采購風險與控制

1、采購風險與控制采購，主要是指企業(yè)外購商品并支付價款的行為。主要材料、輔助材料、工具、備件和設備等物資的購買活動物資采購，主要是指以生產(chǎn)為目的的對于組織產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設和專項工程而言尤為重要，因為采購活動關系到這些物資的成本及質量，對于生產(chǎn)、建設等過程也有重大影響。任何組織在經(jīng)營管理活動中都要涉及采購業(yè)務，以保證組織的正常運轉。采購往往是企業(yè)經(jīng)營管理中薄弱的一環(huán)，也最容易滋生“暗箱操作”、以權謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣

2、等等；也最容易“跑、冒、滴、漏”，積壓浪費。因此，通過對采購與付款全過程的監(jiān)控，經(jīng)濟效益提供有力保證。加強對物資采購環(huán)節(jié)的內部控制，為提高企業(yè)產(chǎn)品質量和從中天恒管理咨詢公司內部控制與風險管理咨詢的實踐來看，企業(yè)采購業(yè)務至少存在著：采購計劃程序失控；采購計劃依據(jù)不當；采購計劃分解不到位；采購計劃執(zhí)行不徹底；采購計劃與其他計劃不協(xié)調。在物資采購過程中，采購計劃程序失控、采購計劃依據(jù)不當、采購計劃分解不到位、采購計劃執(zhí)行不徹底、采購計劃與其他

3、計劃不協(xié)調等是影響物資采購風險發(fā)生的重要因素，企業(yè)內部控制人員在對物資采購計劃管理時應該予以關注。在采購合同管理中還存在著盲目簽定采購合同風險；合同無效風險；合同條款不利風險；合同違約風險；合同檔案管理混亂風險。歸納起來，采購業(yè)務存在的主要風險包括：采購行為違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失；采購未經(jīng)適當審批或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致?lián)p失；請購依據(jù)不充分、不合理，相關審批程序不規(guī)范、不正確，可能

4、導致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊；有關部門的處罰造成資產(chǎn)損失；采購行為違反法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度的規(guī)定，驗收程序不規(guī)范，可能造成賬實不符或資產(chǎn)損失；可能受到付款方式不恰當、執(zhí)行有偏差，可能導致企業(yè)資金損失或信用受損等方面的風險。企業(yè)在建立與實施采購內部控制中，至少應當強化對下列關鍵方面或者關鍵環(huán)節(jié)的控制：一是職責分工與授權批準控制。企業(yè)職責分工、權限范圍和審批程序應當明確規(guī)范，機構設置和人員配備應當科學合理。具體控制政策和措施包括：

5、企業(yè)應當建立嚴格的請購審批制度。對于超預算和預算外采購項目，應當明確審批權限，由審批人根據(jù)其職責、權限以及企業(yè)實際需要對請購申請進行審批。三是采購與驗收控制。企業(yè)采購行為應當合法合規(guī)，采購與驗收流程及有關控制措施應當明確規(guī)范。具體控制政策和措施包括：企業(yè)應當建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數(shù)量和質量方面符合采購要求。企業(yè)應當建立供應商評價制度，

6、由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財會部門、倉儲部門等相關部門共同對供應商進行評價，包括對所購商品的質量、價格、交貨及時性、付款條件及供應商的資質、經(jīng)營狀況、信用等級等進行綜合評價，并根據(jù)評價結果對供應商進行調整。企業(yè)應當對緊急、小額零星采購的范圍、供應商的選擇作出明確規(guī)定。企業(yè)應當根據(jù)商品或服務等的性質及其供應情況確定采購方式。大宗商品或服務等的采購應當采用招投標方式并簽訂合同協(xié)議；一般物品或服務等的采購可以采用詢價或定向采購的方

7、式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物品或服務等的采購可以采用直接購買等方式。企業(yè)應當對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。企業(yè)應當明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務采購等應當采用招投標方式確定采購價格，并明確招投標的范圍、標準、實施程序和評標規(guī)則。其他商品或勞務的采購，應當根據(jù)市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進行采購的可以適當方式予以獎勵。企業(yè)應根據(jù)市場行情的變化適時調整最高采購

8、限價。委托中介機構進行招投標的，應當加強對中介機構的監(jiān)督。企業(yè)應當充分了解和掌握有關供應商信譽、供貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質比價，并按規(guī)定的授權批準程序確定供應商。小額零星采購也應當由經(jīng)授權的部門事先對采購價格等有關內容進行審核。嚴格的比質比價采購制度。對單價高、數(shù)量多的物資采購，企業(yè)應當制定企業(yè)應當根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準的訂單、合同協(xié)議等采購文件，由專門的驗收部門或人員、采購部門、請購部門以及供應商等各方共