檔案管理類制度

1、Page1of24檔案管理類制度檔案管理類制度第一節(jié)第一節(jié)財務檔案管理總則財務檔案管理總則摘自《永2003財（規(guī)）字第00036號》一、財務檔案的內(nèi)容一、財務檔案的內(nèi)容財務檔案是指投資公司及其所屬的各級公司在經(jīng)營活動中所形成的各種合同、協(xié)議、申請、說明、報表、憑證、票據(jù)、文件、帳簿等有參考價值的原始資料和電子文檔。1、票據(jù)是指包括各種入庫單、出庫單、銷售小票以及其他手寫票據(jù)等，是企業(yè)進行核算的原始依據(jù)。2、合同、協(xié)議是指公司在日常經(jīng)營活

2、動中與其他單位或個人依法簽訂的、具有法律效力的各種文件，具體包括訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、勞務合同、廣告合同、財產(chǎn)保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等。合同、協(xié)議是公司與其他企業(yè)進行商品交易，勞務供應的法律依據(jù)，也是財務部門進行貨款結算的原始依據(jù)。1）業(yè)務合同是指業(yè)務部門在商品交易過程中與對方簽訂的訂貨合同、銷售合同、各類工程合同和相關協(xié)議等。2）行政合

3、同是指公司行政部門簽訂的租賃合同、裝修合同、勞務合同、廣告合同、財產(chǎn)保險合同和其他合同等。3）融資、投資合同是指與合作單位、金融單位簽訂的各種合同、協(xié)議，包括貸款（銀行承兌）合同、擔保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等4）各分公司簽定的各種合同、協(xié)議，必須指定專人妥善保管，不得隨意亂丟亂放，防止泄密；過期的合同、協(xié)議，應分類裝訂、登記，集中交到到人事部管理。每年6月30日，將過期的合同、協(xié)議交總部歸檔，統(tǒng)一管理

4、，各地不得隨意丟棄、撕毀。二、檔案的上繳二、檔案的上繳1、固定的財務檔案，如報表、憑證、票據(jù)等要在年度營業(yè)結束后，上交分公司財務部檔案管理員處，具體時間為每年的6月30日以前，上交隔年的財務檔案。2、非固定的財務檔案，如合同、協(xié)議等要在合同、協(xié)議執(zhí)行完畢后交公司財務部檔案管理員處；3、所有檔案必須按規(guī)定裝訂、歸類，交接過程必須清楚，填制交接清單（附表一）。交接清單上必須列明檔案的名稱、交接雙方經(jīng)手人、時間、地點以及冊數(shù)、件數(shù)或份數(shù)。三、

5、財務檔案的保管三、財務檔案的保管Page3of24NO：001文件目錄文件名稱借出日期歸還日期備注財務總監(jiān)：分公司財務經(jīng)理：借閱人：5、對絕密檔案的借閱，要公司總裁和財務總監(jiān)批準方可。6、檔案借閱者要做到保密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、損毀檔案。7、借閱及退還時，要當面清點，退還時辦理注銷登記。8、各職能管理中心需調(diào)閱財務檔案的，需經(jīng)公司財務總監(jiān)審批。9、公司監(jiān)察審計、財務管理中心進行工作檢查和稽核不受本規(guī)定制約，必須全力配合。財務檔案管

6、理員的職責1、負責對財務檔案進行統(tǒng)一編號與保管。2、依據(jù)制度，負責提供財務檔案使用、借閱服務。3、負責檔案庫的全面管理。4、管理員調(diào)動工作時，要對文件進行清點，辦理交接手續(xù)，并有人監(jiān)交，尤其是電腦密碼和使用資料。5、財務檔案的移交:財務檔案轉(zhuǎn)交時，必須辦理移交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽章。6、財務檔案的保管年限檔案名稱保管期限一、會計憑證類1.原始憑證、記帳憑證15年其中：涉及外來的會計憑證永久2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年二、會計