如何在項目采購管理中有效降低成本

1、2011年第03期科技囂向導◇科技論壇◇如何在項目采購管理中有效降低成本宋瑜剛昊鐘家政(中國重型汽車集團房地產開發(fā)公司山東濟南250031)【摘要】項目采購管理作為項目管理工作的重要組成部分，其貫穿于工程建設的全過程，做好項目采購管理對于降低工程建安成本起著非常重要的作用。本文所探討的就是在項目的采購管理中，從項目資金的合理使用角度出發(fā)，降低采購成本、減少現金流出、提高項目資金使用效率的幾條管理措施?！娟P鍵詞】項目采購；項目管理；降低成

2、本；管理措施項目管理是在有限的資源條件下為實現項目目標所采取的一系列管理活動現代項目管理的知識體系被劃分為9個知識領域，包括：項目綜合管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理以及項目采購管理。本文所關注的是其中的項目采購管理領域并從項目資金的合理使用角度出發(fā)探討在項目的采購管理中應該如何降低成本、減少現金流出并提高項目資金的使用效率項目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外還必

3、須具備相應的設備、設施、原材料、零件、服務和其它物質資源，離開了這些物質資源再高明的項目經理也不可能按要求完成項目的任務在市場經濟條件下，這些產品和服務是通過采購活動來實現的從執(zhí)行組織以外通過采購取得項目所需要的產品或服務就是所謂的項目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的如何合理而有效的使用這些項目資金如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用是在項目的采購管理中所應該關注的問題之一在現實的項目采購操作中要實現這個目標是十

4、分不容易的。但是。我們卻能夠通過對項目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制來有效的降低采購成本從而使項目資金達到最優(yōu)的配置用有限的資金獲取盡可能多的資源這是我們在項目采購管理中所能夠實現的成本目標以下就將從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施1制定采購預算與估計成本制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置預算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸它還是一種控制機制。起著一種比較標準的作用

5、。制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標準以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率優(yōu)化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的

6、2供應商的選擇供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應該本著“公平競爭”的原則給所有符合條件的承包商提供均等的機會一方面體現市場經濟運行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制提高項目實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注21選擇供應商的數量供應商數量的選擇問題實際上也就是供應商份額的分擔問題從采購方來說單一貨源增加了項目資源供應的風險也不利于對供應商進行壓價缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說批

7、量供貨由于數量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進行供應商數量的選擇時既178要避免單一貨源尋求多家供應同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足以獲取供應商的優(yōu)惠政策降低物資的價格和采購成本這樣既能保證采購物資供應的質量又能有力的控制采購支出一般來說供應商的數量以不超過3—4家為宜。22選擇供應商的方式選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢

8、價采購和直接簽訂合同采購四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購我們認為在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。3采購環(huán)境的利用項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產生影

9、響的外部變化包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素而微觀環(huán)境則是指項目組織的內部環(huán)境包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下一個好的項目采購策略應當充分利用外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益建立重要貨物供應商信息的數據庫以便在需要時候能隨時找到相應的供應商以及這些供應商的產品或服務的規(guī)格性能及

10、其他方面的可靠信息建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和選擇充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據作為參考。4供應商的管理基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認為，在項目的采購管理中應該貫穿一個“供應商管理”的思想，也即是把對供應商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源

11、供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低項目采購中的成本有很大的好處有以下兩點值得注意：41與供應商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關系對于采購方來說一旦確定了可以長期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應商擁有長期穩(wěn)定的大客戶以保證其產出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關系的確立能給采購方

12、帶來長期而有效的成本控制利益。42供應商行為的績效管理在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理，以評價供應商在合作過程中供貨行為(下轉第192頁)2011年第03期科技甚向導◇科技論壇◇33要嚴格考評制度，增強基層生產單位標準實施與監(jiān)督工作的執(zhí)行力建立執(zhí)行嚴格的考核制度，強化對基層生產單位標準實施與監(jiān)督工作執(zhí)行力的監(jiān)督，可以增強二級、三級單位對于基層生產單位的指導與幫助可以。將標準實施與監(jiān)督工作開展情況作為一項重要指標，納入

13、基層單位的季度、年度考評不定期進行突擊檢查、指導、評比34創(chuàng)建標準化文化，增強標準實施與監(jiān)督的文化力、生命力如果能夠將標準實施與監(jiān)督與基層單位企業(yè)文化建設緊密結合，創(chuàng)建出具有基層單位特色的標準化文化體系會產生巨大的文化力和基層凝聚力。這首先要從所有員工標準化良好行為的培養(yǎng)與養(yǎng)成開始做起使所有員工在潛移默化中讓良好的習慣升華為文化4結束語在基層生產單位的標準實施與監(jiān)督工作方面我們是任重道遠還有許多工作要持續(xù)開展需要不斷創(chuàng)新思路與工作方式、

14、方法滿足企業(yè)生存發(fā)展的要求。為此，筆者建議像我一樣仍在從事這項工作的有識之士積極致力于每一項日常工作細節(jié)，為企業(yè)的生存發(fā)展做出應有的貢獻!霞【參考文獻】[1]謝美華用標準提升企管水平中國標準化(國內統(tǒng)一刊號：CN21—1103)：38—40『2]孫寶銀質量管理與文化管理中國標準化f國內統(tǒng)一刊號：cN21—1103)：12—14[3]岳大偉石油標準化宣貫的目標管理(國內統(tǒng)一刊號：cN21—1103)：3】32(上接第160頁)思考安全、參

15、與安全管理的責任和義務(3)開展班組安全學習日活動，定期學習安全規(guī)章制度、操作規(guī)程、安全警示等。(4)利用班前會開展實操培訓如講解PPE的使用要求、安全的正確使用方法與檢查要點、砂輪機實操培訓等(5)開展安全板報評比、安全知識競賽、安全專題演講比賽等活動，營造一個人人關安全，事事注意安全的T作環(huán)境。3培訓評估與改進安全培訓工作的好壞直接關系到安全生產水平的高低關系到職工的安全和健康我們在開展系統(tǒng)化安全培訓的同時且不可盲目追求培訓次數和人

16、數的增加更應關注培訓效果如何。建立、健全培訓效果反饋機制，采用有效的培訓評估方式，不斷改進授課方式、不斷完善培訓內容、不斷提高培訓技巧，持續(xù)提高培訓效果，將培訓成果最終轉化成員工安全素質的提高，轉化成企業(yè)安全生產管理水平的持續(xù)提升。4結論一個員工的違章操作可能毀掉一個幸福的家庭甚至毀掉一個企業(yè)違章現象的消除需要全體職工人人有“安全第一”的意識時刻有“我要安全”的覺悟工作中有“我會安全”的技能處處有“我管安全”的責任承擔起“我保安全”的任

17、務需要提高全員安全素質讓工人豎立起自我保護及保護他人的信念!而這種信念的形成、安全素質的提高需要持續(xù)對全員進行系統(tǒng)化的安全培訓才能得以實現。錘(上接第178頁)的優(yōu)劣。比如：建立供應商績效管理的信息系統(tǒng)對供應商進行評級建立量化的供應商行為績效指標等等并利用績效管理的結果衡量與供應商的后續(xù)合作：增大或減少供應份額、延長或縮短合作時間等，對供應商以激勵和獎懲這樣能促使供應商持續(xù)改善供貨行為保證優(yōu)質及時的供貨從而有效的降低項目采購總成本5全流

18、程成本概念控制總成本在探討項目采購管理中降低成本的問題時應該確立采購全流程成本的概念我們所應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低是對總成本的控制而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質的服務、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。6結束語所以需要建立這種全流程成本的概念，來達到對整個項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應該僅僅只看到最直接的成本降低還應該從項目采購的

19、全過程來衡量成本上的收效從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機會。(上接第167頁)來并制定出控制措施。對JSA中列出的未完成項應予以跟蹤解決起重作業(yè)前所有直接貨間接(如果有)參與作業(yè)的人員都應該參加JSA對于一些小型的起重作業(yè)，可以進行正式的JSA但是作業(yè)開始前，參與人員應進行交流，從而降低安全風險JSA的記錄應予以保持16監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查是任何一個完整的安全管理體系不可缺

20、少的一個重要環(huán)節(jié)監(jiān)督檢查應該是積極主動的行為監(jiān)督檢查對實際生產中的存在的不安全因素或不安全行為予以及時的指出并督促整改并有權要求停止作業(yè)監(jiān)督檢查要制定起重作業(yè)管理規(guī)定以及其他與起重作業(yè)密切相關的作業(yè)管理規(guī)定還要將規(guī)定真正的運用到實處監(jiān)督檢查同時也是一項長期性、持久性的工作只有常抓不懈監(jiān)督檢查工作才能取得應有的192成效。2結束語安全管理是安全生產的重要組成部分，對于起重作業(yè)這種常見的高風險作業(yè)安全管理的重要性尤為突出。影響起重作業(yè)安全的