)采購合問中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進度的異常情況，應(yīng)出具書面報告井及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應(yīng)。第二，對重要物資建立井執(zhí)行合同履約過程中

32、的巡視、點檢和監(jiān)造制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)遣大綱，審定臟造報告，并及時向技術(shù)等部門通報。第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進度和采購物2事舍時帝創(chuàng)刊每第1期MetallurgicalFinancialAccounting資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。7.驗收。驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗

33、接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)最要求。主要管控措施:第一，制定明確的采購驗收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)最檢驗報告后方可人庫。第二，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合間、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)最、質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。對驗收合格的物資，填制人庫憑證，加蓋物資“收施章登記實物脹，及時將人庫憑證傳遞給財會部門。物資人庫前，采購部門須檢1f質(zhì)量保證書、商檢

34、證書或合格證等證明文件。驗收時攢及技術(shù)性強的、大宗的和新、特物資，還應(yīng)進行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預(yù)算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有機管理的相關(guān)機構(gòu)報告，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)1f明原因并及時處理。對于不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對g遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購部門要

35、按照合同約定索賠。8.付款。付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核元誤盾，按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。才三耍管控措施:企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合闊、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時辦理付款。要著力關(guān)注以下方面:第一，嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確

36、實應(yīng)予支付。如審查發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類相符合、發(fā)累加蓋的印章是杏與票據(jù)的種類相符合等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)拒絕向供應(yīng)商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。第二，根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際，合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，采購價款應(yīng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。第三，加強預(yù)付賬款和定金