ds公司采購與付款流程內(nèi)部控制設(shè)計

1、DS公司采購與付款流程內(nèi)部控.徐文學(xué)王聰聰摘要:從20世紀(jì)開始，我國開始在理論上和實踐上重視企業(yè)內(nèi)部控制。鎮(zhèn)江DS鋁業(yè)股份有限公司順應(yīng)時勢建立了一些內(nèi)部控制制度，但其內(nèi)控制度并不完善。本文結(jié)合DS公司的實際情況，就其采購與付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制進(jìn)行了設(shè)計，以補充和完善其內(nèi)部控制制度。關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制采購與付款流程設(shè)ι十一、引言鎮(zhèn)江DS鋁業(yè)股份有限公司(以下簡稱DS公司)成立于2003年8月，公司地處江蘇省鎮(zhèn)江市京口科技工業(yè)園，占地103

2、9畝，總投資10.2億元人民幣，建設(shè)周期2年，全部建成投產(chǎn)后可形成10萬噸鋁板、帶、鐺材的綜合生產(chǎn)加工能力，2013年年銷售52億元人民幣，現(xiàn)有員工總數(shù)1187名，成為國內(nèi)超大型民營鋁加工企業(yè)。公司的主導(dǎo)產(chǎn)品為鋁板、帶、街及涂層材，以及深加工產(chǎn)品氧化鋁板、電纜街、空調(diào)銷、裝飾建材用鋁街、空調(diào)冰箱用蒸發(fā)器、冷凝器等多種系列鋁產(chǎn)品，廣泛用于各類家電、電子通訊、交通運輸、醫(yī)藥、食品包裝、印刷、化工、建材、裝飾等行業(yè)。DS公司根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制

3、基本規(guī)范》和公司規(guī)范化管理的要求，結(jié)合本公司實際，制定的內(nèi)部控制制度包括財務(wù)資金預(yù)算與收支管理制度、籌資管理制度、擔(dān)保管理制度及內(nèi)部審計制度?？梢姡珼S公司的內(nèi)部控制制度還不全面。本文結(jié)合DS公司實際情況，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，就采購與付款這一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制進(jìn)行了設(shè)計，以補充和完善DS公司的內(nèi)部控制制度。二、設(shè)計目標(biāo)(一)完善公司內(nèi)部控制制度采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中的首要環(huán)節(jié)，是企業(yè)實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)。付款涉及貨幣資金的支出，容

4、易出現(xiàn)錯誤或舞弊現(xiàn)象。因此，加強采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對于完善企業(yè)內(nèi)部控制制度意義重大。52二2014年15期(5月(二)服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化采購與付款是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)，因此加強采購與付款控制直接服務(wù)予企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。DS公司以鋁為原材料進(jìn)行生產(chǎn)，能否抓住采購時機(jī)直接關(guān)系到能否降低采購成本，進(jìn)而影響利潤，最終關(guān)系到企業(yè)價值最大化的實現(xiàn)。三、設(shè)計原則(一)合法性原則采購與付款流程內(nèi)部控制的構(gòu)建必須以遵守國家的法律

5、法規(guī)為基本的衡量標(biāo)準(zhǔn)，制定切實可行的管控制度。合法性原則是建立管控制度的基礎(chǔ)。(二)針對性原則采購與付款內(nèi)部控制制度的建立要符合DS公司的實際情況，針對公司采購付款環(huán)節(jié)中容易出錯的細(xì)節(jié)和薄弱環(huán)節(jié)，制定符合公司需求的有效管控體系。(三)整體性房、則DS公司的采購與付款控制關(guān)系到企業(yè)的整體利益，要與公司的長期規(guī)劃和短期目標(biāo)相一致，同時也要與公司的其他內(nèi)部控制制度相協(xié)調(diào)。四、設(shè)計內(nèi)容(一)不相容崗位分離DS公司首先要做到不相容崗位分離，采購業(yè)

6、務(wù)的不相容崗位主要有請購與審批，供應(yīng)商的選擇與審批，采購合同協(xié)議的擬定、審核與審批，采購、驗收與記錄，付款的申請、審批和執(zhí)行。(二)采購預(yù)算的控制采購預(yù)算是企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，參考各方面數(shù)據(jù)，結(jié)合以往經(jīng)驗，對采購的商品進(jìn)行數(shù)量和金額的估計。采購預(yù)算業(yè)務(wù)流程見圖1。1.參與預(yù)算的各部門權(quán)責(zé)劃分要明確。預(yù)算由各個部門配合完成，堅持“t誰住需要誰申i請青的原貝則IJ部門情況向采購部提出申i請青，然后由財務(wù)部負(fù)責(zé)整理匯總，編制年度采購預(yù)算表

7、。2.實物的采購計劃與方案要具奮合理性和可行性。各個部門應(yīng)結(jié)合市場需求狀況和企業(yè)本身的經(jīng)濟(jì)條件制訂生產(chǎn)計劃，確定物料需求情況。3.采購資金方面，當(dāng)預(yù)算金額低于實際需要的金額時，采購人員應(yīng)該向本部門和財務(wù)部門申請增加采購資金，經(jīng)過審核、審批后調(diào)撥資金。當(dāng)預(yù)算金額高于采購款項時，采購人員要及時向上級反映，說明資金盈余狀況，從而做出相應(yīng)處理。(三)請購控制企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門并授予相應(yīng)請購權(quán)，明確相關(guān)部門和人

8、員的職責(zé)權(quán)限及請購和審批程序。請購審批業(yè)務(wù)流程見圖2。1.購買申請程序控制。采購需求應(yīng)明確采購物的名稱、數(shù)量、質(zhì)量、等級、規(guī)格和到貨時間等相關(guān)要求。預(yù)算內(nèi)采購項目，請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，填制請購單由采購專員匯總、整理采購申請，檢查庫存物資儲存情況，呈交“采購申請單如果在采購和預(yù)算范圍內(nèi)，貝1]按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購實施采購活動圈1采購預(yù)算業(yè)務(wù)流程控制圖蛐唰蛐峭能跟鍬酣瞅瞅刪瞅糊糊。陽例跚跚瞅瞅師那脅腳μ跚跚跚咄附

9、仰鋼蹦報酬隊直接購買等方式。(六)采購訂單控常i采購部門應(yīng)及時填制和發(fā)出采購訂單，交由專入保管和復(fù)核并由相關(guān)權(quán)利人按規(guī)定程序?qū)徟?。審圖2請購審批業(yè)務(wù)流程控制圖批通過的訂單應(yīng)及時手續(xù)，超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)由審下達(dá)供貨單位，及時傳遞給財務(wù)、倉管部批人進(jìn)行審批。門并進(jìn)行相關(guān)記錄。采購部門要監(jiān)督采購2.請購授權(quán)審批控制。審批人要根據(jù)規(guī)實施情況，保證產(chǎn)品及時供給倉儲部門定的職責(zé)、權(quán)限和程序?qū)徟少徤暾?。對不要保證貨物及時入庫財務(wù)部門要做好賬

10、符合規(guī)定的請購申請，審批人應(yīng)當(dāng)說明情面記錄。另外，采購訂單應(yīng)妥善保存，以備況，然后要求請購入修改請購申請，若修改內(nèi)部審計或外部審計的需要。后仍不合規(guī)或拒絕修改的可以拒絕批準(zhǔn)。(七)采購發(fā)票控制(四)供應(yīng)商選擇與評價控制公司依據(jù)采購發(fā)票進(jìn)行賬面記錄和抵供應(yīng)商的選揮至關(guān)重要。DS公司可扣稅款，所以要嚴(yán)格控制發(fā)票，主要有審核以將需求產(chǎn)品的名稱、報價、規(guī)格、質(zhì)量要發(fā)票的法律效力、主要要素是否齊全等。求、數(shù)量及信用條件等信息以公開發(fā)布或(八)采購

11、執(zhí)行控制招標(biāo)傳遞等方式傳遞給供應(yīng)商，符合條件采購人員要及時掌握供應(yīng)商的存貨的供應(yīng)商會主動與企業(yè)聯(lián)系或應(yīng)邀投標(biāo)，狀況和生產(chǎn)情況，根據(jù)采購訂單確定的交這樣可以擴(kuò)寬企業(yè)的選擇范圍。貨期、交貨量，通過電話、傳真、信函等方建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，式提醒催要貨物，以確保訂購的產(chǎn)品能夠確定合格的供應(yīng)商清單，與入選供應(yīng)商簽及時如數(shù)人庫。T質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系(九)驗收貨物控制統(tǒng)，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價，根據(jù)評價結(jié)DS公司要建立嚴(yán)格的

12、采購驗收制果對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。對供應(yīng)度，確定檢驗方式，由專門專入驗收采購商的評價主要包括以下四個方面。項目的品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容1.供貨能力，是指供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量好壞、價格高低、交貨及時性以及是否有良好的供貨條件等。2.資質(zhì)評價，是指審查供應(yīng)商是否有從事某行業(yè)的資格，是否存在無照經(jīng)營、超范圍經(jīng)營等情況。要嚴(yán)格審查采購發(fā)票的真實性、合法性和有效性。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應(yīng)查明原因，及時報告處理。重視采購付款的過程

13、控制和眼蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。加強對審批權(quán)的控制，防止越權(quán)審批為防范付款方式不當(dāng)造成的法律風(fēng)險、保證資金安全，財務(wù)部門要選擇合適的付款時間和付款方式，如果有現(xiàn)金折扣要爭取。做到及時付款，及時通知供應(yīng)商款項已支付，樹立良好的公司形象，建立穩(wěn)定的合作關(guān)系。指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。(十一)退貨與折讓控制DS公司要建立退貨管理制度，在合同中明確規(guī)

14、定退貨事宜，包括退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等，保證及時收回退貨貨款。1.編制退貨通知單，注明退貨商品的名稱、退貨數(shù)量、價格、時間、金額、退貨原因及供應(yīng)商的名稱，交由財務(wù)部門建賬。2.實行折讓的，確認(rèn)折讓金額，編制相關(guān)憑證，財務(wù)人員據(jù)以記賬。3.無論是退貨還是折讓，供應(yīng)商均應(yīng)提供紅字發(fā)票，作為稅收調(diào)整的依據(jù)。4.符合索賠條件的退貨，應(yīng)在索賠期內(nèi)及時辦理索賠。3.經(jīng)營狀況，主要體現(xiàn)在供應(yīng)商的財務(wù)狀況、經(jīng)營業(yè)績、生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)

15、制造能力、研發(fā)能力和生產(chǎn)銷售的管理水平等方面。圖3驗收貨物流程控制圖4.信用等級，考察的指標(biāo)主要有供應(yīng)商的信譽情況、產(chǎn)品品質(zhì)、管理人員素質(zhì)及員工的道德素質(zhì)等情況。(五)采購價格與采購方式控制DS公司應(yīng)當(dāng)建立采購物資定價機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、談判采購、詢價采購等多種方式合理確定采購價格，最大限度地減少市場變化對采購價格的影響。大宗采購應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實施程序和評標(biāo)規(guī)則一般物資或勞務(wù)等的采購可以采用詢價

16、或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議小額零星物資或勞務(wù)等的采購可以采用并出具驗收證明。涉及大宗和新、特物資采購的，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試。驗收過程中如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報告，查明原因后應(yīng)及時處理。驗收貨物流程控制圖見圖30(十)付款控制DS公司要加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)限，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款。在付款過程中參考文獻(xiàn).[1]胡志麗