_四權(quán)分離_的精細化采購

1、46ENTERPRISEMANAGEMENT102010實務(wù)案例Practice■文／江許勝老子曾說：“天下難事，必做于易；天下大事，必做于細?！本俚刂赋隽讼氤删鸵环聵I(yè)，必須從簡單的事情做起，從細微之處入手。為全面推進精細化管理，將精細化管理工作貫穿于工作各個環(huán)節(jié)，古井集團白酒企業(yè)從原料收購、質(zhì)量控制、經(jīng)費管理、節(jié)能降耗、勞動用工等方面，進行全面整合，對公司的15個部門和8個子公司，圍繞節(jié)約的關(guān)節(jié)點，梳理出75個節(jié)約方案，推進企業(yè)低

2、成本運行。從2009年5月起，公司對物控部門進行全面整合，實行質(zhì)量、詢價、采購、付款的“四權(quán)分離”?！八臋?quán)分離”形成了事前控制、事中管理、事后監(jiān)督的管理體系，既提高了材料的采購質(zhì)量，又降低了采購成本。一、事前采購計劃編制古井集團的采購對象可以分為三大類，即包裝材料類、原材燃料類、綜合物資類，其中包裝材料和原料為主要采購對象，每年采購金額大約三至四億元。所以在采購之前需要有合理的采購計劃，采購計劃分年度計劃和月度計劃。計劃要在各部門及子公

3、司年度計劃的基礎(chǔ)之上產(chǎn)生，并與各階段的生產(chǎn)計劃保持一致性。具體流程是：先由各部門提出部門的物資采購需求，向采購部提交請購單和采購計劃調(diào)整申請單，倉儲部填寫庫存量、安全庫存表單，然后由采購部進行匯總，并對物資的庫存情況與相關(guān)部門采購需求進行分析，結(jié)合企業(yè)上年度生產(chǎn)狀況、銷售狀況及本年度經(jīng)營目標，確定年度采購需求。采購需求包括所采購物資類別、采購數(shù)量、采購金額及采購方式等。最后交采購經(jīng)理、總經(jīng)理審批。采購部門在執(zhí)行中將根據(jù)年度采購計劃分解信

4、息、產(chǎn)生月度計劃，編制月度采購預(yù)算表，再由財務(wù)部根據(jù)年度采購預(yù)算及相關(guān)制度，審核月度采購預(yù)算表，報批后執(zhí)行。大致流程見下圖。二、事中采購管理采購計劃確定后，本著“質(zhì)量、詢價、采購、付款”四權(quán)分離的原則，開始啟動采購活動，為了貨比三家，了解行情，有效降低采購成本，古井集團常常采取一次性詢價采購或招標采購方式。1.包裝材料類物資采購。包裝材料中如酒瓶、瓶蓋、包裝盒等，按ABC管理方法，應(yīng)該是A類物質(zhì)，必須實行重點控制。集團在采購操作中常常是

5、采取一次性詢價確定生產(chǎn)商，形成穩(wěn)定的供應(yīng)渠道，然后根據(jù)需要下訂單。根據(jù)詢價采購的要求，首先由相關(guān)人員組成詢價小組，小組由含相關(guān)專家在內(nèi)的三人以上單數(shù)組成。再由詢價小組對采購項目的價格構(gòu)成和評定成交的標準等事項作出規(guī)定，確定不少于三家符合相關(guān)資格條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。被詢價的供應(yīng)商一次報出不得更改的價格，以符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低成交等特點，因此供應(yīng)商在確定報價時，都很慎重，加上詢價采購的嚴格的流程，所以

6、能夠有效降低集團的這類物資的采購成本。2.原材燃料類物資采購。原材燃料類物資包括煤和大宗物料，這種物料往往價值高，價格“四權(quán)分離”的精細化采購ENTERPRISEMANAGEMENT10201047變化較大，庫存要求有限制，所以在采購中會靈活操作。其中煤炭資源，由于受宏觀環(huán)境影響，市場行情具有波動性，所以采購前采購部門會密切關(guān)注國內(nèi)外相關(guān)政策動向，及時預(yù)測市場行情，以決定采購時機和采購數(shù)量。大宗物料因其對倉儲要求高，需要考慮庫容情況，所

7、以往往采取何時使用何時采購的方式。另外，原材燃料類物資在價格、質(zhì)量認定上有特殊要求，比如說煤的水份含量多少直接影響采購成本的變動，資金結(jié)算上需要有精細的合同管理，應(yīng)該采取優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的方法“按質(zhì)論價”結(jié)算和“按質(zhì)論量”結(jié)算。3.綜合類物資采購。綜合類物資包括低價值類物資、大額類固定資產(chǎn)及零星需求物，其中低價值類物資對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動制約較小，品牌差異性不大，所以采取全年定點或者階段性定點采購，一般在生產(chǎn)淡季時一次性招標實施，這樣不僅可以節(jié)省

8、人力還能減少招標費用。此外，為了保障供應(yīng)的穩(wěn)定性，在企業(yè)精細化采購管理中，一方面與供應(yīng)商形成合作聯(lián)盟，利益共享。另一方面在供貨中適時引入新的供貨渠道，同等質(zhì)量比價格，同等價格看質(zhì)量，從而始終保持物美價廉。大額的固定資產(chǎn)采購則避免一次性招標，因為這類物資價格空間大，市場變化頻繁，不常采購，一次采購多年使用，所以采購中不能僅僅考慮價格因素。根據(jù)這一情況，古井集團常常采取何時用何時招標，以避免產(chǎn)生庫存。為了降低采購成本，招標前期會經(jīng)歷詢價、調(diào)

9、研等工作，在綜合分析市場形勢后，選擇3家以上實力雄厚的供應(yīng)商，以競價試探市場價格，詢比價壓縮報價空間，綜合得分誰高與誰成交的方法進行。公司在采購中對零星類物資也同樣實行精細化管理，這類物資往往不列入月度采購計劃，根據(jù)需要隨時可能產(chǎn)生需求，常常由兩人以上就近購買，然后登記入冊。三、事后調(diào)整控制如果說編制科學(xué)的采購計劃是白酒企業(yè)精細化管理的基礎(chǔ)，采購過程中嚴格操作程序是關(guān)鍵，那么采購后的調(diào)整與控制則是精細化管理的保障。古井集團對采購的控制主

10、要體現(xiàn)在以下幾個方面：1.物資質(zhì)量控制。首先是嚴把驗收關(guān)，每批物資進廠后，根據(jù)質(zhì)檢部門的化驗結(jié)果，對不合格物資堅決退貨。因為不合格物資既有損企業(yè)形象，還占用庫容，浪費倉儲力。對合格物資同時要結(jié)合實際入庫數(shù)確認最終的原料采購數(shù)量和價格，即“按質(zhì)論價”和“按質(zhì)論量”，只有這樣才能減少耗損，增強人員責任心。其次是對采購的物資質(zhì)量實行跟蹤調(diào)查，不定時對各使用部門回訪，讓使用部門參與對所采購物資的價格、質(zhì)量進行監(jiān)督，對采購中出現(xiàn)的問題提出處理意見

11、，最終形成采購人員質(zhì)量意識自覺行為。2.安全庫存點控制。作為白酒企業(yè)的倉儲，其功能不僅表現(xiàn)在市場化功能和加工功能上，有時更能發(fā)揮一種緩沖功能，以提高采購部門的反應(yīng)能力。對采購部門而言，倉儲的影響主要表現(xiàn)在制約采購量和采購時機的選擇。白酒企業(yè)的生產(chǎn)具有很強的季節(jié)性，要求企業(yè)備有安全庫存，以滿足需求高峰。但確定安全庫存量是管理部門面臨的一項關(guān)鍵性決策，如果安全庫存量過大，會增加庫存成本，庫存量過小，將損失銷售量及其帶來的利潤，也給采購部門工

12、作帶來措手不及。因此，保持一個合理的庫存點對采購工作是一種挑戰(zhàn)，采購部門在精細化管理中要及時與倉儲部門互動，選擇一個安全庫存點，既降低倉儲的緩沖功能又提高各方反應(yīng)能力。為了實現(xiàn)這一目標，采購部門會對每周的銷售記錄，訂單情況進行分析，對ERP趨勢進行分析，從而預(yù)測需求的狀況，適時調(diào)整采購決策。企業(yè)通過采購與倉儲的互動，保持安全庫存控制，最終達到既不影響生產(chǎn)，又能最大程度節(jié)約成本的目的。3.付款程序控制。出于對采購整個作業(yè)流程的監(jiān)督控制需要

13、，集團在設(shè)置采購工作控制體系時實行質(zhì)量、詢價、采購、付款的“四權(quán)分離”，使財務(wù)、質(zhì)檢、倉儲各個環(huán)節(jié)都參與到采購決策中來，避免暗箱操作。所以，在付款環(huán)節(jié)上保持相對獨立性，一般情況下采購部門不經(jīng)手付款，由公司按合同規(guī)定，采取固定日期集中報賬付款。報賬單由經(jīng)辦人填寫，采購經(jīng)理簽字，然后財務(wù)部門在查驗入庫單，質(zhì)檢單，采購合同及相關(guān)比價表等一系列資料后審核通過，報總經(jīng)理審批后付款。對需要支付預(yù)付款的由采購部與財務(wù)溝通，并填寫付款申請單，同時附有采