非供應(yīng)鏈類采購合同管理體系建設(shè)初探

1、5weeping口vertheManagementI管理縱橫非供應(yīng)鏈類采購合同管理體系建設(shè)初探王琳琳陜西寶光真空電器股份有限公司陜西寶雞721006摘要合同管理作為企業(yè)內(nèi)部控制的一項重要內(nèi)容，涉及具體業(yè)務(wù)事項的初期、執(zhí)行中及執(zhí)行后的管理。本文針對企業(yè)在金垛ERP深化實施過程中的涉及非供應(yīng)鏈類的設(shè)備采購、工程維修、無形資產(chǎn)購置等合同執(zhí)行管控對策和方法進(jìn)行了探討，供企業(yè)參考借鑒。關(guān)鍵詞:合同管理內(nèi)部控制ERP合同(Contract)，又稱為

2、契約、協(xié)議，是平等的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同作為一種民事法律行為，是當(dāng)事人協(xié)商一致的產(chǎn)物，是兩個以上的意思表示相一致的協(xié)議。公司在開展日常業(yè)務(wù)活動的時候，主要載體就是合同。公司涉及的合同種類比較多，特別是對于實施了ERP并開展了資金預(yù)算管理的公司在對原材料采購及預(yù)算審批、協(xié)議付款等按照ERP的采購訂單外購入庫一預(yù)算平衡財務(wù)付款的流程采用系統(tǒng)提供的下推或上拉方式，有效的對供應(yīng)鏈原材料采購及付款進(jìn)行了控制。而大

3、量存在的那些不涉及供應(yīng)鏈類的設(shè)備采購、基建維修、工程施工、安裝服務(wù)、無形資產(chǎn)購置等合同，有著合同類型多、項目繁雜、標(biāo)的額大、履行周期長的特點。合同訂立后變更及履行跟蹤管理作為合同管理的業(yè)務(wù)執(zhí)行的關(guān)鍵階段，也作為公司內(nèi)部控制的一項重要內(nèi)容，在《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號合同管理》里有明確規(guī)定。一般的公司常常對合同簽訂前的主體資格、格式條款、合同內(nèi)容、合同審批授權(quán)等等進(jìn)行嚴(yán)格檢查，而合同履行后的款項結(jié)算及履行狀態(tài)往往業(yè)務(wù)部門也是云里霧里、

4、稀里糊涂，合同管理辦法的執(zhí)行力度不夠，甚至失去監(jiān)控，往往這些都隱藏著很大的漏洞和風(fēng)險。一、常見的公司合同管理漏洞(一)合同主體變更合同主體當(dāng)事人簽約時和實際履行過程中使用不同名稱，特別是當(dāng)合同開票主體和合同簽訂主體不是同一人時(即合同簽訂是公司法人，開票主體卻是個人)，不僅不能真實準(zhǔn)確的反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，無法保證公司利益不受侵害，更易產(chǎn)生因履行不當(dāng)導(dǎo)致的合同經(jīng)濟(jì)糾紛和業(yè)務(wù)流、財務(wù)流、稅控流不一致導(dǎo)致的涉稅風(fēng)險，影響公司正常經(jīng)營并大大折損了公

5、司信譽。(二)未對合同履行狀態(tài)進(jìn)行有效的跟蹤和反饋，導(dǎo)致合同結(jié)算不嚴(yán)格，無法進(jìn)行適當(dāng)?shù)暮贤男星闆r的檢查有些公司雖然對合同簽訂前的比價、招投標(biāo)等工作進(jìn)行了規(guī)范和控制，但缺乏有效的合同履約的跟蹤管理，經(jīng)辦人員編制付款預(yù)算時往往將同一家供應(yīng)商涉及多筆合同付款混報預(yù)算，特別是合同重要條款發(fā)生變更是無法對合同版本進(jìn)行控制，在賬務(wù)上無法準(zhǔn)確知曉公司還有多少在手合同沒有履行，對于監(jiān)控付款及合同履約更是無從下手，無法及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。二、非供應(yīng)

6、鏈類采購合同管理體系建設(shè)針對以上的漏洞和問題，筆者試著轉(zhuǎn)變管理思路，采用深度應(yīng)用金蝶ERP系統(tǒng)的思路，采用項目管控方式，建立起公司的非供應(yīng)鏈類采購合同管理體系。254現(xiàn)代商業(yè)MODERNBUSINESS通過建立一套規(guī)范和有效控制非供應(yīng)鏈類合同管理業(yè)務(wù)操作流程并對合同承辦部門的經(jīng)辦人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，在國家內(nèi)控法規(guī)和現(xiàn)有制度保證的情況下，有效監(jiān)控這一部分合同的執(zhí)行和結(jié)算，有效降低企業(yè)財稅風(fēng)險、提高合同履行執(zhí)行效率，提高公司信譽。()確

7、立項目的階段性目標(biāo)1、確立非供應(yīng)鏈合同類合同分類及編碼規(guī)則。2、實現(xiàn)在金蝶ERP實現(xiàn)非供應(yīng)鏈合同類合同的錄入、審核、付款、開票結(jié)算流程順暢。3、指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員操作，確立試點對象，完成兩個月的業(yè)務(wù)同步模擬測試。4、制定《非供應(yīng)鏈類合同管理操作規(guī)范》。(二)項目具體實施的總體思路1、根據(jù)公司現(xiàn)狀確立本單位涉及納入管理的合同實施的范圍。針對公司業(yè)務(wù)情況對涉及的合同進(jìn)行分類和編碼規(guī)則的制定。合同編號是一個基本的工作點，也是錄入ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理的

8、一項重要內(nèi)容。編號是可以按照部門代碼年份縮寫合同類別進(jìn)行編號，也可依據(jù)以前公司或單位的習(xí)慣分類來編，總之，目的只有一個，方便記憶、保存和查找。2、走訪業(yè)務(wù)單位并開展公司合同管理現(xiàn)狀的調(diào)研，了解并分析現(xiàn)有流程風(fēng)險點。可以采取對公司業(yè)務(wù)進(jìn)行分析的方式，找出涉及問題最多的部門和業(yè)務(wù)，有針對性的進(jìn)行問題調(diào)研。特別需要挖掘現(xiàn)有合同履約結(jié)算流程的風(fēng)險點。3、根據(jù)調(diào)研結(jié)果拿出具體項目方案并在項目組開展項目方案評審。在這個階段需要注意，可以先對公司使用

9、的財務(wù)軟件進(jìn)行深度挖掘和利用，盡可能不要改變穩(wěn)定系統(tǒng)的核算思路，但對于需要重點把控系統(tǒng)又無法支持的情況下，建議對系統(tǒng)進(jìn)行簡單的開發(fā)調(diào)試。例如，例如有的公司在年初會下達(dá)技改計劃和資金預(yù)算計劃，而系統(tǒng)提供的合同錄入單據(jù)中又沒有填列技改編號的地方，那么可以在合同錄入單據(jù)和付款單及系統(tǒng)發(fā)票的單據(jù)上進(jìn)行將此內(nèi)容添加成必錄項。4、根據(jù)確定的方案在ERP測試系統(tǒng)進(jìn)行模擬測試，包含權(quán)限設(shè)置測試、業(yè)務(wù)流程測試、關(guān)鍵控制點測試、財務(wù)控制點對接等。這個環(huán)節(jié)特

10、別重要，需要在測試庫中進(jìn)行完整業(yè)務(wù)錄人，并對各種可能發(fā)生的情況做好業(yè)務(wù)應(yīng)對，有的公司的財務(wù)軟件如果系統(tǒng)操作復(fù)雜，那么更要考慮與財務(wù)流程的對接，包括什么角色的業(yè)務(wù)人在什么情況下做怎樣的動作來完成。5、根據(jù)測試結(jié)果編寫《非供應(yīng)鏈類合同管理操作規(guī)范》并組織業(yè)務(wù)和財務(wù)開展一對一業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)。6、確認(rèn)項目正式系統(tǒng)試運行時EnterpriseResource廣角IwideRngle節(jié)慶活動對縣域經(jīng)濟(jì)的影響調(diào)查一以廣西靈山荔枝節(jié)為例陳思岑盧俊辛11黎

11、芷彤廣西民族大學(xué)商學(xué)院530000摘要:本文依托于廣西壯族自治區(qū)欽州市靈山縣的“靈山荔枝節(jié)通過調(diào)查了解荔枝節(jié)的舉辦對當(dāng)?shù)鼐用竦挠绊懥?，感染力以及荔枝?jié)舉辦以后的知名度問題，重點為研究縣域地區(qū)舉辦類似節(jié)慶活動對該地區(qū)的發(fā)展產(chǎn)生的作用，以資料收集、問卷、走訪調(diào)查等形式，對靈山荔枝節(jié)等節(jié)慶活動進(jìn)行深入探索。通過此次項目的調(diào)查研究，得出廣西靈山縣開展“靈山荔枝節(jié)“系列宣傳活動對靈山縣各行各業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，總結(jié)影響要素及原因，進(jìn)一步分析類似節(jié)慶

12、活動對丟級地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到的重妥作用，以小見大，探尋節(jié)慶活動在區(qū)域性經(jīng)濟(jì)中的重妥作用。關(guān)鍵詞:節(jié)慶活動縣城經(jīng)濟(jì):荔枝廣西壯族自治區(qū)靈山縣自古以來就有著“中國荔枝之鄉(xiāng)“的美稱，在區(qū)政府和縣級政府的積極組織和宣傳下，自2006年以來落實開展了“靈山荔校節(jié)“系列宣傳活動，通過舉辦荔校節(jié)這一平臺，全面展示靈山的荔枝文化和荔校經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對進(jìn)一步促進(jìn)“靈山荔枝“品牌形象，提高靈山荔校的知名度，推動靈山經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了積極作用。每年的“荔校節(jié)“系列

13、活動豐富多彩，妙趣橫生，令人難忘。主要的宣傳活動例如荔枝購銷一條街、荔校趣味競技比賽、龍舟賽、千年古荔拍賣、品牌汽車及名特優(yōu)新產(chǎn)品展銷展示、美食小吃一條街等，吸引了數(shù)萬名各地游客及眾多客商齊聚靈山，共享佳節(jié)。通過以廣西靈山荔校節(jié)為例，本文項目小組進(jìn)行了為期2年的系統(tǒng)調(diào)查。項目研究的內(nèi)容涉及群眾生活的各個方面。在旅游、廣告、交通、鄉(xiāng)縣建設(shè)、產(chǎn)業(yè)化、產(chǎn)品多元化、荔校周邊商品等方面開展調(diào)查，涉及面從基Planning推進(jìn)范圍，采取先試點再推廣

14、的方式，以公司常常發(fā)生的合同試點對象，在測試帳套中運行檢查23個月無特殊流程變化后逐步推廣至其他非供應(yīng)鏈類合同正式運行。(三)筆者對開展該項目的思考通過該項目的實施，從源頭開始讓業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)中對所簽訂的合同進(jìn)行電子備案，授權(quán)該業(yè)務(wù)人員所在單位領(lǐng)導(dǎo)對合同進(jìn)行審批，后期業(yè)務(wù)人員取得發(fā)票或需要進(jìn)行付款時與系統(tǒng)中的合同先進(jìn)行關(guān)聯(lián)，財務(wù)人員只負(fù)責(zé)調(diào)取電子合同資料對發(fā)票內(nèi)容和付款時間及合同載明的付款條款進(jìn)行核查，系統(tǒng)自動對超出合同標(biāo)的金額的發(fā)票和

15、付款進(jìn)行錯誤提示。原工作方式下靠的是細(xì)心的業(yè)務(wù)人員手工做備查簿登記每次在財務(wù)發(fā)票掛賬及付款情況，然而這種低效的工作方式往往容易出錯，財務(wù)人員根本無法知曉合同履行情況，合同管理失去控制，新的工作方式業(yè)務(wù)人員的各種操作受到系統(tǒng)控制，財務(wù)人員脫離了基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)操作達(dá)到了職責(zé)分離互相監(jiān)控的目的。現(xiàn)如今很多制造企業(yè)都在做信息化提升管理的工作，紛紛實施了各種適合自己企業(yè)的ERP管理系統(tǒng)。ERP作為企業(yè)資源規(guī)劃(EnterpriseResourcePl

16、anning)的縮寫，濃縮了更深一層的含義，即如何將企業(yè)的資源進(jìn)行整體規(guī)劃，這是一個系統(tǒng)工層民眾到政府部門。本次調(diào)查主要采用的是隨機(jī)抽樣、實地問卷調(diào)查的方法。問卷的發(fā)放主要是通過在靈山縣內(nèi)隨機(jī)選擇當(dāng)?shù)鼐用癞?dāng)場發(fā)卷填寫，并當(dāng)場收回的形式進(jìn)行的。本次調(diào)查共發(fā)出調(diào)查問卷1000份，有效回收905份，有效回收率達(dá)90.5%。一、節(jié)慶活動對縣域經(jīng)濟(jì)影晌要素分析通過對靈山荔校節(jié)的資料整理和調(diào)查問卷分析，我們歸納出了幾項重點要素，這些要素在整個節(jié)慶活

17、動當(dāng)中對經(jīng)濟(jì)的促進(jìn)起到了舉足輕重作用。1、晶牌效應(yīng)區(qū)域品牌是區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然和高級產(chǎn)物。區(qū)域品牌的發(fā)展與繁榮對整個區(qū)域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展產(chǎn)生乘數(shù)效應(yīng)。區(qū)域品牌的形成與發(fā)展在加速相關(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的同時，將推動區(qū)域內(nèi)經(jīng)濟(jì)與產(chǎn)業(yè)的程。ERP已經(jīng)上線的企業(yè)后期一定要持續(xù)的更深度的應(yīng)用這個系統(tǒng)。深度應(yīng)用系統(tǒng)并不是只拋開系統(tǒng)之外獨自開發(fā)新的管理或分析報表，而是利用現(xiàn)有系統(tǒng)提供的資源“拿來“使用，在深度應(yīng)用的過程中，考慮兼顧效率和效能最優(yōu)的原則梳理原有業(yè)務(wù)進(jìn)行