制造業(yè)采購與付款的內(nèi)部控制

1、制造業(yè)采購與付款的內(nèi)部控制◆蔣儉英采購與付款是制造業(yè)發(fā)生最頻繁、最常見的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之一，涉及企業(yè)計(jì)劃部門、使用部門、采購部門、驗(yàn)收部門、倉儲(chǔ)保管部門和財(cái)會(huì)部門。采購與付款環(huán)節(jié)是制造業(yè)“開源節(jié)流、降本增效”的源頭，作為“增效益，防風(fēng)險(xiǎn)”的首要一環(huán)，必須加強(qiáng)內(nèi)部控制。制造業(yè)中采購業(yè)務(wù)流程一般包括六個(gè)環(huán)節(jié)：請購——審批——采購一一驗(yàn)收入庫——付款——記賬。六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)和舞弊，都將影響業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行，影響資金的使用、周轉(zhuǎn)

2、和安全，給企業(yè)帶來經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，影響企業(yè)的運(yùn)營效率和效果。所以要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)流程的內(nèi)72t國內(nèi)毒’‘t20078部控制。下面針對采購與付款業(yè)務(wù)流程依次揭示內(nèi)部控制的具體運(yùn)用。一、請購環(huán)節(jié)的控制請購是采購的前提，企業(yè)首先要建立采購申請制度，依據(jù)所購物資或勞務(wù)等類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。然后以制度或程序?yàn)橐罁?jù)，根據(jù)單位預(yù)算、實(shí)際需要、市場供應(yīng)等情況由經(jīng)授權(quán)的部門及時(shí)提出采購申請。通過

3、對請購環(huán)節(jié)的歸口管理、授權(quán)控制，按計(jì)劃、預(yù)算要求填單，避免多頭請購、重復(fù)請購、過量請購，防止亂申請、亂采購現(xiàn)象的發(fā)生。二、審批環(huán)節(jié)的控制企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的請購審批制度，將請購審批權(quán)授予不同部門、不同級(jí)別或不同層次的人員，嚴(yán)格區(qū)分預(yù)算內(nèi)和預(yù)算外請購。主管部門或負(fù)責(zé)人對使用部門呈送的預(yù)算內(nèi)請購單，應(yīng)依據(jù)單位預(yù)算、實(shí)際需要、市場供應(yīng)等情況及時(shí)做出審批。對不符合規(guī)定的請購，審批人員應(yīng)要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)；超預(yù)算或預(yù)算外采購，應(yīng)建立相

4、應(yīng)的例外審批程序，使用或申請部門不得自行對外采購，以保證采購與付款業(yè)務(wù)的萬方數(shù)據(jù)制造業(yè)采購與付款的內(nèi)部控制.蔣儉英采購與付款是制造業(yè)發(fā)生最頻繁、最常見的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之一，涉及企業(yè)計(jì)劃部門、使用部門、采購部門、驗(yàn)收部門、倉儲(chǔ)保管部門和財(cái)會(huì)部門.采購與付款環(huán)節(jié)是制造業(yè)“開源節(jié)流、降本增效“的源頭，作為“增效益，防風(fēng)險(xiǎn)“的首要一環(huán)，必須加強(qiáng)內(nèi)部控制。制造業(yè)中采購業(yè)務(wù)流程般包括六個(gè)環(huán)節(jié)z請購一一審批一一采購一驗(yàn)收入庫一一付款一一記賬。六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，

5、任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)和舞弊，都將影響業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行，影響資金的使用、周轉(zhuǎn)和安全，給企業(yè)帶來經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，影響企業(yè)的運(yùn)營效率和效果。所以要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)流程的內(nèi)72....111..葉2∞78部控制。下面針對采購與付款業(yè)務(wù)流亂申請、亂采購現(xiàn)象的發(fā)生。程依次揭示內(nèi)部控制的具體運(yùn)用。二、審批環(huán)節(jié)的撞制、請購環(huán)節(jié)的控制企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的請購審批制請購是采購的前提，企業(yè)首先要度，將請購審批權(quán)授予不同部門、不建立采購申請制度，依據(jù)所購物資或同級(jí)別或不同層

6、次的人員，嚴(yán)格區(qū)分勞務(wù)等類型，確定歸口管理部門，授預(yù)算內(nèi)和預(yù)算外請購。主管部門或負(fù)予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或責(zé)人對使用部門呈送的預(yù)算內(nèi)請購人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。單，應(yīng)依據(jù)單位預(yù)算、實(shí)際需要、市然后以制度或程序?yàn)橐罁?jù)，根據(jù)單位場供應(yīng)等情況及時(shí)做出審批。對不符預(yù)算、實(shí)際需要、市場供應(yīng)等情況由合規(guī)定的請購，審批人員應(yīng)要求請購經(jīng)授權(quán)的部門及時(shí)提出來購申請。通人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)，超預(yù)過對請購環(huán)節(jié)的歸口管理、授權(quán)控算或預(yù)算外

7、采購，應(yīng)建立相應(yīng)的例外制，按計(jì)劃、預(yù)算要求填單，避免多審批程序，使用或申請部門不得自行頭請購、重復(fù)請購、過量請購，防止對外采購，以保證采購與付款業(yè)務(wù)的計(jì)劃性和合理性。三、采購環(huán)節(jié)的控制采購是整個(gè)業(yè)務(wù)流程的中心環(huán)節(jié)。企業(yè)必須建立嚴(yán)格的采購管理制度，對采購方式的確定、供應(yīng)商的選擇、采購價(jià)格的確定等做出明確的規(guī)定，確保采購過程的透明化，保證采購物品或勞務(wù)的及時(shí)到位。對于比較重要的物品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)建立由采購、使用、技術(shù)和質(zhì)量管理部門共同參

8、與的比質(zhì)比價(jià)體系，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨能力、服務(wù)水平、信用和售后服務(wù)等條件，確定供應(yīng)商和采購價(jià)格。對于一些特殊或重大的采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)采取公開競標(biāo)方式確定供應(yīng)商。日常管理中，采購部門收到請購單后，應(yīng)根據(jù)采購物品或勞務(wù)的性質(zhì)、數(shù)量、金額大小、需求時(shí)間、市場供求狀況等確定采購方式，并結(jié)合單位資金周轉(zhuǎn)情況和利率、儲(chǔ)存成本和費(fèi)用、采購價(jià)格優(yōu)惠、消耗方式以及缺貨風(fēng)險(xiǎn)等因素確定進(jìn)貨批量。此外，企業(yè)應(yīng)建立訂單管理制度：指定有關(guān)部門負(fù)責(zé)合同的審批、監(jiān)

9、督和文本的保管l指定專人檢查購貨訂單是否得到授權(quán)人的簽字以及是否經(jīng)請購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，確保訂單的有效性，指定專人復(fù)查訂單的編制過程和內(nèi)容：對供應(yīng)商的選定、采購價(jià)格的審核、購貨條款的審核、合同的審批、訂單的登記、歸檔等進(jìn)行核實(shí)。防止無計(jì)劃盲目采購或不及時(shí)采購，造成超儲(chǔ)積壓或供應(yīng)脫檔；防止代他人采購，從中牟利；防止采購質(zhì)價(jià)不符，給企業(yè)造成損失等等。四、驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)的控制企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立驗(yàn)收管理制度。驗(yàn)收部門根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單或合同

10、等采購文件，對所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收部門或人員應(yīng)從數(shù)量和質(zhì)量方面把好關(guān)：首先通過計(jì)數(shù)、過磅或測量等方法，檢查所收到的物品數(shù)量，并與訂單上的要求比較是否相符，是否與請購單上的一致，對不符合規(guī)格或數(shù)量要求的應(yīng)當(dāng)拒絕簽收。其次在核點(diǎn)數(shù)量后，應(yīng)對物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)其有無因運(yùn)輸損失而導(dǎo)致的缺陷等，如果物品質(zhì)量檢驗(yàn)需要有較高的專業(yè)知識(shí)或必須經(jīng)過儀器或?qū)嶒?yàn)室才能進(jìn)行，則應(yīng)將部分

11、樣品送交專家和實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行質(zhì)檢，并獲取質(zhì)檢人員的簽字報(bào)告，最后填制驗(yàn)收報(bào)告單。對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告，有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。對于勞務(wù)的驗(yàn)收，驗(yàn)收部門或人員應(yīng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和條款以及應(yīng)達(dá)到的效果予以驗(yàn)收。此外，應(yīng)加強(qiáng)驗(yàn)收物品的保管工作，對驗(yàn)收合格的物品應(yīng)交適當(dāng)?shù)膱鏊鎯?chǔ)或直接交付使用者，并取得這些部門簽字的證據(jù)，或者要求倉庫或者其他請購部門在驗(yàn)收報(bào)告單據(jù)的副聯(lián)上簽收，以確定他們對所

12、采購的物品或勞務(wù)應(yīng)該負(fù)的保管責(zé)任，確保資產(chǎn)的后續(xù)安全。五、付款環(huán)節(jié)的控制付款是企業(yè)資金的直接流出，財(cái)會(huì)部門作為付款的具體執(zhí)行者，應(yīng)嚴(yán)格按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和((內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——貨幣資金(試行)》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。首先，對采購部門提交的各種原始單據(jù)進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)的審核，復(fù)核采購發(fā)票、驗(yàn)收證明等單據(jù)和憑證是否齊備、內(nèi)容是否真實(shí)、手續(xù)是否齊全、計(jì)算是否正確。其次，對交易單據(jù)進(jìn)行歸類對于現(xiàn)金支付的交易，付款后應(yīng)及

13、時(shí)在相關(guān)單據(jù)加蓋“款已付訖”的戳記，防止已付款項(xiàng)被二次支付；對于支票付款的交易，應(yīng)注意對支票的實(shí)物控制：已簽字支票由簽字人本人寄送，不得讓核準(zhǔn)或處理付款的人員接觸，未簽發(fā)的支票應(yīng)予以安全保管，作廢支票予以注銷或另加控制，防止重復(fù)開具支票；對于預(yù)付賬款和定金，應(yīng)檢i竺竺量!堡瞄嗣皿盈查付款申請是否經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，是否有主管會(huì)計(jì)簽字批準(zhǔn)，付款后應(yīng)及時(shí)在相關(guān)單據(jù)加蓋“款已付訖”的戳記，防止重復(fù)請付，確保資金安全，同時(shí)應(yīng)定期與供應(yīng)商對賬，以保證預(yù)

14、付賬款的真實(shí)性和安全性。六、記賬環(huán)節(jié)的控制財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)處理的會(huì)計(jì)人員應(yīng)該對已付款的采購物品或勞務(wù)的單據(jù)或經(jīng)授權(quán)人審批、主管會(huì)計(jì)簽字批準(zhǔn)的預(yù)付賬款單據(jù)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理；對確認(rèn)已驗(yàn)收的物品或已接受的勞務(wù)但尚未付款的債務(wù)，應(yīng)按正確的數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確、迅速地記錄為企業(yè)的負(fù)債，以待日后付款；對于享有折扣的交易，應(yīng)按扣除折扣后的凈額來確認(rèn)負(fù)債，以保證應(yīng)付債務(wù)的真實(shí)性對于發(fā)生的退貨或折讓，財(cái)會(huì)部門根據(jù)授權(quán)人的審批、采購部門退貨通知單和運(yùn)輸部門貨運(yùn)單上的

15、記錄，相應(yīng)調(diào)整對該供應(yīng)商的負(fù)債。禁止記錄現(xiàn)金支出的人員經(jīng)手現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)。主管會(huì)計(jì)應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性，定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的It期，監(jiān)督入賬的及時(shí)性，定期獨(dú)立檢查應(yīng)付賬款總額余額與部門未付款憑單檔案中的總金額的一致性，保證會(huì)計(jì)資料正確可靠，保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資的安全。總之，內(nèi)部控制在采購與付款環(huán)節(jié)中具體運(yùn)用的根本目的就是為了控制其差錯(cuò)和舞弊發(fā)生的幾率、將風(fēng)險(xiǎn)降低到可以接受的程度，但并不能

16、完全消滅差錯(cuò)和舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，這是由內(nèi)部控制的局限性所決定的。在一切以“效益優(yōu)先”作為企業(yè)生存和發(fā)展的今天，“有控則強(qiáng)、失控則弱、無控則亂”和“以防為主、防范勝于糾正”的內(nèi)部控制理念正在企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中不斷得到升華，成為提高企業(yè)運(yùn)營效率和效果的“革命軍中馬前卒”。o(作者單位：中國機(jī)械工業(yè)集團(tuán)公司桂林電器科學(xué)研究所)20078_r自肉每’計(jì)73萬方數(shù)據(jù)計(jì)劃性和合理性。豆、.購環(huán)節(jié)的搜制采購是整個(gè)業(yè)務(wù)流程的中心環(huán)節(jié)。企業(yè)必須建立嚴(yán)格的采

17、購管理制度，對采購方式的確定、供應(yīng)商的選擇、采購價(jià)格的確定等做出明確的規(guī)定，確保采購過程的透明化，保證采購物品或勞務(wù)的及時(shí)到位。對于比較重要的物品或勞務(wù)的采購，J.i!l當(dāng)建立由采購、使用、技術(shù)和質(zhì)醺臂珊部門共同參與的比質(zhì)比價(jià)體系，結(jié)合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨能力、服務(wù)水平、信用和督府服務(wù)等條件，確定供應(yīng)商和采購價(jià)格。對于…些特殊或重大的采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)采取公開寬標(biāo)方式確定供應(yīng)商。日常管理中，采購部門收到請購單后，應(yīng)根據(jù)采購物品或勞務(wù)的性質(zhì)、

18、數(shù)量、金額大小、需求時(shí)間、市場供求狀況等確定采購方式，并結(jié)合單位資金周轉(zhuǎn)情況和利率、儲(chǔ)存成本和費(fèi)用、采購價(jià)格優(yōu)惠、消棉方式以及缺貨風(fēng)險(xiǎn)等因素確定進(jìn)貨批簸。此外，企業(yè)服建立訂單管理制度2指定有關(guān)部門負(fù)貨合間的審批、監(jiān)督和文本的保臂，指定專人檢查購貨訂單是否得到授權(quán)人的簽字以及是否經(jīng)請購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，確保訂單的有效性，指定專人復(fù)查訂單的編制過程和內(nèi)容:對供應(yīng)商的選定、采購價(jià)格的審核、購貨條款的審核、合同的審批、訂單的登記、歸梢等進(jìn)行核實(shí)。

19、防止無計(jì)劃盲目采購或不及時(shí)采購，造成崩儲(chǔ)積壓戒供應(yīng)脫檔，防止代他人采購，從中牟利，防止采購股價(jià)不符，給企業(yè)造成損失等等。四、驗(yàn)收入靡環(huán)節(jié)的控制企業(yè)服當(dāng)建立驗(yàn)收管理制度。驗(yàn)收部門根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和提批準(zhǔn)的訂單域合同等采購文件，對所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收部門或人員應(yīng)從數(shù)量和質(zhì)量方面把好關(guān):首先通過計(jì)數(shù)、過磅或測最等方法，檢奈所收到的物品數(shù)量，并與訂單上的要求比較是否相符，是

20、杏與請購單上的一致，對不符合規(guī)格或數(shù)最要求的應(yīng)當(dāng)拒絕簽收。其次在核點(diǎn)數(shù)最后，J.i!l對物品的質(zhì)最進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)其有無即運(yùn)輸損失而導(dǎo)致的缺陷等，如果物品質(zhì)最檢驗(yàn)需耍有校高的專業(yè)知識(shí)就必須經(jīng)過儀糯或?qū)嶒?yàn)籃才能進(jìn)行，則應(yīng)將部分樣晶送交專撞在和實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行質(zhì)檢，并挾取質(zhì)檢人員的簽字報(bào)告，最后填制驗(yàn)收報(bào)告單。對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告，有關(guān)部門應(yīng)資明原因，及時(shí)處理。對于勞務(wù)的驗(yàn)收，驗(yàn)收部門或人員應(yīng)根據(jù)規(guī)

21、定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和條款以及應(yīng)達(dá)到的效果予以輸收。此外，應(yīng)加強(qiáng)驗(yàn)收物品的保管工作，對驗(yàn)收命格的物品應(yīng)交適當(dāng)?shù)膱鏊鎯?chǔ)或直接交付使用者，并取得這些部門簽字的證據(jù)，或者要求倉庫或者其他請購部門在E驗(yàn)收報(bào)告單據(jù)的副聯(lián)上簽收，以確定他們對所果購的物品或勞務(wù)應(yīng)該負(fù)的保管責(zé)任，確保資產(chǎn)的后續(xù)安全。五、付默環(huán)節(jié)的控制付款是企業(yè)資金的直接流出，財(cái)會(huì)部門作為付款的具體執(zhí)行者，應(yīng)嚴(yán)格按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范一一貨幣資金(試行

22、)等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。首先，對采購部門提交的各種原始單據(jù)進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)的審核，復(fù)核采購發(fā)票、驗(yàn)收證明等單據(jù)和憑證是否齊備、內(nèi)容是否真實(shí)、手續(xù)是否齊全、計(jì)算是否正確。其次，對交易單據(jù)進(jìn)行歸亮對于現(xiàn)金支付的變扇，付款廚應(yīng)及時(shí)在相關(guān)單據(jù)加盞“歉日付誼“的戳記，防止巳付款項(xiàng)被工次支付，對于支票付敏的交易，應(yīng)注意對立攘的實(shí)物控制:巳簽字寬黑白簽字人本人寄送，不得讓核準(zhǔn)或處理付款的人員接觸，禾簽發(fā)的支票應(yīng)予以安全保管，作廢支票予以注銷或另加控制

23、，防止重復(fù)開具支票$對于預(yù)付賬款和定金，應(yīng)檢查付款申請是否經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，是否有主管會(huì)計(jì)絡(luò)字批準(zhǔn)，付款后應(yīng)及時(shí)在相關(guān)單據(jù)加蓋“款巳付吃“的雕記，防止意復(fù)請付，確保資金安余，同時(shí)成定期與供庶商對賬，以保證預(yù)付賬款的真實(shí)性和安余性。六、記賬環(huán)節(jié)的撞制財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)處理的會(huì)計(jì)人員應(yīng)該對日付款的采購物品或勞務(wù)的單據(jù)或經(jīng)授權(quán)人審批、主管會(huì)計(jì)簇字批準(zhǔn)的預(yù)付賬敖單據(jù)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，對確認(rèn)巴驗(yàn)收的物晶戒巳接受的勞務(wù)旦尚未付敬的債務(wù)，應(yīng)按正確的數(shù)據(jù)，準(zhǔn)

24、確、迅速地記錄為企業(yè)的負(fù)債，以待日眉付款p對于享有折扣的交易，應(yīng)按扣除折扣后的凈額來確認(rèn)負(fù)債，以保證應(yīng)付債務(wù)的真實(shí)性，對于發(fā)生的退貨或折讓，財(cái)會(huì)部門根據(jù)授權(quán)人的審批、采購部門退貨通知單和運(yùn)輸部門貨運(yùn)單上的記錄，相應(yīng)調(diào)黯對該供應(yīng)商的負(fù)債。禁止記錄現(xiàn)金支出的人員組于現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)。主管會(huì)計(jì)應(yīng)監(jiān)督為采購交易陽編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性，定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時(shí)性，定期獨(dú)立檢查J.i!l付賬款總

25、額余額與部門未付款憑單檔案中的總金額的一致性，保證會(huì)計(jì)資料正確可靠，保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資的安全?？傊瑑?nèi)部指制在采購與付款環(huán)節(jié)中具體運(yùn)用的根本目的就是為了控制其整錯(cuò)和舞弊發(fā)生的幾率、將風(fēng)險(xiǎn)降低到可以接受的程度，但并不能究全消滅差錯(cuò)和舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，這是由內(nèi)部控制的局限性所決定的。在一切以“效益優(yōu)先“作為企業(yè)生存和發(fā)展的今天有按則強(qiáng)、失控則輯、無控則亂“和“以防為主、防植勝于糾正“的內(nèi)部控制現(xiàn)念正在企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中不斷得到升華，成為提高企業(yè)運(yùn)營